Адміністратор проекту: 4 ролі в життєвому циклі проекту

Резюме

Адміністратори проекту несуть відповідальність за різні адміністративні обов'язки, що стосуються проекту. Ці обов'язки можуть включати документацію, керування зборами, розробку бюджетів проекту та використання навичок управління часом, щоб допомогти команді залишатися на шляху. У цьому творі ми обговоримо ролі та обов'язки адміністратора проекту та як ця роль має значення.

Ніякий проект не є одноосібним шоу-, щоб тримати свій проект на шляху і вдарити свої цілі вчасно, вам потрібно співпрацювати з різноманітними членами команди проекту на кожному етапі. Один з цих людей є адміністратором проекту.

Ви, ймовірно, вже знайомі з керівником проекту - це особа, яка веде проект та контролює його прогрес. Тоді у вас є команда, яка виконує фактичний проект. У середині є адміністратор проекту.

Адміністратори проекту тісно співпрацюють з керівниками проектів протягом усьогоЖиттєвий цикл проекту. Оскільки вони отримують досвід, вони можуть використовувати свої знання, щоб прогрес у менеджерів проектів. У цьому творі ми обговоримоРолі та обов'язкиадміністратора проекту та як досягти у цьому положенні.

Який адміністратор проекту?

Адміністратор проекту несе відповідальність за різні адміністративні обов'язки, що стосуються проекту. Ці обов'язки можуть включати документацію, управління зборами, обробкабюджет проектута використанняНавички управління часомЩоб допомогти команді залишатися на шляху.

Як адміністратор проекту, ви станете першим матчем проекту. Ваша мета полягає в тому, щоб зробити свою роботу легшою, і, як ви допомагаєте прогресу проекту, ви отримаєте ціннийУправління проектамиДосвід, який може зростати вашу кар'єру.

Що робить адміністратор проекту?

Робочі обов'язки адміністратора проекту можуть бути непередбачуваними, але є деякі завдання, які залишаться незмінними у кожному проекті. Якщо ви подаєте заяву на цю роботу, ви хочете, щоб у вас є навички, необхідні для обробки цих завдань.

Відстеження завдання

Важливою частиною роботи адміністратора проекту є моніторингПлан проекту. Хоча керівник проекту забезпечує кожний член команди сприяє розвитку проекту, адміністратор проекту відповідає за відстеження окремих завдань.

Адміністратори проекту уважно дивляться награфік проектуі отримувати оновлення рівня завдань від членів команди на кожному завданні. Якщо вони визначають, що існує ризик пропущеного терміну, вони повідомляють менеджер проекту.

Деякі проекти мають сотні завдань, тому відстеження вимагає зусиль команди та відкритиспілкуванняміж менеджером та адміністратором. Не менш важливо для спілкування має центральне джерело істини для всієї інформації про проект, як інструмент управління проектами. Таким чином, вся команда може працювати з того ж джерела і точно бачити, хто робить те, коли.

Процесована документація

Управління проектами передбачає багато документів, і менеджер не завжди буде мати пропускну здатність для обробки документації самостійно. Як адміністратор проекту, вам знадобитьсяважкі навичкинеобхідні для відшкодування технологічних документів, заповніть форми, спілкуватися з клієнтами, а такожноти. Це може звучати як зайняту роботу, але документація, яку ви обробляєте, як адміністратор має вирішальне значення для успіху проекту.

Не тільки ви пишете документи як адміністратора проекту, але ви також будемо класифікувати, файл, ділитися, магазин та оновлення документів. Вам знадобляться виняткові організаційні навички для обробки цих завдань та позитивно сприяти ефективності проекту.

Бюджетне та управління ресурсами

Адміністратори проекту часто відповідають за витрати на відстеження для певного проекту та нагляду за командоюПлан управління ресурсами. Хоча керівник проекту зосереджується на розподілі ресурсів та полегшення транзакцій для потреб проекту, адміністратор проекту знаходиться у фоновому режимі, переконавшись, що проект залишається в межах бюджету.

