Virtueel team: 10 manieren om een ​​collaboratieve cultuur te bouwen

Als we één ding in 2020 hebben geleerd, is het dat op afstand mogelijk is. De mythen die virtuele teams minder productief zijn, het is onmogelijk om verbinding te maken via een scherm, of dat het werk van de carrièregroei van de loopbaan officieel is opgepakt.

Volgens de 2020-staat van externe werkverslag,bijna 70% van fulltime werknemersIn de U.S. werkte van huis tijdens de PANDEMME van CoviD-19. Met meer teams die vanuit huis werken en veel organisaties die full-time extern werk aanbieden, is het cruciaal voor managers en leiders om te begrijpen wat virtuele teams succesvol maakt.

Als de manager van een virtueel team, heb je jezelf waarschijnlijk gesteld hoe je een sterke teamcultuur in een afgelegen wereld kunt cultiveren, effectieve en efficiënte workflows creëert en eenzaamheid en een gebrek aan motivatie hebt gevuld. We zijn hier om enkele oplossingen te bieden.

Hoe virtuele teams te beheren

De belangrijkste elementen om een ​​succesvol virtueel team te leiden en te beheren zijn niet zo anders dan die nodig zijn voor traditionele teams. Het implementeren van deze elementen op een virtueel team is echter vooral cruciaal voor het maken van een omgeving waar teamleden zijn ingeschakeld, productief en efficiënt:

Vertrouwen:Trust machtigt je teamgenoten, maakt iedereen flexibeler en creëert vanaf het begin een meer lonende werkomgeving. Moedig je team aan om redelijke risico's te nemen en om problemen op te lossen indien nodig.

Motivatie:Wanneer u niet vijf uw teamleden kunt hechten om iets te bereiken of een motiverende chat te hebben tijdens de lunch, moet u meer creatieve manieren vinden om iedereen verloofd en aangemoedigd te houden.

Autonomie:Je kunt niet controleren wat je team doet wanneer ze thuis werken - en dat zou je niet moeten doen! Geef ze de autonomie om hun eigen schema te maken en erop vertrouwen dat ze hun werk op tijd krijgen. Het is goed als ze hun wasserij in het midden van de werkdag doen zolang ze hun deadlines ontmoeten.

Communicatie:Misschien is een van de meest uitdagende maar cruciale elementen om een ​​succesvol virtueel team te leiden, duidelijke en effectieve communicatie. Face-to-face interacties zullen waarschijnlijk zeldzaam zijn, dus prioriterenEffectieve communicatie op de werkplekOm ervoor te zorgen dat uw teamleden zich gehoord, gezien, gezien en ondersteund.

Samenwerking:Naast een teamwerkgerichte mindset, moet je ook je team de juiste tools bieden om te verbeterenSamenwerking op de werkplek. Gedeelde documenten, berichtengereedschappen en Collaborative Work Management Tools zijn belangrijke componenten om een ​​virtueel team te laten werken.

Houd deze sleutelelementen in gedachten bij het beheer van uw externe team, maar weet ook dat er extra factoren zijn die de basis bouwen voor een succesvol virtueel team. Hier is een afronding van onze favoriete tips om te huren en een zeer collaboratief en goed presterend team te leiden.

1. Huur het juiste team in

Remote huren opent een hele nieuwe wereld van kansen en uitdagingen. Je bent niet langer beperkt tot het vinden van mensen in de regio en kan inhuren vanuit een veel groter talentpool. Geografisch gedispergeerde teams moeten echter op meer dan alleen talent vertrouwen. Teamleden moeten uitstekende communicatievaardigheden tonen en zelfvoorzienend, resultaatgericht zijn, en in staat om zichzelf gemotiveerd te houden in een geïsoleerde omgeving.

De mythe die virtuele teams minder productief zijn dan traditionele teams zijn opgepakt tijdens de pandemie. Eigenlijk,75% van de mensenGerapporteerd was net zo of productiever tijdens het werken vanuit huis.

Om de juiste mensen te vinden voor uw virtuele team, vraag dan specifieke vragen over hun werkethiek tijdens het interview om een ​​beter gevoel te krijgen van of ze al dan niet goed werken in een afgelegen wereld. Hier zijn een paar voorbeelden:

Waarom werk je het liefst thuis?

Wat heb je nodig in je fysieke werkruimte om productief te zijn?

