Administrateur du projet: 4 rôles dans le cycle de vie du projet
Sommaire
Les administrateurs de projets sont responsables de diverses tâches administratives entourant un projet. Ces tâches peuvent inclure la documentation, la gestion des réunions, la manipulation des budgets des projets, et l'utilisation des compétences en gestion du temps pour aider le séjour de l'équipe sur la bonne voie. Dans cette pièce, nous allons discuter les rôles et les responsabilités d'un administrateur de projet et la façon dont ce rôle est important.
Aucun projet est un spectacle à une personne garder votre projet sur la bonne voie et atteindre vos objectifs à temps, vous devez collaborer avec une variété de membres de l'équipe de projet à chaque étape. Une de ces personnes est l'administrateur du projet.
Vous êtes probablement déjà familier avec un responsable de ce projet est la personne qui mène un projet et surveille ses progrès. Ensuite, vous avez l'équipe exécution du projet réel. Au milieu est l'administrateur du projet.
Les administrateurs de projets travaillent en étroite collaboration avec les gestionnaires de projet tout au long de la cycle de vie d'un projet . Comme ils acquièrent de l'expérience, ils peuvent utiliser leurs connaissances pour progresser dans les gestionnaires de projet eux-mêmes. Dans cette pièce, nous allons discuter de la rôles et responsabilités d'un administrateur de projet et comment exceller dans cette position.
Qu'est-ce qu'un administrateur du projet?
Un administrateur de projet est responsable de diverses tâches administratives entourant un projet. Ces tâches peuvent inclure la documentation, la gestion des réunions, la manipulation du budget du projet , Et l'utilisation de compétences de gestion du temps pour aider le séjour de l'équipe sur la bonne voie.
En tant qu'administrateur de projet, vous serez second du chef de projet. Votre but est de rendre leur travail plus facile, et comme vous aider à l'avancement du projet, vous gagnerez précieux gestion de projet[dix]expérience qui peut faire croître votre carrière.
Que fait un administrateur de projet?
Les tâches d'un administrateur de projet peut être imprévisible, mais il y a certaines tâches qui restent les mêmes pour tous les projets. Si vous postuler à cette offre, vous aurez envie de vous assurer que vous avez les compétences nécessaires pour gérer ces tâches.
suivi des tâches
Une partie importante du travail d'un administrateur de projet surveille la plan de projet[dix]. Alors que le chef de projet assure tous les membres de l'équipe contribue à l'avancement du projet, l'administrateur du projet est en charge du suivi des tâches individuelles.
Les administrateurs de projets examinent de près le calendrier du projet et obtenir des mises à jour au niveau des tâches des membres de l'équipe sur chaque tâche. Si elles déterminent il y a risque d'une échéance manquée, ils informent alors le chef de projet.
Certains projets ont des centaines de tâches, ce qui est la raison pour laquelle le suivi exige un effort d'équipe et ouverte la communication entre le gestionnaire et l'administrateur. Tout aussi important pour la communication est d'avoir une source centrale de vérité pour toutes les informations du projet, comme un outil de gestion de projet. De cette façon, toute l'équipe peut travailler à partir de la même source et voir exactement qui fait quoi quand.
Documentation du processus
Gestion de projet implique beaucoup de paperasse et un gestionnaire aura pas toujours la bande passante à la documentation de la poignée eux-mêmes. En tant qu'administrateur de projet, vous aurez besoin de compétences techniques nécessaire pour multiplier les documents de processus, remplir des formulaires, communiquer avec les clients, et prendre des notes . Cela peut sembler travail occupé, mais la documentation que vous gérez en tant qu'administrateur est essentielle à la réussite du projet.
vous écrirons non seulement des documents en tant qu'administrateur de projet, mais vous pourrez également classer, fichiers, partager, stocker et documents de mise à jour. Vous aurez besoin de compétences organisationnelles exceptionnelles pour gérer ces tâches et contribuer positivement à la performance du projet.
Budget et gestion des ressources
Les administrateurs de projets sont souvent en charge des frais de suivi pour un projet donné et la supervision d'une équipe de la Plan de gestion des ressources . Bien que le gestionnaire de projet se concentre sur l'allocation des ressources et la facilitation des transactions pour les besoins du projet, l'administrateur du projet est en arrière-plan en s'assurant que le projet reste dans le budget.
