Projektin ylläpitäjä: 4 roolia projektin elinkaaren

Yhteenveto

Hankkeen ylläpitäjät ovat vastuussa hankkeen ympärillä olevista hallinnollisista tehtävistä. Näihin tehtäviin voi kuulua dokumentaatio, kokouksen hallinta, hankkeen käsittely budjetit ja aikamuotojen taitojen käyttö, jotta tiimi pysyy radalla. Tässä kappaleessa keskustelemme projektin ylläpitäjän rooleista ja velvollisuuksista ja siitä, miten tämä rooli on.

Ei projektia ei ole yksi henkilö, joka pitää projektisi radalla ja osui tavoitteesi ajoissa, sinun on tehtävä yhteistyötä erilaisten projektiryhmän jäsenten kanssa jokaisessa vaiheessa. Yksi näistä ihmisistä on projektipäällikkö.

Olet todennäköisesti perehtynyt projektipäällikköön - tämä on henkilö, joka johtaa projektia ja valvoo edistymistä. Sitten sinulla on tiimi suorittaa todellinen projekti. Keskellä on projektinvalvoja.

Projektin ylläpitäjät toimivat läheisessä yhteistyössä projektipäälliköiden kanssa kokoHankkeen elinkaari. Kun he saavat kokemusta, he voivat käyttää tietämystään projektin johtajien edistymiselle. Tässä kappaleessa keskustelemmeroolit ja vastuutprojektipäällikkö ja miten Excel tässä asennossa.

Mikä on projektipäällikkö?

Hankkeen ylläpitäjä vastaa hankkeen ympärillä olevista hallinnollisista tehtävistä. Nämä tehtävät voivat sisältää asiakirjat, kokouksen hallinta,Hankkeen talousarvioja käyttämälläAjanhallintaosaaminenAuttaa tiimiä pysymään radalla.

Projektinvalvojana olet projektipäällikön ensimmäinen kaveri. Sinun tehtäväsi on helpottaa työtä ja auttaa projektin edistymistä, saat arvokastaProjektinhallintaKokemus, joka voi kasvattaa urasi.

Mitä projektin ylläpitäjä tekee?

Projektinvalvojan työtehtävät voi olla arvaamaton, mutta on olemassa joitain tehtäviä, jotka pysyvät samana jokaisessa hankkeessa. Jos haet tätä työtä, haluat varmistaa, että sinulla on tarvittavat taidot näiden tehtävien käsittelemiseksi.

Tehtävien seuranta

Tärkeä osa hankkeen ylläpitäjän työtä seuraaprojekti suunnitelma. Vaikka projektipäällikkö takaa jokaisen tiimin jäsenen hankkeen edistymiseen, projektipäällikkö vastaa yksittäisten tehtävien seurannasta.

Hankkeen ylläpitäjät näyttävät tarkastiHankkeen aikatauluJa saat tehtävän tason päivitykset tiimin jäsenistä jokaisessa tehtävässä. Jos he määrittävät, on riski jääneiden määräajan, he ilmoittavat sitten projektipäällikölle.

Joissakin hankkeissa on satoja tehtäviä, minkä vuoksi seuranta edellyttää tiimityön ja avoimentiedonsiirtojohtajan ja ylläpitäjän välillä. Yhtä tärkeää viestintää varten on keskeinen totuuden lähde kaikille projektitiedolle, kuten projektinhallintatyökalu. Näin koko joukkue voi työskennellä samasta lähteestä ja nähdä, kuka tekee mitä milloin.

Prosessin dokumentaatio

Projektinhallinta sisältää paljon paperityötä ja johtaja ei aina ole kaistanleveyttä käsittelemään asiakirjoja omasta. Projektinvalvojana tarvitsetKova taitotarvitaan prosessiasiakirjojen poistamiseen, täyttämään lomakkeet, kommunikoida asiakkaiden kanssa jatee muistiinpanoja. Tämä voi kuulostaa kiireisestä työstä, mutta järjestelmänvalvojana käsittelet asiakirjat ovat ratkaisevan tärkeitä projektin menestykseen.

Et vain kirjoita asiakirjoja projektinvalvojana, mutta myös luokittelet, tiedosto, osake, tallentaa ja päivittää asiakirjoja. Tarvitset poikkeuksellisia organisatorisia taitoja käsitellä näitä tehtäviä ja myönteisesti hankkeen suorituskykyä.

Talousarvion ja resurssien hallinta

Hankkeen ylläpitäjät ovat usein vastuussa tietyn hankkeen seurantakulut ja valvoa tiiminResurssien hallintasuunnitelma. Vaikka projektipäällikkö keskittyy resurssien jakamiseen ja hankkeen tarpeiden helpottamiseen, projektipäällikkö on taustalla varmistaa, että projekti pysyy budjetissa.