Hoe blijf je gefocust op je taken?

Hoe ga je aan het einde van de dag uit van het werk?

Je moet ook rekening houden met de grootte van je team. Denk aan teamsporten in de meeste sporten, teams bestaan ​​uit vijf tot 12 spelers op het veld. Zodra u meer teamleden (aan het werk of in de sport) toevoegt, riskeert u dat individuen het gevoel hebben dat hun bijdrage aan een project is, maakt niet zoveel meer. Dit effect wordt genoemdsociaal loafingEn het is een goede reden om teams op ongeveer 10 leden of minder te houden.

2. Maak een inclusieve aan boord van de ervaring

Aanbord van virtuele teamledenis een heel ander balpark dan aan boord van mensen in een kantoorinstelling. Je moet kansen creëren voor nieuwe leden om hun teamgenoten te leren kennen omdat ze elkaar niet alleen in de gang tegenkomen.

Hier zijn een paar ideeën om een ​​meer gedenkwaardige, inclusieve aan boord te brengen voor uw afstandsbediening:

Stuur een welkomstpakket:Om het nieuwe lid te laten verwelkomd en bouwen opwinding over het toevoegen van uw bedrijf, overweeg dan een welkomstpakket via e-mail te verzenden. Of dat nu een mok is met het bedrijfslogo, een cadeaubon voor koffie, of een stel merkgereedschap-nieuwe huurders zullen het gebaar waarderen.

Laat ze opzetten:Naast het verzenden van geschenken, zorg er dan voor dat uw nieuwe teamlid is uitgerust met alles wat ze nodig hebben voor hun startdatum. Of dat nu een laptop is, hun nieuwe inloggegevens of een telefoon, laat ze op tijd opzetten zodat ze meteen kunnen beginnen.

Koppel ze met een mentor:EENmentorschapprogrammais een andere manier om ervoor te zorgen dat uw nieuwe teamlid zich welkom voelt. Mentoren kunnen allerlei vragen beantwoorden Nieuwe huren voelen zich misschien niet comfortabel om hun manager te vragen en zijn een geweldige strategie om het impostormyndroom te minimaliseren.

Volgens ons onderzoek, bijnaAcht van de 10 nieuwe hirurenMeldde dat ze een gevoel van twijfel hebben gemaakt met betrekking tot hun werkversterkingen in 2020. Als ze een aangewezen persoon hebben om mee te chatten en om te wenden voor vragen kan het vertrouwen verhogen dat een nieuw lid tijdens de eerste paar maanden op het werk ervaart. Mentoren kunnen ook functioneren als gidsen als het gaat om het begrijpen van de cultuur van het bedrijf.

3. Bouw een sterke bedrijfscultuur

Organisatiecultuurbestaat uit uw zakelijke doelen, bedrijfswaarden, mensen en mensen touchpoints. Met een sterke bedrijfscultuur kunt u teamgerichte praktijken bouwen, wrijving tussen teamleden verminderen, een inclusieve werkruimte garanderen en alles verbindt wat u terug doet naar de missie van uw bedrijf. Door gemeenschappelijke doelen te definiëren en een te delenDuidelijke visie-verklaring, je zult effectief zakelijke resultaten en de gezondheid van je organisatie branden.

Recente studies tonen aan dat ondanks een toenemend aantal teams op afstand werken tijdens de pandemie, bedrijfscultuur een belangrijke factor blijft in de vraag of iemand al dan niet van toepassing is op het werk. Eigenlijk,86% gerapporteerdDie bedrijfscultuur is een enigszins tot een zeer belangrijke factor in hun beslissing.

Een sterke bedrijfscultuur kan worden gevoeld door uw team, maar toont ook door het werk dat ze leveren en in de manier waarop uw organisatie van buitenaf wordt bekeken. Potentiële kandidaten controleren uw sociale media, sites voor jobecross en de informatie op uw website om een ​​gevoel van uw bedrijfscultuur te krijgen. Als u momenteel aan het aanwervingen bent, moet u ervoor zorgen dat deze kanalen de cultuur weerspiegelen die u hebt gemaakt!

4. Definieer werkprocessen duidelijk

Als onderdeel van uw Onboard-proces (of overgang naar een extern bedrijf), moet u de processen duidelijk definiëren. Van huis werken geeft je teamgenoten vrijheid die ze waarschijnlijk zullen ervaren in een kantoorinstelling. Hoewel die vrijheid geweldig en onderdeel is van de reden waarom uw team op afstand werkt, kan het gebrek aan face-to-face-interactie ook misverstanden en miscommunicatie creëren.

