Manajemen Hibah: Panduan nirlaba tentang cara kerjanya
Ringkasan
Sebagai pemimpin nirlaba, Anda mungkin tahu betapa rumitnya proses manajemen hibah. Dari mencari hibah yang tepat untuk menangani persyaratan pelaporan dan mengarsipkan aplikasi, itu bisa berupa upaya yang memakan waktu. Untungnya, ada cara untuk merampingkan proses.
Dengan bantuan alat perangkat lunak, Anda dapat mengatur dan memprioritaskan aplikasi hibah Anda hingga persetujuan akhir. Dengan proses di tempat, Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu menciptakan bermaknaalur kerjaItu mendukung misi Anda. Bisakah Anda bayangkan yang baik yang bisa Anda lakukan dengan waktu itu kembali pada hari Anda?
Pada artikel ini, kami mendefinisikan seluruh proses manajemen hibah, menunjukkan kepada Anda bagaimana menerapkannya, dan memberi Anda tips yang dapat membantu Anda sepanjang jalan.
Apa itu manajemen hibah?
Grant Management adalah proses yang membantu organisasi nirlaba memberikan proposal hibah dengan memprioritaskan, dan memproses aplikasi hibah.
Sistem Manajemen Hibah mengelola seluruh Hibah Lifecycle, yang mencakup pengorganisasian uang hibah,Hibah Pelacakan, dan memproses aplikasi hibah sambil melihatnya melalui pasca-penghargaan dan akhirnya memberikan penutupan.
Sistem ini melibatkan tiga bagian berbeda, yang meliputi:
GrantMaking.: GrantMaking terdiri dari peluang pendanaan yang diberikan oleh pemerintah federal.
Dana: Organisasi nirlaba harus memenuhi persyaratan kelayakan hibah agar dapat dipertimbangkan untuk pendanaan.
Kelistrikan: Agar memenuhi syarat, Anda mungkin perlu memberikan informasi tentang anggota staf, pemangku kepentingan, laporan hibah, laba hibah, jenis hibah yang diperoleh sebelumnya, dan tujuan pendanaan di masa depan tersedia.
Sebagian besar dari proses manajemen hibah melibatkan penulisan hibah, yang merupakan tempat anggota tim yang berdedikasi secara fisik menulis proposal hibah dengan informasi yang mereka kumpulkan.
Apa itu GrantMakers vs.ansheeker?
Manajemen hibah melibatkan dua peran utama: penerima hibah dan penerima hibah. Keduanya adalah kunci proses keseluruhan. Peran lain yang terlibat dalam proses tersebut meliputi pemberi dan penyandang dana yang membantu pemberian dana hibah meskipun mereka biasanya tidak menghadap bisnis.
Baju penerima berbeda dari penolong berdasarkan peran dan tanggung jawab mereka.
SEBUAHGrantMaker.adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk membuat hibah. Peran ini melibatkan berbagai hasil, termasuk menetapkan tujuan strategis, mengevaluasi peraturan, dan pemberian hibah. Pemberi ganja bekerja untuk agen federal dalam departemen hibah.
SEBUAHGrantSeeker.Adalah seseorang yang mencari peluang hibah, yang kemungkinan posisi Anda saat ini. Ini melibatkan pengidentifikasian kebutuhan, mengumpulkan informasi internal, dan menulis dan mengajukan hibah. Ini bisa menjadi organisasi seperti 501 (c) (3) atau usaha kecil.
Kedua peran ini memainkan komponen vital dalam proses manajemen hibah yang efektif dan sering bekerja bersama untuk mencapai hasil yang mereka inginkan dari siklus hidup hibah yang sukses. Di bawah ini kami menguraikan proses dan langkah-langkah untuk pembantaran nirlaba seperti Anda.
Proses manajemen hibah
Siklus hidup hibah terdiri dari tiga fase terpisah: pra-penghargaan, penghargaan, dan pasca-penghargaan. Setiap fase memastikan proses hibah berjalan lancar dari awal hingga akhir, termasuk perencanaan awal hingga penutupan hibah utama.
Proses ini sangat penting untuk keberhasilan keseluruhan dana hibah baru dan dapat membantu Anda, pencari hibah, mengatur informasi untuk mendaftar secara efisien untuk proposal hibah.
Pertimbangkan daftar langkah ini untuk memulai dengan proposal hibah:
Kumpulkan informasi internal:Kumpulkan informasi tentang arus kas, ukuran karyawan, dan sukarelawan untuk proses aplikasi.
Mencari peluang hibah:Cari ..Basis data hibahUntuk pembaruan tentang peluang baru dan untuk melihat persyaratan kelayakan.
Berlaku untuk hibah yang relevan:Temukan hibah yang tepat untuk organisasi Anda berdasarkan kebutuhan keuangan dan kelayakan dana.
