Gestion des subventions: guide de A à but non lucratif sur la façon dont cela fonctionne
Sommaire
En tant que chef de file à but non lucratif, vous savez probablement à quel point le processus complexe de gestion des subventions est. De la recherche des subventions droit à la manipulation et les exigences de déclaration des applications de dépôt, il peut être une entreprise de temps. Heureusement, il y a un moyen de rationaliser le processus.
Avec l'aide d'outils logiciels, vous pouvez organiser et hiérarchiser vos demandes de subvention jusqu'à l'approbation finale. Avec un processus en place, vous pouvez passer plus de temps à créer un sens flux de travail qui soutiennent votre mission. Pouvez-vous imaginer le bien que vous pourriez faire avec ce retour beaucoup de temps dans votre journée?
Dans cet article, nous définissons l'ensemble du processus de gestion des subventions, vous montrer comment mettre en œuvre, et vous donner des conseils qui peuvent vous aider sur le chemin.
Qu'est-ce que la gestion des subventions?
la gestion des subventions est un processus qui aide organismes sans but lucratif Administrez les propositions de subventions en accordant la priorité et le traitement des demandes de subvention.
Le système de gestion des subventions gère l'ensemble du cycle de vie de la subvention, qui comprend l'organisation de l'argent de la subvention, suivi subvention Et le traitement des demandes de subvention en les voyant à travers Octrois et enfin accorder la fermeture.
Ce système comporte trois parties distinctes, qui comprennent:
Grantmaking : Grantmaking se compose de possibilités de financement qui sont attribués par le gouvernement fédéral.
Le financement : Les organisations à but non lucratif doivent répondre aux critères d'admissibilité de subvention afin d'être pris en considération pour le financement.
Admissibilité : Pour être admissible, vous devrez peut-être fournir des informations sur les membres du personnel, les intervenants, les rapports de subvention, les bénéfices des subventions, les types de subventions déjà acquises, et les objectifs de financement futurs facilement disponibles.
Une grande partie du processus de gestion des subventions implique la rédaction de subvention, qui est l'endroit où les membres de l'équipe dédiée écrivent physiquement la proposition de subvention avec les informations qu'ils ont recueillies.
Quels sont les subventionneurs vs Grantseekers?
la gestion des subventions implique deux rôles clés: subventionneurs et Grantseekers. Les deux sont essentiels pour l'ensemble du processus. D'autres rôles impliqués dans le processus comprennent cédants et les bailleurs de fonds qui aident à l'attribution des fonds de subvention si elles ne sont généralement pas destinés aux entreprises.
Un subventionneur est différent d'un grantseeker en fonction de leurs rôles et responsabilités.
UNE subventionneurs est une personne responsable de la création de subventions. Ce rôle implique une variété de produits livrables, y compris la définition des objectifs stratégiques, les règlements d'évaluation, et l'octroi de subventions. Un subventionneur travaille pour une agence fédérale au sein du ministère de la subvention.
UNE grantseeker est quelqu'un qui recherche des possibilités de subventions, ce qui est probablement la position que vous êtes actuellement. Cela implique l'identification des besoins, la collecte des informations internes, et l'écriture et l'application aux subventions. Cela pourrait être une organisation telle que 501 (c) (3) ou une petite entreprise.
Ces deux rôles jouent des rôles essentiels dans un processus de gestion des subventions efficaces et travaillent souvent ensemble pour atteindre les résultats souhaités d'un cycle de vie de subvention réussie. Ci-dessous, nous présentons le processus et les étapes pour une grantseeker à but non lucratif comme vous.
processus de gestion des subventions
Le cycle de vie d'une subvention se compose de trois phases distinctes: pré-attribution, attribution et post-attribution. Chaque phase assure le processus d'attribution se déroule sans problème du début à la fin, y compris la planification initiale à la clôture des subventions ultime.
Le processus est essentiel à la réussite globale de nouveaux fonds de subvention et peut vous aider, le demandeur de subvention, organiser l'information afin d'appliquer efficacement des propositions de subvention.
Considérez cette liste des étapes pour commencer avec une proposition de subvention:
Recueillir des informations internes: Recueillir des informations sur les flux de trésorerie, la taille des employés et des bénévoles pour le processus de demande.
Chercher les possibilités de subvention: Cherche le base de données subvention des mises à jour sur les nouvelles possibilités et de voir les critères d'admissibilité.
