Správce projektu: 4 role v životním cyklu projektu

souhrn

Správci projektu jsou zodpovědné za různé administrativní povinnosti kolem projektu. Tyto povinnosti mohou zahrnovat dokumentaci, vedení setkání, manipulace rozpočty projektů a pomocí dovednosti řízení času, aby pomohla týmu zůstat na trati. V tomto dílu se budeme diskutovat o role a odpovědnosti správce projektu a jak tato role záleží.

Žádný projekt je one-show, aby se váš projekt na správné cestě a hit své cíle na čas, budete muset spolupracovat s různými členy projektového týmu v každé fázi. Jeden z těch lidí je správcem projektu.

Vy jste pravděpodobně již obeznámeni s projektový manažer, to je člověk, který vede projekt a sleduje její průběh. Pak máte tým vykonávající aktuální projekt. Ve středu je správcem projektu.

Administrátoři projektu úzce spolupracovat s vedoucími projektů po celémživotní cyklus projektu. Jak se získávají zkušenosti, mohou využít své znalosti k pokroku v samotných projektových manažerů. V tomto kuse, budeme diskutovatrole a odpovědnostize správce projektu a jak vyniknout v této pozici.

Co je to správce projekt?

Administrátor projektu je zodpovědný za různých administrativních povinností kolem projektu. Tyto povinnosti mohou zahrnovat dokumentaci, řízení schůzku manipulaciProjektový rozpočetA za použitídovednosti řízení časuaby pomohl týmu zůstat na trati.

Jako administrátor projektu, budete první důstojník vedoucího projektu. Vaším cílem je, aby se jejich práce jednodušší, a jak si pomoci průběh projektu, získáte cennýprojektový managementzkušenost, která může růst své kariéry.

Co správce projekt dělat?

Úloha povinnosti správce projektu může být nepředvídatelné, ale tam jsou některé úkoly, které zůstanou stejné po každém projektu. Pokud se ucházíte o tuto práci, budete chtít, aby zajistily, že máte dovednosti potřebné k řešení těchto úkolů.

sledování úkolů

Důležitou součástí úlohy správce projektu je monitorovánímplán projektu. Zatímco projektový manažer zajišťuje každý člen týmu přispívá k pokroku v projektu, správce projektu má na starosti sledování jednotlivých úkolů.

Administrátoři projekt pozorně podívat naSchéma projektua získat aktualizace úkol úrovni z členů týmu na každý úkol. Pokud zjistí, že je riziko zmeškání lhůty, které poté informuje projektového manažera.

Některé projekty mají stovky úkolů, což je důvod, proč sledování vyžaduje týmové úsilí a opensdělenímezi provozovatelem a správcem. Neméně důležité pro komunikaci má centrální zdroj pravdy pro všechny informace o projektu, jako je nástroj pro správu projektu. Tak, celý tým může pracovat ze stejného zdroje a přesně zjistit, kdo co dělá, do kdy.

dokumentace procesů

Projektový management zahrnuje mnoho papírování a manažer nebude vždy mít šířku pásma zvládnout dokumentaci na vlastní pěst. Jako administrátor projektu, budete potřebovathard skillspožaduje, aby chrlit procesních dokumentů, vyplňovat formuláře, komunikovat s klienty, adělat si poznámky. Může to znít jako rušné práce, ale dokumentace zvládnout jako správce je zásadní pro úspěch projektu.

Nejen, že budete psát dokumenty jako administrátor projektu, ale budete také roztřídit, soubor, sdílení, ukládání a aktualizaci dokumentů. Budete potřebovat mimořádné organizační schopnosti zvládnout tyto úkoly a pozitivně přispívat k plnění projektu.

Rozpočet a řízení zdrojů

Správci projektu jsou často na starosti sledování výdajů na daný projekt a dohlíží na týmuPlán řízení zdrojů. Zatímco projektový manažer se zaměřuje na přidělování zdrojů a usnadnění transakcí pro potřeby projektu, správce projektu je v pozadí ujistěte se, že projekt zůstane v rozpočtu.

