Διαχείριση επιχορήγησης: Οδηγός μη κερδοσκοπικού μέσου για το πώς λειτουργεί

Περίληψη

Ως μη κερδοσκοπικός ηγέτης, πιθανότατα γνωρίζετε πόσο πολύπλοκη είναι η διαδικασία διαχείρισης επιχορήγησης. Από την αναζήτηση των σωστών επιχορηγήσεων για το χειρισμό των απαιτήσεων αναφοράς και των εφαρμογών κατάθεσης, μπορεί να είναι μια χρονοβόρα προσπάθεια. Ευτυχώς, υπάρχει ένας τρόπος για να εξορθολογήσετε τη διαδικασία.

Με τη βοήθεια εργαλείων λογισμικού, μπορείτε να οργανώσετε και να δώσετε προτεραιότητα στις αιτήσεις επιχορήγησης μέχρι την τελική έγκριση. Με μια διαδικασία στη θέση του, μπορείτε να περάσετε περισσότερο χρόνο δημιουργώντας νόημαροές εργασίαςπου υποστηρίζουν την αποστολή σας. Μπορείτε να φανταστείτε το καλό που θα μπορούσατε να κάνετε με αυτόν τον πολύ χρόνο πίσω στην ημέρα σας;

Σε αυτό το άρθρο, ορίζουμε ολόκληρη τη διαδικασία διαχείρισης επιχορήγησης, σας δείχνουμε πώς να το εφαρμόσετε και να σας παρέχουμε συμβουλές που μπορούν να σας βοηθήσουν στην πορεία.

Ποια είναι η διαχείριση των επιχορηγήσεων;

Η διαχείριση των επιχορηγήσεων είναι μια διαδικασία που βοηθά τους μη κερδοσκοπικούς παράγοντες χορηγούν προτάσεις χορήγησης επιχορηγήσεων, με την ιεράρχηση και την επεξεργασία των αιτήσεων επιχορήγησης.

Το σύστημα διαχείρισης επιχορήγησης διαχειρίζεται ολόκληρο τον κύκλο ζωής επιχορήγησης, η οποία περιλαμβάνει την οργάνωση χρημάτων χορήγησης επιχορήγησης,Παρακολούθηση επιχορήγησηςκαι την επεξεργασία των αιτήσεων επιχορήγησης, ενώ τα βλέπουν κατά τη μετάβαση και τελικά επιχορήγηση κλεισίματος.

Το σύστημα αυτό περιλαμβάνει τρία ξεχωριστά μέρη, τα οποία περιλαμβάνουν:

Παραχώρηση: Η παραχωρήσεις αποτελείται από ευκαιρίες χρηματοδότησης που απονέμονται από την ομοσπονδιακή κυβέρνηση.

Χρηματοδότηση: Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί πρέπει να πληρούν τις απαιτήσεις επιλεξιμότητας επιχορήγησης προκειμένου να ληφθούν υπόψη για χρηματοδότηση.

Αιρετότητα: Για να είναι επιλέξιμες, ίσως χρειαστεί να παράσχετε πληροφορίες σχετικά με τα μέλη του προσωπικού, τα ενδιαφερόμενα μέρη, τις εκθέσεις επιχορήγησης, τα κέρδη χορήγησης, τα είδη των επιχορηγήσεων που έχουν αποκτήσει προηγουμένως και μελλοντικούς στόχους χρηματοδότησης άμεσα διαθέσιμα.

Ένα μεγάλο μέρος της διαδικασίας διαχείρισης επιχορήγησης περιλαμβάνει τη συγγραφή επιχορήγησης, η οποία είναι όπου τα αποκλειστικά μέλη της ομάδας γράφουν φυσικά την πρόταση επιχορήγησης με τις πληροφορίες που έχουν συγκεντρώσει.

Τι είναι οι GrantMakers εναντίον Gronseekers;

Η Διοίκηση Επιχορηγήσεων περιλαμβάνει δύο βασικούς ρόλους: τους παραγωγούς και τις υποταγές. Και οι δύο είναι το κλειδί για τη συνολική διαδικασία. Άλλοι ρόλοι που εμπλέκονται στη διαδικασία περιλαμβάνουν χορηγούμενα φυτά και χρηματοδότες που βοηθούν στη χορήγηση χορηγούμενων κονδυλίων αν και δεν αντιμετωπίζουν συνήθως επιχειρηματική όψη.

