Grant Management: un ghid nonprofit cu privire la modul în care funcționează

rezumat

Ca lider nonprofit, probabil știți cât de complex este procesul de gestionare a granturilor. De la căutarea granturilor potrivite pentru manipularea cerințelor de raportare și a depunerii cererilor, acesta poate fi un efort consumator de timp. Din fericire, există o modalitate de a eficientiza procesul.

Cu ajutorul instrumentelor software, puteți organiza și prioritiza cererile de grant până la aprobarea finală. Cu un proces în vigoare, puteți petrece mai mult timp creând semnificativFluxurile de lucrucare vă sprijină misiunea. Îți poți imagina că binele puteai să faci cu atât de mult timp în ziua ta?

În acest articol, definim întregul proces de gestionare a granturilor, vă arată cum să îl puneți în aplicare și să vă oferiți sfaturi care vă pot ajuta de-a lungul drumului.

Ce este gestionarea granturilor?

Grant Gestionarea este un proces care ajută nonprofiturile să administreze propunerile de finanțare prin prioritizarea și prelucrarea cererilor de finanțare.

Sistemul de gestionare a granturilor administrează întregul ciclu de viață, care include organizarea de bani de finanțare,Grant Urmărire, și prelucrarea cererilor de finanțare în timp ce le-au văzut până la post-premiu și în cele din urmă acordă închiderea.

Acest sistem implică trei părți distincte, care includ:

Grantică: Grantică este alcătuită din oportunități de finanțare care sunt acordate de guvernul federal.

Finanțarea: Organizațiile nonprofit trebuie să îndeplinească cerințele de eligibilitate a subvenției pentru a fi luate în considerare pentru finanțare.

Eligibilitate: Pentru a fi eligibil, este posibil să fie necesar să furnizați informații despre membrii personalului, părțile interesate, rapoartele de finanțare, profiturile de finanțare, tipurile de subvenții dobândite anterior și obiectivele de finanțare viitoare disponibile.

O mare parte din procesul de gestionare a granturilor implică obținerea de scriere, care este locul în care membrii echipei dedicată scriem fizic propunerea de finanțare cu informațiile pe care le-au adunat.

Ce sunt Granticakers vs. Grantispondere?

Gestionarea acordării implică două roluri cheie: Grantmakers și GrantSederkers. Ambele sunt cheia procesului general. Alte roluri implicate în acest proces includ Furnizori și Finanți care ajută la acordarea de fonduri de granturi, deși nu sunt în mod obișnuit cu care se confruntă.

Un grantmaker este diferit de un grantist pe baza rolurilor și responsabilităților lor.

A Grandmaker.Este cineva responsabil pentru crearea de subvenții. Acest rol implică o varietate de rezultate, inclusiv stabilirea obiectivelor strategice, evaluarea reglementărilor și acordarea de subvenții. Un grantmaker lucrează pentru o agenție federală în cadrul Departamentului de Grant.

A GrantSeeker.Este cineva care caută oportunități de grant, care este probabil poziția pe care o aveți în prezent. Aceasta implică identificarea nevoilor, colectarea informațiilor interne și scrierea și aplicarea granturilor. Aceasta ar putea fi o organizație precum 501 (c) (3) sau o afacere mică.

Ambele roluri joacă părți vitale într-un proces eficient de gestionare a granturilor și adesea lucrează împreună pentru a-și atinge rezultatele dorite de ciclu de viață de succes. Mai jos, subliniem procesul și pașii pentru un grant solicitant nonprofit ca tine.

Procesul de gestionare a granturilor

Ciclul de viață al unei subvenții constă din trei faze separate: pre-premiu, premiu și post-premiu. Fiecare fază asigură că procesul de grant este ușor de la început până la sfârșit, inclusiv planificarea inițială la închiderea de subvenție supusă.

Procesul este esențial pentru succesul general al finanțării noi de granturi și vă poate ajuta, solicitantul de subvenție, să organizeze informații pentru a aplica eficient pentru propunerile de finanțare.

Luați în considerare această listă de verificare a pașilor pentru a începe o propunere de grant:

Adună informații interne:Colectați informații despre fluxul de numerar, dimensiunea angajatului și voluntarii pentru procesul de aplicare.

Căutați oportunități de finanțare:CăutațiGrant Baza de datePentru actualizări privind noi oportunități și pentru a vedea cerințele de eligibilitate.

Aplicați la granturile relevante:Găsiți subvențiile potrivite pentru organizația dvs. pe baza nevoilor financiare și a eligibilității finanțării.

