Projectbeheerder: 4 rollen in de levenscyclus van het project

Overzicht

Projectbeheerders zijn verantwoordelijk voor verschillende administratieve taken rondom een ​​project. Deze taken kunnen documentatie, vergaderbeheer, het omgaan met projectbudgetten en het gebruik van tijdmanagementvaardigheden om het team te helpen op het goede spoor te blijven. In dit stuk bespreken we de rollen en verantwoordelijkheden van een projectbeheerder en hoe deze rol is.

Geen enkel project is een show-Person om uw project op het goede spoor te houden en uw doelen op tijd te raken, moet u in elke fase samenwerken met een verscheidenheid aan projectteamleden. Een van die mensen is de projectbeheerder.

Je bent waarschijnlijk al bekend met een projectmanager - dit is de persoon die een project leidt en de voortgang ervan bewaakt. Dan heb je het team dat het daadwerkelijke project uitvoert. In het midden is de projectbeheerder.

Projectbeheerders werken nauw samen met projectmanagers in de heleProjectlevenscyclus. Terwijl ze ervaring opdoen, kunnen ze hun kennis gebruiken om zelf naar projectmanagers te gaan. In dit stuk bespreken we derollen en verantwoordelijkhedenvan een projectbeheerder en hoe u uitblinkt in deze positie.

Wat is een projectbeheerder?

Een projectbeheerder is verantwoordelijk voor verschillende administratieve taken rondom een ​​project. Deze taken kunnen documentatie, vergaderbeheer omvatten, het afhandelen van deproject budget, en gebruikenTijdmanagementvaardighedenOm het team te helpen op het goede spoor.

Als projectbeheerder ben je de eerste stuurman van de projectmanager. Je doel is om hun werk eenvoudiger te maken, en terwijl je de voortgang van het project helpt, krijg je waardevolproject managementervaring die je carrière kan laten groeien.

Wat doet een projectbeheerder?

De taken van een projectbeheerder kunnen onvoorspelbaar zijn, maar er zijn enkele taken die hetzelfde zullen blijven in elk project. Als u deze taak aanvraagt, wilt u ervoor zorgen dat u de vaardigheden hebt die nodig zijn om deze taken af ​​te handelen.

Taak volgen

Een belangrijk onderdeel van de taak van een projectbeheerder is het monitoren van deproject Plan. Hoewel de projectmanager ervoor zorgt dat elk teamlid bijdraagt ​​aan de voortgang van het project, is de projectbeheerder verantwoordelijk voor het volgen van individuele taken.

Projectbeheerders kijken goed naar deproject planningen Krijg tasniveau-updates van teamleden op elke taak. Als ze bepalen dat er risico op een gemiste deadline is, melden ze de projectmanager op de hoogte.

Sommige projecten hebben honderden taken, daarom vereist het volgen van teaminspanning en opencommunicatietussen de manager en de beheerder. Even belangrijk voor communicatie heeft een centrale bron van waarheid voor alle projectinformatie, zoals een projectmanagementtool. Op die manier kan het hele team vanuit dezelfde bron werken en precies zien wie wat doet wanneer.

Procesdocumentatie

Projectbeheer omvat veel papierwerk en een manager heeft de bandbreedte niet altijd om de documentatie alleen aan te pakken. Als projectbeheerder heb je demoeilijke vaardighedenVereist om procesdocumenten uit te schakelen, formulieren in te vullen, communiceren met klanten ennotities maken. Dit klinkt misschien als drukke werk, maar de documentatie die u aanhoudt als beheerder is cruciaal voor projectsucces.

U kunt niet alleen documenten schrijven als projectbeheerder, maar u kunt documenten ook indelen, delen, delen, opslaan en bijwerken. U hebt uitzonderlijke organisatorische vaardigheden nodig om deze taken aan te pakken en draagt ​​u positief bij aan projectprestaties.

Budget en bronbeheer

Projectbeheerders zijn vaak verantwoordelijk voor het volgen van uitgaven voor een bepaald project en het toezicht op een teamResource Management Plan. Terwijl de projectmanager zich richt op toewijzing van bronnen en het faciliteren van transacties voor projectbehoeften, is de projectbeheerder op de achtergrond en zorgt ervoor dat het project binnen het budget blijft.

