Amministratore del progetto: 4 ruoli nel ciclo di vita del progetto
Sommario
Gli amministratori del progetto sono responsabili di vari dazi amministrativi che circondano un progetto. Questi doveri possono includere la documentazione, la gestione della riunione, la gestione dei budget del progetto e l'utilizzo delle capacità di gestione del tempo per aiutare la squadra in pista. In questo pezzo, discuteremo i ruoli e le responsabilità di un amministratore del progetto e di come questo ruolo conta.
Nessun progetto è uno spettacolo di una persona, per mantenere il tuo progetto in pista e colpire i tuoi obiettivi in tempo, è necessario collaborare con una varietà di membri del team di progetto in ogni fase. Una di queste persone è l'amministratore del progetto.
Probabilmente hai già familiarità con un project manager: questa è la persona che conduce un progetto e monitora i suoi progressi. Quindi hai la squadra che esegue il progetto attuale. Nel mezzo è l'amministratore del progetto.
Gli amministratori del progetto lavorano a stretto contatto con i project manager in tutto ilCiclo di vita del progetto. Mentre guadagnano esperienza, possono usare le loro conoscenze per progredire nei project manager stessi. In questo pezzo, discuteremo ilruoli e responsabilitàdi un amministratore di progetto e come eccellere in questa posizione.
Cos'è un amministratore di progetto?
Un amministratore del progetto è responsabile di vari dazi amministrativi che circondano un progetto. Questi doveri possono includere la documentazione, la gestione della riunione, la gestione delbudget del progettoe usando.Abilità di gestione del tempoAiutare la squadra in pista.
Come amministratore del progetto, sarai il primo compagno del project manager. Il tuo obiettivo è rendere il loro lavoro più facile, e mentre aiuti i progressi del progetto, guadagnerai preziosogestione di progettoesperienza che può far crescere la tua carriera.
Cosa fa un amministratore del progetto?
Le funzioni lavorative di un amministratore del progetto possono essere imprevedibili, ma ci sono alcuni compiti che rimarranno gli stessi in ogni progetto. Se stai facendo domanda per questo lavoro, ti consigliamo di assicurarti di avere le competenze necessarie per gestire queste attività.
Tracciamento delle attività
Una parte importante del lavoro di un progetto di progetto è il monitoraggio delschema del progetto. Mentre il project manager garantisce che ogni membro del team contribuisca ai progressi del progetto, l'amministratore del progetto è responsabile del monitoraggio dei singoli compiti.
Gli amministratori del progetto guardano da vicino ilprogramma del progettoe ottieni aggiornamenti a livello di attività dai membri del team su ogni attività. Se determinano c'è il rischio di una scadenza persa, quindi notificano il project manager.
Alcuni progetti hanno centinaia di compiti, motivo per cui il monitoraggio richiede uno sforzo di squadra e aprirecomunicazionetra il gestore e l'amministratore. Altrettanto importante per la comunicazione è avere una fonte centrale della verità per tutte le informazioni del progetto, come uno strumento di gestione del progetto. In questo modo, l'intera squadra può funzionare dalla stessa fonte e vedere esattamente chi sta facendo cosa da quando.
Documentazione del processo
La gestione del progetto coinvolge un sacco di documenti e un manager non avrà sempre la larghezza di banda per gestire la documentazione da soli. Come amministratore del progetto, avrai bisogno delabilità difficilinecessario per sfruttare i documenti di processo, compilare moduli, comunicare con i clienti eprendi nota. Questo può sembrare un lavoro impegnato, ma la documentazione che si gestisce come amministratore è fondamentale per progettare il successo.
Non solo scriverai documenti come amministratore di progetto, ma categorizzerai anche, file, condividere, archiviare e aggiornare documenti. Avrai bisogno di competenze organizzative eccezionali per gestire questi compiti e contribuire positivamente alle prestazioni del progetto.
Gestione del budget e delle risorse
Gli amministratori del progetto sono spesso responsabili delle spese di monitoraggio per un determinato progetto e supervisionavano di una squadraPiano di gestione delle risorse. Mentre il Project Manager si concentra sull'assegnazione delle risorse e facilitando le transazioni per le esigenze del progetto, l'amministratore del progetto è in background assicurando che il progetto rimane entro il budget.