Ένας παραγωγός είναι διαφορετικός από ένα Gringseeker με βάση τους ρόλους και τις ευθύνες τους.

ΕΝΑθεματοφύλακαςείναι υπεύθυνος για τη δημιουργία επιχορηγήσεων. Αυτός ο ρόλος συνεπάγεται μια ποικιλία παραδοτέων, συμπεριλαμβανομένων των στρατηγικών στόχων, αξιολόγησης των κανονισμών και χορηγήσεων επιχορηγήσεων. Ένας παραγωγός εργάζεται για μια ομοσπονδιακή υπηρεσία στο τμήμα επιχορήγησης.

ΕΝΑgantseekerΕίναι κάποιος που ψάχνει για ευκαιρίες επιχορήγησης, η οποία είναι πιθανώς η θέση που βρίσκεστε αυτήν τη στιγμή. Αυτό συνεπάγεται την αναγνώριση των αναγκών, τη συλλογή εσωτερικών πληροφοριών και τη σύνταξη και την εφαρμογή των επιχορηγήσεων. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένας οργανισμός όπως 501 (γ) (3) ή μικρές επιχειρήσεις.

Και οι δύο αυτοί ρόλοι παίζουν ζωτικά μέρη σε μια αποτελεσματική διαδικασία διαχείρισης επιχορήγησης και συχνά συνεργάζονται για να επιτύχουν τα επιθυμητά αποτελέσματα ενός επιτυχημένου κύκλου ζωής επιχορήγησης. Παρακάτω περιγράφουμε τη διαδικασία και τα βήματα για ένα μη κερδοσκοπικό gringseeker όπως τον εαυτό σας.

Διαδικασία διαχείρισης επιχορήγησης

Ο κύκλος κύκλου επιχορήγησης αποτελείται από τρεις ξεχωριστές φάσεις: προ-βραβευτικό, βραβείο και μετά τη βραβία. Κάθε φάση εξασφαλίζει ότι η διαδικασία επιχορήγησης πηγαίνει ομαλά από την αρχή μέχρι το τέλος, συμπεριλαμβανομένου του αρχικού σχεδιασμού σε τελικό κλείσιμο επιχορήγησης.

Η διαδικασία είναι απαραίτητη για τη συνολική επιτυχία της νέας χρηματοδότησης επιχορήγησης και μπορεί να σας βοηθήσει, τον αιτούντα επιχορηγήσεων, να οργανώσει πληροφορίες για την αποτελεσματική εφαρμογή των προτάσεων επιχορήγησης.

Εξετάστε αυτή τη λίστα ελέγχου των βημάτων για να ξεκινήσετε με μια πρόταση επιχορήγησης:

Συγκεντρώστε τις εσωτερικές πληροφορίες:Συλλέξτε πληροφορίες σχετικά με ταμειακές ροές, το μέγεθος των εργαζομένων και των εθελοντών για τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων.

Ζητήστε ευκαιρίες επιχείρισης:Αναζήτηση στοΒάση δεδομένων επιχορήγησηςΓια ενημερώσεις σχετικά με νέες ευκαιρίες και για να δείτε τις απαιτήσεις επιλεξιμότητας.

Εφαρμόστε στις σχετικές επιχορηγήσεις:Βρείτε τις σωστές επιχορηγήσεις για τον οργανισμό σας με βάση τις οικονομικές ανάγκες και τη χρηματοδότηση της επιλεξιμότητας.

Εκτελέστε τη χρηματοδότηση επιχορήγησης:Μόλις απονεμηθεί η επιχορήγηση, χρησιμοποιήστε τη χρηματοδότηση για να εκτελέσετε τις αποστολές σας.

Κλείσιμο της πρότασης επιχορήγησης:Αποθηκεύστε τις απαραίτητες πληροφορίες σε κοινόχρηστο χώρο που μπορεί να προσεγγιστεί οπουδήποτε, οποιαδήποτε στιγμή.

Αυτά τα βήματα θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε σε καλό δρόμο με απαραίτητα καθήκοντα κάθε φορά που υποβάλετε αίτηση για ένα νέο πρόγραμμα επιχορήγησης.

Θα περάσουμε από κάθε μία από αυτές τις φάσεις και θα εξηγήσουμε τα βήματα που πρέπει να πάρετε για να δημιουργήσετε μια διεξοδική πρόταση επιχορήγησης.