Par exemple, si l'administrateur du projet remarque des dépenses tandis qu'un projet est en cours, ils peuvent notifier au gestionnaire de projet afin de pouvoir agir et de déterminer où ajuster la plan de projet[dix]et réduire les dépenses.
Administration de réunion
Les réunions sont des parties essentielles du flux de travail du projet. Les réunions régulières peuvent promouvoir La collaboration d'équipe[dix]et assurez-vous qu'il y a une communication ouverte sur rôles d'équipe . Les gestionnaires établissent la structure de la réunion, tandis que les administrateurs sont généralement responsables de la planification des réunions.
En plus de mettre des réunions sur le calendrier, l'administrateur du projet peut être responsable de la prise de notes. Après chaque réunion, c'est l'administrateur du projet qui enverra des notes de réunion et éléments d'action , garantissant que tout le monde sur l'équipe est à la hauteur.
Comment devenir un administrateur de projet
Savoir ce que vous devez être embauché en tant qu'administrateur de projet et Excel dans le rôle vous permettra de contribuer de manière positive au cycle de vie du projet. Que vous soyez prêt à trouver un rôle d'administrateur de projet à temps plein ou que vous travaillez toujours votre expérience en cours d'emploi, voici des choses à garder à l'esprit pour votre CV:
Expérience de travail dans un rôle similaire: L'expérience de travail antérieure est l'une des exigences les plus importantes si vous souhaitez contribuer à votre équipe en tant qu'administrateur de projet. La plupart des postes d'administrateur de projet ne sont pas un niveau d'entrée, vous aurez donc probablement besoin de prouver que vous avez travaillé dans un rôle similaire, tel qu'un rôle de coordonnateur de projet ou un poste d'assistant de projet.
Connaissance du logiciel de gestion de projet: La plupart des administrateurs de projet s'appuient sur Logiciel de gestion de projet[dix]gérer leurs tâches administratives. Avoir des connaissances logicielles vous aidera à accomplir des tâches, collaborer avec votre équipe et votre gestionnaire de projet et être le meilleur administrateur de projet que vous puissiez être.
Solides compétences organisationnelles et de gestion du temps: Bien que l'automatisation logicielle puisse vous aider avec une variété de tâches dans le rôle d'administrateur du projet, vous aurez toujours besoin de solides compétences organisationnelles et de gestion du temps pour être efficace. Les compétences organisationnelles vous aideront à trier les tâches, à gérer des documents et à décharger des travaux à partir du gestionnaire de projet. Les compétences de gestion du temps vous aideront à compléter efficacement les tâches sans brûler .
La certification PMP / Prince2 est un avantage: Certains administrateurs de projet constatent que les certifications les aident à développer leur carrière professionnelle. La certification Professional Management Professional (PMP) et les projets dans les environnements contrôlés (Prince 2) La certification est à la fois respectée dans le domaine de la gestion de projet. Bien que ces certifications ne soient pas configurées pour le rôle de l'administrateur, elles peuvent vous aider à augmenter l'échelle de carrière.
Une maîtrise en administration des affaires peut également intéresser si vous souhaitez être un démarreur autonome et gagner des connaissances supplémentaires dans votre domaine. Bien que seul un baccalauréat soit nécessaire au rôle de l'administrateur de projet, un MBA peut ouvrir des portes aux entreprises et aux types d'emplois dans des domaines connexes.
5 conseils pour être un meilleur administrateur de projet
Si vous voulez être un administrateur de projet fort, la chose la plus importante à apprendre est de savoir comment gérer votre temps, comment communiquer et comment être efficace. Ces conseils amélioreront vos compétences afin que quelles que soient la tâche administrative que vous manipulez, vous pouvez l'aborder facilement.
Budget votre calendrier (et heure)
Les gens budgétaient leurs finances et savent quand éliminer ou réduire les dépenses pour rester dans leurs moyens, alors pourquoi ne pouvez-vous pas faire cela avec votre temps? En tant qu'administrateur de projet avec beaucoup sur votre assiette, votre temps est précieux. Vous ne pouvez pas tout faire à la fois, alors prioriser et accomplir ce que vous pouvez.
Vous pouvez utiliser des outils de gestion de tâches comme un Matrice Eisenhower pour améliorer votre productivité. Ces outils vous fourniront des méthodes efficaces pour trier vos tâches, éliminer les éléments si nécessaire et hiérarchiser ce qui compte.