Er zijn verschillende gebieden waar werkprocessen en regels duidelijk moeten worden vastgesteld. Sindsdien44% van de externe werknemersVind het niet nodig om gekleed te raken voor een videogesprek, misschien wil je een bepaalde instellenzakelijke etiquettevoor online vergaderingen.

Om miscommunicatie en verloren gesprekken in de knop te knijpen, gebruik dan eencommunicatie planom duidelijk te definiëren welke kanalen om te gebruiken voor wat voor soort communicatie. Slack is geweldig voor snelle check-ins of privégesprekken, maar projectspecifieke vragen worden waarschijnlijk beter gecommuniceerd in een gedeeld document of software.

Volgens de 2021Anatomie van werkindex, 60% van de tijd van een persoon op het werk wordt besteed aan werk over werk (bijvoorbeeld communicatie over werk, op zoek naar informatie, schakelen tussen apps, enz.). Al die tijd besteed aan handmatige, duplicatieve taken in plaats van geschoold werk, kan de prestaties van uw team negatief beïnvloeden. Het definiëren van werkprocessen kunnen duidelijk het bedrag minimaliseren Werk over het werkJe team heeft te maken.

5. Communiceer effectief

We hebben allemaal gehoord van de magie van overmatige communicatie. Hoewel het geweldig is om er altijd voor te zorgen dat iedereen weet wat er aan de hand is, kan het ook vermoeiend zijn. In plaats van over-communiceren, focus op effectief communiceren.

Stel jezelf af of het nodig is om feedback te geven op iets of als je de persoon die verantwoordelijk is om het zonder je input te verstrekken. Overweeg of het bijwonen van een vergadering of de andere aanwezigen of als u de noten daarna gewoon door de noten kunt lezen. En vooral: zorg er altijd voor dat de waarde die u toevoegt aan een project opweegt tegen de andere waarde die u kunt bieden met uw tijd.

Wanneer uw invoer of aanwezigheid wordt gevraagd, kunt u effectief communiceren door:

Snijden naar de achtervolging. Geef feedback liefdevol maar bot. Leid altijd met de veronderstelling dat iedereen in je team hun best geeft. Wanneer iets niet aan uw verwachtingen of de normen van het project voldoet, geeft u duidelijke en constructieve feedback, zodat ze weten hoe ze hun werk kunnen verbeteren.

Alleen in relevante teamleden.Als Ray eruit zal kunnen helpen bij het oplossen van uw probleem, draagt ​​u dan niet bij aan zijn reeds overlopende inbox.

Data verstrekken.Zorg ervoor dat elke taak of project een bijbehorende datum heeft om te voorkomen dat u vastzit in een vervolglus.

Agenda's verzenden.Vergaderingen zijn veel efficiënter en plezier wanneer er een agenda is om te volgen. Hiermee kunnen uw teamleden begrijpen wat er wordt gedekt en hoe lang de vergadering zal duren. Om aan de slag te gaan, probeer dan onzeVergaderagenda-sjabloon .

Onderschat niet het gebrek aan visuele aanwijzingen en lichaamstaal virtuele teams omgaan met. Maak regelmatig contact met uw teamgenoten om ervoor te zorgen dat iedereen het gevoel heeft dat een deel van het team en het misverstanden kan worden vermeden.

6. Maak verbinding met uw teamleden

Mogelijk heeft u geen kantoorruimte waar u persoonlijk bij kunt komen, maar u kunt nog steeds virtuele vergaderingen hebben om met elkaar verbinding te maken. Regelmatige 1: 1 vergaderingen, virtuele koffiepauzes en gelukkige uren helpen uw team om te gaan met een virtuele isolatie.

U hoeft deze persoonlijke interacties niet te verlagen naar leuke oproepen. Maak tijd voor toevallige gesprekken aan het begin van een vergadering, net zoals je op kantoor zou doen. Vijf minuten van het chatten over weekendplannen, het voetbalwedstrijd van je kind, of de eerste keer van je hond bij de groomer, helpt je om contact te maken met je team op een persoonlijk niveau en een warme en verzorgende werkomgeving te creëren.

