ผู้ดูแลโครงการ: 4 บทบาทในวงจรชีวิตของโครงการ

สรุป

ผู้ดูแลโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบในการบริหารงานที่อยู่รอบ ๆ โครงการ หน้าที่เหล่านี้อาจรวมถึงเอกสารการจัดการการประชุมการจัดการงบประมาณโครงการและใช้ทักษะการจัดการเวลาเพื่อช่วยให้ทีมอยู่ในการติดตาม ในงานชิ้นนี้เราจะหารือเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบของผู้บริหารโครงการและมีบทบาทสำคัญอย่างไร

ไม่มีโครงการแสดงการแสดงเพื่อให้โครงการของคุณติดตามและตีเป้าหมายของคุณตรงเวลาคุณต้องทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมที่หลากหลายในทุกขั้นตอน หนึ่งในคนเหล่านั้นคือผู้ดูแลโครงการ

คุณเป็นคนที่คุ้นเคยกับผู้จัดการโครงการ - นี่คือบุคคลที่เป็นผู้นำโครงการและตรวจสอบความคืบหน้าของมัน จากนั้นคุณมีทีมดำเนินการโครงการจริง ตรงกลางเป็นผู้ดูแลโครงการ

ผู้ดูแลโครงการทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้จัดการโครงการตลอดวงจรชีวิตโครงการ. เมื่อพวกเขาได้รับประสบการณ์พวกเขาสามารถใช้ความรู้ของพวกเขาในการก้าวหน้าไปสู่ผู้จัดการโครงการเอง ในงานชิ้นนี้เราจะพูดถึงหน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ดูแลโครงการและวิธีการ Excel ในตำแหน่งนี้

ผู้ดูแลโครงการคืออะไร

ผู้ดูแลโครงการรับผิดชอบหน้าที่การบริหารที่อยู่รอบ ๆ โครงการ หน้าที่เหล่านี้อาจรวมถึงเอกสารการจัดการประชุมจัดการงบประมาณโครงการและการใช้ทักษะการจัดการเวลาเพื่อช่วยให้ทีมอยู่ในการติดตาม

ในฐานะผู้ดูแลโครงการคุณจะเป็นคู่แรกของผู้จัดการโครงการ เป้าหมายของคุณคือการทำให้งานง่ายขึ้นและในขณะที่คุณช่วยให้โครงการก้าวหน้าคุณจะได้รับค่าการจัดการโครงการประสบการณ์ที่สามารถเติบโตอาชีพของคุณ

ผู้ดูแลโครงการทำอะไร

หน้าที่งานของผู้บริหารโครงการอาจคาดเดาไม่ได้ แต่มีงานบางอย่างที่จะยังคงเหมือนเดิมในทุกโครงการ หากคุณสมัครงานนี้คุณจะต้องแน่ใจว่าคุณมีทักษะที่จำเป็นในการจัดการงานเหล่านี้

ติดตามงาน

ส่วนสำคัญของงานของผู้ดูแลโครงการคือการตรวจสอบแผนโครงการ. ในขณะที่ผู้จัดการโครงการช่วยให้สมาชิกในทีมทุกคนมีส่วนช่วยในการดำเนินโครงการผู้ดูแลโครงการอยู่ในความดูแลของการติดตามงานแต่ละงาน

ผู้ดูแลโครงการมองอย่างใกล้ชิดที่ตารางโปรเจ็คและรับการอัปเดตระดับงานจากสมาชิกในทีมในแต่ละงาน หากพวกเขาระบุว่ามีความเสี่ยงจากกำหนดเวลาที่ไม่ได้รับพวกเขาจะแจ้งผู้จัดการโครงการ

บางโครงการมีงานหลายร้อยภารกิจซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการติดตามต้องใช้ความพยายามของทีมและเปิดการสื่อสารระหว่างผู้จัดการและผู้ดูแลระบบ มีความสำคัญอย่างเท่าเทียมกันสำหรับการสื่อสารคือการมีแหล่งความจริงกลางสำหรับข้อมูลโครงการทั้งหมดเช่นเครื่องมือการจัดการโครงการ ด้วยวิธีนี้ทั้งทีมสามารถทำงานได้จากแหล่งเดียวกันและดูว่าใครกำลังทำอะไรอยู่เมื่อใด