Наприклад, якщо адміністратор проекту повідомляє про витрати, тоді як проект триває, вони можуть повідомити менеджера проекту, щоб вони могли вживати заходів і визначити, де можна налаштуватиПлан проектуі зменшити витрати.

Адміністрація зборів

Зустрічі є основними частинами робочого процесу проекту. Регулярні зустрічі можуть сприятиКомандна співпрацяі переконайтеся, що є відкрите спілкуванняРолі команди. Менеджери встановлюють структуру зустрічі, тоді як адміністратори, як правило, несуть відповідальність за планування зустрічей.

На додаток до покладання зустрічей у календарі, адміністратор проекту може бути відповідальним за нотатки. Після кожного засідання, це адміністратор проекту, який відправить нотатки, іЕлементи дій, що забезпечує кожну команду до швидкості.

Як стати адміністратором проекту

Знаючи, що вам потрібно, щоб отримати найнятий як адміністратор проекту, і Excel у ролі буде позитивно сприяти життєвому циклу проекту. Незалежно від того, чи готові ви знайти роль адміністратора, або ви все ще працюєте у вашому шляху з досвідом роботи на робочому місці, ось речі, щоб мати на увазі ваше резюме:

Досвід роботи в подібній ролі:Попередній досвід роботи є одним з найважливіших вимог, якщо ви хочете сприяти вашій команді як адміністратора проекту. Більшість позицій адміністратора проекту не є рівнем входу, тому вам, швидше за все, доведеться довести, що ви працювали в подібній ролі, наприкладРоль координатора проектуабо позиція помічника проекту.

Знання програмного забезпечення управління проектами:Більшість адміністраторів проекту покладаються наПрограмне забезпечення управління проектамиобробляти свої адміністративні завдання. Маючи знання програмного забезпечення допоможе вам виконати завдання, співпрацювати з вашою командою та керівником проекту та бути найкращим адміністратором проекту, який ви можете бути.

Тверді організаційні та ступені навички:Хоча автоматизація програмного забезпечення може допомогти вам з різноманітними завданнями у ролі адміністратора проекту, вам все одно потрібні сильні організаційно-часові навички, які мають бути ефективними. Організаційні навички допоможуть вам сортувати завдань, керувати документами та розвантажувати роботу з менеджера проекту. Навички управління часом допоможуть вам ефективно виконати завданняспалювання .

Сертифікація PMP / Prince2 - це плюс:Деякі адміністратори проекту вважають, що сертифікати допомагають їм вирощувати свої професійні кар'єру. СЕРТИФІКАЦІЯ ПРОЕКТУ ПРОЕКТУ ПРОЕКТУ (ПМП) Сертифікація та проекти у контрольованих середовищах (Князь 2) сертифікація є дотриманими у сфері управління проектами. Хоча ці сертифікати не є вимогами до ролі адміністратора, вони можуть допомогти вам перемістити кар'єру.

Магістерський ступінь у сфері ділового адміністрування також може бути цікавим, якщо ви хочете бути самостійним та отримати додаткові знання у вашій галузі. Хоча лише ступінь бакалавра необхідна для ролі адміністратора проекту, MBA може відкрити двері для ділових підприємств та типів робочих місць у відповідних областях.

5 порад, щоб бути кращим адміністратором проекту

Якщо ви хочете бути сильним адміністратором проекту, найголовніше дізнатися, як керувати своїм часом, як спілкуватися, і як бути ефективним. Ці поради покращують ваші навички, щоб незалежно від того, які адміністративні завдання ви керуєте, ви можете вирішити це з легкістю.

Бюджет вашого календаря (і час)

Люди бюджету свої фінанси та знають, коли усунути або зменшити витрати, щоб залишатися в межах своїх засобів, так чому ж ви не можете зробити це з вашим часом? Як адміністратор проекту з багато на вашій тарілці, ваш час дорогоцінний. Ви не можете зробити все відразу, тому пріоритети і виконати те, що ви можете.

Ви можете використовувати інструменти керування завдань, якМатриця Eisenhowerдля підвищення продуктивності. Ці інструменти нададуть вам ефективні методи сортування ваших завдань, усунення елементів, коли це необхідно, і визначивши пріоритети, які питання.