Pokud například správce projektu upozorňuje na překročení, zatímco projekt probíhá, mohou informovat projektový manažer, aby mohli jednat a určit, kde upravitplán projektua snížit náklady.

Správa schůzky

Setkání jsou základní části pracovního postupu projektu. Pravidelná schůzka mohou podporovattýmová spoluprácea zajistit, že je otevřená komunikace napříčTýmové role. Manažeři vytvářejí strukturu schůzky, zatímco správci jsou obvykle zodpovědní za plánování schůzek.

Kromě uvedení schůzek v kalendáři může správce projektu odpovědný za zapisování poznámek. Po každé schůzce je to správce projektu, který pošle poznámky ke schůzce aakční předměty, zajištění každého v týmu je až do rychlosti.

Jak se stát správcem projektu

Vědět, co potřebujete, abyste si najali jako správce projektu a Excel v roli, nastaví vás k pozitivnímu přispět k životnímu cyklu projektu. Ať už jste připraveni najít roli administrátora projektu na plný úvazek nebo stále pracujete s cestou nahoru s praxí na pracovišti, zde jsou věci, které je třeba mít na paměti pro váš životopis:

Pracovní zkušenosti v podobné roli:Předchozí pracovní zkušenosti je jednou z nejdůležitějších požadavků, pokud chcete přispět do svého týmu jako správce projektu. Většina pozic správce projektu nejsou vstupní úroveň, takže budete pravděpodobně muset prokázat, že jste pracovali v podobné roli, jako je napříkladRole koordinátora projektunebo pozici asistenta projektu.

Znalost softwaru pro správu projektů:Většina správců projektu spoléhajíSoftware pro správu projektůzvládnout své administrativní úkoly. S softwarovými znalostmi vám pomohou splnit úkoly, spolupracovat s vaším týmem a vaším projektovým manažerem a být nejlepším správcem projektu, který můžete být.

Solidní organizační a časové dovednosti:Zatímco automatizace softwaru vám může pomoci s různými úkoly v roli správce projektu, budete stále potřebovat silné organizační a časově řídící dovednosti, které mají být efektivní. Organizační dovednosti vám pomohou třídit úkoly, spravovat papírování a vykládání práce z projektového manažera. Dovednosti časového řízení vám pomohou efektivně dokončit úkoly bezvypálení .

Certifikace PMP / Prince2 je plus:Někteří administrátoři projektu zjistí, že certifikace jim pomáhají růst jejich profesionální kariéry. Certifikace Project Management Professional (PMP) a projekty v řízeném prostředí (certifikace Prince 2) jsou respektovány v oblasti řízení projektů. I když tato certifikace nejsou požadavky na roli správce, mohou vám pomoci posunout do kariérního žebříku.

Magisterský titul v obchodní správě může být také zajímavý, pokud chcete být samo-startérem a získáte další znalosti ve svém oboru. Zatímco pro roli správce projektu je nutný pouze bakalářský titul, MBA může otevřít dveře podnikovým podnikům a typům pracovních míst v příbuzných oborech.

5 tipů jako lepší správce projektu

Pokud chcete být silným administrátorem projektu, nejdůležitější věcí je, jak spravovat svůj čas, jak komunikovat a jak být efektivní. Tyto tipy zlepší vaše dovednosti tak, že bez ohledu na to, jaký je správní úkol, který používáte, můžete ji usnadnit snadnost.

Rozpočet váš kalendář (a čas)

Lidé rozpočtu jejich finance a vědí, kdy eliminovat nebo snížit náklady, aby zůstali v jejich prostředcích, tak proč to nemůžete udělat s časem? Jako správce projektu s hodně na talíři je váš čas vzácný. Nemůžete dělat všechno najednou, tak priorit a dosáhnout toho, co můžete.

Můžete použít nástroje pro správu úloh jako anEisenhower Matrix.zlepšit produktivitu. Tyto nástroje vám poskytnou efektivní metody pro třídění úkolů, pokud je to nutné odstranění položek a upřednostňování, jaké záležitosti.

