Grant Management: En ideell guide om hur det fungerar

Sammanfattning

Som en ideell ledare vet du sannolikt bara hur komplicerat bidragsförvaltningsprocessen är. Från att söka efter rätt bidrag till hantering av rapporteringskrav och arkivering av applikationer kan det vara en tidskrävande strävan. Tack och lov är det ett sätt att effektivisera processen.

Med hjälp av programvaruverktyg kan du organisera och prioritera dina bidragsansökningar till slutgiltigt godkännande. Med en process på plats kan du spendera mer tid att skapa meningsfullarbetsflödesom stöder ditt uppdrag. Kan du föreställa dig det bra du kan göra med så mycket tid tillbaka på din dag?

I den här artikeln definierar vi hela bidragshanteringsprocessen, visar hur du implementerar det och ger dig tips som kan hjälpa dig under vägen.

Vad är Grant Management?

Grant Management är en process som hjälper ideella organisationer att förvalta bidragsförslag genom att prioritera och bearbeta bidragsansökningar.

Bidragshanteringssystemet administrerar hela bidragslivscykeln, vilket inkluderar att organisera bidragspengar,Bidragsspårningoch bearbetning av bidragsansökningar samtidigt som de ser dem igenom till efterpriset och slutligen bevilja stängning.

Detta system innefattar tre distinkta delar, som inkluderar:

Bevakning: Grantmaking består av finansieringsmöjligheter som tilldelas av den federala regeringen.

Finansiering: Nonprofit organisationer måste uppfylla kraven på bidragsberättigande för att kunna betraktas för finansiering.

Behörighet: För att vara berättigad kan du behöva ge information om anställda, intressenter, bidragsrapporter, bidragsvinster, typer av bidrag som tidigare förvärvats och framtida finansieringsmål är tillgängliga.

En stor del av bidragsförvaltningsprocessen omfattar bidragsskrivning, vilket är där dedikerade lagmedlemmar fysiskt skriver bidragsförslaget med den information de har samlat.

Vad är Grantmakers vs Granteekers?

Granthantering innebär två nyckelroller: Grantmakare och Granteekers. Båda är nyckeln till den övergripande processen. Andra roller som är involverade i processen inkluderar bidragsgivare och finansierare som hjälper till att tilldela bidragsfonder, men de är inte typiskt affärsverksamhet.

En bidragsmakare skiljer sig från en Granteeker baserat på sina roller och ansvar.

A bidragsmakareÄr någon ansvarig för att skapa bidrag. Denna roll innebär en mängd olika leveranser, inklusive att ställa in strategiska mål, utvärdera regler och tilldela bidrag. En bidragsmaker arbetar för en federal byrå inom bidragsavdelningen.

A GranteekerÄr någon som söker efter bidragsmöjligheter, vilket är sannolikt den position du för närvarande befinner dig i. Det innebär att man identifierar behov, samlar in intern information och skriver och ansöker om bidrag. Detta kan vara en organisation som en 501 c (3) eller småföretag.

Båda dessa roller spelar vitala delar i en effektiv bidragshanteringsprocess och arbetar ofta för att uppnå sina önskade resultat av en framgångsrik bidragscykel. Nedan beskrivs processen och stegen för en ideell Gributeeker som dig själv.

Granthanteringsprocessen

Livscykeln för ett bidrag består av tre separata faser: Pre-Award, Award och Post-Award. Varje fas säkerställer att bidragsprocessen går smidigt från början till slut, inklusive inledande planering till slutgiltigt stängning.

Processen är avgörande för den övergripande framgången med ny bidragsfinansiering och kan hjälpa dig, bidragsökaren, organisera information för att effektivt ansöka om bidragsförslag.

Tänk på att denna checklista över steg för att komma igång med ett bidragsförslag:

Samla intern information:Samla in information om kassaflöde, anställningsstorlek och volontärer för ansökan.

Sök bidragsmöjligheter:SökabidragsdatabasFör uppdateringar om nya möjligheter och se behörighetskrav.