1. Προεπιλογή

Η φάση πριν από την ανάθεση περιλαμβάνει όλες τις εργασίες πριν από την επιλεγεί τον παραλήπτη επιχορήγησης. Αυτό περιλαμβάνει τον σχεδιασμό, τη συλλογή εσωτερικών πληροφοριών, την εύρεση ευκαιριών επιχορήγησης και, τέλος, την υποβολή αίτησης για επιχορηγήσεις.

Αυτή η φάση είναι σημαντική για τη συνολική οργάνωση του κύκλου ζωής των επιχορήγησης, καθώς ο στόχος είναι η συλλογή πληροφοριών και η διάδοσή τους στις παραχωρήσεις. Χωρίς ένα σαφές σχέδιο δράσης, θα μπορούσατε να καταλήξετε να χάσετε χρόνο που θα μπορούσε διαφορετικά να δαπανηθεί για την αποστολή του οργανισμού σας.

Υπάρχουν τρία βήματα στην αρχική φάση προ-βραβίας:

Σχεδιασμός επιχορήγησης:Ο προγραμματισμός συνίσταται στη συλλογή εσωτερικών πληροφοριών σχετικά με τα έσοδα, το μέγεθος της ομάδας, καιέρανοςανάγκες. Μόλις συλλέξετε αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να ξεκινήσετε την αναζήτηση ευκαιριών επιχορήγησης που ταιριάζουν στα κενά μέσα στον μη κερδοσκοπικό οργανισμό σας. Αυτό μπορεί να είναι ένας συγκεκριμένος στόχος που απαιτεί χρηματοδότηση ή μια νέα αποστολή που θέλετε να ξεκινήσετε.

Ευκαιρία επιχορήγησης:Για να βρείτε ευκαιρίες, πρέπει πρώτα να οργανώσετε τις πληροφορίες που συγκεντρώσατε στο πρώτο βήμα σε απλά σημεία προκριματικών. Για παράδειγμα, για να εγκριθεί για χρηματοδότηση, μπορεί να είστεπου απαιτείται να κατέχειΕιδική εσωτερική ικανότητα και εμπειρογνωμοσύνη. Στη συνέχεια, μπορείτε να αναζητήσετε επιχορηγήσεις, για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας τη χώρα σαςΒάση δεδομένων επιχορήγησης. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετεΛογισμικό διαχείρισης εργασίαςΓια να βελτιώσετε καλύτερα τον αγωγό της ευκαιρίας σας.

Αίτηση επιχορήγησης:Μόλις συγκεντρώσετε τα προσόντα σας και βρήκατε μια επιχορήγηση που ταιριάζει με τις ανάγκες σας, ήρθε η ώρα να υποβάλετε αίτηση. Οι επιχορηγήσεις με συγκεκριμένα κριτήρια θα έχουν τις απαραίτητες πληροφορίες που απαριθμούνται εντός μιας ευκαιρίας επιχορήγησης. Χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες για να γράψετε την αίτηση επιχορήγησης και να την στείλετε στην κατάλληλη επαφή.

Ορισμένες ερωτήσεις για να αναρωτηθείτε πριν υποβάλετε αίτηση για χρηματοδότηση είναι:

Έχω έναν σαφή στόχο χρηματοδότησης;

Γνωρίζω τις προβλέψεις εσόδων;

Πόσοι εθελοντές έχουμε στο προσωπικό;

Η χρηματοδότηση αυτή θα μας βοηθήσει να πετύχουμε στις αποστολές μας;

Μόλις στείλετε στην αίτησή σας, θα μετακινηθείτε στη φάση βραβείων επιχορήγησης, όπου θα ενημερωθείτε εάν έχετε λάβει επιχορήγηση.

2. Φάση απονομής

Η φάση ανάθεσης είναι όπου ο θεματοφύλακας επιλέγει τους φορείς. Οι Gronseekers θα ειδοποιηθούν και, εάν επιλεγεί, θα δοθεί συμφωνία των όρων και των όρων επιχορήγησης.

Αυτά θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν όρους γύρω από το μέγεθος σαςεθελοντική ομάδαή τα κεφάλαια επιχορήγησης που χρησιμοποιείτε για διάφορες πρωτοβουλίες. Αυτοί οι όροι θα εξαρτηθούν από τον τύπο της επιχορήγησης και πόσο μεγάλο ποσό χορηγείται ένα ποσό. Μόλις υπογραφεί η συμφωνία τόσο από το Gringseeker όσο και από το χρηματοδότη, η επιχορήγηση θα απονεμηθεί επίσημα.