Appliquer aux subventions pertinentes: Trouvez les bonnes subventions pour votre organisation en fonction des besoins financiers et de l'éligibilité du financement.
Exécuter le financement de la subvention: Une fois attribué la subvention, utilisez le financement pour exécuter vos missions.
Fermer la proposition de subvention: Stockez les informations nécessaires dans un espace partagé qui peut être consulté n'importe où, à tout moment.
Ces étapes vous aideront à rester sur la bonne voie avec les tâches nécessaires à chaque demande de programme de subventions.
Nous passerons par chacune de ces phases et expliquerons les étapes que vous devez prendre pour créer une proposition de subvention approfondie.
1. Phase pré-attribuée
La phase de pré-attribution comprend toutes les tâches avant que le destinataire de la subvention soit choisi. Cela inclut la planification, la collecte d'informations internes, trouver des opportunités de subvention et enfin, appliquer des subventions.
Cette phase est importante pour l'organisation globale du cycle de vie des subventions, car l'objectif est de collecter des informations et de la diffuser aux octroyers. Sans plan d'action clair, vous pourriez finir par perdre du temps qui pourrait être consacré à la mission de votre organisation.
Il y a trois étapes dans la phase initiale de pré-attribution:
Subvention de subvention: La planification consiste à collecter des informations internes sur les revenus, la taille de l'équipe et collecte de fonds Besoins. Une fois que vous avez collecté ces informations, vous pouvez commencer à rechercher des opportunités de subvention qui correspondent aux lacunes de votre organisation à but non lucratif. Cela peut être un objectif spécifique qui nécessite un financement ou une nouvelle mission que vous souhaitez commencer.
Grant Opportunity: Afin de trouver des opportunités, vous devez d'abord organiser les informations que vous avez collectées lors de la première étape en points de qualification simples. Par exemple, pour être approuvé pour un financement, vous pouvez être obligé de posséder capacité interne et expertise spécifique. Vous pouvez ensuite rechercher des subventions, par exemple, en utilisant votre pays Base de données des subventions . Vous pouvez également choisir d'utiliser Logiciel de gestion de travail[dix]Pour mieux rationaliser votre pipeline d'opportunité.
Demande de subvention: Une fois que vous avez rassemblé vos qualifications et avez trouvé une subvention qui correspond à vos besoins, il est temps de postuler. Les subventions avec des critères spécifiques auront les informations nécessaires dans une opportunité de subvention. Utilisez ces informations pour écrire votre demande de subvention et envoyez-la au contact approprié.
Quelques questions à vous poser avant de demander un financement sont les suivantes:
Est-ce que j'ai un objectif de financement clair?
Est-ce que je connais les projections de revenus?
Combien de volontaires avons-nous sur le personnel?
Ce financement va-t-il nous aider à réussir dans nos missions?
Une fois que vous avez envoyé votre candidature, vous passerez à la phase d'attribution de subventions où vous serez informé si vous avez reçu une subvention.
2. Phase d'attribution
La phase d'attribution est l'endroit où le subventionnaire choisit les bénéficiaires. Les pratiques seront notifiées et, si elles sont choisies, recevront un accord sur les conditions générales de subvention.
Ceux-ci pourraient inclure des termes autour de la taille de votre équipe de bénévoles ou les fonds de subvention que vous utilisez pour diverses initiatives. Ces termes dépendront du type de subvention et de la manière dont une somme d'une somme est donnée. Une fois que l'accord est signé à la fois par le Bistrot et le bailleur de fonds, la subvention sera officiellement attribuée.
Si vous n'êtes pas choisi pour la subvention, le processus de subvention se terminera à cette phase et vous pouvez passer à l'étape de la clôture de la subvention qui implique de stocker des informations pour une évaluation ultérieure.
3. Projet de proposition de subvention post-récompense
Une fois que la subvention a été attribuée et que l'accord a été signé, il est temps de travailler sur l'exécution de la subvention. Cela implique de recevoir le financement et de l'appliquer à votre organisation.
La deuxième phase consiste en deux étapes:
Exécution de subvention: Au cours de la phase d'exécution, vous recevrez le financement fédéral et commencerez à l'utiliser vers votre initiative envisagée. Vous pouvez être tenu d'envoyer des rapports périodiques prouvant que vous suivez les conditions convenues et les performances globales du projet.