เอกสารกระบวนการ

การจัดการโครงการเกี่ยวข้องกับเอกสารจำนวนมากและผู้จัดการจะไม่มีแบนด์วิดท์ในการจัดการกับเอกสารด้วยตนเองเสมอไป ในฐานะผู้ดูแลโครงการคุณจะต้องมีทักษะที่ยากลำบากต้องใช้เอกสารกระบวนการปั่นป่วนกรอกแบบฟอร์มสื่อสารกับลูกค้าและจดบันทึก. สิ่งนี้อาจฟังดูเหมือนงานยุ่ง แต่เอกสารที่คุณจัดการในฐานะผู้ดูแลระบบมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ

ไม่เพียง แต่คุณจะเขียนเอกสารในฐานะผู้ดูแลโครงการ แต่คุณยังจัดหมวดหมู่ไฟล์แชร์ร้านค้าและอัปเดตเอกสาร คุณจะต้องมีทักษะองค์กรที่ยอดเยี่ยมในการจัดการงานเหล่านี้และสนับสนุนประสิทธิภาพของโครงการในเชิงบวก

การจัดการงบประมาณและทรัพยากร

ผู้ดูแลโครงการมักรับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการติดตามสำหรับโครงการที่กำหนดและดูแลทีมแผนการจัดการทรัพยากร. ในขณะที่ผู้จัดการโครงการมุ่งเน้นไปที่การจัดสรรทรัพยากรและอำนวยความสะดวกในการทำธุรกรรมสำหรับความต้องการโครงการผู้ดูแลโครงการอยู่ในพื้นหลังเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการอยู่ในงบประมาณ

ตัวอย่างเช่นหากการแจ้งให้ผู้ดูแลโครงการทราบจำนวนมากในขณะที่โครงการกำลังดำเนินการอยู่พวกเขาสามารถแจ้งผู้จัดการโครงการเพื่อให้สามารถดำเนินการและกำหนดตำแหน่งที่จะปรับแผนโครงการและลดค่าใช้จ่าย

การบริหารการประชุม

การประชุมเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการเวิร์กโฟลว์โครงการ การประชุมปกติสามารถส่งเสริมการทำงานร่วมกันของทีมและให้แน่ใจว่ามีการสื่อสารแบบเปิดข้ามบทบาทของทีม. ผู้จัดการกำหนดโครงสร้างการประชุมในขณะที่ผู้ดูแลระบบมักรับผิดชอบในการกำหนดตารางเวลา

นอกเหนือจากการวางการประชุมในปฏิทินแล้วผู้ดูแลโครงการอาจรับผิดชอบในการจดบันทึก หลังจากการประชุมแต่ละครั้งมันเป็นผู้ดูแลโครงการที่จะส่งบันทึกการประชุมและรายการการกระทำสร้างความมั่นใจให้ทุกคนในทีมขึ้นอยู่กับความเร็ว

วิธีการเป็นผู้ดูแลโครงการ

การรู้สิ่งที่คุณต้องได้รับการว่าจ้างในฐานะผู้ดูแลโครงการและ Excel ในบทบาทจะทำให้คุณมีส่วนร่วมในเชิงบวกต่อวงจรชีวิตของโครงการ ไม่ว่าคุณจะพร้อมที่จะหาบทบาทผู้ดูแลโครงการเต็มเวลาหรือคุณยังคงทำงานตามประสบการณ์การทำงานต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงประวัติการทำงานของคุณ:

ประสบการณ์การทำงานในบทบาทที่คล้ายกัน:ประสบการณ์การทำงานก่อนหน้านี้เป็นหนึ่งในข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดหากคุณต้องการมีส่วนร่วมในทีมของคุณในฐานะผู้ดูแลโครงการ ตำแหน่งผู้ดูแลโครงการส่วนใหญ่ไม่ได้อยู่ในระดับเริ่มต้นดังนั้นคุณอาจต้องพิสูจน์ว่าคุณทำงานในบทบาทที่คล้ายกันเช่นบทบาทผู้ประสานงานโครงการหรือตำแหน่งผู้ช่วยโครงการ

ความรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ:ผู้ดูแลโครงการส่วนใหญ่พึ่งพาซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อจัดการภารกิจการบริหารของพวกเขา การมีความรู้ด้านซอฟต์แวร์จะช่วยให้คุณบรรลุภารกิจทำงานร่วมกับทีมงานของคุณและผู้จัดการโครงการของคุณและเป็นผู้ดูแลโครงการที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้

ทักษะการจัดการองค์กรและเวลาที่มั่นคง:ในขณะที่ Software Automation สามารถช่วยคุณในการทำงานที่หลากหลายในบทบาทผู้ดูแลโครงการคุณยังคงต้องการทักษะการจัดการองค์กรและการจัดการเวลาที่แข็งแกร่งให้มีประสิทธิภาพ ทักษะขององค์กรจะช่วยให้คุณจัดเรียงงานจัดการเอกสารและทำงานนอกระบบจากผู้จัดการโครงการ ทักษะการจัดการเวลาจะช่วยให้คุณทำงานให้สำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องการลุกไหม้ .

