परियोजना प्रशासक: परियोजना जीवन चक्र में 4 भूमिकाएं
सारांश
परियोजना प्रशासक एक परियोजना के आस-पास के विभिन्न प्रशासनिक कर्तव्यों के लिए ज़िम्मेदार हैं। इन कर्तव्यों में दस्तावेज़ीकरण, मीटिंग प्रबंधन, परियोजना बजट को संभालने, और टीम को ट्रैक पर रहने में मदद करने के लिए समय प्रबंधन कौशल का उपयोग करना शामिल हो सकता है। इस टुकड़े में, हम एक परियोजना प्रशासक की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों पर चर्चा करेंगे और यह भूमिका कैसे मायने रखती है।
कोई प्रोजेक्ट एक व्यक्ति शो नहीं है - आपकी परियोजना को ट्रैक पर रखने और समय पर अपने लक्ष्यों को हिट करने के लिए, आपको हर चरण में विभिन्न परियोजना टीम के सदस्यों के साथ सहयोग करने की आवश्यकता है। उन लोगों में से एक परियोजना प्रशासक है।
आप संभवतः एक परियोजना प्रबंधक से परिचित हैं-यह वह व्यक्ति है जो एक परियोजना का नेतृत्व करता है और इसकी प्रगति पर नज़र रखता है। फिर आपके पास वास्तविक परियोजना को निष्पादित करने वाली टीम है। बीच में प्रोजेक्ट प्रशासक है।
परियोजना प्रशासक पूरे परियोजना प्रबंधकों के साथ बारीकी से काम करते हैं परियोजना जीवन चक्र । जैसे ही वे अनुभव प्राप्त करते हैं, वे अपने ज्ञान का उपयोग परियोजना प्रबंधकों में प्रगति के लिए कर सकते हैं। इस टुकड़े में, हम चर्चा करेंगे नियम और जिम्मेदारियाँ एक परियोजना प्रशासक की और इस स्थिति में कैसे उत्कृष्टता प्राप्त करें।
एक परियोजना प्रशासक क्या है?
एक परियोजना प्रशासक एक परियोजना के आस-पास के विभिन्न प्रशासनिक कर्तव्यों के लिए ज़िम्मेदार है। इन कर्तव्यों में दस्तावेज़ीकरण, मीटिंग प्रबंधन, हैंडलिंग शामिल हो सकते हैं परियोजना का बजट , और उपयोग कर समय प्रबंधन कौशल टीम को ट्रैक पर रहने में मदद करने के लिए।
प्रोजेक्ट प्रशासक के रूप में, आप प्रोजेक्ट मैनेजर का पहला साथी होगा। आपका लक्ष्य अपना काम आसान बनाना है, और जब आप परियोजना की प्रगति में मदद करते हैं, तो आप मूल्यवान हासिल करेंगे परियोजना प्रबंधन अनुभव जो आपके करियर को बढ़ा सकता है।
एक परियोजना प्रशासक क्या करता है?