Delegovat efektivně

Důležitou součástí řízení času je pochopení, kdy delegovat úkoly. Jestli můžešdelegovat efektivně, můžete uvolnit čas pro zpracování úkolů s nejvyšší prioritou. Měli byste se také ujistit, že se cítíte přesvědčeni, kdo delegujete své úkoly. Některé tipy, jak efektivně delegovat, zahrnují:

Přehrát na silné stránky členů týmu

Poskytovat správné zdroje

Poskytovat jasnou komunikaci

Buď trpělivý

Poskytnout zpětnou vazbu

Delegace je součástí je silným vůdcem, takže pokud chcetevést příklademTo je kritická dovednost se učit. Mějte na paměti, že nejen delegující práce vám bránípřepracováníSebe, to také dává členům vašeho týmu hodnotné expozice a zkušenosti v nových oblastí. Je to v pořádku, když delegování úkolů nepřichází přirozeně podobné mnoho měkkých dovedností, to je něco, co se můžete rozvíjet s praxí.

Komunikovat a spolupracovat

Jako správce projektu budete muset pravidelně komunikovat a spolupracovat se svým projektovým manažerem a členům týmu. Vaším úkolem je pomoci projektového týmu stát organizovaný a úspěšnýzahájení projektudokončení.

Některé způsoby, jak pěstovat komunikaci s vaším týmem zahrnují:

PoslatAktualizace pokrokukaždý týden

Nastavte připomenutí ke kontrole se zúčastněnými stranami

Držte týdenní hovory s vaším týmem, abyste se mohli zkontrolovat

Můžete použít software pro správu projektů, abyste zůstali ve spojení s prací, efektivně komunikovat a sledovat pokrok směrem k plánu projektu. Video volání, online chaty a osobní schůzky jsou stejně důležité pro spolupráci aTým Morale .

Využití automatizace projektu

Software pro správu projektů může učinit vaši práci jako administrátora exponenciálně jednodušší. Můžete použít software pro sdílení informací mezi členy týmu, schůzky plánu, nastavit termíny projektu a časové rámce a spravovat úkoly. Navíc software lze použít pro dokumentaci a rozpočtovou správu a sdílet tyto informace se zúčastněnými stranami v případě potřeby.

Software pro správu projektů bude váš pracovní postup efektivnější jako správce projektu a snížit potenciální chyby. Klíčové funkce pro správu projektů, které vám pomohou koordinovat práci zahrnují:

Automatizace:Automatizujte procesy, abyste odstranili manuální práci.

Zprávy o stavu:Oznámte stav projektu sdílet členy týmu a zúčastněnými stranami

Zobrazení projektu:Získejte lepší vizualizaci do svého projektu a jeho pokrok.

Všechny vaše informace na jednom místě:Udržujte všechny informace o projektu ve sdílené lokalitě pro každého, kdo bude zobrazit.

Nastavení cíle a sledování:Viz vaše práce v kontextu. Nastavte cíle a sledujte svůj projekt proti těmto cílům.

Být hráčem týmu

EVERT projekt je týmovým úsilím. Pokud nemáte týmovou myšlení, nakonec se snažíte přinést projekt do cílové čáry. Zatímco každý máProfesionální cíleDoufají, že dosáhnout, je nejrychlejším způsobem, jak dosáhnout svých osobních a týmových cílů.

Vy a váš tým by měli mít sdílenou vizi projektu, na kterou můžete pracovat. Když je komunikace otevřená a pracujete jako tým, můžete splnit své koncové cíle a oslavit tento úspěch společně.

Zjednodušte správu projektů pomocí softwaru pro správu projektů

Stát se projektovým správcem může vyžadovat dlouholeté zkušenosti a správnou kombinaci vzdělávání. Ale jakmile si zajistíte práci, nejlepším způsobem, jak Excel je tím, že se seznámí s softwarem pro správu projektů.

Jakmile znáte ins a outs of Project Management Software, můžete jej použít ke zjednodušení úkolů správce projektů a posílit své dovednosti pro správu projektů.