Grant Management: คู่มือที่ไม่แสวงหาผลกำไรเกี่ยวกับวิธีการทำงาน

สรุป

ในฐานะที่เป็นผู้นำที่ไม่แสวงหาผลกำไรคุณน่าจะรู้ว่ากระบวนการจัดการทุนที่ซับซ้อนเป็นอย่างไร จากการค้นหาเงินช่วยเหลือที่เหมาะสมในการจัดการข้อกำหนดการรายงานและการยื่นแอปพลิเคชันอาจเป็นความพยายามที่ใช้เวลานาน โชคดีที่มีวิธีปรับปรุงกระบวนการ

ด้วยความช่วยเหลือของเครื่องมือซอฟต์แวร์คุณสามารถจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของแอปพลิเคชันที่ให้สิทธิ์ของคุณจนกว่าจะได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้าย ด้วยกระบวนการในสถานที่คุณสามารถใช้เวลามากขึ้นในการสร้างความหมายเวิร์กโฟลว์ที่สนับสนุนภารกิจของคุณ คุณสามารถจินตนาการถึงความดีที่คุณสามารถทำได้กับเวลามากในวันของคุณ?

ในบทความนี้เรากำหนดกระบวนการจัดการทุนทั้งหมดให้แสดงวิธีการใช้งานและให้คำแนะนำแก่คุณที่สามารถช่วยคุณได้ตลอดทาง

การจัดการทุนคืออะไร

Grant Management เป็นกระบวนการที่ช่วยให้องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรดำเนินการตามลำดับความสำคัญของการจัดลำดับความสำคัญและการประมวลผลการประยุกต์ใช้งาน

ระบบการจัดการเงินช่วยเหลือที่จัดการวงจรชีวิตการให้ทุนทั้งหมดซึ่งรวมถึงการจัดระเบียบเงินทุนการติดตามให้และการประมวลผลแอปพลิเคชันให้สิทธิ์ในขณะที่เห็นพวกเขาผ่านการโพสต์รางวัลและการปิดให้สิทธิ์ในที่สุด

ระบบนี้เกี่ยวข้องกับสามส่วนที่แตกต่างกันซึ่งรวมถึง:

การยอมจำนน: การยอมจำนนจะประกอบด้วยโอกาสในการระดมทุนที่ได้รับรางวัลจากรัฐบาลกลาง

การระดมทุน: องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดการให้สิทธิ์ในการได้รับการพิจารณาสำหรับการระดมทุน

การมีสิทธิ์: เพื่อให้มีสิทธิ์คุณอาจต้องให้ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานผู้มีส่วนได้เสียรายงานผลกำไรให้ผลกำไรประเภทของทุนที่ได้มาก่อนหน้านี้และวัตถุประสงค์การระดมทุนในอนาคตพร้อมใช้งาน

ส่วนใหญ่ของกระบวนการจัดการการให้ทุนเกี่ยวข้องกับการเขียนทุนซึ่งเป็นที่ที่สมาชิกในทีมเฉพาะเขียนข้อเสนอการให้ทุนกับข้อมูลที่พวกเขารวบรวม

Grantmakers กับ Grantseekers คืออะไร

การจัดการ GRANT เกี่ยวข้องกับสองบทบาทสำคัญ: Grantmakers และ Grantseekers ทั้งสองเป็นกุญแจสำคัญในกระบวนการโดยรวม บทบาทอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการรวมถึงผู้ให้ทุนและผู้ให้ทุนที่ช่วยในการให้รางวัลเงินทุนแม้ว่าพวกเขาจะไม่เผชิญกับธุรกิจโดยทั่วไป

ผู้ให้สินเชื่อแตกต่างจาก Grantseeker ตามบทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขา

ให้ผู้ให้สินเชื่อมีคนรับผิดชอบในการสร้างทุน บทบาทนี้เกี่ยวข้องกับความหลากหลายของการส่งมอบรวมถึงการตั้งเป้าหมายเชิงกลยุทธ์การประเมินกฎระเบียบและการมอบทุน ผู้ให้สินเชื่อทำงานให้กับหน่วยงานรัฐบาลกลางภายในแผนกช่วยเหลือ

ให้grantseekerเป็นคนที่ค้นหาโอกาสให้ทุนซึ่งมีแนวโน้มว่าตำแหน่งที่คุณอยู่ในปัจจุบันนี้เกี่ยวข้องกับการระบุความต้องการการรวบรวมข้อมูลภายในและการเขียนและยื่นขอเงินทุน นี่อาจเป็นองค์กรเช่น 501 (c) (3) หรือธุรกิจขนาดเล็ก