Ansök på relevanta bidrag:Hitta rätt bidrag för din organisation baserad på finansiella behov och finansieringsbehörighet.

Utför bidragsfinansieringen:En gång tilldelat bidraget, använd finansieringen för att utföra dina uppdrag.

Stäng bidragsförslaget:Förvara nödvändig information i ett gemensamt utrymme som kan nås var som helst, när som helst.

Dessa steg hjälper dig att hålla dig på spår med nödvändiga uppgifter varje gång du ansöker om ett nytt bidragsprogram.

Vi går igenom var och en av dessa faser och förklarar de steg du behöver ta in varje för att skapa ett grundligt bidragsförslag.

1. Pre-Award Phase

Pre-Award-fasen innehåller alla uppgifter innan bidragsmottagaren väljs. Detta inkluderar planering, samla in intern information, hitta bidragsmöjligheter, och slutligen ansöka om bidrag.

Denna fas är viktig för den övergripande organisationen av bidragsverket som målet är att samla in information och sprida den till beviljande. Utan en tydlig handlingsplan kan du sluta förlora tid som annars skulle kunna spenderas på din organisations uppdrag.

Det finns tre steg inom den ursprungliga pre-award-fasen:

Grant planering:Planeringen består av att samla in interna information om intäkter, lagstorlek, ochfundraisingbehov. När du har samlat in den här informationen kan du börja söka bidragsmöjligheter som passar luckorna i din ideell organisation. Detta kan vara ett specifikt mål som kräver finansiering eller ett nytt uppdrag som du vill börja.

Bidragsmöjlighet:För att hitta möjligheter behöver du först organisera den information du samlat i det första steget i enkla kvalifikationspunkter. Till exempel, för att kunna godkännas för finansiering, kan du varakrävs för att ägaspecifik intern kapacitet och expertis. Du kan då söka efter bidrag, till exempel genom att använda ditt landsbidragsdatabas. Du kan också välja att användaArbetshanteringsprogramvaraFör att bättre effektivisera din möjlighets rörledning.

Bidragsansökan:När du har samlat dina kvalifikationer och hittade ett bidrag som matchar dina behov är det dags att ansöka. Bidrag med specifika kriterier kommer att ha nödvändig information som anges inom en bidragsmöjlighet. Använd den informationen för att skriva ditt bidragsansökan och skicka den till lämplig kontakt.

Några frågor att fråga dig själv innan du ansöker om finansiering är:

Har jag ett tydligt finansieringsmål?

Känner jag till intäktsprognoserna?

Hur många volontärer har vi på personal?

Kommer denna finansiering att hjälpa oss att lyckas i våra uppdrag?

När du har skickat i din ansökan flyttar du till bidragsfasen där du kommer att bli underrättad om du har fått ett bidrag.

2. Prisfas

Prisfasen är där bidragsmakaren väljer bidragsgivarna. Granteekers kommer att bli underrättad och, om de valts, förses med ett avtal om bidragsvillkoren.

Dessa kan innehålla villkor runt storleken på dinfrivilligeller de bidragsfonder du använder för olika initiativ. Dessa villkor kommer att bero på vilken typ av bidrag och hur stor summa ges. När avtalet är undertecknat av både GranteSeker och Funder, kommer bidraget att bli officiellt tilldelat.

Om du inte är vald för bidraget, kommer bidragsprocessen att sluta i denna fas och du kan gå vidare till Steg closeout-steg som innebär att lagra information för senare utvärdering.

3. Process Process Process Process Process

När bidraget har tilldelats och avtalet har tecknats är det dags att arbeta med att utföra bidraget. Det handlar om att ta emot finansieringen och tillämpa den på din organisation.

Den andra fasen består av två steg:

Grant exekvering:Under exekveringsfasen får du federal finansiering och börja använda den mot ditt avsedda initiativ. Du kan behöva skicka periodiska rapporter som visar att du håller med de överenskomna villkoren och service och övergripande projektprestanda.

