Prosjektadministrator: 4 roller i prosjektets livssyklus
Sammendrag
Prosjektadministratorer er ansvarlige for ulike administrative oppgaver rundt et prosjekt. Disse oppgavene kan omfatte dokumentasjon, møteforvaltning, håndtering av prosjektbudsjetter, og bruke tidsstyringsferdigheter for å hjelpe teamet på sporet. I dette stykket diskuterer vi rollene og ansvaret til en prosjektadministrator og hvordan denne rollen er viktig.
Ingen prosjekt er et en-person-show-for å holde prosjektet ditt på sporet og slå dine mål i tide, må du samarbeide med en rekke prosjektgruppemedlemmer på alle stadier. En av disse menneskene er prosjektadministratoren.
Du er sannsynligvis allerede kjent med en prosjektleder - dette er personen som leder et prosjekt og overvåker sin fremgang. Deretter har du laget som utfører selve prosjektet. I midten er prosjektadministratoren.
Prosjektadministratorer jobber tett med prosjektledere gjennom hele Prosjekt livssyklus . Som de får erfaring, kan de bruke sin kunnskap til å utvikle seg til prosjektledere selv. I dette stykket diskuterer vi roller og ansvar av en prosjektadministrator og hvordan man skal utmerke seg i denne stillingen.
Hva er en prosjektadministrator?
En prosjektadministrator er ansvarlig for ulike administrative oppgaver som omgir et prosjekt. Disse oppgavene kan omfatte dokumentasjon, møteforvaltning, håndtering av prosjektbudsjettet , og bruk Time Management Ferdigheter for å hjelpe teamet på sporet.
Som prosjektadministrator vil du være prosjektlederens første kompis. Målet ditt er å gjøre jobben enklere, og når du hjelper prosjektets fremgang, vil du få verdifull prosjektledelse erfaring som kan vokse din karriere.
Hva gjør en prosjektadministrator?
Arbeidsoppgavene til en prosjektadministrator kan være uforutsigbar, men det er noen oppgaver som vil forbli det samme på tvers av hvert prosjekt. Hvis du søker om denne jobben, vil du sørge for at du har de ferdighetene som er nødvendige for å håndtere disse oppgavene.
Oppgave sporing
En viktig del av en prosjektadministrators jobb overvåker prosjektplan . Mens prosjektlederen sikrer at hvert lagmedlem bidrar til prosjektfremdrift, har prosjektadministratoren ansvarlig for å spore individuelle oppgaver.
Prosjektadministratorer ser nøye på prosjektplan og få oppdateringer på oppgavenivå fra lagmedlemmer på hver oppgave. Hvis de bestemmer, er det risiko for en ubesvart frist, de varsler deretter prosjektlederen.
Noen prosjekter har hundrevis av oppgaver, og derfor krever sporing av lagarbeid og åpen kommunikasjon mellom lederen og administratoren. Like viktig for kommunikasjon har en sentral sannhetskilde for all prosjektinformasjon, som et prosjektstyringsverktøy. På den måten kan hele laget fungere fra samme kilde og se nøyaktig hvem som gjør hva som helst når.
Prosess dokumentasjon
Prosjektledelsen innebærer mye papirarbeid, og en leder vil ikke alltid ha båndbredden for å håndtere dokumentasjon på egen hånd. Som prosjektadministrator, trenger du harde ferdigheter Kreves å churn ut prosessdokumenter, fyll ut skjemaer, kommunisere med klienter og ta notater . Dette kan høres ut som travelt arbeid, men dokumentasjonen du håndterer som administrator er avgjørende for å projisere suksess.
Ikke bare vil du skrive dokumenter som prosjektadministrator, men du vil også kategorisere, fil, dele, lagre og oppdatere dokumenter. Du trenger eksepsjonelle organisatoriske ferdigheter til å håndtere disse oppgavene og bidra positivt til prosjektets ytelse.
Budsjett og ressursforvaltning
Prosjektadministratorer er ofte ansvarlige for sporingskostnader for et gitt prosjekt og overvåker et lag Ressursforvaltningsplan . Mens prosjektlederen fokuserer på å tildele ressurser og legge til rette for transaksjoner for prosjektbehov, er prosjektadministratoren i bakgrunnen for at prosjektet forblir innenfor budsjettet.
