Subsidiebeheer: gids van een non-profit over hoe het werkt

Overzicht

Als een non-profit leider, u waarschijnlijk weet hoe complex de subsidie management proces is. Van het zoeken naar de juiste subsidies aan de behandeling van de rapportage-eisen en het indienen van aanvragen, kan het een tijdrovende onderneming zijn. Gelukkig, er is een manier om het proces te stroomlijnen.

Met behulp van software tools, kunt u organiseren en prioriteren van uw subsidieaanvragen tot de definitieve goedkeuring. Met een proces plaats, kunt u meer tijd besteden aan het maken van zinvolleworkflowsdat je missie te ondersteunen. Kun je het goed je zou kunnen doen met die veel tijd terug in uw dag voorstellen?

In dit artikel, definiëren we het volledige beheer van subsidies proces, laten zien hoe je het uit te voeren, en u voorzien van tips die u kunnen helpen langs de weg.

Wat is het beheer van subsidies?

Grant is een proces dat non-profitorganisaties toedienen voorstellen door prioriteit te geven, en de verwerking van subsidieaanvragen verlenen helpt.

De subsidie management systeem beheert de gehele subsidie levenscyclus, waaronder het organiseren van subsidie geld,subsidie bijhoudenEn het verwerken van subsidieaanvragen, terwijl ze te zien tot en met post-award en uiteindelijk verlenen sluiting.

Dit systeem bestaat uit drie afzonderlijke delen, waaronder:

grantmaking: Strategische financiering is opgebouwd uit de financiering van mogelijkheden die worden toegekend door de federale overheid.

Funding: Non-profit organisaties moeten voldoen aan de subsidie in aanmerking te komen in aanmerking te komen voor financiering.

Geschiktheid: Om in aanmerking te komen moet u mogelijk informatie over medewerkers, stakeholders, subsidie rapporten, subsidie winst, soorten subsidies eerder verworven en toekomstige financiering doelstellingen direct beschikbaar te bieden.

Een groot deel van het beheer van subsidies proces omvat subsidie schrijven, dat is waar toegewijde teamleden fysiek schrijf de subsidie voorstel met de informatie die ze hebben verzameld.

Wat zijn grantmakers vs. grantseekers?

Grant management omvat twee belangrijke rollen: grantmakers en grantseekers. Beide zijn de sleutel tot het totale proces. Andere rollen die betrokken zijn bij het proces te betrekken verleners en financiers die helpen bij de toekenning van subsidiegelden al zijn ze meestal niet-business geconfronteerd.

Een grantmaker is iets anders dan een grantseeker op basis van hun rollen en verantwoordelijkheden.

EENgrantmakeris iemand die verantwoordelijk is voor het creëren van subsidies. Deze rol omvat een verscheidenheid aan resultaten, waaronder het instellen van strategische doelen, het evalueren van regelgeving en het toekennen van subsidies. Een grantmaker werkt voor een federaal agentschap binnen de subsidie-afdeling.

EENgrantseekeris iemand die zoekt naar subsidiemogelijkheden, die waarschijnlijk de positie die u momenteel in bent. Het gaat om het identificeren van behoeften, het verzamelen van interne informatie, en het schrijven en van toepassing zijn op subsidies. Dit kan een organisatie, zoals een 501 (c) (3) of een klein bedrijf zijn.

Beide rollen spelen vitale delen in een effectief beheer van subsidies proces en werken vaak samen om hun gewenste resultaten van een succesvolle subsidie levenscyclus te bereiken. Hieronder geven we een overzicht van het proces en de stappen voor een non-profit grantseeker als jezelf.

Grant management proces

De levenscyclus van een subsidie bestaat uit drie afzonderlijke fasen: pre-toekenning, toekenning en na toekenning. Elke fase zorgt voor de subsidie proces gaat soepel van begin tot eind, met inbegrip van de eerste plannen naar de ultieme subsidie sluiting.

Het proces is essentieel voor het succes van nieuwe subsidies en kan u helpen, de subsidie zoeker, het organiseren van informatie om efficiënt te passen voor subsidieaanvragen.

Beschouw deze checklist van stappen aan de slag met een subsidie voorstel:

Verzamel de interne informatievoorziening:Verzamel informatie over de cash flow, de grootte werknemer, en vrijwilligers voor de aanvraagprocedure.

Zoeken naar subsidiemogelijkheden:Zoek desubsidie-databasevoor updates over nieuwe mogelijkheden en om in aanmerking te komen te zien.

Toepassen op relevante subsidies:Vind de juiste subsidies voor uw organisatie op basis van de financiële behoeften en de financiering in aanmerking te komen.