ทั้งสองบทบาทเหล่านี้เล่นชิ้นส่วนที่สำคัญในกระบวนการจัดการทุนที่มีประสิทธิภาพและมักจะทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการของวงจรชีวิตที่ให้ทุนที่ประสบความสำเร็จ ด้านล่างเราร่างกระบวนการและขั้นตอนสำหรับผู้ที่ไม่แสวงหากำไร Grantseeker เหมือนตัวคุณเอง

กระบวนการจัดการให้สิทธิ์

วงจรชีวิตของการอนุญาตประกอบด้วยสามขั้นตอนแยกต่างหาก: รางวัลล่วงหน้ารางวัลและรางวัลโพสต์ แต่ละเฟสช่วยให้กระบวนการ Grant ดำเนินไปอย่างราบรื่นตั้งแต่ต้นจนจบรวมถึงการวางแผนเริ่มต้นเพื่อปิดการให้สิทธิ์ขั้นสูงสุด

กระบวนการนี้เป็นสิ่งจำเป็นต่อความสำเร็จโดยรวมของการระดมทุนทุนใหม่และสามารถช่วยให้คุณผู้แสวงหาทุนจัดระเบียบข้อมูลเพื่อใช้อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับข้อเสนอ GRANT

พิจารณารายการตรวจสอบขั้นตอนนี้เพื่อเริ่มต้นด้วยข้อเสนอทุน:

รวบรวมข้อมูลภายใน:รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับกระแสเงินสดขนาดพนักงานและอาสาสมัครสำหรับกระบวนการสมัคร

แสวงหาโอกาสให้ทุน:ค้นหาให้ฐานข้อมูลสำหรับการอัปเดตเกี่ยวกับโอกาสใหม่ ๆ และเพื่อดูข้อกำหนดคุณสมบัติ

นำไปใช้กับทุนที่เกี่ยวข้อง:ค้นหาเงินช่วยเหลือที่เหมาะสมสำหรับองค์กรของคุณตามความต้องการทางการเงินและการให้สิทธิ์การระดมทุน

ดำเนินการทุนสำรอง:เมื่อได้รับรางวัลให้ใช้เงินทุนเพื่อดำเนินการภารกิจของคุณ

ปิดข้อเสนอทุน:เก็บข้อมูลที่จำเป็นในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันที่สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา

ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณติดตามด้วยงานที่จำเป็นทุกครั้งที่คุณสมัครใช้งานโปรแกรมทุนใหม่

เราจะผ่านแต่ละขั้นตอนเหล่านี้และอธิบายขั้นตอนที่คุณต้องทำในแต่ละขั้นตอนเพื่อสร้างข้อเสนอที่ให้ครบถ้วน

1. ขั้นตอนที่ได้รับรางวัล

เฟส Pre-Award รวมถึงงานทั้งหมดก่อนที่ผู้รับอนุญาตให้เลือก ซึ่งรวมถึงการวางแผนการรวบรวมข้อมูลภายในค้นหาโอกาสให้ทุนและในที่สุดก็ยื่นขอทุน

ขั้นตอนนี้มีความสำคัญต่อองค์กรโดยรวมของวงจรชีวิตการให้สิทธิ์เนื่องจากวัตถุประสงค์คือการรวบรวมข้อมูลและเผยแพร่ให้แก่ผู้ให้ทุน หากไม่มีแผนการดำเนินการที่ชัดเจนคุณสามารถยุติเวลาที่อาจใช้ไปกับภารกิจขององค์กรของคุณ

มีสามขั้นตอนภายในขั้นตอนการรับรางวัลเริ่มต้น:

การวางแผนให้:การวางแผนประกอบด้วยการรวบรวมข้อมูลภายในขนาดของทีมและการระดมทุนความต้องการ เมื่อคุณรวบรวมข้อมูลนี้แล้วคุณสามารถเริ่มค้นหาโอกาสที่เหมาะสมกับช่องว่างในองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรของคุณ นี่อาจเป็นเป้าหมายเฉพาะที่ต้องใช้เงินทุนหรือภารกิจใหม่ที่คุณต้องการเริ่มต้น

ให้โอกาส:เพื่อที่จะหาโอกาสคุณต้องจัดระเบียบข้อมูลที่คุณรวบรวมในขั้นตอนแรกสู่จุดที่มีคุณสมบัติง่าย ๆ ตัวอย่างเช่นเพื่อที่จะได้รับการอนุมัติสำหรับการระดมทุนคุณอาจจะจำเป็นต้องมีความสามารถภายในที่เฉพาะเจาะจงและความเชี่ยวชาญ จากนั้นคุณสามารถค้นหาทุนยกตัวอย่างเช่นโดยใช้ประเทศของคุณให้ฐานข้อมูล. คุณอาจเลือกที่จะใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงานเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการส่งมอบโอกาสของคุณให้ดีขึ้น

