Gestión de la subvención: una guía sin fines de lucro sobre cómo funciona
Resumen
Como líder sin fines de lucro, es probable que sepa cuán compleja es el proceso de gestión de la subvención. Desde la búsqueda de las subvenciones adecuadas para manejar los requisitos de informes y la presentación de solicitudes, puede ser un esfuerzo que requiere mucho tiempo. Afortunadamente, hay una manera de optimizar el proceso.
Con la ayuda de las herramientas de software, puede organizar y priorizar sus solicitudes de subvención hasta la aprobación final. Con un proceso en su lugar, puede pasar más tiempo creando significativoflujos de trabajoEso apoya tu misión. ¿Te imaginas lo bueno que podrías hacer con ese tiempo de vuelta en tu día?
En este artículo, definimos todo el proceso de gestión de la subvención, le muestra cómo implementarlo y proporcionarle consejos que pueden ayudarlo en el camino.
¿Qué es la gestión de la beca?
La administración de la subvención es un proceso que ayuda a las organizaciones sin fines de lucro administrar propuestas de subvención al priorizar y procesar solicitudes de subvenciones.
El sistema de gestión de la subvención administra todo el ciclo de vida de la subvención, que incluye organizar el dinero de la subvención,Seguimiento de becasy procesando solicitudes de subvenciones al verlas a través de Post-Award y finalmente otorgar cierre.
Este sistema involucra tres partes distintas, que incluyen:
Subvención: Subvenciones se compone de oportunidades de financiamiento que se otorgan por el gobierno federal.
Fondos: Las organizaciones sin fines de lucro deben cumplir con los requisitos de elegibilidad de la subvención para ser considerados para la financiación.
Elegibilidad: Para ser elegible, es posible que deba proporcionar información sobre los miembros del personal, las partes interesadas, los informes de subvención, las ganancias de la subvención, los tipos de subvenciones adquiridas anteriormente y los futuros objetivos de financiamiento disponibles.
Una gran parte del proceso de gestión de la subvención implica la escritura de subvenciones, que es donde los miembros dedicados del equipo escriben físicamente la propuesta de subvención con la información que se han reunido.
¿Cuáles son los subvencionarios frente a los recurrentes?
La gestión de la subvención implica dos roles clave: subvencionarios y solicitantes. Ambos son clave para el proceso general. Otros roles involucrados en el proceso incluyen otorgantes y financiadores que ayudan a adjudicar los fondos de la subvención, aunque típicamente no son orientados a los negocios.
Un subvencionario es diferente de una concurrida según sus roles y responsabilidades.
A subvenciónEs alguien responsable de crear subvenciones. Este rol implica una variedad de entregables, incluidos los objetivos estratégicos, evaluando las regulaciones y la concesión de subvenciones. Un subvención trabaja para una agencia federal dentro del departamento de subvenciones.
A concurrenteEs alguien que busca oportunidades de subvenciones, que es probable que sea la posición en la que está actualmente. Esto implica identificar necesidades, recopilar información interna y escribir y aplicar a las subvenciones. Esto podría ser una organización, como un 501 (c) (3) o pequeñas empresas.
Ambos roles desempeñan partes vitales en un proceso efectivo de gestión de la subvención y, a menudo, trabajan juntos para lograr sus resultados deseados de un ciclo de vida de concesión exitoso. A continuación, describimos el proceso y los pasos para un acantilado sin fines de lucro como usted mismo.
Proceso de gestión de la subvención
El ciclo de vida de una subvención consta de tres fases separadas: Premio previo, premio y posterior al premio. Cada fase garantiza que el proceso de la subvención se desarrolla sin problemas de principio a fin, incluida la planificación inicial para el cierre de la subvención máxima.
El proceso es esencial para el éxito general de la nueva financiación de subvenciones y puede ayudarlo, el solicitante de subvenciones, organice la información para solicitar eficientemente las propuestas de subvenciones.
Considere esta lista de verificación de los pasos para comenzar con una propuesta de subvención:
Recopilar información interna:Recopile información sobre el flujo de efectivo, el tamaño del empleado y los voluntarios para el proceso de solicitud.
Buscar las oportunidades de subvención:Buscar elbase de datosPara actualizaciones sobre nuevas oportunidades y para ver los requisitos de elegibilidad.