PMP / Prince2 Certification เป็นบวก:ผู้ดูแลโครงการบางคนพบว่าการรับรองช่วยให้พวกเขาเติบโตอาชีพมืออาชีพของพวกเขา การรับรองการจัดการโครงการมืออาชีพ (PMP) และโครงการในสภาพแวดล้อมที่ควบคุม (Prince 2) ได้รับการรับรองทั้งในด้านการจัดการโครงการ ในขณะที่การรับรองเหล่านี้ไม่ต้องการข้อกำหนดสำหรับบทบาทผู้ดูแลระบบพวกเขาสามารถช่วยคุณเลื่อนขึ้นบันไดอาชีพ

ปริญญาโทสาขาบริหารธุรกิจอาจเป็นที่สนใจหากคุณต้องการเริ่มต้นด้วยตนเองและได้รับความรู้เพิ่มเติมในสาขาของคุณ ในขณะที่มีเพียงระดับปริญญาตรีที่จำเป็นสำหรับบทบาทผู้ดูแลโครงการ MBA สามารถเปิดประตูสู่การลงทุนทางธุรกิจและประเภทงานในสาขาที่เกี่ยวข้อง

5 เคล็ดลับในการเป็นผู้ดูแลโครงการที่ดีกว่า

หากคุณต้องการเป็นผู้ดูแลโครงการที่แข็งแกร่งสิ่งที่สำคัญที่สุดในการเรียนรู้คือวิธีการจัดการเวลาของคุณวิธีการสื่อสารและวิธีการที่มีประสิทธิภาพ เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยพัฒนาทักษะของคุณเพื่อไม่ว่างานการบริหารที่คุณจัดการคุณสามารถจัดการได้อย่างง่ายดาย

งบประมาณปฏิทินของคุณ (และเวลา)

ผู้คนงบประมาณการเงินของพวกเขาและรู้ว่าเมื่อใดที่จะกำจัดหรือลดค่าใช้จ่ายในการอยู่ในความหมายของพวกเขาดังนั้นทำไมคุณไม่ทำเช่นนี้กับเวลาของคุณ? ในฐานะผู้ดูแลโครงการที่มีจำนวนมากบนจานของคุณเวลาของคุณมีค่า คุณไม่สามารถทำทุกอย่างได้ในคราวเดียวดังนั้นจัดลำดับความสำคัญและทำสิ่งที่คุณทำได้

คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการงานเช่นEisenhower เมทริกซ์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ เครื่องมือเหล่านี้จะให้วิธีการที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดเรียงงานของคุณกำจัดสิ่งของเมื่อจำเป็นและจัดลำดับความสำคัญสิ่งที่สำคัญ

มอบหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

ส่วนสำคัญของการจัดการเวลาคือความเข้าใจเมื่อใดที่จะมอบหมายงาน ถ้าคุณสามารถมอบหมายอย่างมีประสิทธิภาพคุณสามารถเพิ่มเวลาในการจัดการงานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุด คุณควรให้แน่ใจว่าคุณรู้สึกมั่นใจในสิ่งที่คุณมอบหมายงานของคุณให้ เคล็ดลับบางอย่างสำหรับวิธีการมอบหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพรวมถึง:

เล่นกับจุดแข็งของสมาชิกในทีมของคุณ

ให้ทรัพยากรที่เหมาะสม

ให้การสื่อสารที่ชัดเจน

อดทน

ให้ข้อเสนอแนะ

การมอบหมายเป็นส่วนหนึ่งของการเป็นผู้นำที่แข็งแกร่งดังนั้นหากคุณต้องการเป็นผู้นำนี่เป็นทักษะที่สำคัญในการเรียนรู้ โปรดจำไว้ว่าไม่เพียง แต่การมอบหมายงานป้องกันคุณจากการทำงานหนักเกินไปตัวคุณเองยังช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณมีค่าและประสบการณ์ในสาขาวิชาใหม่ ไม่เป็นไรหากงานที่มอบหมายไม่ได้มีทักษะที่นุ่มนวลเหมือนธรรมชาตินี่คือสิ่งที่คุณสามารถพัฒนาได้ด้วยการฝึกฝน