Hvis for eksempel prosjektadministratoren beskriver overskridende mens et prosjekt pågår, kan de varsle prosjektlederen slik at de kan handle og avgjøre hvor de skal justere prosjektplan og redusere utgifter.
Møteadministrasjon
Møter er viktige deler av prosjektets arbeidsflyt. Vanlige møter kan fremme Team samarbeid og sørg for at det er åpen kommunikasjon over Team roller . Ledere etablerer møtestrukturen, mens administratorer vanligvis er ansvarlige for planleggingsmøter.
I tillegg til å sette møter på kalenderen, kan prosjektadministratoren være ansvarlig for å ta notater. Etter hvert møte er det prosjektadministratoren som vil sende ut møtesteder og Handlingsartikler , slik at alle på laget er oppe i fart.
Hvordan bli en prosjektadministrator
Å vite hva du trenger for å bli ansatt som prosjektadministrator og Excel i rollen, vil sette deg opp for å bidra positivt til prosjektets livssyklus. Enten du er klar til å finne en heltidsprosjektadministratorrolle, eller du fortsatt jobber med deg med på jobbopplevelsen, her er det ting å huske på for ditt CV:
Arbeidserfaring i en lignende rolle: Tidligere arbeidserfaring er et av de viktigste kravene hvis du vil bidra til teamet ditt som prosjektadministrator. De fleste prosjektadministratorposisjoner er ikke inngangsnivå, så du vil sannsynligvis trenge å bevise at du har jobbet i en lignende rolle, for eksempel a Prosjektkoordinatorrolle eller en prosjektassistentstilling.
Kunnskap om prosjektstyringsprogramvare: De fleste prosjektadministratorer stole på Prosjektstyringsprogramvare å håndtere deres administrative oppgaver. Å ha programvare kunnskap vil hjelpe deg med å oppnå oppgaver, samarbeide med teamet ditt og prosjektlederen din, og være den beste prosjektadministratoren du kan være.
Solid Organizational and Time-Management Ferdigheter: Mens programvareautomatisering kan hjelpe deg med en rekke oppgaver i prosjektadministratorrollen, trenger du fortsatt sterke organisatoriske og tidsstyringsferdigheter for å være effektive. Organisasjonsferdigheter vil hjelpe deg med å sortere gjennom oppgaver, administrere papirarbeid og offload arbeid fra prosjektlederen. Tidsstyringsferdigheter vil hjelpe deg med å fullføre oppgaver effektivt uten brenner ut .
PMP / PRINCE2-sertifisering er et pluss: Noen prosjektadministratorer finner at sertifiseringer hjelper dem med å vokse sine profesjonelle karrierer. Prosjektledelsen Professional (PMP) -sertifisering og prosjektene i kontrollert miljø (Prince 2) sertifisering respekteres både i prosjektledelsesfeltet. Mens disse sertifiseringene ikke er krav til administratorrollen, kan de hjelpe deg med å flytte opp karriere stigen.
En mastergrad i bedriftsøkonomi kan også være av interesse hvis du vil være selvstarter og få ekstra kunnskap i ditt felt. Selv om bare en bachelorgrad er nødvendig for prosjektadministratorrollen, kan en MBA åpne dører til forretningsforetak og jobbtyper i relaterte felt.
5 tips for å være en bedre prosjektadministrator
Hvis du vil være en sterk prosjektadministrator, er det viktigste å lære å administrere din tid, hvordan du kommuniserer, og hvordan du skal være effektiv. Disse tipsene vil forbedre dine ferdigheter, slik at uansett hvilken administrativ oppgave du håndterer, kan du takle det med letthet.
Budsjett din kalender (og tid)
Folk budsjett deres økonomi og vet når man skal eliminere eller redusere utgifter for å holde seg innenfor deres midler, så hvorfor kan du ikke gjøre dette med din tid? Som prosjektadministrator med mye på tallerkenen din, er tiden din dyrebar. Du kan ikke gjøre alt på en gang, så prioritere og oppnå hva du kan.