Εάν δεν έχετε επιλέξει για τη χορήγηση, η διαδικασία επιχορήγησης θα λήξει σε αυτή τη φάση και μπορείτε να προχωρήσετε στο βήμα Closeout Grant, το οποίο περιλαμβάνει την αποθήκευση πληροφοριών για μεταγενέστερη αξιολόγηση.

3. Διαδικασία πρότασης μετά την ανάθεση

Μόλις το χορηγηθεί η επιχορήγηση και η συμφωνία έχει υπογραφεί, ήρθε η ώρα να εργαστούμε για την εκτέλεση της επιχορήγησης. Αυτό συνεπάγεται τη λήψη της χρηματοδότησης και την εφαρμογή του στον οργανισμό σας.

Η δεύτερη φάση αποτελείται από δύο βήματα:

Εκτέλεση επιχορήγησης:Κατά τη διάρκεια της φάσης εκτέλεσης, θα λάβετε την ομοσπονδιακή χρηματοδότηση και θα αρχίσετε να το χρησιμοποιείτε για την προτεινόμενη πρωτοβουλία σας. Ίσως χρειαστεί να στείλετε περιοδικές αναφορές που αποδεικνύουν ότι διατηρείτε τους συμφωνημένους όρους και τις υπηρεσίες και τη συνολική απόδοση του έργου.

Grant Closeout:Αφού έχετε εφαρμόσει τη χρηματοδότηση, μπορείτε να μετακινήσετε το κλείσιμο του σχεδίου επιχορήγησης. Αυτό περιλαμβάνει την αποθήκευση δεδομένων σχετικά με τη χρηματοδότηση ποσά, όπως αυτά που χρησιμοποιήθηκαν για, την αναφορά στο μέλλον. Αυτή είναι και η στιγμή να προβληματιστούν σχετικά με τους στόχους της επιχείρησής σας και να εξετάσει αν η επιδότηση ήταν χρήσιμη. Κάτι τέτοιο μπορεί να σας βοηθήσει κατά τη διάρκεια μελλοντικών προτάσεων επιχορήγησης.

Αυτά τα δύο βήματα βοήθεια εκτελέσει και να κλείσει από τη διαδικασία επιχορήγησης, το οποίο είναι ένα επαναλαμβανόμενο κύκλο για τους περισσότερους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς. Θα επαναλάβετε αυτά τα βήματα για όλες τις νέες αιτήσεις επιδότησης προκειμένου να λάβουν ομοσπονδιακή χρηματοδότηση.

Grant συμβουλές διαχείρισης για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας σας

Όταν πρόκειται για την εφαρμογή για τις επιχορηγήσεις, υπάρχουν μερικές συμβουλές που μπορείτε να εφαρμόσετε για να βεβαιωθείτε ότι είναι τόσο αποδοτική και αποτελεσματική γίνεται.

Αυτά περιλαμβάνουν τα πράγματα όπως η δημιουργία ενός ημερολογίου επιχορήγηση για να βεβαιωθείτε ότι είστε βηματοδότηση κατά συνέπεια και την υλοποίηση λύσεων διαχείρισης των επιδοτήσεων για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας. Θα αναφερθώ σε κάθε μία από αυτές τις βέλτιστες πρακτικές και να εξηγήσει πώς μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για την δική σας διαδικασία προτάσεις επιχορήγησης.

Δημιουργήστε ένα ημερολόγιο επιχορήγηση

Δημιουργώντας έναΗμερολόγιο έργουΕίναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διασφαλιστεί όλη την ομάδα σας είναι στην ίδια σελίδα κατά τη διαδικασία πρότασης επιχορήγησης. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε και να οργανώσετε το οποίο χορηγεί έχετε εφαρμόσει για να αποφευχθεί επανάληψη των εργασιών.

Το ημερολόγιό σας θα πρέπει να περιλαμβάνει:

Η προθεσμία παράθυρο της εφαρμογής

Εσωτερική χρονοδιαγράμματα εργασιών

Τυχόν επαναλαμβανόμενες ημερομηνίες που σχετίζονται με τη διαδικασία χορήγησης

Για να πάρετε την πιο έξω από το ημερολόγιό σας, αναζητήστε τη λειτουργικότητα της επικοινωνίας, ώστε η ομάδα σας μπορεί να συνεργαστεί άμεσα στο ημερολόγιο. Ιδανικά, ψάξτε για ένα εργαλείο με τη λειτουργικότητα χρονοδιάγραμμα ώστε να μπορείτε να συνδέσετε εργασίες με τους στόχους του οργανισμού σας.