Voer de subsidies:Zodra bekroond met de subsidie, de financieringsmogelijkheden om je missies uit te voeren.

Sluit de subsidie voorstel:Bewaar de nodige informatie in een gedeelde ruimte die overal kan worden benaderd, op elk gewenst moment.

Deze stappen zullen u helpen op koers te blijven met noodzakelijke taken elke keer dat u een aanvraag voor een nieuw subsidieprogramma.

We gaan door elk van deze fasen en uitleg over de stappen die u moet nemen in elk aan een grondige subsidie voorstel te creëren.

1. Pre-award fase

De pre-award fase omvat alle taken voorafgaand aan de subsidieontvanger wordt gekozen. Dit geldt ook voor de planning, het verzamelen van interne informatie, het vinden van subsidiemogelijkheden, en ten slotte, het aanvragen van subsidies.

Deze fase is belangrijk om de algemene organisatie van de subsidie levenscyclus als het doel is het verzamelen van informatie en geeft deze door aan grantmakers. Zonder een duidelijk plan van aanpak, kon je uiteindelijk verliezende tijd die anders zou kunnen worden besteed aan de missie van uw organisatie.

Er zijn drie stappen in het eerste pre-award fase:

Grant planning:Planning bestaat uit het verzamelen van interne gegevens over de ontvangsten, grootte van het team, enfondsenwervingbehoeften. Nadat u deze gegevens hebt verzameld, kunt u beginnen op zoek naar subsidiemogelijkheden die de gaten passen binnen uw non-profit organisatie. Dit kan een specifiek doel dat de financiering of een nieuwe missie die je wilt beginnen vereist zijn.

Grant kans:Om de kansen te vinden, moet u eerst de informatie die u verzameld in de eerste stap in eenvoudige kwalificatie punten te organiseren. Bijvoorbeeld, om te worden goedgekeurd voor de financiering, kunt umoet bezittenspecifieke interne capaciteit en expertise. U kunt dan op zoek naar subsidies, bijvoorbeeld door het gebruik van uw landsubsidie-database. U kunt er ook voor kiezen om te gebruikenWerkbeheersoftwareom beter te stroomlijnen uw kans pijplijn.

Subsidieaanvraag:Zodra u uw diploma's hebt verzameld en vond een subsidie die aan uw behoeften, is het tijd om toe te passen. Subsidies aan specifieke criteria zullen de nodige informatie vermeld binnen een beurs de kans te hebben. Die informatie gebruiken om uw subsidieaanvraag te schrijven en op te sturen naar de juiste contactpersoon.

Sommige vragen om te vragen voordat u een aanvraag voor financiering zijn:

Heb ik een duidelijke financiële doelstelling?

Ken ik de prognoses van de inkomsten?

Hoeveel vrijwilligers hebben we op het personeel?

Zal deze financiering ons helpen slagen in onze missie?

Zodra u in uw aanvraag heeft verzonden, kunt u verplaatsen naar de toekenning van een subsidie fase waar je hiervan een melding of u nu een subsidie.

2. Award fase

De award fase is waar de grantmaker kiest de begunstigden. De grantseekers krijgt hiervan een melding en, indien gekozen, voorzien worden van een overeenkomst van de subsidie voorwaarden.

Daartoe behoren onder meer het gebied rond de grootte van uwvrijwilligersteamof de subsidiegelden die u voor verschillende initiatieven. Deze voorwaarden zijn afhankelijk van de aard van de subsidie en hoe groot van een bedrag wordt gegeven. Zodra de overeenkomst is ondertekend door zowel de grantseeker en financier, zal de subsidie officieel worden toegekend.

Als u niet voor de subsidie worden gekozen, zal de subsidie te beëindigen in deze fase en kun je doorstromen naar de subsidie closeout stap, die het opslaan van informatie voor latere evaluatie betreft.

3. Post-award subsidie voorstel proces

Zodra de subsidie is toegekend en de overeenkomst is ondertekend, is het tijd om te werken aan de uitvoering van de subsidie. Het gaat om het ontvangen van de financiering en de toe te passen op uw organisatie.

De tweede fase bestaat uit twee stappen:

Grant uitvoering:Tijdens de uitvoeringsfase, zult u de ontvangen federale financiering en beginnen met het gebruik ervan in de richting van uw voorgenomen initiatief. U kan nodig zijn om periodieke rapporten bewijzen dat je bent het bijhouden van verzenden van de overeengekomen voorwaarden en service en de algehele prestaties van het project.