Team Building Gameszijn een andere geweldige manier om je hele team bezig te krijgen. Of het nu gaat om een ​​snelle ijsbreker aan het begin van een videoconferentie, een maandelijkse trivia-avond, of een bedrijf-betaalde in-person-workshop - het zijn de kleine persoonlijke uitwisselingen en teambindingsmogelijkheden die het gebrek aan face-to-face-to-face-to-face-to-face-to-face-to-face-interactie uitmaken dagelijks.

7. Motiveer je virtuele team

Idealiter bestaat je virtuele team uit mensen die geweldig zijn om zelf verantwoordelijk en gemotiveerd te houden. Zelfs het meest zelfvoorzienende teamlid heeft echter af en toe aanmoediging.

Om je virtuele team betrokken en gemotiveerd te houden, moet je ze een gevoel van doel geven. Je team zal zich veel meer verbonden voelen met het project en de organisatie wanneer ze bekend zijn met de missie van uw bedrijf. Ze hebben ook mogelijkheden nodig voor groei en het leren voelen alsof ze in hun carrière bevorderen.

Vier verjaardagen, werkjubileum en belangrijke mijlpalen om uw team te laten weten dat u ze en hun werk waarderen. Creëer kansen voor teamgenoten om elkaar te waarderen met kleine geschenken of schreeuwen door hun manager om het vertrouwen te vergroten. Al deze dingen kunnen bijdragen aan het geluk van je team en impact op hun prestaties.

8. Wees opgemaakt van tijdzones

Breng je team samen voor projecten, videogesprekken en virtuele gelukkige uren is geweldig, maar wees erachter waar je externe teamleden zich bevinden. Als u teamleden in verschillende tijdzones hebt, zoek dan erachter wat de beste tijd is om verbinding te maken.

Hoewel externe teams veel flexibeler zijn, kunt u uw team nog steeds de kernwerkuren (bijvoorbeeld 11.00 tot 15.00 uur). Tijdens die kernwerkuren moet iedereen online zijn en beschikbaar zijn voor hun teamgenoten (afgezien van hun lunchpauze). Studies tonen dat74% van de werknemersGeloof dat het concept van kernuren op afstand kunnen teams helpt.

Om wrijving tussen teamgenoten te minimaliseren, plannen geen vergaderingen voordat ieders kernwerkuren zijn begonnen of nadat ze zijn afgelopen. Idealiter zou niemand vroeg moeten wakker worden of laat blijven als er gedurende de dag betere tijden zijn om verbinding te maken. Maandelijks zijn van het werkschema van iedereen zal uw team laten zien dat u hun tijd waardeert en hen in staat zal stellen een gezond evenwicht te hebben.

Dit kan bijzonder uitdagend worden met wereldwijde teams. BijUdn taakmanager, we doen ons best om iedereen zich op de planning te laten voelenRoterende terugkerende bijeenkomsten. Als het hele team bijvoorbeeld eenmaal per week voldoet, schakelen we de ontmoetingstijden om de paar weken tussen de ochtend in de VS en de middag in de VS. Hierdoor kunnen teamleden in Europa zijn gevestigd om een ​​week mee te doen terwijl de APAC-teamleden de opgenomen vergadering op hun eigen tijd kunnen bekijken en vice versa.

Aan het einde van de dag, wat geldt dat je je best doet om een ​​vergaderingsroutine te vinden die voor je team werkt. Je zou zelfs een wekelijkse vergaderingsvrije dag kunnen overwegen om je team een ​​pauze te geven om oproepen te hebben en een kans voor het hoofd van de stappen zonder onderbrekingen.

9. Gebruik hulpmiddelen voor externe werkzaamheden

Als u uw team niet met de gereedschappen verstrekt, moeten ze communiceren en effectief samenwerken, heeft uw virtuele team geen kans op slagen. In een snelle wereld zal het verzenden van documenten heen en weer die via e-mail worden verzonden. Profiteer van interactieve platforms en software zoals Google Documenten ofUdn taakmanagerdie zijn ontworpen met samenwerking in virtuele team in gedachten.

10. Organiseer face-to-face-vergaderingen

Eindelijk onderschat het belang van face-to-face-vergaderingen. Probeer indien mogelijk uw team op regelmatige basis samen te brengen voor in-persoons-evenementen. Als uw teamgenoten allemaal in de buurt staan, kan dit elke week of eenmaal per maand mogelijk zijn. Als uw team wordt gedistribueerd in verschillende staten, landen en tijdzones, kunt u lokale bijeenkomst voor kleinere groepen aanbieden of iedereen samen krijgen voor een groter evenement (bijvoorbeeld zomerse meet-up, vakantiefeest of ander bedrijfsevenement).

