Administrator projektu: 4 role w cyklu życia projektu

Streszczenie

Administratorzy projektu są odpowiedzialni za różne obowiązki administracyjne dotyczące projektu. Obowiązki te mogą obejmować dokumentację, zarządzanie posiedzeniem, obsługując budżety projektu oraz używanie umiejętności zarządzania czasami, aby pomóc zespołowi pozostać na dobrej drodze. W tym elemencie omówimy role i obowiązki administratora projektu i jak ma znaczenie.

Żaden projekt nie jest jedną osobą, aby utrzymać projekt na torze i uderzyć w cele na czas, musisz współpracować z różnorodnymi członkami zespołu projektowego na każdym etapie. Jednym z tych osób jest administrator projektu.

Prawdopodobnie znasz już zarządcę projektu - jest to osoba, która prowadzi projekt i monitoruje jego postępy. Następnie masz zespół wykonujący rzeczywisty projekt. W środku jest administrator projektu.

Administratorzy projektu ściśle współpracują z menedżerami projektu w całymCykl życia projektu. Jak zdobywają doświadczenie, mogą skorzystać z ich wiedzy do samych samych menedżerów projektu. W tym elemencie omówimyrole i obowiązkiAdministratora projektu i sposobu Excel w tej pozycji.

Co to jest administrator projektu?

Administrator projektu jest odpowiedzialny za różne obowiązki administracyjne dotyczące projektu. Obowiązki te mogą obejmować dokumentację, zarządzanie spotkaniem, obsługąbudżet projektui używaumiejętności zarządzania czasemAby pomóc zespołowi pozostać na dobrej drodze.

Jako administrator projektu będziesz pierwszym partnerem kierownik projektu. Twoim celem jest ułatwienie pracy, a ponieważ pomożesz postępowi projektowi, uzyskasz cenneZarządzanie projektamiDoświadczenie, które może rozwijać swoją karierę.

Co robi administrator projektu?

Obowiązki pracy administratora projektu mogą być nieprzewidywalne, ale istnieją pewne zadania, które pozostaną takie same w każdym projekcie. Jeśli ubiegasz się o tę pracę, będziesz chciał upewnić się, że masz umiejętności niezbędne do obsługi tych zadań.

Śledzenie zadań.

Ważną częścią pracy administratora projektu jest monitorowaniePlan projektu. Podczas gdy kierownik projektu zapewnia, że ​​każdy członek zespołu przyczynia się do postępu projektu, administrator projektu jest odpowiedzialny za śledzenie indywidualnych zadań.

Administratorzy projektu uważnie wyglądająHarmonogram projektuI zdobądź aktualizacje na poziomie zadań z członków zespołu na każdym zadaniu. Jeśli określają, że istnieje ryzyko pominiętego terminu, powiadamiają następnie kierownik projektu.

Niektóre projekty mają setki zadań, dlatego śledzenie wymaga wysiłku zespołu i otwarteKomunikacjamiędzy menedżerem a administratorem. Równie ważne dla komunikacji ma centralne źródło prawdy dla wszystkich informacji o projekcie, jak narzędzie do zarządzania projektami. W ten sposób cały zespół może pracować z tego samego źródła i zobaczyć dokładnie, kto robi to, kiedy.

Dokumentacja procesu.

Zarządzanie projektami obejmuje wiele dokumentów, a menedżer nie zawsze będzie miała przepustowość do obsługi dokumentacji samodzielnie. Jak administrator projektu potrzebujesztwarde umiejętnościwymagane do wykażenia dokumentów procesowych, wypełnij formularze, komunikować się z klientami irobić notatki. Może to brzmieć jak zajęty pracy, ale dokumentacja, którą poradzisz jako administrator, ma kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu.

Nie tylko napiszesz dokumenty jako administratora projektu, ale także kategoryzuj, plik, udostępnianie, przechowywać i aktualizować dokumenty. Potrzebne będzie wyjątkowe umiejętności organizacyjne do obsługi tych zadań i pozytywnie przyczyniają się do wydajności projektu.

Zarządzanie budżetem i zasobami

Administratorzy projektu często są odpowiedzialni za wydatki na śledzenie dla danego projektu i nadzorowanie zespołuPlan zarządzania zasobami. Podczas gdy menedżer projektu koncentruje się na przydzielaniu zasobów i ułatwiających transakcje dotyczące potrzeb projektu, administrator projektu jest w tle upewniając się, że projekt pozostaje w ramach budżetu.