สื่อสารและทำงานร่วมกัน

ในฐานะผู้ดูแลโครงการคุณจะต้องสื่อสารอย่างสม่ำเสมอกับผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมเป็นประจำ บทบาทของคุณคือช่วยให้ทีมโครงการอยู่ในการจัดระเบียบและประสบความสำเร็จจากการเริ่มต้นโครงการเสร็จสิ้น

วิธีการสื่อสารกับทีมของคุณรวมถึง:

ส่งอัปเดตความคืบหน้าทุกสัปดาห์

กำหนดเตือนให้เช็คอินกับผู้มีส่วนได้เสีย

กดค้างไว้ทุกสัปดาห์กับทีมของคุณเพื่อเช็คอิน

คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อเชื่อมต่อกับงานสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและติดตามความคืบหน้าสู่แผนโครงการ อย่างไรก็ตามการสนทนาทางวิดีโอการแชทออนไลน์และการประชุมแบบตัวต่อตัวมีความสำคัญเท่าเทียมกันสำหรับการทำงานร่วมกันและขวัญกำลังใจของทีม .

ใช้ประโยชน์จากโครงการอัตโนมัติ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถทำให้งานของคุณในฐานะผู้ดูแลระบบง่ายขึ้นเรื่อย ๆ คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์เพื่อแบ่งปันข้อมูลระหว่างสมาชิกในทีมกำหนดเวลาการประชุมกำหนดกำหนดเวลาโครงการและกรอบเวลาและจัดการภารกิจ นอกจากนี้ซอฟต์แวร์สามารถใช้กับเอกสารและการบริหารงบประมาณและเพื่อแบ่งปันข้อมูลนี้กับผู้มีส่วนได้เสียเมื่อจำเป็น

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจะทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นในฐานะผู้ดูแลโครงการและลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น คุณสมบัติการจัดการโครงการที่สำคัญเพื่อช่วยให้คุณประสานงาน ได้แก่ :

ระบบอัตโนมัติ:ทำให้กระบวนการของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อกำจัดการทำงานด้วยตนเอง

การรายงานสถานะ:รายงานสถานะของโครงการเพื่อแบ่งปันกับสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้เสีย

มุมมองโครงการ:รับการสร้างภาพที่ดีขึ้นในโครงการของคุณและความคืบหน้าของมัน

ข้อมูลทั้งหมดของคุณในที่เดียว:เก็บข้อมูลโครงการทั้งหมดของคุณไว้ในสถานที่ที่ใช้ร่วมกันเพื่อให้ทุกคนดู

การตั้งค่าเป้าหมายและการติดตาม:ดูงานของคุณในบริบท กำหนดเป้าหมายและติดตามโครงการของคุณกับเป้าหมายเหล่านั้น

เป็นผู้เล่นทีม

โครงการ Evert เป็นความพยายามของทีม หากคุณไม่มีความคิดของทีมคุณจะต้องดิ้นรนเพื่อนำโครงการไปสู่เส้นชัย ในขณะที่ทุกคนมีเป้าหมายมืออาชีพพวกเขาหวังว่าจะบรรลุการเป็นผู้เล่นในทีมเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการบรรลุเป้าหมายส่วนตัวและทีมของคุณ

คุณและทีมของคุณควรมีวิสัยทัศน์ที่ใช้ร่วมกันสำหรับโครงการที่คุณสามารถทำงานต่อได้ เมื่อการสื่อสารเปิดอยู่และคุณทำงานเป็นทีมคุณสามารถบรรลุเป้าหมายสุดท้ายของคุณและเฉลิมฉลองความสำเร็จด้วยกัน

ลดความซับซ้อนของการบริหารโครงการด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

การเป็นผู้ดูแลโครงการอาจต้องใช้ประสบการณ์หลายปีและการผสมผสานระหว่างการศึกษาที่เหมาะสม แต่เมื่อคุณรักษาความปลอดภัยงานวิธีที่ดีที่สุดในการ Excel คือการทำความคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

เมื่อคุณรู้ว่าซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของ Ins และ Outs คุณสามารถใช้เพื่อทำให้งานผู้ดูแลโครงการง่ายขึ้นและเสริมสร้างทักษะการจัดการโครงการของคุณ