एक परियोजना प्रशासक के कार्य कर्तव्यों अप्रत्याशित हो सकते हैं, लेकिन कुछ कार्य हैं जो हर परियोजना में समान रहेगा। यदि आप इस नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आपके पास इन कार्यों को संभालने के लिए आवश्यक कौशल हैं।
कार्य ट्रैकिंग
एक परियोजना प्रशासक की नौकरी का एक महत्वपूर्ण हिस्सा निगरानी कर रहा है परियोजना योजना । जबकि प्रोजेक्ट मैनेजर यह सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक टीम सदस्य प्रोजेक्ट प्रगति में योगदान देता है, प्रोजेक्ट प्रशासक व्यक्तिगत कार्यों को ट्रैक करने का प्रभारी है।
परियोजना प्रशासक बारीकी से देखो परियोजना अनुसूची और प्रत्येक कार्य पर टीम के सदस्यों से कार्य-स्तरीय अपडेट प्राप्त करें। यदि वे निर्धारित करते हैं कि मिस्ड समय सीमा का जोखिम है, तो वे प्रोजेक्ट मैनेजर को सूचित करते हैं।
कुछ परियोजनाओं में सैकड़ों कार्य हैं, यही कारण है कि ट्रैकिंग के लिए टीम के प्रयास और खुले हैं संचार प्रबंधक और व्यवस्थापक के बीच। संचार के लिए समान रूप से महत्वपूर्ण परियोजना प्रबंधन उपकरण की तरह सभी परियोजना जानकारी के लिए सत्य का केंद्रीय स्रोत है। इस तरह, पूरी टीम एक ही स्रोत से काम कर सकती है और वास्तव में देख सकती है कि कब से क्या कर रहा है।
प्रक्रिया प्रलेखन
परियोजना प्रबंधन में बहुत सारे पेपरवर्क शामिल हैं और एक प्रबंधक को हमेशा दस्तावेज को संभालने के लिए बैंडविड्थ नहीं होगा। परियोजना प्रशासक के रूप में, आपको इसकी आवश्यकता होगी कठिन कौशल प्रक्रिया दस्तावेजों को मंथन करने, फॉर्म भरने, ग्राहकों के साथ संवाद करने, और आवश्यक नोट ले लो । यह व्यस्त काम की तरह लग सकता है, लेकिन एक प्रशासक के रूप में आपके द्वारा संभाले जाने वाले दस्तावेज परियोजना की सफलता के लिए महत्वपूर्ण हैं।
न केवल आप प्रोजेक्ट व्यवस्थापक के रूप में दस्तावेज़ लिखेंगे, लेकिन आप दस्तावेज़ों को भी वर्गीकृत, फ़ाइल, साझा करें, स्टोर और अपडेट करेंगे। इन कार्यों को संभालने और परियोजना प्रदर्शन में सकारात्मक रूप से योगदान करने के लिए आपको असाधारण संगठनात्मक कौशल की आवश्यकता होगी।
बजट और संसाधन प्रबंधन
प्रोजेक्ट प्रशासक अक्सर किसी दिए गए प्रोजेक्ट के लिए खर्चों को ट्रैक करने और टीम की देखरेख करने का प्रभारी होते हैं संसाधन प्रबंधन योजना । हालांकि प्रोजेक्ट मैनेजर संसाधनों को आवंटित करने और परियोजना की जरूरतों के लिए लेनदेन को सुविधाजनक बनाने पर केंद्रित है, प्रोजेक्ट प्रशासक पृष्ठभूमि में है यह सुनिश्चित करने के लिए कि परियोजना बजट के भीतर रहती है।
उदाहरण के लिए, यदि प्रोजेक्ट प्रशासक ओवरस्पोर्टिंग करते समय एक प्रोजेक्ट प्रगति पर है, तो वे प्रोजेक्ट मैनेजर को सूचित कर सकते हैं ताकि वे कार्रवाई कर सकें और यह निर्धारित कर सकें कि कहां समायोजित किया जाए परियोजना योजना और खर्च कम करें।
बैठक प्रशासन
परियोजनाएं प्रोजेक्ट वर्कफ़्लो के आवश्यक हिस्सों हैं। नियमित बैठकें बढ़ावा दे सकती हैं दल का सहयोग और सुनिश्चित करें कि खुले संचार हैं टीम भूमिकाएं । प्रबंधक मीटिंग संरचना स्थापित करते हैं, जबकि प्रशासक आमतौर पर बैठकों की शेड्यूल करने के लिए जिम्मेदार होते हैं।
कैलेंडर पर बैठकों को डालने के अलावा, प्रोजेक्ट व्यवस्थापक नोट्स लेने के लिए जिम्मेदार हो सकता है। प्रत्येक बैठक के बाद, यह प्रोजेक्ट प्रशासक है जो मीटिंग नोट्स भेज देगा और एक्शन आइटम्स , टीम पर हर किसी को यह सुनिश्चित करना गति तक है।