ใบสมัครให้:เมื่อคุณรวบรวมคุณสมบัติของคุณและพบการอนุญาตที่ตรงกับความต้องการของคุณก็ถึงเวลาสมัคร เงินช่วยเหลือที่มีเกณฑ์เฉพาะจะมีข้อมูลที่จำเป็นในการแสดงภายในโอกาสการให้ทุน ใช้ข้อมูลนั้นเพื่อเขียนใบสมัคร Grant ของคุณและส่งไปยังผู้ติดต่อที่เหมาะสม

คำถามบางข้อถามตัวเองก่อนที่คุณจะสมัครขอเงินทุนคือ:

ฉันมีวัตถุประสงค์การระดมทุนที่ชัดเจนหรือไม่?

ฉันรู้ว่าการคาดการณ์รายได้หรือไม่

เรามีอาสาสมัครกี่คนในพนักงาน?

เงินทุนนี้จะช่วยให้เราประสบความสำเร็จในภารกิจของเราหรือไม่?

เมื่อคุณส่งในใบสมัครของคุณแล้วคุณจะย้ายไปยังเฟสรางวัล Grant ที่คุณจะได้รับการแจ้งเตือนว่าคุณได้รับรางวัลหรือไม่

2. เฟสรางวัล

ขั้นตอนที่ได้รับรางวัลคือที่ผู้ให้สินเชื่อเลือกผู้รับทุน Grantseekers จะได้รับแจ้งและหากเลือกให้ได้รับข้อตกลงเกี่ยวกับข้อกำหนดและเงื่อนไขการให้ทุน

สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงข้อกำหนดรอบขนาดของคุณทีมอาสาสมัครหรือเงินทุนที่คุณใช้สำหรับความคิดริเริ่มที่หลากหลาย ข้อกำหนดเหล่านี้ขึ้นอยู่กับประเภทของการให้ทุนและจำนวนเงินจำนวนมากที่ได้รับ เมื่อมีการลงนามในข้อตกลงจากทั้ง Grantseeker และ Funder ทุนจะได้รับรางวัลอย่างเป็นทางการ

หากคุณไม่ได้รับเลือกสำหรับการอนุญาตกระบวนการ Grant จะสิ้นสุดที่เฟสนี้และคุณสามารถย้ายไปยังขั้นตอนการปิดการให้สิทธิ์ที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บข้อมูลเพื่อประเมินในภายหลัง

3. ขั้นตอนข้อเสนอที่ได้รับรางวัล Post-Award

เมื่อได้รับรางวัลและข้อตกลงได้รับการลงนามแล้วก็ถึงเวลาที่จะทำงานในการดำเนินการทุน สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการรับเงินทุนและนำไปใช้กับองค์กรของคุณ

เฟสที่สองประกอบด้วยสองขั้นตอน:

ให้การดำเนินการ:ในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการคุณจะได้รับเงินทุนของรัฐบาลกลางและเริ่มใช้มันไปสู่ความคิดริเริ่มที่ตั้งใจไว้ของคุณ คุณอาจต้องส่งรายงานเป็นระยะพิสูจน์ให้เห็นว่าคุณสอดคล้องกับข้อกำหนดและบริการที่ตกลงกันและการแสดงโครงการโดยรวม

ให้การลดราคา:เมื่อคุณใช้เงินทุนแล้วคุณสามารถย้ายเพื่อปิดโครงการให้ทุน สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บข้อมูลในจำนวนเงินทุนเช่นสิ่งที่ใช้สำหรับการอ้างอิงในอนาคต นี่เป็นเวลาที่จะสะท้อนถึงวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของคุณและพิจารณาว่าการอนุญาตนั้นมีประโยชน์หรือไม่ การทำเช่นนั้นสามารถช่วยคุณได้ในระหว่างข้อเสนอทุนในอนาคต

สองขั้นตอนนี้ช่วยให้สามารถดำเนินการและปิดกระบวนการ Grant ซึ่งเป็นวงจรที่เกิดซ้ำสำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรส่วนใหญ่ คุณจะทำซ้ำขั้นตอนเหล่านี้สำหรับแอปพลิเคชันทุนใหม่ทั้งหมดเพื่อรับเงินทุนของรัฐบาลกลาง

เคล็ดลับการจัดการให้ความคล่องตัวในกระบวนการของคุณ

เมื่อพูดถึงการสมัครขอรับทุนมีเคล็ดลับเล็กน้อยที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อให้แน่ใจว่ามีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพมากที่สุด