Esimerkiksi, jos projektin ylläpitäjä huomaa, kuinka hanke on käynnissä, he voivat ilmoittaa projektipäällikölle, jotta ne voivat ryhtyä toimiin ja määrittää, mistä säätääprojekti suunnitelmaja vähentää kuluja.

Kokoushallinto

Kokoukset ovat hankkeen työnkulun olennaisia ​​osia. Säännölliset kokoukset voivat edistääTiimi yhteistyöja varmista, että on avoin viestintäTeam Rooles. Johtajat muodostavat kokousrakenteen, kun taas järjestelmänvalvojat ovat tyypillisesti vastuussa kokousten aikataulusta.

Kalenterin kokousten lisäksi hankkeen ylläpitäjä voi olla vastuussa muistiinpanosta. Jokaisen kokouksen jälkeen se on projektipäällikkö, joka lähettää kokouksen muistiinpanoja jatoimintaesineet, varmistaen, että kaikki joukkue on nopeutettu.

Miten tulla projektipäällikkö

Tietäen, mitä sinun tarvitsee palkata projektinvalvojana ja excel roolissa asettaa sinut positiivisesti hankkeen elinkaareen. Olitpa valmis löytämään kokopäiväisen projektin järjestelmänvalvojan rooli tai työskentelet edelleen työpaikalla työkokemuksella, tässä on asioita, jotka pitävät mielessäsi:

Työkokemus vastaavassa roolissa:Edellinen työkokemus on yksi tärkeimmistä vaatimuksista, jos haluat osallistua tiimisi projektinvalvojana. Useimmat projektinvalvojan asennot eivät ole lähtötasoa, joten sinun on todennäköisesti todistettava, että olet työskennellyt samanlaisessa roolissa, kuten aProjektin koordinaattorin roolitai projektin avustaja.

Projektinhallintaohjelmiston tuntemus:Useimmat projektin ylläpitäjät luottavatProjektinhallintaohjelmistokäsitellä hallinnollisia tehtäviä. Ohjelmistotieto auttaa sinua tekemään tehtäviä, tekemään yhteistyötä tiimisi ja projektipäälläsi ja olla paras projektipäällikkö voit olla.

Kiinteät organisaatio- ja aikatauluja:Vaikka ohjelmistoautomaatio voi auttaa sinua erilaisilla tehtävillä projektinvalvojan roolissa, tarvitset edelleen vahvoja organisaatio- ja aikatauluja tehokkaaseen. Organisaatiotaito auttaa sinua lajittelemaan tehtäviä, hallitsemaan paperityötä ja offload työtä projektipäälliköstä. Aikajohtamisen taito auttaa sinua suorittamaan tehtäviä tehokkaasti ilmanpolttava .

PMP / PRINCE2-sertifiointi on plus:Jotkut projektinvalvojat huomaavat, että sertifikaatit auttavat heitä kasvattamaan ammatillisia uransa. Projektinhallinta-sertifiointi ja hankkeet valvotuissa ympäristöissä (Prince 2) -sertifikaatti kunnioitetaan sekä projektinhallinta-alalla. Vaikka nämä sertifikaatit eivät ole vaatimuksia järjestelmänvalvojan roolista, he voivat auttaa sinua siirtämään uransa tikkaat.

Yrityshallinnon maisterin tutkinto voi myös olla kiinnostavaa, jos haluat olla itsestään käynnistyvä ja saada lisää tietoa kentällä. Vaikka vain kandidaatin tutkinto on välttämätön projektinvalvojan roolissa, MBA voi avata ovet liiketoimintayrityksiin ja työpaikkojen tyyppeihin liittyviin kenttiin.

5 vinkkejä olla parempi projektin ylläpitäjä

Jos haluat olla vahva projektipäällikkö, tärkeintä oppia on, miten hallita aikaa, miten kommunikoida ja miten olla tehokas. Nämä vinkit parantavat taitojasi, jotta riippumatta siitä, mitä hallinnollista tehtävää käsittelet, voit käsitellä sitä helposti.

Talousarvio kalenteri (ja aika)

Ihmiset budjettivat talouttaan ja tietävät, milloin poistaa tai vähentää kustannuksia pysyäkseen niiden keinoin, joten miksi et voi tehdä tätä aikasi kanssa? Projektin ylläpitäjänä, jossa on paljon levyäsi, aika on arvokas. Et voi tehdä kaikkea kerralla, niin priorisoida ja saavuttaa mitä voit.

Voit käyttää tehtävänhallintatyökaluja kuinEisenhower Matrixparantaa tuottavuutta. Nämä työkalut antavat sinulle tehokkaita menetelmiä tehtävien lajittelemiseksi, poistamalla tarvittavat kohteet ja priorisoimalla tärkeitä asioita.