Du kan bruke oppgavebehandlingsverktøy som en Eisenhower Matrix. for å forbedre produktiviteten din. Disse verktøyene vil gi deg effektive metoder for å sortere oppgavene dine, eliminere elementer når det er nødvendig, og prioritere hva som betyr noe.
Delegere effektivt
En viktig del av tidsstyring er forståelse når man skal delegere oppgaver. Hvis du kan delegere effektivt , Du kan frigjøre tid til å håndtere toppprioritetsoppgaver. Du bør også sørge for at du føler deg trygg på hvem du delegerer oppgavene dine til. Noen tips for hvordan å delegere effektivt inkluderer:
Spill til dine medlemmeres styrker
Gi de rette ressursene
Gi klart kommunikasjon
Vær tålmodig
Gi tilbakemelding
Delegasjonen er en del av å være en sterk leder, så hvis du vil føre til eksempel , Dette er en kritisk ferdighet å lære. Husk at ikke bare delegerende arbeid hindrer deg fra overarbeidende Selv, det gir også dine lagmedlemmer verdifull eksponering og erfaring i nye fagområder. Det er greit hvis delegerende oppgaver ikke kommer naturlig-lignende mange myke ferdigheter, er dette noe du kan utvikle med praksis.
Kommunisere og samarbeide
Som prosjektadministrator må du regelmessig kommunisere og samarbeide med prosjektleder og lagmedlemmer. Din rolle er å hjelpe prosjektet teamet å bli organisert og vellykket fra prosjekt igangsettelse til ferdigstillelse.
Noen måter å fremme kommunikasjon med teamet ditt inkluderer:
Send en Progress Update. hver uke
Sett en påminnelse om å sjekke inn med interessenter
Hold ukentlige samtaler med teamet ditt for å sjekke inn
Du kan bruke prosjektstyringsprogramvare til å holde kontakten på jobb, kommunisere effektivt, og spore fremgang mot prosjektplanen. Imidlertid er videosamtaler, online-chatter og ansikt til ansiktsmøter like viktige for samarbeid og Team Morale. .
Utnytte prosjektautomatisering
Prosjektstyringsprogramvare kan gjøre jobben din som en administrator eksponentielt lettere. Du kan bruke programvare til å dele informasjon blant lagmedlemmer, planlegge møter, angi prosjektfrister og tidsrammer, og administrere oppgaver. I tillegg kan programvare brukes til dokumentasjon og budsjettadministrasjon, og å dele denne informasjonen med interessenter når det er nødvendig.
Prosjektstyringsprogramvare vil gjøre arbeidsflyten din mer effektiv som en prosjektadministrator og redusere potensielle feil. Nøkkelprosjektstyringsfunksjoner for å hjelpe deg med å koordinere arbeidet inkluderer:
Automasjon: Automatiser prosessene dine for å eliminere manuell arbeid.
Statusrapportering: Rapporter statusen til et prosjekt for å dele med lagmedlemmer og interessenter
Prosjektvisninger: Få bedre visualisering i prosjektet ditt og dets fremgang.
All informasjon på ett sted: Hold hele prosjektinformasjonen din på et delt sted for alle å se.
Målinnstilling og sporing: Se arbeidet ditt i kontekst. Sett mål og spor prosjektet mot disse målene.
Vær en lagspiller
Evert Project er en lagsinnsats. Hvis du ikke har et lag tankegang, vil du til slutt slite for å bringe prosjektet til målstreken. Mens alle har profesjonelle mål De håper å oppnå, å være en lagspiller er den raskeste måten å nå dine personlige og lagmål.
Du og ditt lag bør ha en felles visjon for prosjektet som du kan jobbe mot. Når kommunikasjonen er åpen og du jobber som et lag, kan du møte dine sluttmål og feire den suksessen sammen.
Forenkle prosjektadministrasjon med prosjektstyringsprogramvare
Å bli en prosjektadministrator kan kreve mange års erfaring og den rette blandingen av utdanning. Men når du har sikret jobben, er den beste måten å utmerke seg ved å gjøre deg kjent med prosjektstyringsprogramvare.
Når du kjenner Ins og Outs of Project Management Software, kan du bruke den til å forenkle prosjektadministratoroppgaver og styrke prosjektledelsesferdighetene dine.