Aplicar a las subvenciones relevantes:Encuentre las subvenciones adecuadas para su organización según las necesidades financieras y la elegibilidad de financiamiento.
Ejecutar el financiamiento de la subvención:Una vez otorgó la subvención, use la financiación para ejecutar sus misiones.
Cerrar la propuesta de subvención:Almacene la información necesaria en un espacio compartido a las que se puede acceder a cualquier lugar, en cualquier momento.
Estos pasos lo ayudarán a mantenerse en camino con las tareas necesarias cada vez que solicite un nuevo programa de subvenciones.
Iremos a través de cada una de estas fases y explicaremos los pasos que debe tomar en cada uno para crear una propuesta de subvención exhaustiva.
1. Fase de pre-premio
La fase de pre-premio incluye todas las tareas antes del que se elige el receptor de la subvención. Esto incluye la planificación, la recopilación de información interna, encontrar oportunidades de subvención y, finalmente, solicitar subvenciones.
Esta fase es importante para la organización general del ciclo de vida de la subvención, ya que el objetivo es recopilar información y difundirlo a los subvencionarios. Sin un plan de acción claro, podría terminar de perder el tiempo que de otro modo podría gastarse en la misión de su organización.
Hay tres pasos dentro de la fase inicial de pre-premio:
Planificación de la subvención:La planificación consiste en recopilar información interna sobre los ingresos, el tamaño del equipo yrecaudación de fondosnecesidades. Una vez que haya recopilado esta información, puede comenzar a buscar oportunidades de subvención que se ajusten a las brechas dentro de su organización sin fines de lucro. Esto puede ser un objetivo específico que requiere fondos o una nueva misión que le gustaría comenzar.
OPORTUNIDAD DE PROPUESTA:Para encontrar oportunidades, primero debe organizar la información que recopiló en el primer paso en simples puntos de calificación. Por ejemplo, para ser aprobado para financiamiento, puede serrequerido para poseerCapacidad interna específica y experiencia. Luego puede buscar subvenciones, por ejemplo, usando su paísbase de datos. También puede optar por usarSoftware de gestión de trabajoPara optimizar mejor su oleoducto de oportunidad.
Solicitud de subvención:Una vez que haya reunido sus calificaciones y haya encontrado una subvención que coincida con sus necesidades, es hora de aplicar. Las subvenciones con criterios específicos tendrán información necesaria enumerada dentro de una oportunidad de subvención. Use esa información para escribir su solicitud de subvención y enviarla al contacto adecuado.
Algunas preguntas que deben hacerse antes de solicitar la financiación son:
¿Tengo un claro objetivo de financiamiento?
¿Sé las proyecciones de ingresos?
¿Cuántos voluntarios tenemos en el personal?
¿Nos ayudará esta financiación a tener éxito en nuestras misiones?
Una vez que haya enviado su solicitud, se trasladará a la Fase de Premio Grant donde se le notificará si ha recibido una subvención.
2. Fase de premio
La fase de premio es donde el subvención elige a los beneficiarios. Los becarios se notificarán y, si sean elegidos, se les proporcione un acuerdo de los términos y condiciones de la subvención.
Estos podrían incluir términos alrededor del tamaño de suEquipo voluntarioo los fondos de la subvención que está utilizando para varias iniciativas. Estos términos dependerán del tipo de subvención y la gran cantidad de una suma. Una vez que el Acuerdo está firmado tanto por el GrantSeeker como el Fundador, la subvención se otorgará oficialmente.
Si no se elige para la subvención, el proceso de subvención terminará en esta fase y puede pasar al paso del cierre de la subvención que implica almacenar información para la evaluación posterior.
3. Proceso de propuesta de subvención post-premio
Una vez que se haya otorgado la subvención y se ha firmado el acuerdo, es hora de trabajar en la ejecución de la subvención. Esto implica recibir la financiación y aplicarla a su organización.
La segunda fase consiste en dos pasos:
Ejecución de la subvención:Durante la fase de ejecución, recibirá la financiación federal y comenzará a usarlo hacia su iniciativa prevista. Es posible que se le solicite que envíe informes periódicos que pruebe que está al día con los términos y el servicio acordados y el rendimiento general del proyecto.