एक परियोजना प्रशासक कैसे बनें
यह जानकर कि आपको एक परियोजना प्रशासक के रूप में किराए पर लेने की आवश्यकता है और भूमिका में उत्कृष्टता आपको परियोजना जीवन चक्र में सकारात्मक रूप से योगदान करने के लिए सेट कर देगी। चाहे आप पूर्णकालिक परियोजना प्रशासक भूमिका खोजने के लिए तैयार हों या आप अभी भी नौकरी के अनुभव के साथ अपना रास्ता काम कर रहे हैं, यहां आपके रेज़्यूमे के लिए ध्यान में रखने के लिए चीजें हैं:
एक समान भूमिका में कार्य अनुभव: यदि आप अपनी टीम को प्रोजेक्ट व्यवस्थापक के रूप में योगदान देना चाहते हैं तो पिछला कार्य अनुभव सबसे महत्वपूर्ण आवश्यकताओं में से एक है। अधिकांश परियोजना प्रशासक पदों में प्रवेश स्तर नहीं हैं, इसलिए आपको यह साबित करने की आवश्यकता होगी कि आपने एक समान भूमिका में काम किया है, जैसे कि ए परियोजना समन्वयक भूमिका या एक परियोजना सहायक स्थिति।
परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का ज्ञान: अधिकांश परियोजना प्रशासक पर भरोसा करते हैं परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर उनके प्रशासनिक कार्यों को संभालने के लिए। सॉफ़्टवेयर ज्ञान होने से आपको कार्यों को पूरा करने, आपकी टीम और आपके प्रोजेक्ट मैनेजर के साथ सहयोग करने में मदद मिलेगी, और सबसे अच्छा प्रोजेक्ट व्यवस्थापक बनें।
ठोस संगठनात्मक और समय प्रबंधन कौशल: जबकि सॉफ्टवेयर ऑटोमेशन आपको परियोजना प्रशासक भूमिका में विभिन्न कार्यों के साथ मदद कर सकता है, आपको अभी भी मजबूत संगठनात्मक और समय-प्रबंधन कौशल की आवश्यकता होगी। संगठनात्मक कौशल आपको कार्य प्रबंधक से कार्य प्रबंधक, कागजी कार्य प्रबंधित करने और ऑफलोड कार्य के माध्यम से सॉर्ट करने में मदद करेंगे। समय-प्रबंधन कौशल आपको कुशलता से कार्यों को पूरा करने में मदद करेगा जलना ।
पीएमपी / प्रिंस 2 प्रमाणन एक प्लस है: कुछ परियोजना प्रशासकों को लगता है कि प्रमाणन उन्हें अपने पेशेवर करियर को बढ़ाने में मदद करते हैं। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट प्रोफेशनल (पीएमपी) प्रमाणीकरण और नियंत्रित वातावरण (प्रिंस 2) प्रमाणीकरण में परियोजनाएं दोनों परियोजना प्रबंधन क्षेत्र में सम्मानित हैं। हालांकि ये प्रमाणपत्र प्रशासक भूमिका के लिए आवश्यकता नहीं हैं, वे आपको करियर की सीढ़ी को स्थानांतरित करने में मदद कर सकते हैं।
यदि आप स्वयं स्टार्टर बनना चाहते हैं और अपने क्षेत्र में अतिरिक्त ज्ञान प्राप्त करना चाहते हैं तो व्यवसाय प्रशासन में एक मास्टर डिग्री भी ब्याज की हो सकती है। हालांकि परियोजना प्रशासक भूमिका के लिए केवल स्नातक की डिग्री आवश्यक है, एक एमबीए संबंधित क्षेत्रों में व्यावसायिक उद्यमों और नौकरी के प्रकारों के लिए दरवाजे खोल सकता है।
एक बेहतर परियोजना प्रशासक होने के लिए 5 युक्तियाँ
यदि आप एक मजबूत परियोजना प्रशासक बनना चाहते हैं, तो सीखने के लिए सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि अपना समय कैसे प्रबंधित करें, कैसे संवाद करें, और कैसे कुशल रहें। ये सुझाव आपके कौशल में सुधार करेंगे ताकि कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस प्रशासनिक कार्य को संभालते हैं, आप इसे आसानी से निपट सकते हैं।