Αυτοματοποιήστε τη χειροκίνητη διαδικασία αίτησης

Αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιώνμπορεί να βοηθήσει τον εξορθολογισμό της ροής εργασίας σας, αφήνοντας σας περισσότερο χρόνο για να επικεντρωθεί στο έργο που έχει σημασία. Και ως ένα μη κερδοσκοπικό, περισσότερα μέσα χρόνο περισσότερο δίνει πίσω στην κοινότητα.

Σκεφτείτεαυτοματισμού λογισμικούγια τον εξορθολογισμό της διαδικασίας εφαρμογής και αφαιρέστε χειρωνακτική εργασία. Με την αυτοματοποίηση της διαδικασίας, μπορείτε να ρυθμίσετε και να μετατοπιστεί λόγω ημερομηνίες, εργασία χέρι προς τα δεξιά μέλος της ομάδας, και να αυξήσει cross-λειτουργική ορατότητα.

Συγκεντρώστε μια βιβλιοθήκη των πόρων

Να υποβάλει αίτηση για υποτροφίες μπορεί να είναι μια χρονοβόρα διαδικασία. Απαιτεί διάφορα έγγραφα που πρέπει να συναρμολογηθούν για να παρέχει απόδειξη της επιλεξιμότητας για grantmakers και των χορηγών. Με τη δημιουργία μιας οργανωμένης βιβλιοθήκη πρότυπο, μπορείτε εύκολα πρόσβαση σε πληροφορίες όποτε το χρειάζεστε.

Για να δημιουργήσετε μια βιβλιοθήκη των πόρων, την οργάνωση σχετικών εγγράφων που δείχνουν την απόδειξη των πληροφοριών, όπως τα έσοδα, τρέχουσα χρηματοδότηση, και το μέγεθος της ομάδας σας. Στη συνέχεια, αποθηκεύστε αυτά τα έγγραφα σε ένα κοινό εργαλείο ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση ανά πάσα στιγμή, όπου κι αν βρίσκεστε.

Εφαρμογή εργαλεία διαχείρισης έργου

ΧρησιμοποιώνταςΛογισμικό διαχείρισης εργασίαςμπορεί να σας βοηθήσει να επιβλέπει και να απλοποιηθεί η διαδικασία πρότασης επιχορήγησης. Σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τα προγράμματα επιδότησης σας σε ένα μέρος, που έχει συσταθεί ροών εργασίας σε ένα συμπληρωματικό πρόγραμμα, και, το σημαντικότερο, να χτυπήσει τους στόχους σας.

Με το λογισμικό διαχείρισης έργου, μπορείτε να μειώσετε το busywork και να περάσουν περισσότερο χρόνο επίτευξη της αποστολής του οργανισμού σας. Για την έμπνευση για το πώς άλλες μη κερδοσκοπικές οργανώσεις έχουν χρησιμοποιήσει το λογισμικό διαχείρισης των επιδοτήσεων, μάθετε πώςΕλπίδα για την Αϊτή βελτιώνει τη ζωή σε περισσότερους Αϊτινούς με UDN Task Manager .

Απλοποιήστε τη διαδικασία διαχείρισης των επιχορηγήσεων σας

Εφαρμογή μιας διαδικασίας διαχείρισης επιχορηγήσεων για να εξασφαλίσει ότι οι μη κερδοσκοπικός οργανισμός σας λαμβάνει την απαραίτητη χρηματοδότηση που χρειάζεται για να κάνει τη διαφορά. Ακολουθώντας τις παραπάνω συμβουλές θα σας βοηθήσουν επόμενη κίνηση της διαδικασίας της αίτησής σας ομαλά για να δημιουργήσετε μια πιο αποτελεσματική διαδικασία υποβολής αιτήσεων επιχορήγησης.

Είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε τη δική σας σχέδιο διαχείρισης των επιδοτήσεων; Μάθετε πώςUDN Task ManagerΒοηθά στις μη κερδοσκοπικές γραμμές να βελτιώσουν τη διαχείριση επιχορηγήσεων, ώστε να μπορούν να επικεντρωθούν περισσότερο χρόνο και πόρους τους στην αποστολή τους.