Na przykład, jeśli administrator projektu zauważa przekroczenie projektu, w trakcie projektu, mogą powiadomić menedżera projektu, aby mogli podjąć działania i określić, gdzie dostosowaćPlan projektui zmniejszyć wydatki.

Administracja spotkania

Spotkania są niezbędnymi częściami przepływu pracy projektu. Regularne spotkania mogą promowaćPraca drużynowai upewnij się, że jest otwarta komunikacjaRole zespołu. Menedżerowie ustanawiają strukturę spotkań, podczas gdy administratorzy są zazwyczaj odpowiedzialni za planowanie posiedzeń.

Oprócz umieszczania spotkań w kalendarzu administrator projektu może być odpowiedzialny za wykonanie notatek. Po każdym spotkaniu jest administrator projektu, który wyśle ​​notatki spotkań ielementy akcji, zapewniając wszystkim w zespole, aby uzyskać szybkość.

Jak zostać administratorem projektu

Wiedząc, co musisz zostać zatrudniony jako administrator projektu, a Excel w roli ustanowi Cię w celu pozytywnego przyczynienia się do cyklu życia projektu. Niezależnie od tego, czy jesteś gotowy znaleźć rolę administratora projektu w pełnym wymiarze godzin lub nadal pracujesz z doświadczeniem na pracy, oto rzeczy, o których należy pamiętać o CV:

Doświadczenie zawodowe w podobnej roli:Poprzednie doświadczenie zawodowe jest jednym z najważniejszych wymagań, jeśli chcesz przyczynić się do swojego zespołu jako administratora projektu. Większość pozycji administratora projektu nie jest poziomem wejścia, więc prawdopodobnie będziesz musiał udowodnić, że pracowałeś w podobnej roli, takiej jakRola koordynatora projektulub pozycja asystenta projektu.

Znajomość oprogramowania do zarządzania projektami:Większość administratorów projektu polega naOprogramowanie do zarządzania projektamiporadzić sobie z ich zadaniami administracyjnymi. Posiadanie wiedzy o oprogramowaniu pomoże Ci osiągnąć zadania, współpracę z zespołem i kierownika projektu, a także najlepszym administratorem projektu, który możesz być.

Solidne umiejętności organizacyjne i zarządzanie czasowe:Podczas gdy automatyzacja oprogramowania może pomóc w różnych zadaniach w roli administratora projektu, nadal będziesz potrzebować skutecznych umiejętności zarządzania organizacjami i zarządzaniem czasem. Umiejętności organizacyjne pomogą Ci sortować za pomocą zadań, zarządzać dokumentami i pracą odbioru od menedżera projektu. Umiejętności zarządzania czasami pomogą Ci pełnić zadania bezwypalać .

Certyfikacja PMP / Prince2 jest plusem:Niektórzy administratorzy projektu uważają, że certyfikaty pomagają im rozwijać swoje kariery zawodowe. Certyfikacja Project Management Professional (PMP) i projekty w środowiskach kontrolowanych (Prince 2) są przestrzegane w dziedzinie zarządzania projektami. Chociaż te certyfikaty nie są wymaganiami dla roli administratora, mogą pomóc w przejściu po drabinie kariery.

Stopień magistra administracji biznesowej może być również zainteresowani, jeśli chcesz być samozaprzesłowcem i zdobyć dodatkową wiedzę w swojej dziedzinie. Choć jedynie stopień licencjata jest konieczny do roli administratora projektu, MBA może otworzyć drzwi do przedsięwzięć biznesowych i typów pracy w powiązanych dziedzinach.

5 wskazówek, aby być lepszym administratorem projektu

Jeśli chcesz być silnym administratorem projektu, najważniejszą rzeczą do nauczenia jest to, jak zarządzać czasem, jak się komunikować, i jak być wydajnym. Te wskazówki poprawią Twoje umiejętności, aby nie mają znaczenia, jakie zadanie administracyjne obsługujesz, możesz rozwiązać go z łatwością.

Budget Your Kalendarz (i Czas)

Ludzie budżetu ich finanse i wiedzą, kiedy wyeliminować lub zmniejszyć wydatki na pozostanie w ich środkach, więc dlaczego nie możesz tego zrobić ze swoim czasem? Jako administrator projektu z dużą ilością na talerzu, Twój czas jest cenny. Nie możesz zrobić wszystkiego, więc priorytetyzować i osiągnąć to, co możesz.

Możesz użyć narzędzi do zarządzania zadaniami jakEisenhower Matrix.Aby poprawić swoją wydajność. Narzędzia te zapewnią skuteczne metody sortowania swoich zadań, eliminując przedmioty w razie potrzeby i ustalania priorytetów, co ma znaczenie.