Jalankan dana hibah:Setelah memberikan hibah, gunakan dana untuk menjalankan misi Anda.
Tutup proposal hibah:Simpan informasi yang diperlukan dalam ruang bersama yang dapat diakses di mana saja, kapan saja.
Langkah-langkah ini akan membantu Anda tetap berada di jalur dengan tugas yang diperlukan setiap kali Anda mengajukan permohonan untuk program hibah baru.
Kami akan melalui masing-masing fase ini dan menjelaskan langkah-langkah yang perlu Anda ambil masing-masing untuk membuat proposal hibah menyeluruh.
1. Fase pra-penghargaan
Fase pra-penghargaan mencakup semua tugas sebelum penerima hibah yang dipilih. Ini termasuk perencanaan, mengumpulkan informasi internal, menemukan peluang hibah, dan akhirnya, mengajukan hibah.
Fase ini penting bagi keseluruhan organisasi siklus hidup hibah karena tujuannya adalah untuk mengumpulkan informasi dan menyebarluaskannya kepada penerima hibah. Tanpa rencana aksi yang jelas, Anda bisa kehilangan waktu yang bisa dihabiskan untuk misi organisasi Anda.
Ada tiga langkah dalam fase pra-penghargaan awal:
Hibah Perencanaan:Perencanaan terdiri dari mengumpulkan informasi internal tentang pendapatan, ukuran tim, danpenggalangan danakebutuhan. Setelah Anda mengumpulkan informasi ini, Anda dapat mulai mencari peluang hibah yang sesuai dengan celah dalam organisasi nirlaba Anda. Ini bisa menjadi tujuan tertentu yang membutuhkan pendanaan atau misi baru yang ingin Anda mulai.
Peluang Hibah:Untuk menemukan peluang, Anda harus terlebih dahulu mengatur informasi yang Anda kumpulkan pada langkah pertama ke titik kualifikasi sederhana. Misalnya, untuk disetujui untuk pendanaan, Anda mungkindiminta untuk dimilikikapasitas dan keahlian internal tertentu. Anda kemudian dapat mencari hibah, misalnya, dengan menggunakan negara AndaBasis data hibah. Anda juga dapat memilih untuk menggunakanPerangkat Lunak Manajemen Kerjauntuk merampingkan pipa peluang Anda dengan lebih baik.
Aplikasi Grant:Setelah Anda mengumpulkan kualifikasi Anda dan menemukan hibah yang cocok dengan kebutuhan Anda, saatnya untuk mendaftar. Hibah dengan kriteria spesifik akan memiliki informasi yang diperlukan yang tercantum dalam peluang hibah. Gunakan informasi itu untuk menulis aplikasi hibah Anda dan mengirimkannya ke kontak yang sesuai.
Beberapa pertanyaan untuk ditanyakan sebelum Anda mengajukan permohonan untuk dana adalah:
Apakah saya memiliki tujuan dana yang jelas?
Apakah saya tahu proyeksi pendapatan?
Berapa banyak sukarelawan yang kita miliki pada staf?
Apakah pendanaan ini akan membantu kita berhasil dalam misi kita?
Setelah Anda mengirim dalam aplikasi Anda, Anda akan pindah ke fase hibah penghargaan di mana Anda akan diberi tahu apakah Anda telah diberikan hibah.
2. Fase Penghargaan
Fase penghargaan adalah tempat penerima pandang memilih penerima. Bantuan akan diberi tahu dan, jika dipilih, diberi kesepakatan dari syarat dan ketentuan hibah.
Ini dapat mencakup persyaratan di sekitar ukuran AndaTim Relawan.atau dana hibah yang Anda gunakan untuk berbagai inisiatif. Ketentuan ini akan tergantung pada jenis hibah dan seberapa besar jumlah yang diberikan. Setelah perjanjian ditandatangani oleh orang pemberontarah dan pembuangan dana, hibah akan diberikan secara resmi.
Jika Anda tidak dipilih untuk hibah, proses hibah akan berakhir pada fase ini dan Anda dapat beralih ke Langkah Tutup Grant yang melibatkan menyimpan informasi untuk evaluasi selanjutnya.
3. Proses proposal hibah pasca-penghargaan
Setelah hibah diberikan dan perjanjian telah ditandatangani, saatnya untuk bekerja untuk menjalankan hibah. Ini melibatkan penerimaan dana dan menerapkannya ke organisasi Anda.
Fase kedua terdiri dari dua langkah:
Pelaksanaan Hibah:Selama fase eksekusi, Anda akan menerima dana federal dan mulai menggunakannya menuju inisiatif yang Anda inginkan. Anda mungkin diminta untuk mengirim laporan berkala yang membuktikan Anda mengikuti persyaratan dan layanan yang disepakati dan kinerja proyek secara keseluruhan.