Executați finanțarea granturilor:Odată acordat subvenția, utilizați finanțarea pentru a vă executa misiunile.

Închideți propunerea de finanțare:Stocați informațiile necesare într-un spațiu comun care poate fi accesat oriunde, oricând.

Acești pași vă vor ajuta să rămâneți pe urmele sarcinilor necesare de fiecare dată când aplicați pentru un nou program de granturi.

Vom trece prin fiecare dintre aceste faze și vom explica pașii pe care trebuie să o luați fiecare pentru a crea o propunere de grant aprofundată.

1. Faza pre-atribuită

Faza de pre-atribuire include toate sarcinile înainte de a fi alese destinatarului de subvenții. Aceasta include planificarea, colectarea de informații interne, găsirea de oportunități de finanțare și, în final, aplicând subvenții.

Această fază este importantă pentru organizarea generală a ciclului de viață al grantului, deoarece obiectivul este de a colecta informații și de a-l difuza la Grandmakers. Fără un plan clar de acțiune, ați putea să pierdeți timpul care altfel ar putea fi cheltuit în misiunea organizației dvs.

Există trei pași în faza inițială de pre-atribuire:

Planificarea granturilor:Planificarea constă în colectarea de informații interne privind veniturile, dimensiunea echipei șistrângere de fonduriare nevoie. Odată ce ați colectat aceste informații, puteți începe să căutați oportunități de finanțare care să corespundă lacunelor din cadrul organizației dvs. nonprofit. Acesta poate fi un obiectiv specific care necesită finanțare sau o nouă misiune pe care doriți să o începeți.

Oportunitate de finanțare:Pentru a găsi oportunități, trebuie mai întâi să organizați informațiile pe care le-ați adunat în primul pas în puncte de calificare simple. De exemplu, pentru a fi aprobat pentru finanțare, este posibil să fiținecesare să posedeCapacitate internă specifică și expertiză. Puteți căuta, de exemplu, subvenții, utilizând țara dvs.Grant Baza de date. De asemenea, puteți alege să utilizațiSoftware de gestionare a munciipentru a vă eficientiza mai bine conducta de oportunitate.

Aplicație de finanțare:Odată ce v-ați adunat calificările și ați găsit un grant care se potrivește nevoilor dvs., este timpul să aplicați. Granturile cu criterii specifice vor avea informațiile necesare enumerate în cadrul unei oportunități de finanțare. Utilizați aceste informații pentru a scrie aplicația dvs. de grant și trimiteți-o la contactul corespunzător.

Unele întrebări pentru a vă întreba înainte de a aplica pentru finanțare sunt:

Am un obiectiv clar de finanțare?

Știu proiecțiile de venituri?

Câți voluntari avem personal?

Această finanțare ne va ajuta să reușim în misiunile noastre?

Odată ce ați trimis în aplicația dvs., veți trece la faza de acordare a acordării de subvenționare, unde veți fi notificat dacă ați primit o subvenție.

2. Faza de atribuire

Faza de atribuire este locul în care Grandmaker alege pe beneficiari. Grantizanții vor fi anunțați și, dacă sunt aleși, să li se acorde un acord cu privire la termenii și condițiile de finanțare.

Acestea ar putea include termeni în jurul dimensiunii dvs.Echipa de voluntariatSau fondurile de finanțare pe care le utilizați pentru diverse inițiative. Acești termeni vor depinde de tipul de subvenție și cât de mare este dată de o sumă. Odată ce acordul este semnat atât de GrantSeeker, cât și de Funnder, subvenția va fi acordată oficial.

Dacă nu sunteți aleasă pentru subvenție, procesul de finanțare se va încheia în această fază și puteți trece la pasul de inventare a granturilor care implică stocarea informațiilor pentru evaluarea ulterioară.

3. Procesul de acordare a propunerii de acordare post-atribuire

Odată ce acordarea a fost acordată și acordul a fost semnat, este timpul să lucrăm la executarea subvenției. Aceasta presupune primirea finanțării și aplicarea acestuia organizației dvs.

A doua fază constă din două etape:

Execuția de finanțare:În timpul fazei de execuție, veți primi finanțarea federală și veți începe să o utilizați spre inițiativa dorită. Este posibil să vi se solicite să trimiteți rapoarte periodice care să dovedească că respectați termenii și serviciile convenite și performanța generală a proiectului.