สิ่งเหล่านี้รวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่นการสร้างปฏิทินที่ให้สิทธิ์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณเดินไปตามแนวทางการจัดการการให้สิทธิ์เพื่อปรับปรุงกระบวนการ เราจะติดต่อกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้และอธิบายวิธีที่คุณสามารถใช้กับกระบวนการเสนอของคุณเอง

สร้างปฏิทินให้สิทธิ์

การสร้างปฏิทินโครงการเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับรองทั้งทีมของคุณอยู่ในหน้าเดียวกันในระหว่างกระบวนการข้อเสนอที่ให้สิทธิ์ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยคุณติดตามและจัดระเบียบเงินทุนที่คุณสมัครเพื่อป้องกันการทำงานที่ซ้ำกัน

ปฏิทินของคุณควรรวมถึง:

กำหนดเวลาหน้าต่างแอปพลิเคชัน

ไทม์ไลน์งานภายใน

วันที่เกิดซ้ำที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการให้ทุน

เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากปฏิทินของคุณให้มองหาฟังก์ชั่นการสื่อสารเพื่อให้ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้โดยตรงในปฏิทิน เหมาะอย่างยิ่งค้นหาเครื่องมือที่มีฟังก์ชั่นไทม์ไลน์เพื่อให้คุณสามารถเชื่อมต่องานกับเป้าหมายขององค์กรของคุณ

ทำกระบวนการแอปพลิเคชันด้วยตนเองโดยอัตโนมัติ

กระบวนการอัตโนมัติกระบวนการทางธุรกิจสามารถช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณทำให้คุณมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญ และในฐานะที่เป็นองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรเวลามากขึ้นหมายถึงการให้กลับสู่ชุมชนมากขึ้น

พิจารณาซอฟต์แวร์อัตโนมัติเพื่อปรับปรุงกระบวนการแอปพลิเคชันและลบงานด้วยตนเอง โดยการทำกระบวนการอัตโนมัติคุณสามารถตั้งค่าและเปลี่ยนวันที่ครบกำหนดมือทำงานไปยังสมาชิกในทีมที่เหมาะสมและเพิ่มการมองเห็นข้ามการทำงาน

ประกอบห้องสมุดทรัพยากร

การสมัครขอรับทุนอาจเป็นงานที่ใช้เวลานาน มันต้องมีเอกสารต่าง ๆ ที่จะประกอบเพื่อให้หลักฐานการมีสิทธิ์ให้สิทธิ์แก่ผู้ให้ทุนและผู้ให้สินเชื่อ ด้วยการสร้างไลบรารีเทมเพลตที่จัดขึ้นคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างง่ายดายทุกครั้งที่คุณต้องการ

ในการสร้างไลบรารีทรัพยากรจัดระเบียบเอกสารที่เกี่ยวข้องที่แสดงหลักฐานข้อมูลเช่นรายได้การระดมทุนในปัจจุบันและขนาดของทีมของคุณ จากนั้นจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ในเครื่องมือที่ใช้ร่วมกันที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลาไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหน

ใช้เครื่องมือการจัดการงาน

โดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงานสามารถช่วยให้คุณดูแลและปรับปรุงกระบวนการข้อเสนอที่ให้สิทธิ์ได้ ช่วยให้คุณสามารถจัดการโปรแกรม GRANT ของคุณในที่เดียวตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ใน Snap และที่สำคัญที่สุดคือ Hit Goals ของคุณ

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการงานคุณสามารถลดความยุ่งยากและใช้เวลามากขึ้นในการบรรลุภารกิจขององค์กรของคุณ สำหรับแรงบันดาลใจเกี่ยวกับวิธีการที่ไม่หวังผลกำไรอื่น ๆ ที่ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการทุนเรียนรู้วิธีการหวังว่าเฮติจะช่วยชีวิตชาวเฮติมากขึ้นกับผู้จัดการงาน UDN .

ปรับปรุงกระบวนการจัดการความช่วยเหลือของคุณ

ใช้กระบวนการจัดการการให้ทุนเพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรของคุณได้รับเงินทุนที่จำเป็นต้องสร้างความแตกต่าง การติดตามเคล็ดลับข้างต้นจะช่วยให้กระบวนการแอปพลิเคชันต่อไปของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นเพื่อสร้างกระบวนการแอปพลิเคชันที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

พร้อมที่จะเริ่มต้นจากแผนการจัดการทุนของคุณเองหรือยัง? ค้นหาวิธีผู้จัดการงาน UDNช่วยให้องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการการให้ทุนเพื่อให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่เวลาและทรัพยากรในภารกิจของพวกเขามากขึ้น