Hibah Tutup:Setelah Anda mengimplementasikan dana, Anda dapat pindah untuk menutup proyek hibah. Ini melibatkan penyimpanan data pada jumlah pendanaan, seperti apa yang digunakan untuk, untuk referensi di masa depan. Ini juga waktu untuk merefleksikan tujuan bisnis Anda dan mempertimbangkan apakah hibah itu bermanfaat. Melakukannya dapat membantu Anda selama proposal hibah di masa depan.
Kedua langkah ini membantu mengeksekusi dan menutup proses hibah, yang merupakan siklus berulang untuk sebagian besar organisasi nirlaba. Anda akan mengulangi langkah-langkah ini untuk semua aplikasi hibah baru untuk menerima dana federal.
Kiat manajemen hibah untuk merampingkan proses Anda
Ketika datang untuk melamar hibah, ada beberapa tips yang dapat Anda terapkan untuk memastikan itu seefisien dan efektif mungkin.
Ini termasuk hal-hal seperti membuat kalender hibah untuk memastikan Anda mondar-mandir dan mengimplementasikan solusi manajemen hibah untuk merampingkan proses. Kami akan menyentuh masing-masing praktik terbaik ini dan menjelaskan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk proses proposal hibah Anda sendiri.
Buat kalender hibah
Membuat sebuahkalender proyekadalah cara yang bagus untuk memastikan seluruh tim Anda berada di halaman yang sama selama proses proposal hibah. Ini juga dapat membantu Anda melacak dan mengatur hibah yang Anda lamar untuk mencegah pekerjaan duplikat.
Kalender Anda harus mencakup:
Batas waktu jendela aplikasi
Timeles tugas internal
Setiap tanggal berulang yang terkait dengan proses hibah
Untuk mendapatkan hasil maksimal dari kalender Anda, cari fungsi komunikasi sehingga tim Anda dapat berkolaborasi langsung di kalender. Idealnya, cari alat dengan fungsionalitas timeline sehingga Anda dapat menghubungkan tugas dengan tujuan organisasi Anda.
Mengotomatiskan proses aplikasi manual
Otomatisasi proses bisnisDapat membantu merampingkan alur kerja Anda, membuat Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada pekerjaan yang penting. Dan sebagai nirlaba, lebih banyak waktu berarti lebih banyak memberikan kembali kepada masyarakat.
MempertimbangkanOtomasi perangkat lunakUntuk merampingkan proses aplikasi dan menghapus pekerjaan manual. Dengan mengotomatiskan proses, Anda dapat mengatur dan menggeser tanggal jatuh tempo, bekerja dengan tangan kepada anggota tim yang tepat, dan meningkatkan visibilitas lintas fungsi.
Merakit perpustakaan sumber daya
Mendaftar untuk hibah dapat menjadi tugas yang memakan waktu. Ini membutuhkan berbagai dokumen yang akan dirakit untuk memberikan bukti kelayakan kepada pemberi hibah dan pemberi. Dengan membuat perpustakaan templat yang terorganisir, Anda dapat dengan mudah mengakses informasi kapan pun Anda membutuhkannya.
Untuk membuat perpustakaan sumber daya, mengatur dokumen yang relevan yang menunjukkan bukti informasi seperti pendapatan, dana saat ini, dan ukuran tim Anda. Kemudian, simpan dokumen-dokumen ini dalam alat bersama yang dapat diakses semua pemangku kepentingan kapan saja di mana pun mereka berada.
Melaksanakan alat manajemen kerja
MenggunakanPerangkat Lunak Manajemen Kerjadapat membantu Anda mengawasi dan merampingkan proses proposal hibah. Ini memungkinkan Anda untuk mengelola program hibah Anda di satu tempat, mengatur alur kerja dalam sekejap, dan, yang paling penting, mengenai tujuan Anda.
Dengan perangkat lunak manajemen kerja, Anda dapat mengurangi kerja keras dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencapai misi organisasi Anda. Untuk inspirasi tentang bagaimana organisasi nirlaba lainnya telah menggunakan perangkat lunak manajemen hibah, pelajari caranyaHarapan untuk Haiti meningkatkan kehidupan lebih banyak warga HaitidenganUDN Task Manager. .
Rampingkan proses manajemen hibah Anda
Menerapkan proses manajemen hibah untuk memastikan bahwa organisasi nirlaba Anda menerima dana yang diperlukan yang dibutuhkan untuk membuat perbedaan. Mengikuti tips di atas akan membantu proses aplikasi Anda berikutnya berjalan dengan lancar untuk membuat proses aplikasi hibah yang lebih efisien.
Siap memulai rencana manajemen hibah Anda sendiri? Mencari tahu bagaimanaUDN Task Manager.Membantu organisasi nirlaba merampingkan manajemen hibah sehingga mereka dapat lebih fokus pada waktu dan sumber daya mereka ke dalam misi mereka.