Ad esempio, se l'amministratore del progetto avvisa eccessivamente, mentre un progetto è in corso, possono avvisare il project manager in modo che possano agire e determinare dove regolare ilschema del progettoe ridurre le spese.
Amministrazione della riunione
Le riunioni sono parti essenziali del flusso di lavoro del progetto. Le riunioni regolari possono promuoverecollaborazione della squadrae assicurati che ci sia una comunicazione aperta attraversoruoli di squadra. I manager stabiliscono la struttura della riunione, mentre gli amministratori sono tipicamente responsabili delle riunioni di programmazione.
Oltre a mettere riunioni sul calendario, l'amministratore del progetto potrebbe essere responsabile della presa di appunti. Dopo ogni riunione, è l'amministratore del progetto che invierà le note della riunione eArticoli d'azione, assicurando che tutti sulla squadra siano all'altezza della velocità.
Come diventare un amministratore del progetto
Sapere cosa è necessario essere assunti come amministratore del progetto ed Excel nel ruolo ti prenderà in modo positivo contribuire al ciclo di vita del progetto. Se sei pronto per trovare un ruolo di amministratore del progetto a tempo pieno o stai ancora lavorando con un'esperienza sull'esperienza sul posto di lavoro, ecco le cose da tenere a mente per il tuo curriculum:
Esperienza lavorativa in un ruolo simile:La precedente esperienza lavorativa è una delle esigenze più importanti se si desidera contribuire alla tua squadra come amministratore di progetto. La maggior parte delle posizioni dell'amministratore del progetto non è il livello di iscrizione, quindi probabilmente dovrai dimostrare di aver lavorato in un ruolo simile, come aRuolo del coordinatore del progettoo una posizione di assistente del progetto.
Conoscenza del software di gestione del progetto:La maggior parte degli amministratori del progetto si basa suSoftware di gestione del progettogestire i loro compiti amministrativi. Avere conoscenza del software ti aiuterà a realizzare compiti, collaborare con il tuo team e il tuo project manager e sii il miglior amministratore del progetto che puoi essere.
Solid organizzative e capacità di gestione del tempo:Mentre l'automazione del software può aiutarti con una varietà di compiti nel ruolo dell'amministratore del progetto, avrete comunque bisogno di forti capacità organizzative e di gestione del tempo per essere efficienti. Le competenze organizzative ti aiuteranno a ordinare attività, gestire i documenti e il lavoro di scarica dal project manager. Le abilità di gestione del tempo ti aiuteranno a completare i compiti in modo efficiente senzabruciando .
La certificazione PMP / Prince2 è un vantaggio:Alcuni amministratori di progetto trovano che le certificazioni li aiutano a far crescere le loro carriere professionali. La certificazione Project Management Professional (PMP) e i progetti in ambienti controllati (Prince 2) La certificazione sono entrambi rispettati nel campo di gestione del progetto. Mentre queste certificazioni non sono requisiti per il ruolo dell'amministratore, possono aiutarti a spostare la scala della carriera.
Un master in Business Administration potrebbe anche essere di interesse se vuoi essere un auto-antipasto e ottenere conoscenze aggiuntive nel tuo campo. Sebbene solo un laurea di laurea sia necessario per il ruolo dell'amministratore del progetto, un MBA può aprire le porte alle venture aziendali e ai tipi di lavoro in campi correlati.
5 consigli per essere un amministratore di progetto migliore
Se vuoi essere un forte amministratore del progetto, la cosa più importante da imparare è come gestire il tuo tempo, come comunicare e come essere efficienti. Questi suggerimenti miglioreranno le tue abilità in modo che non importa quale compito amministrativo che stai maneggiando, puoi affrontarlo con facilità.
Budget il tuo calendario (e ora)
Le persone bilancano le loro finanze e sanno quando eliminare o ridurre le spese per rimanere nei loro mezzi, quindi perché non puoi farlo con il tuo tempo? Come amministratore di progetto con molto sul tuo piatto, il tuo tempo è prezioso. Non puoi fare tutto in una volta, quindi priorità e realizzare ciò che puoi.
È possibile utilizzare gli strumenti di gestione delle attività come unMatrice di Eisenhower.per migliorare la tua produttività. Questi strumenti ti forniranno metodi efficaci per l'ordinamento dei tuoi compiti, eliminando gli elementi quando necessario, e prioritizzando ciò che conta.