Grant Closeout: Une fois que vous avez mis en œuvre le financement, vous pouvez passer à la fermeture du projet de subvention. Cela implique de stocker des données sur les montants de financement, tels que ce qu'ils ont été utilisés pour faire référence à l'avenir. C'est également le moment de réfléchir à vos objectifs de votre entreprise et de déterminer si la subvention était utile. Cela peut vous aider pendant les futures propositions de subventions.
Ces deux étapes aident à exécuter et à conclure le processus de subvention, ce qui est un cycle récurrent pour la plupart des organisations à but non lucratif. Vous allez répéter ces étapes pour toutes les nouvelles applications de subventions afin de recevoir un financement fédéral.
Conseils de gestion des subventions pour rationaliser votre processus
Lorsqu'il s'agit de demander des subventions, vous pouvez mettre en œuvre quelques conseils pour vous assurer que cela est aussi efficace et efficient que possible.
Celles-ci incluent des choses comme la création d'un calendrier de subvention pour vous assurer que vous stimulez en conséquence et mettez en œuvre des solutions de gestion des subventions afin de rationaliser le processus. Nous aborderons chacune de ces meilleures pratiques et expliquerons comment vous pouvez les utiliser pour votre propre processus de propositions de subventions.
Créer un calendrier de subvention
Créer un Calendrier du projet C'est un excellent moyen de s'assurer que toute votre équipe est sur la même page pendant le processus de proposition de subvention. Cela peut également vous aider à suivre et à organiser les subventions que vous avez postulées pour éviter les travaux en double.
Votre calendrier devrait inclure:
La date limite de fenêtre de l'application
Tâches internes
Toute date récurrente associée au processus de subvention
Pour tirer le meilleur parti de votre calendrier, recherchez la fonctionnalité de communication afin que votre équipe puisse collaborer directement dans le calendrier. Idéalement, recherchez un outil avec la fonctionnalité de la chronologie afin que vous puissiez connecter des tâches avec les objectifs de votre organisation.
Automatiser le processus d'application manuelle
Automatisation des processus métier Peut aider à rationaliser votre flux de travail, vous laissant plus de temps pour vous concentrer sur le travail qui compte. Et comme à but non lucratif, plus de temps signifie plus de redonner à la communauté.
Considérer Automatisation logicielle Rationaliser le processus d'application et supprimer le travail manuel. En automatisant le processus, vous pouvez définir et déplacer des dates d'échéance, carez sur le membre de l'équipe droite et augmentez la visibilité interfonctionnelle.
Assemblez une bibliothèque de ressources
Demander des subventions peut être une tâche fastidieuse. Il faut que divers documents soient assemblés pour fournir une preuve d'éligibilité aux octroyers et aux marchands. En créant une bibliothèque de modèles organisée, vous pouvez facilement accéder à des informations chaque fois que vous en avez besoin.
Pour créer une bibliothèque de ressources, organiser des documents pertinents montrant une preuve d'informations telles que les revenus, le financement actuel et la taille de votre équipe. Ensuite, stockez ces documents dans un outil partagé que toutes les parties prenantes peuvent accéder à tout moment, peu importe où elles sont situées.
Mettre en œuvre des outils de gestion de travail
Avec le logiciel de gestion de travail, vous pouvez réduire les travaux de travail et passer plus de temps à atteindre la mission de votre organisation. Pour inspiration sur la manière dont les autres organisations à but non lucratif ont utilisé des logiciels de gestion des subventions, apprenez comment J'espère que Haïti améliore la vie de plus d'Haïtiens avec Gestionnaire de tâches UDN[dix] .
Rationaliser votre processus de gestion des subventions
Mettre en œuvre un processus de gestion des subventions afin de garantir que votre but non lucratif reçoit le financement nécessaire nécessaire pour faire une différence. Suite aux conseils ci-dessus aidera votre prochain processus d'application à fonctionner facilement pour créer un processus de demande de subvention plus efficace.
Prêt à commencer à démarrer votre propre plan de gestion des subventions? Trouver comment Gestionnaire de tâches UDN[dix]aide les organisations à but non lucratif à rationaliser la gestion des subventions afin de pouvoir se concentrer davantage de leur temps et de leurs ressources dans leur mission.