Valtuutettu tehokkaasti

Tärkeä osa ajanhallinta on ymmärrystä, milloin delegoida tehtävät. Jos vain voitvaltuutettu tehokkaasti, voit vapauttaa aikaa käsitellä ensisijaisia ​​tehtäviä. Sinun pitäisi myös varmistaa, että tunnet luottavaisena, kuka valitset tehtäviesi. Joitakin vinkkejä siitä, miten siirretään tehokkaasti:

Pelaa tiimisi jäsenten vahvuuksia

Anna oikeat resurssit

Anna selkeä viestintä

Ole kärsivällinen

Antaa palautetta

Valtuuskunta on osa vahva johtaja, joten jos haluatlyijy esimerkin mukaan, tämä on kriittinen taito oppia. Muista, että siirretty työ ei vain estä sinuayliarvostusitse, se myös antaa tiimisi jäsenille arvokas altistuminen ja kokemus uusista aihealueista. Se on okei, jos delegoivat tehtävät eivät tule luonnollisesti monia pehmeitä taitoja, tämä on jotain, jota voit kehittää käytännössä.

Kommunikoida ja tehdä yhteistyötä

Projektinvalvojana sinun on säännöllisesti kommunikoida ja tehdä yhteistyötä projektipäällikön ja tiimin jäsenten kanssa. Sinun tehtäväsi on auttaa projektiryhmää pysymään järjestäytyneenä ja menestyvänHankkeen aloittaminenloppuun.

Jotkut tavat edistämään viestintää tiimisi kanssa ovat:

LähetäEdistyspäivitysjoka viikko

Aseta muistutus sidosryhmien kanssa

Pidä viikoittaisia ​​puheluja tiimisi kanssa sisäänkirjautumisen yhteydessä

Voit käyttää projektinhallintaohjelmistoa pysymään työssä, kommunikoida tehokkaasti ja seurata projektisuunnitelmaa kohti. Kuitenkin videopuhelut, online-keskustelut ja kasvotusten kokoukset ovat yhtä tärkeitä yhteistyölle jaTeam Morage .

Leverage Project Automation

Projektinhallintaohjelmisto voi tehdä työsi pääkäyttäjänä eksponentiaalisesti. Voit käyttää ohjelmistoja jakamaan tietoa tiimin jäsenten, aikataulukokousten, hankkeiden määräaikojen ja aikataulujen määrittämiseen sekä tehtävien hallintaan. Lisäksi ohjelmistoa voidaan käyttää dokumentaatioon ja budjetin hallintoon ja jakaa nämä tiedot sidosryhmille tarvittaessa.

Projektinhallintaohjelmisto tekee työnkulkuasi tehokkaammin projektinvalvojana ja vähentää mahdollisia virheitä. Keskeiset projektinhallintaominaisuudet, joiden avulla voit koordinoida työtä ovat:

Automaatio:Automaattisesti prosessit manuaalisen työn poistamiseksi.

Tilan raportointi:Ilmoita hankkeen tila jakamaan tiimin jäsenten ja sidosryhmien

Projektinäkymät:Hanki parempaa visualisointia projektiin ja sen edistymiseen.

Kaikki tietosi yhdessä paikassa:Pidä kaikki projektitiedot jaetulla paikalla kaikille katsomaan.

Tavoitteen asetus ja seuranta:Katso työsi yhteydessä. Aseta tavoitteet ja seuraa projektia näitä tavoitteita vastaan.

Ole joukkueen pelaaja

Evert-projekti on tiimiponnistus. Jos sinulla ei ole tiimin ajattelutapaa, lopetat lopulta tuoda projekti maaliin. Vaikka kaikki ovatAmmatilliset tavoitteetHe toivovat saavuttavansa, koska joukkueen pelaaja on nopein tapa päästä henkilökohtaisiin ja tiimin tavoitteisiin.

Sinulla ja tiimisi pitäisi olla yhteinen näkemys hankkeesta, jota voit työskennellä. Kun viestintä on auki ja työskentelet tiiminä, voit täyttää lopputavoitteet ja juhlia menestystä yhdessä.

Yksinkertaista projektinhallinta projektinhallintaohjelmistolla

Hankkeen ylläpitäjä voi vaatia vuosien kokemusta ja oikeaa koulutusta. Mutta kun varmistat työn, paras tapa Excel on perehdyttämällä projektinhallintaohjelmisto.

Kun tiedät projektinhallintaohjelmiston INS ja ulkoumat, voit yksinkertaistaa projektinvalvojan tehtäviä ja vahvistaa projektinhallintataitoja.