Déléguer efficacement
Une partie importante de la gestion du temps est de comprendre quand déléguer des tâches. Si tu peux déléguer efficacement[dix], vous pouvez libérer le temps de gérer les tâches prioritaires. Vous devriez également vous assurer de vous sentir confiant dans qui vous déléguez vos tâches. Quelques conseils pour la manière de déléguer efficacement:
Jouer aux forces des membres de votre équipe
Fournir les bonnes ressources
Fournir une communication claire
Sois patient
Fournir une réponse
La délégation fait partie d'être un leader fort, donc si vous voulez mener par l'exemple , c'est une compétence essentielle à apprendre. Garder à l'esprit que non seulement la délégation de travail vous empêche de vous surmenage Vous, cela donne également à vos membres de votre équipe une exposition précieuse et une expérience dans les nouveaux sujets. C'est bon si les tâches de délégation ne sont pas naturellement ressemblant à de nombreuses compétences douces, c'est quelque chose que vous pouvez développer avec la pratique.
Communiquer et collaborer
En tant qu'administrateur de projet, vous devez communiquer et collaborer régulièrement avec votre chef de projet et vos membres de l'équipe. Votre rôle est d'aider l'équipe de projet à rester organisée et réussie de lancement du projet À l'achèvement.
Certaines façons de favoriser la communication avec votre équipe incluent:
Envoyer un mise à jour en cours toutes les semaines
Définissez un rappel pour vérifier avec les parties prenantes
Maintenez les appels hebdomadaires avec votre équipe pour vous enregistrer
Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet pour rester connecté sur le travail, communiquer efficacement et suivre les progrès accomplis dans le cadre du plan de projet. Cependant, les appels vidéo, les discussions en ligne et les réunions en face à face sont tout aussi importantes pour la collaboration et moral de l'équipe .
Bonder l'automatisation du projet
Le logiciel de gestion de projet peut rendre votre emploi comme administrateur de manière exponentielle plus facile. Vous pouvez utiliser un logiciel pour partager des informations entre les membres de l'équipe, les réunions d'horaire, définir les délais de projet et les délais et gérer les tâches. De plus, le logiciel peut être utilisé pour la documentation et l'administration du budget et de partager ces informations avec les parties prenantes en cas de besoin.
Le logiciel de gestion de projet rendra votre flux de travail plus efficace en tant qu'administrateur de projet et réduira les erreurs potentielles. Les principales fonctionnalités de gestion de projet pour vous aider à coordonner les travaux incluent:
Automatisation: Automatisez vos processus pour éliminer le travail manuel.
Rapport d'état: Signaler le statut d'un projet à partager avec les membres de l'équipe et les parties prenantes
Vues du projet: Obtenez une meilleure visualisation dans votre projet et ses progrès.
Toutes vos informations au même endroit: Gardez toutes vos informations sur votre projet dans un emplacement partagé pour que tout le monde ait vue.
Définition et suivi des objectifs: Voir votre travail dans son contexte. Définissez des objectifs et suivez votre projet contre ces objectifs.
Être un joueur d'équipe
Evert Project est un effort d'équipe. Si vous n'avez pas de mentalité d'équipe, vous aurez finalement du mal à apporter le projet à la ligne d'arrivée. Alors que tout le monde a objectifs professionnels[dix]Ils espèrent atteindre, être un joueur d'équipe est le moyen le plus rapide d'atteindre vos objectifs personnels et d'équipe.
Votre équipe et votre équipe devraient avoir une vision partagée pour le projet que vous pouvez travailler. Lorsque la communication est ouverte et que vous travaillez en équipe, vous pouvez rencontrer vos objectifs de fin et célébrer ce succès ensemble.
Simplifier l'administration du projet avec le logiciel de gestion de projet
Devenir un administrateur de projet peut nécessiter des années d'expérience et le bon mélange d'éducation. Mais une fois que vous avez obtenu le travail, la meilleure façon d'exceller est de vous familiariser avec le logiciel de gestion de projet.
Une fois que vous connaissez les SO et les outs du logiciel de gestion de projet, vous pouvez l'utiliser pour simplifier les tâches d'administrateur du projet et renforcer vos compétences en gestion de projet.