Ефективно делегувати

Важливою частиною часу управління є розуміння, коли делегувати завдання. Якщо можешефективно делегувати, ви можете звільнити час для обробки першочергових завдань. Ви також повинні переконатися, що ви відчуваєте себе впевненим у тому, хто ви делять ваших завдань. Деякі поради щодо того, як ефективно делегувати:

Грати на сильні сторони членів команди

Надайте правильні ресурси

Забезпечити чітке спілкування

Бути терплячим

Забезпечити зворотній звязок

Делегація є частиною бути сильним лідером, тому, якщо ви хочетеподавати прикладЦе є критичним вмінням вчитися. Майте на увазі, що не тільки делегації роботи не заважає вамперевантажуватисебе, він також дає членам вашої команди цінної експозицію і досвід в нових предметних областях. Це нормально, якщо делегаційні завдання не приходять природно, як і багато м'яких навичок, це те, що ви можете розвиватися з практикою.

Спілкуватися і співпрацювати

Як адміністратор проекту, вам доведеться регулярно спілкуватися та співпрацювати з вашим керівником проекту та членами команди. Ваша роль полягає в тому, щоб допомогти команді проекту залишатися організованою та успішноюІніціація проектудо завершення.

Деякі способи отримання спілкування з вашою командою включають:

НадсилатиОновлення прогресукожного тижня

Встановіть нагадування, щоб зареєструватися з зацікавленими сторонами

Тримайте щотижневі дзвінки з вашою командою, щоб перевірити

Ви можете використовувати програмне забезпечення для управління проектами, щоб залишатися на зв'язку з роботою, ефективно спілкуватися та відстежувати прогрес до плану проекту. Однак відеодзвінки, онлайн-чати та зустрічі з обличчям до обличчя однаково важливі для співпраці такомандний мораль .

Використання автоматизації проекту

Програмне забезпечення для управління проектами може зробити вашу роботу адміністратором експоненціально легше. Ви можете використовувати програмне забезпечення для обміну інформацією серед членів команди, графік зустрічей, встановлення термінів та термінів, та керуйте завданнями. ПЛЮС, програмне забезпечення може бути використане для документації та адміністрування бюджету, а також поділитися цією інформацією з зацікавленими сторонами.

Програмне забезпечення управління проектами зробить ваш робочий процес більш ефективним як адміністратор проекту та зменшити потенційні помилки. Основні функції управління проектами, які допоможуть вам координувати роботу:

Автоматизація:Автоматизувати свої процеси для усунення ручної роботи.

Звітність про стан:Повідомте про стан проекту, щоб поділитися з членами команди та зацікавленими сторонами

Переглядів проекту:Отримайте кращу візуалізацію у ваш проект та його прогрес.

Вся ваша інформація в одному місці:Тримайте всю інформацію про проект у спільному розташуванні для всіх, щоб переглянути.

Налаштування та відстеження цілей:Дивіться свою роботу в контексті. Встановіть цілі та відстежуйте свій проект проти цих цілей.

Бути командою гравця

Проект Evert - це зусилля команди. Якщо у вас немає мислення команди, ви в кінцевому підсумку ви боротися, щоб привести проект до фінішу. Поки кожен маєПрофесійні ціліВони сподіваються досягти, будучи командою гравця - це найшвидший спосіб досягти ваших особистих та командних цілей.

Ви і ваша команда повинна мати спільне бачення для проекту, який ви можете працювати. Коли спілкування є відкритим, і ви працюєте як команда, ви можете задовольнити свої кінцеві цілі та відсвяткувати цей успіх разом.

Спрощення адміністрації проекту з програмним забезпеченням управління проектами

Ставши адміністратором проекту, може вимагати багаторічного досвіду та правильного поєднання освіти. Але як тільки ви захищаєте роботу, найкращим способом Excel - це ознайомлення з програмним забезпеченням управління проектами.

Як тільки ви знаєте програмне забезпечення для управління проектами, ви можете використовувати його для спрощення завдань адміністратора проекту та зміцнення навичок управління проектами.