Delegować efektywnie

Ważną częścią zarządzania czasem jest zrozumienie, gdy delegować zadania. Jeśli możeszdelegować efektywnie, możesz swobodnie swobodnie obsługiwać zadania priorytetowe. Powinieneś również upewnić się, że czujesz się pewnie, komu przekazujesz swoje zadania. Niektóre wskazówki dotyczące skutecznego delegowania:

Graj do mocnych stron członków zespołu

Zapewnić odpowiednie zasoby

Zapewnić jasną komunikację

Bądź cierpliwy

Przekazać opinię

Delegacja jest częścią bycia silnym liderem, więc jeśli chceszprowadzić na przykład, Jest to krytyczna umiejętność do nauki. Należy pamiętać, że nie tylko działanie delegującegoprzepracowywanieSam daje także członkom zespołu cennej ekspozycji i doświadczeniu w nowych obszarach tematycznych. W porządku, jeśli zadania delegujące nie przyjdą naturalnie jak wiele miękkich umiejętności, jest to coś, co możesz rozwinąć z praktyką.

Komunikować się i współpracować

Jako administrator projektu musisz regularnie komunikować się i współpracować z kierownika projektu i członków zespołu. Twoja rola polega na pomocy zespołu projektowego zorganizowanego i udanegoInicjacja projektu.Do ukończenia.

Niektóre sposoby wspierania komunikacji z zespołem obejmują:

Wyślijpostęp aktualizacjico tydzień

Ustaw przypomnienie, aby zameldować się z zainteresowanymi stronami

Trzymaj tygodniowe połączenia z zespołem, aby zameldować się

Możesz użyć oprogramowania do zarządzania projektami, aby pozostać w kontakcie w pracy, skutecznie komunikować się i śledzić postępy w kierunku planu projektu. Jednak połączenia wideo, czaty online i spotkania twarzą w twarz są równie ważne dla współpracy iTeam Morale. .

Automatyzacja projektu dźwigni

Oprogramowanie do zarządzania projektami może ułatwić Ci pracę jako administrator. Możesz korzystać z oprogramowania do udostępniania informacji między członkami zespołu, harmonogram spotkań, ustalonych terminów projektów i terminów czasowych oraz zarządzać zadaniami. Plus, oprogramowanie może być wykorzystywane do dokumentacji i administracji budżetowej oraz do udostępniania tych informacji w przypadku zainteresowanych stron w razie potrzeby.

Oprogramowanie do zarządzania projektami sprawi, że przepływ pracy bardziej wydajny jako administrator projektu i zmniejszy potencjalne błędy. Kluczowe funkcje zarządzania projektami, które pomogą Ci koordynować pracę, obejmują:

Automatyzacja:Automatyzuj swoje procesy, aby wyeliminować pracę ręczną.

Raportowanie stanu:Zgłoś status projektu, aby podzielić się z członkami zespołu i zainteresowanymi stronami

Widoki projektu:Uzyskaj lepszą wizualizację do swojego projektu i jego postęp.

Wszystkie Twoje informacje w jednym miejscu:Zachowaj wszystkie informacje o projektach we wspólnej lokalizacji dla wszystkich do przeglądania.

Ustawienie i śledzenie celu:Zobacz swoją pracę w kontekście. Ustaw cele i śledzić swój projekt przed tymi celami.

Być graczem zespołowym

Evert Project to wysiłek zespołowy. Jeśli nie masz nastawienia zespołu, ostatecznie będziesz walczyć o przyniesienie projektu do linii mety. Podczas gdy wszyscy mająprofesjonalne celeMają nadzieję osiągnąć, będąc gospodarzem zespołu, jest najszybszym sposobem na osiągnięcie celów osobistych i zespołowych.

Ty i twój zespół powinien mieć wspólną wizję projektu, który możesz pracować. Gdy komunikacja jest otwarta i pracujesz jako zespół, możesz spotkać swoje cele końcowe i świętować ten sukces razem.

Uprość administrację projektu z oprogramowaniem do zarządzania projektami

Zostanie administratorem projektu może wymagać lat doświadczenia i odpowiedniej mieszanki edukacji. Ale po bezpieczeniu pracy, najlepszym sposobem na Excel polega na zapoznaniu się z oprogramowaniem do zarządzania projektami.

Gdy znasz oprogramowanie do zarządzania projektami, możesz użyć go do uprościć zadania administratora projektu i wzmocnienie umiejętności zarządzania projektami.