Grant closeout:Zodra u de financiering hebt geïmplementeerd, kunt u verhuizen naar het sluiten van het subsidieproject. Dit omvat het opslaan van gegevens over financieringsbedragen, zoals waarvoor ze werden gebruikt, om in de toekomst te verwijzen. Dit is ook het moment om na te denken over uw bedrijfsdoelstellingen en overweeg te zijn of de subsidie ​​nuttig was. Dit kan u helpen tijdens toekomstige subsidie-voorstellen.

Deze twee stappen helpen het subsidieproces uit te voeren en te sluiten, dat een terugkerende cyclus is voor de meeste non-profities. U herhaalt deze stappen voor alle nieuwe subsidie-applicaties om federale financiering te ontvangen.

Grant Management Tips om uw proces te stroomlijnen

Als het gaat om het aanvragen van subsidies, zijn er een paar tips die u kunt implementeren om ervoor te zorgen dat deze zo efficiënt en effectief mogelijk is.

Deze omvatten dingen zoals het maken van een Grant-kalender om ervoor te zorgen dat u dienovereenkomstig stimuleert en oplossingen voor subsidiebeheer uitvoert om het proces te stroomlijnen. We raken elk van deze beste praktijken aan en leggen uit hoe u ze kunt gebruiken voor uw eigen subsidie-voorstellen.

Maak een Grant Agenda

Het maken van eenProjectkalenderis een geweldige manier om ervoor te zorgen dat je hele team op dezelfde pagina staat tijdens het proces voor subsidie ​​voorstellen. Het kan u ook helpen bij het volgen en organiseren van welke subsidies die u hebt aangevraagd om dubbel werk te voorkomen.

Uw kalender moet omvatten:

De deadline van het toepassingsvenster

Interne taaktijdlijnen

Eventuele terugkerende data in verband met het subsidieproces

Om het meeste uit je kalender te halen, zoek dan naar communicatiefunctionaliteit zodat je team rechtstreeks in de kalender kan samenwerken. Idealiter, zoek een tool met tijdlijnfunctionaliteit, zodat u taken met de doelen van uw organisatie kunt verbinden.

Automatiseer het handmatige toepassingsproces

Bedrijfsproces automatiseringKan helpen bij het stroomlijnen van uw workflow, waardoor u meer tijd hebt om zich te concentreren op het werk dat telt. En als een non-profit betekent meer tijd meer teruggeven aan de gemeenschap.

BeschouwenSoftwareautomatiseringOm het toepassingsproces te stroomlijnen en handmatig werk te verwijderen. Door het proces te automatiseren, kunt u de vervaldatums, handwerken en schakelen, handwerken naar het juiste teamlid, en het vergroten van de zichtbaarheid van de cross-functioneel.

Monteer een resourcebibliotheek

Het aanvragen van subsidies kan een tijdrovende taak zijn. Het vereist dat verschillende documenten worden geassembleerd om een ​​bewijs van subsidiabiliteit te bieden aan gronzen en verlenanten. Door een georganiseerde sjabloonbibliotheek te maken, kunt u eenvoudig toegang krijgen wanneer u het nodig hebt.

Om een ​​resourcebibliotheek te maken, organiseert u relevante documenten die het bewijs van informatie, zoals inkomsten, huidige financiering en de grootte van uw team tonen. Bewaar deze documenten vervolgens in een gedeelde tool die alle belanghebbenden op elk moment toegang hebben, ongeacht waar ze zich bevinden.

Implementeer werkbeheershulpmiddelen

Gebruik makend vanWerkbeheersoftwarekan u helpen toezicht te houden en het proces voor de subsidie-voorstel te stroomlijnen. Hiermee kunt u uw subsidieprogramma's op één plek beheren, workflows in een snap opzetten, en, het belangrijkste is om uw doelen te raken.

Met werkmanagementsoftware kunt u het drukwerk verminderen en meer tijd doorbrengen met het bereiken van de missie van uw organisatie. Voor inspiratie over hoe andere non-profities subsidie-management-software hebben gebruikt, leer dan hoeHoop op Haïti verbetert het leven van meer HaïtianenmetUdn taakmanager .

Stroomlijn uw subsidiebeheerproces

Implementeer een subsidiebeheerproces om ervoor te zorgen dat uw non-profit de nodige financiering ontvangt die het nodig heeft om een ​​verschil te maken. Na de bovenstaande tips helpt u uw volgende toepassingsproces soepel om een ​​efficiëntere subsidie-aanvraagproces te maken.

Klaar om aan de slag te gaan op uw eigen subsidiebeheerplan? Uitvinden hoeUdn taakmanagerHelpt non-profitels toekenning van subsidiebeheer, zodat ze meer van hun tijd en middelen kunnen richten op hun missie.