Als de projectadministrator bijvoorbeeld het overschot opmerkt terwijl een project aan de gang is, kunnen ze de projectmanager op de hoogte brengen, zodat ze actie kunnen ondernemen en bepalen waar deproject Planen vermindering van uitgaven.

Vergadering administratie

Vergaderingen zijn essentiële delen van de projectworkflow. Regelmatige vergaderingen kunnen promotenTeam samenwerkingen zorg ervoor dat er open communicatie over isteamrollen. Managers stellen de vergaderstructuur vast, terwijl beheerders typisch verantwoordelijk zijn voor het plannen van vergaderingen.

Naast het plaatsen van vergaderingen op de kalender, kan de projectbeheerder verantwoordelijk zijn voor het maken van aantekeningen. Na elke vergadering is het de projectbeheerder die vergaderingen enactie-artikelen, ervoor zorgen dat iedereen in het team op de hoogte is.

Hoe wordt een projectbeheerder

Weten wat je nodig hebt om aan te nemen als een projectbeheerder en Excel in de rol zal je opzetten om een ​​positieve bijdrage te leveren aan de levenscyclus van het project. Of je nu klaar bent om een ​​full-time projectbeheerderrol te vinden of je werkt nog steeds je weg met on-the-jobervaring, hier zijn dingen om in gedachten te houden voor je CV:

Werkervaring in een vergelijkbare rol:Eerdere werkervaring is een van de belangrijkste vereisten als u als projectbeheerder aan uw team wilt bijdragen. De meeste projectbeheerdersposities zijn geen toegangsniveau, dus je zult waarschijnlijk moeten bewijzen dat je in een vergelijkbare rol hebt gewerkt, zoals eenProjectcoördinatorrolof een projectassistent-positie.

Kennis van projectbeheersoftware:De meeste projectbeheerders vertrouwen opProjectbeheersoftwareom hun administratieve taken aan te pakken. Het hebben van software-kennis helpt u om taken te bereiken, samen te werken met uw team en uw projectmanager en de beste projectbeheerder te zijn die u kunt zijn.

Solide organisatorische en tijdmanagementvaardigheden:Hoewel softwareautomatisering u kan helpen met een verscheidenheid aan taken in de rol van de projectbeheerder, heeft u nog steeds sterke organisatorische en tijdmanagementvaardigheden nodig om efficiënt te zijn. Organisatorische vaardigheden helpen u bij het sorteren van taken, het beheren van papierwerk en het losladen van werk van de projectmanager. Time-managementvaardigheden helpen u om taken efficiënt zonder te voltooienuitbranden .

PMP / PRINCE2-certificering is een pluspunt:Sommige projectbeheerders vinden dat certificeringen hen helpen hun professionele carrières te laten groeien. De Project Management Professional (PMP) -certificering en de projecten in gecontroleerde omgevingen (Prince 2) -certificering worden zowel gerespecteerd in het veld Projectmanagement. Hoewel deze certificeringen geen vereisten zijn voor de beheerderrol, kunnen ze u helpen de carrièreladder omhoog te gaan.

Een masterdiploma in bedrijfsadministratie kan ook van belang zijn als u een zelfstarter wilt zijn en extra kennis in uw vakgebied kunt krijgen. Hoewel alleen een bachelordiploma nodig is voor de rol van de projectbeheerder, kan een MBA deuren openen voor zakelijke ondernemingen en taken in gerelateerde velden.

5 tips om een ​​betere projectbeheerder te zijn

Als u een sterke projectbeheerder wilt zijn, is het belangrijkste om te leren hoe u uw tijd kunt beheren, hoe kunt u communiceren en hoe efficiënt te zijn. Deze tips zullen je vaardigheden verbeteren, zodat het maakt niet uit welke administratieve taak je afhandelt, je kunt het met gemak aanpakken.

Budget uw kalender (en tijd)

Mensen budget hun financiën en weten wanneer ze kosten om binnen hun middel te blijven of verminderen, dus waarom kan u dit niet met uw tijd doen? Als projectbeheerder met veel op uw bord is uw tijd kostbaar. Je kunt niet alles met elkaar doen, dus prioriteren en bereiken wat je kunt.