Grant closeout:När du har implementerat finansiering, kan du flytta till stänga ut bidragsprojekt. Detta innebär lagring av data om finansieringsbelopp, såsom vad de användes för att referera till i framtiden. Det är också tid att reflektera över dina affärsmål och överväga om bidraget var användbart. Om du gör det kan hjälpa dig under kommande förslag bidrags.

Dessa två steg hjälp utföra och avveckla bidragsprocessen, som är en återkommande cykel för de flesta ideella organisationer. Du ska upprepa dessa steg för alla nya ansökningar för att få federala medel.

Grant management tips för att effektivisera processen

När det gäller att ansöka om bidrag, finns det några tips som du kan genomföra för att säkerställa att den är så effektiv som möjligt.

Dessa inkluderar saker som att skapa ett bidrag kalender för att säkerställa att du pacing därefter och genomföra bidrags lösningar för att effektivisera processen. Vi kommer att beröra alla dessa bästa praxis och förklara hur du kan använda dem för ditt eget förslag bidragsprocessen.

Skapa ett bidrag kalender

Skapa enprojektkalenderär ett bra sätt att säkerställa hela laget är på samma sida under bidragsförslag processen. Det kan också hjälpa dig att spåra och organisera vilka bidrag som du har ansökt om att förhindra dubbelarbete.

Din kalender bör innehålla:

Sista ansökningsdag fönster

Interna uppgift tidslinjer

Eventuella återkommande datum är förknippade med bidraget processen

För att få ut det mesta av din kalender, leta efter kommunikationsfunktioner så ditt team kan samarbeta direkt i kalendern. Helst leta efter ett verktyg med tidslinje funktionalitet så att du kan ansluta uppgifter med organisationens mål.

Automatisera manuella ansökningsprocessen

Automatisering av affärsprocesserkan hjälpa till att effektivisera arbetsflödet, vilket ger dig mer tid att fokusera på det arbete som frågor. Och som en ideell mer tid betyder mer att ge tillbaka till samhället.

Övervägaprogramvara automationatt effektivisera ansökningsprocessen och ta bort manuellt arbete. Genom att automatisera processen, kan du ställa in och flytta förfallodagar, handarbete av till höger teammedlem och öka tvärfunktionellt synlighet.

Montera en resurs bibliotek

Ansökan om bidrag kan vara en tidskrävande uppgift. Det krävs olika dokument som skall monteras för att tillhandahålla bevis på behörighet till grantmakers och givare. Genom att skapa ett organiserat mallbibliotek, kan du enkelt få tillgång till information när du behöver det.

För att skapa en resurs bibliotek, organisera relevanta dokument som visar bevis på information såsom intäkter, nuvarande finansiering och storleken på ditt lag. Sedan lagra dessa dokument i ett gemensamt verktyg som alla aktörer kan komma när som helst, oavsett var de befinner sig.

Implementera arbete hanteringsverktyg

Använder sig avArbetshanteringsprogramvarakan hjälpa dig övervaka och effektivisera bidraget förslaget processen. Det gör att du kan hantera anslagsprogram på ett ställe, inrätta arbetsflöden på ett kick, och, viktigast av allt, slog dina mål.

Med arbetsledning programvara, kan du minska busywork och spendera mer tid att nå organisationens uppdrag. För inspiration om hur andra ideella organisationer har använt bidrag programvara, läraHopp för Haiti förbättrar livet för fler haitiermedUDN Task Manager .

Effektivisera bidrag förvaltningsprocessen

Implementera ett bidrag management process för att se till att din ideell får den nödvändiga finansieringen som behövs för att göra en skillnad. Efter tipsen ovan kommer att hjälpa din nästa ansökningsprocessen fungerar smidigt för att skapa en effektivare bidrag ansökningsprocessen.

Redo att komma igång på egen hand bidrag förvaltningsplan? Ta reda på hurUDN Task ManagerHjälper ideer för att effektivisera bidragsförvaltningen så att de kan fokusera mer på sin tid och resurser till sitt uppdrag.