Tijdens het samenbrengen van uw team kan in persoon in persoon duur en tijdrovend zijn, kan ten minste één persoonlijk evenement per jaar wonderen doen voor uw team. In persoon samenkomen kan vertrouwen opbouwen, de relaties tussen teamgenoten versterken en het teambetrokkenheid verhogen.

Voordelen en uitdagingen van virtuele teams

Virtuele teams laten organisaties toe om hun inhurende inspanningen te verspreiden en de beste kandidaten van een groot talentpool te vinden. Omdat teamleden echter geen kantoorruimte delen, zijn er een aantal uitdagingen die kunnen ontstaan ​​met virtuele teams.

Maar met het juiste beheer en een positieve mindset kunnen leiders de uitdagingen van het werken met een virtueel team veranderen in kansen.

Pro: Je team is flexibeler

Een van de grootste voordelen van virtuele teams is de flexibiliteit die wordt geleverd met het werken vanuit huis. Tenzij je team veel videoconferenties bevat, kunnen ze misschien voorkomen dat je professionele kleding doet en genieten van werken in sweatpants en een comfortabel shirt.

Je team is ook flexibeler als het gaat om het maken van hun eigen werkschema's. Ze kunnen vroeg opstaan ​​en werk uit de weg te krijgen voordat hun kinderen 's avonds laat thuiskomen of te laat werken als dat hun meest productieve tijd van de dag is.

Je team kan vanuit hun keuken werken, naar een café gaan of elkaar ontmoeten met andere externe werknemers in een gemeenschappelijke ruimte. Ze kunnen zelfs de mogelijkheid hebben om naar hun droomstad te gaan. De mogelijkheden zijn eindeloos.

CON: Homes worden kantoren

Hoewel sommige van uw teamgenoten kunnen genieten van het vermogen om hun dag te beginnen door e-mails van bed te beantwoorden, kan het ook een uitdaging zijn om vanuit huis te werken. Naast de isolatie kan je team tegenkomen zonder teamgenoten rond te hebben, sommige kunnen ook ook een hoger niveau van afleiding in hun eigen huis ervaren.

Er zijn de vuile gerechten in de gootsteen, de kat die door blijft wandelen over het toetsenbord, het kind dat thuis is van school en lunchen meteen nodig, al deze factoren kunnen van huis een uitdaging doen werken. Wanneer er geen kantoorruimte is om naar te ontsnappen, kunnen deze moeilijk zijn om voor sommige van uw teamgenoten te beheren.

Houd er rekening mee dat niet iedereen de luxe van een aparte kamer in hun huis heeft die kan functioneren als hun kantoorruimte. Het loskoppelen aan het einde van de dag kan een strijd zijn voor virtuele teams, vooral als hun werkruimte botst met hun leefruimte.

Pro: Je bespaart tijd en geld

De tijd dat je team redt door het niet pendelen naar het kantoor, kan elke dag worden doorgebracht met hun families en vrienden, hobby's cultiveren en opladen van werk.

Het hebben van een kantoorruimte slaat ook uw bedrijf geld op. Uw organisatie moet niet langer betalen voor een kantoorruimte of parkeren of woon-werkverkeer voor teamleden.

CON: U moet in verschillende tijdzones werken

In een geografisch gedispergeerd team kunnen uw teamgenoten overal worden gevestigd. Communicatie- en samenwerkingskwesties kunnen ontstaan ​​wanneer u niet op de hoogte bent van de verschillende tijdzones en werkschema's van uw teamgenoten.

Als u geen virtuele teamcommunicatie met intentie nadert, kunnen misverstanden projecten en dagelijkse zaken ingewikkeld. Zorg ervoor dat u duidelijke richtingen geeft en een hulpmiddel gebruikt dat iedereen en op dezelfde pagina over uw projecten houdt.

Prioriteit geven aan communicatie en samenwerking

Of je nu een virtueel of een traditioneel team beheert, focus op duidelijke communicatie, empathize met je teamgenoten, enleiden door voorbeeldom een ​​gezonde werkomgeving te bevorderen.