Grant Closeout:Odată ce ați implementat finanțarea, puteți trece la închiderea proiectului de grant. Aceasta implică stocarea datelor privind sumele de finanțare, cum ar fi ceea ce au fost folosiți, la referință în viitor. Acest lucru este, de asemenea, momentul pentru a reflecta asupra obiectivelor dvs. de afaceri și a analiza dacă subvenția a fost utilă. Acest lucru vă poate ajuta în timpul viitoarelor propuneri de finanțare.

Acești doi pași ajută la executarea și închiderea procesului de finanțare, care este un ciclu recurent pentru majoritatea nonprofiturilor. Veți repeta acești pași pentru toate aplicațiile noi de finanțare pentru a primi finanțare federală.

Sfaturi de gestionare a granturilor pentru a eficientiza procesul

Când vine vorba de aplicarea pentru subvenții, există câteva sfaturi pe care le puteți implementa pentru a vă asigura că este cât mai eficient și eficient posibil.

Acestea includ lucruri precum crearea unui calendar de grant pentru a vă asigura că stimulați în mod corespunzător și implementați soluții de gestionare a granturilor pentru a eficientiza procesul. Vom atinge fiecare dintre aceste bune practici și vom explica cum le puteți utiliza pentru propriul proces de propuneri de finanțare.

Creați un calendar de grant

Crearea unui A.calendarul proiectuluieste o modalitate excelentă de a vă asigura că întreaga echipă este pe aceeași pagină în timpul procesului de prestare a Propunerii. De asemenea, vă poate ajuta să urmăriți și să organizați ce granturi pe care le-ați solicitat pentru a preveni munca duplicată.

Calendarul dvs. ar trebui să includă:

Termenul limită al ferestrei de aplicație

Caleline interne de sarcini

Orice date recurente asociate procesului de finanțare

Pentru a obține cele mai multe din calendarul dvs., căutați funcționalitatea de comunicare, astfel încât echipa dvs. să poată colabora direct în calendar. În mod ideal, căutați un instrument cu funcționalitate de cronologie, astfel încât să puteți conecta sarcini cu obiectivele organizației dvs.

Automatizați procesul de aplicare manual

Automatizarea proceselor de afacerivă poate ajuta să eficientizați fluxul de lucru, lăsându-vă mai mult timp să vă concentrați asupra muncii care contează. Și ca un nonprofit, mai mult timp înseamnă mai mult să se întoarcă în comunitate.

ConsideraAutomatizarea software-uluipentru a eficientiza procesul de aplicare și a elimina munca manuală. Prin automatizarea procesului, puteți seta și de a schimba datele datorate, lucrați la mâna dreaptă a echipei și creșteți vizibilitatea transfrontalieră.

Asamblați o bibliotecă de resurse

Aplicarea pentru subvenții poate fi o sarcină consumatoare de timp. Aceasta necesită ca diverse documente să fie asamblate pentru a oferi dovezi de eligibilitate la granițele și furnizorii. Prin crearea unei biblioteci de șabloane organizate, puteți accesa cu ușurință informații ori de câte ori aveți nevoie de ea.

Pentru a crea o bibliotecă de resurse, organizați documente relevante care arată dovada informațiilor, cum ar fi veniturile, finanțarea curentă și dimensiunea echipei dvs. Apoi, depozitați aceste documente într-un instrument comun pe care toate părțile interesate le pot accesa în orice moment indiferent de locul unde se află.

Implementați instrumentele de gestionare a muncii

Folosind.Software de gestionare a munciivă pot ajuta să supravegheați și să simplificați procesul de propunere de finanțare. Vă permite să gestionați programele de grant într-un singur loc, să configurați fluxuri de lucru într-o clipă și, cel mai important, să vă atingeți obiectivele.

Cu software-ul de gestionare a muncii, puteți reduce ocuparea și petreceți mai mult timp realizând misiunea organizației dvs. Pentru inspirație cu privire la modul în care alte nonprofituri au folosit software-ul de gestionare a granturilor, învățați cumSperanța pentru Haiti îmbunătățește viața mai multor haitieni cu Manager de sarcini UDN. .

Îmbunătățiți procesul de gestionare a granturilor

Implementarea unui proces de gestionare a granturilor pentru a vă asigura că nonprofit dvs. primește finanțarea necesară pe care trebuie să o facă o diferență. Urmând sfaturile de mai sus, vă veți ajuta să executați fără probleme procesul de aplicare pentru a crea un proces mai eficient de aplicații de finanțare.

Sunteți gata să începeți pe planul dvs. de gestionare a granturilor? Afla cumManager de sarcini UDN.Ajută ca nonprofit-urile să eficientizeze gestionarea granturilor, astfel încât să se poată concentra mai mult din timpul și resursele lor în misiunea lor.