Delegato effettivamente
Una parte importante della gestione del tempo è comprensione quando delega le attività. Se puoiDelegato effettivamente, puoi liberare il tempo per gestire i compiti di priorità di priorità. Dovresti anche assicurarti di sentirti sicuro di chi delega i tuoi compiti. Alcuni consigli per come delegare effettivamente includono:
Gioca ai punti di forza dei membri del tuo team
Fornire le risorse giuste
Fornire una chiara comunicazione
Essere pazientare
Fornire un feedback
La delegazione fa parte di essere un leader forte, quindi se vuoidare l'esempio, questa è un'abilità critica da imparare. Tieni presente che non solo la delegazione del lavoro ti impediscesovraccaricote stesso, offre anche ai tuoi membri del team preziosa esposizione e esperienza in nuove aree tematiche. Va bene se le delegare i compiti non vengono naturalmente simili a molte abilità morbide, questo è qualcosa che puoi sviluppare con la pratica.
Comunicare e collaborare
Come amministratore di progetto, dovrai comunicare e collaborare regolarmente con il tuo project manager e i membri del team. Il tuo ruolo è quello di aiutare il team di progetto a rimanere organizzato e successo dainizio progettoa completamento.
Alcuni modi per favorire la comunicazione con il tuo team includono:
Invia unAggiornamento del progressoogni settimana
Imposta un promemoria per il check-in con gli stakeholder
Tieni le chiamate settimanali con la tua squadra per effettuare il check-in
È possibile utilizzare il software di gestione del progetto per rimanere connessi al lavoro, comunicare in modo efficace e monitorare i progressi verso il piano del progetto. Tuttavia, le videochiamate, le chat online e le riunioni faccia a faccia sono altrettanto importanti per la collaborazione eTeam Morale .
Sfrutta l'automazione del progetto
Il software di gestione del progetto può rendere il tuo lavoro come amministratore in modo esponenziale. È possibile utilizzare il software per condividere le informazioni tra i membri del team, pianificare riunioni, impostare le scadenze e i tempi del progetto e gestire le attività. Inoltre, il software può essere utilizzato per la documentazione e l'amministrazione del budget e per condividere queste informazioni con gli stakeholder quando necessario.
Il software di gestione del progetto renderà il flusso di lavoro più efficiente come amministratore del progetto e ridurre i potenziali errori. Caratteristiche principali di gestione del progetto per aiutarti a coordinare il lavoro includono:
Automazione:Automatizza i tuoi processi per eliminare il lavoro manuale.
Segnalazione dello stato:Segnala lo stato di un progetto da condividere con i membri del team e gli stakeholder
Viste del progetto:Ottieni una migliore visualizzazione nel tuo progetto e nei suoi progressi.
Tutte le tue informazioni in un unico luogo:Tieni tutte le informazioni del progetto in una posizione condivisa per tutti da vedere.
Impostazione degli obiettivi e monitoraggio:Vedi il tuo lavoro in contesto. Imposta obiettivi e monitora il tuo progetto contro quegli obiettivi.
Sii un giocatore di squadra
Il progetto Evert è uno sforzo di squadra. Se non hai una mentalità della squadra, alla fine lo farai per portare il progetto al traguardo. Mentre tutti hannoobiettivi professionaliSperano di raggiungere, essere un giocatore di squadra è il modo più veloce per raggiungere i tuoi obiettivi personali e di squadra.
Tu e la tua squadra dovresti avere una visione condivisa per il progetto che puoi lavorare verso. Quando la comunicazione è aperta e lavori come una squadra, puoi incontrare i tuoi obiettivi di fine e celebrare quel successo insieme.
Semplificare la somministrazione del progetto con il software di gestione del progetto
Diventare un amministratore del progetto può richiedere anni di esperienza e il giusto mix di istruzione. Ma una volta assicurati il lavoro, il modo migliore per eccellere è familiarizzare con il software di gestione del progetto.
Dopo aver conosciuto gli ins and outs del software di gestione del progetto, è possibile utilizzarlo per semplificare le attività di amministratore del progetto e rafforzare le tue abilità di gestione del progetto.