Cierre de conciertos:Una vez que haya implementado la financiación, puede moverse para cerrar el proyecto de subvención. Esto implica almacenar datos sobre las cantidades de financiamiento, como para qué se utilizaron, para hacer referencia en el futuro. Este es también el momento de reflexionar sobre los objetivos de su negocio y considerar si la subvención fue útil. Hacerlo puede ayudarlo durante futuras propuestas de subvenciones.
Estos dos pasos ayudan a ejecutar y cerrar el proceso de subvención, que es un ciclo recurrente para la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro. Repetirás estos pasos para todas las nuevas solicitudes de subvenciones para recibir fondos federales.
Consejos de gestión de la subvención para optimizar su proceso
Cuando se trata de solicitar subvenciones, hay algunos consejos que puede implementar para garantizar que sea lo más eficiente y efectivo posible.
Estos incluyen cosas como la creación de un calendario de la subvención para garantizar que está paseando en consecuencia e implementando soluciones de gestión de la subvención para racionalizar el proceso. Tocaremos cada una de estas mejores prácticas y explicaremos cómo puede usarlos para su propio proceso de propuestas de subvenciones.
Crear un calendario de concesión
Creando uncalendario de proyectosEs una excelente manera de garantizar que todo su equipo esté en la misma página durante el proceso de propuesta de subvención. También puede ayudarlo a rastrear y organizar qué becas que ha solicitado para evitar el trabajo duplicado.
Su calendario debe incluir:
La fecha límite de la ventana de la aplicación
Puntotelines de tareas internas
Cualquier fechas recurrentes asociadas con el proceso de subvención.
Para aprovechar al máximo su calendario, busque la funcionalidad de comunicación para que su equipo pueda colaborar directamente en el calendario. Idealmente, busque una herramienta con la funcionalidad de la línea de tiempo para que pueda conectar las tareas con los objetivos de su organización.
Automatizar el proceso de aplicación manual.
Automatización de procesos de negociosPuede ayudar a agilizar su flujo de trabajo, dejándole más tiempo para centrarse en el trabajo que importa. Y como sin fines de lucro, más tiempo significa que se devuelve más a la comunidad.
ConsiderarAutomatización de softwarePara agilizar el proceso de solicitud y eliminar el trabajo manual. Al automatizar el proceso, puede configurar y cambiar las fechas de vencimiento, el trabajo de la mano al miembro del equipo correcto y aumentar la visibilidad multifuncional.
Montar una biblioteca de recursos
Solicitud de subvenciones puede ser una tarea que consume mucho tiempo. Requiere varios documentos para reunirse para proporcionar una prueba de elegibilidad para concederios y concesiones. Al crear una biblioteca de plantillas organizada, puede acceder fácilmente a la información cada vez que la necesite.
Para crear una biblioteca de recursos, organice los documentos relevantes que muestren una prueba de información, como los ingresos, la financiación actual y el tamaño de su equipo. Luego, almacene estos documentos en una herramienta compartida que todas las partes interesadas pueden acceder en cualquier momento sin importar dónde estén ubicadas.
Implementar herramientas de gestión de trabajo.
UtilizandoSoftware de gestión de trabajoPuede ayudarlo a supervisar y agilizar el proceso de propuesta de subvención. Le permite administrar sus programas de subvención en un solo lugar, configurar los flujos de trabajo en un instante y, lo que es más importante, afectar sus metas.
Con el software de gestión de trabajo, puede reducir el trabajo ocupado y pasar más tiempo logrando la misión de su organización. Para inspiración sobre cómo otras organizaciones sin fines de lucro han utilizado software de gestión de la subvención, aprenda cómoLa esperanza de Haití mejora las vidas de más haitianos.conGestor de tareas UDN .
Agiliza su proceso de gestión de la subvención
Implementar un proceso de gestión de la subvención para garantizar que su organización sin fines de lucro reciba la financiación necesaria que necesita para hacer una diferencia. Siguiendo las puntas anteriores ayudará a su próximo proceso de solicitud que se ejecute sin problemas para crear un proceso de solicitud de subvención más eficiente.
¿Listo para comenzar su propio plan de gestión de la subvención? Averiguar comoGestor de tareas UDNAyuda a las organizaciones sin fines de lucro que agilice la gestión de la subvención para que puedan enfocar más tiempo y recursos en su misión.