U kunt taakbeheerhulpmiddelen zoals een gebruikenEisenhower MatrixOm uw productiviteit te verbeteren. Deze hulpmiddelen bieden u effectieve methoden voor het sorteren van uw taken, het elimineren van items indien nodig en prioriteit geven aan het belangrijk.

Delegeer effectief

Een belangrijk onderdeel van het tijdmanagement is begrip bij het delegeren van taken. Als je kuntDelegeer effectief, je kunt de tijd vrijmaken om taken van topprioriteiten af ​​te handelen. Je moet er ook voor zorgen dat je je vertrouwen hebt in wie je je taken delegeert. Sommige tips voor het deveren van effectief omvatten:

Speel aan de sterke punten van je teamleden

Geef de juiste bronnen

Zorgen voor duidelijke communicatie

Wees geduldig

Geef feedback

Delegatie maakt deel uit van een sterke leider, dus als u dat wiltleiden door voorbeeld, dit is een kritische vaardigheid om te leren. Houd in gedachten dat niet alleen het Delegating Work u komtoverwerktjezelf, het geeft je teamleden ook waardevolle blootstelling en ervaring in nieuwe vakgebieden. Het is goed als het delegeren van taken niet van nature -achtige vele zachte vaardigheden komen, dit is iets dat je kunt ontwikkelen met de praktijk.

Communiceren en samenwerken

Als projectbeheerder moet u regelmatig communiceren en samenwerken met uw projectmanager en teamleden. Je rol is om het projectteam te helpen georganiseerd en succesvol te blijvenprojectinitiatietot voltooiing.

Sommige manieren om communicatie met uw team te bevorderen, zijn onder meer:

Verzend eenvoortgangsrapportageelke week

Stel een herinnering in om in te checken met stakeholders

Houd wekelijkse oproepen met uw team om in te checken

U kunt projectmanagementsoftware gebruiken om verbinding te blijven met het werk, effectief communiceren en de voortgang in de richting van het projectplan volgen. Videogesprekken, online chats en face-to-face-vergaderingen zijn even belangrijk voor samenwerking enTeam Morale .

Leverage projectautomatisering

Project Management-software kan uw taak als beheerder exponentieel gemakkelijker maken. U kunt software gebruiken om informatie te delen tussen teamleden, bijeenkomsten plannen, projectadlines en tijdschema's instellen en taken beheren. Bovendien kan software worden gebruikt voor documentatie en budgetadministratie en om deze informatie met belanghebbenden te delen wanneer dat nodig is.

Project Management Software maakt uw workflow efficiënter als projectbeheerder en vermindert potentiële fouten. Belangrijkste projectmanagementfuncties Om u te helpen bij het coördineren van het werk:

Automatisering:Automatiseer uw processen om handmatig werk te elimineren.

Statusrapportage:Meld de status van een project om te delen met teamleden en belanghebbenden

Projectweergaven:Krijg betere visualisatie in uw project en de voortgang ervan.

Al uw informatie op één plaats:Houd al uw projectinformatie op een gedeelde locatie voor iedereen om te bekijken.

Doelinstelling en volgen:Zie je werk in context. Stel doelen in en volg uw project tegen die doelen.

Wees een teamspeler

EVERT-project is een teaminspanning. Als je geen teamset hebt, worstel je uiteindelijk om het project naar de finishlijn te brengen. Terwijl iedereen heeftprofessionele doelenZe hopen te bereiken, zijnde een teamspeler is de snelste manier om je persoonlijke en teamdoelen te bereiken.

Jij en je team moeten een gedeelde visie hebben voor het project waar je naar toe kunt werken. Wanneer communicatie open is en werk je als een team, kun je je einddoelen ontmoeten en dat succes samenvieren.

Vereenvoudig projectadministratie met projectmanagementsoftware

Een projectbeheerder worden kan jarenlange ervaring en de juiste mix van onderwijs vereisen. Maar als je eenmaal de taak hebt beveiligd, is de beste manier om te excelleren door jezelf vertrouwd te maken met projectmanagementsoftware.

Nadat u de ins and outs van projectmanagementsoftware kent, kunt u het gebruiken om projectbeheerdertaken te vereenvoudigen en uw projectmanagementvaardigheden te versterken.