Projektminisztrátor: 4 szerep a projekt életciklusában

Összefoglaló

A projektgazdák felelősek a projektet körülvevő különböző adminisztratív feladatokért. Ezek a vámok lehetnek dokumentációt, tárgyaló, kezelésének projekt költségvetését, és használata időgazdálkodási készségek, hogy segítsen a csapatnak pályán marad. Ebben a darabban megvitatjuk a projekt adminisztrátorának szerepét és felelősségét, és hogyan számít ez a szerep.

A projekt egyszemélyes show-to show-to Tartsa a projektet a pályán, és meg kell találnia céljait időben, minden szakaszban számos projektcsapat tagjával kell együttműködnie. Az egyik ilyen ember a projekt rendszergazdája.

Valószínűleg már ismeri a projektmenedzsert - ez az a személy, aki egy projektet vezet, és figyeli előrehaladását. Ezután megvan az a csapat, amely végrehajtja a tényleges projektet. A közepén a projekt rendszergazdája.

A projektgazdák szorosan együttműködnek a projektmenedzserekkel az egészA projekt életciklusa. Mivel tapasztalatokat szereznek, tudják tudomásukat, hogy maguk a projektmenedzserekbe fejlődjenek. Ebben a darabban megvitatjuk aszerepek és felelősségekprojekt adminisztrátora és hogyan excel ebben a helyzetben.

Mi a projekt rendszergazdája?

A projekt adminisztrátora felelős a projektet körülvevő különböző adminisztratív feladatokért. Ezek a vámok tartalmazhatnak dokumentációt, tárgyalási menedzsmentet, kezelik aprojekt költségvetésés használataIdőgazdálkodási készségekhogy segítsen a csapatnak a pályán maradni.

Projektminisztrátorként a projektmenedzser első társa lesz. A cél az, hogy könnyebbé tegyük munkájukat, és ahogy segítesz a projekt előrehaladásának, értékesprojektmenedzsmenttapasztalat, amely növeli a karrieredet.

Mit csinál egy projekt adminisztrátor?

A projektadminisztrátor munkaköri feladata kiszámíthatatlan lehet, de vannak olyan feladatok, amelyek minden projekten ugyanaz maradnak. Ha erre a munkára jelentkezik, akkor biztosítani szeretné, hogy a feladatok kezeléséhez szükséges készségek legyenek.

Feladatkövetés

A projekt adminisztrátori munkájának fontos része aprojekt terv. Míg a projektmenedzser biztosítja, hogy minden csapat tagja hozzájáruljon a projekt előrehaladásához, a projekt adminisztrátora felelős az egyes feladatok nyomon követéséért.

A projekt adminisztrátorai szorosan néznek ki aProjekt menetrendÉs kapjon feladatszintű frissítéseket a csapattagoktól az egyes feladatokon. Ha meghatározzák, hogy fennáll a hiányzott határidő, akkor értesítik a projektmenedzsert.

Egyes projekteknek több száz feladata van, ezért nyomon követésre van szükség a csapat erőfeszítéseinek és nyitvakommunikációa menedzser és a rendszergazda között. Ugyanilyen fontos a kommunikációhoz, amely központi igazságforrással rendelkezik az összes projektinformációhoz, mint egy projektmenedzsment eszköz. Így az egész csapat ugyanabból a forrásból tud dolgozni, és pontosan megnézheti, ki csinálja azt, amit mikor.

Folyamat dokumentációja

A projektmenedzsment sok papírmunkát tartalmaz, és a menedzser nem mindig rendelkezik a sávszélességgel, hogy saját dokumentációt kezeljen. Mint projekt adminisztrátor, szüksége lesz akemény készségekszükséges a feldolgozási dokumentumok letöltéséhez, az űrlapok kitöltéséhez, az ügyfelekkel való kommunikációval ésjegyzetel. Ez úgy hangzik, mint a foglalt munka, de a dokumentáció, amelyet adminisztrátorként kezel, kulcsfontosságú a projekt sikeréhez.

Nem csak akkor ír dokumentumokat egy projekt adminisztrátor, de akkor is kategorizálni, fájl, megosztása, tárolása és frissítése dokumentumokat. Kivételes szervezeti készségekre van szükségük, hogy kezelje ezeket a feladatokat, és pozitívan járuljon hozzá a projekt teljesítményéhez.

Költségvetés és erőforrás menedzsment

A projekt adminisztrátorai gyakran felelősek az adott projekt költségeinek nyomon követésére és a csapat felügyeletéreErőforrás-gazdálkodási terv. Bár a projekt menedzser összpontosít forrásokat és megkönnyíti ügyletek projekt igényeinek, a projekt adminisztrátor van a háttérben ügyelve a projekt keretei között marad költségvetést.

Például, ha a projekt adminisztrátor közlemények túlköltekezés, míg a projekt van folyamatban, akkor értesíti a projekt vezetője így is tegyen lépéseket, és meghatározza, hogy hol beállításáhozprojekt tervés csökkenti a költségeket.

Találkozó adminisztráció

A találkozók a projekt munkafolyamatának alapvető része. A rendszeres találkozók elősegíthetikcsapatközi együttműködésés biztosítsuk, hogy nyílt kommunikáció vancsapat szerepkör. A vezetők létrehozzák az értekezleti struktúrát, míg a rendszergazdák jellemzően felelősek az ülések ütemezéséért.

A naptárban található találkozók mellett a projektgazda felelős lehet a jegyzetek meghozataláért. Minden találkozó után ez a projekt adminisztrátor, aki megküldi a találkozó megjegyzéseit ésAkcióelemek, Annak biztosítása, hogy mindenki a csapatban legyen felgyorsul.

Hogyan lehet projektkezelővé válni

Tudva, hogy mit kell bérelni, mint egy projekt adminisztrátor, és az Excel a szerepet fogja beállítani, hogy pozitívan járuljon hozzá a projekt életciklusához. Akár készen áll arra, hogy megtalálja a teljes munkaidős projekt adminisztrátori szerepet, vagy még mindig dolgozik a munkahelyi tapasztalathoz, itt van a dolgok, hogy szem előtt tartsák az önéletrajzát:

Munkatapasztalat hasonló szerepben:A korábbi munkatapasztalat az egyik legfontosabb követelmény, ha projekt adminisztrátorként szeretne hozzájárulni a csapatához. A legtöbb projekt adminisztrátori pozíció nem a belépési szint, ezért valószínűleg be kell bizonyítania, hogy hasonló szerepet játszott, mint például aprojektkoordinátor szerepevagy egy projekt asszisztens pozíciója.

A projektmenedzsment szoftver ismerete:A legtöbb projekt rendszergazda támaszkodikProjektmenedzsment szoftveradminisztratív feladatok kezelésére. A szoftverek ismerete segít a feladatok elérésében, együttműködve a csapatával és a projektmenedzserrel, és lehet a legjobb projekt rendszergazda.

Szilárd szervezeti és időgazdálkodási készségek:Míg a szoftver automatizálás segíthet a projekt adminisztrátori szerepkörében számos feladatban, még mindig erős szervezeti és időgazdálkodási készségekre van szüksége ahhoz, hogy hatékony legyen. A szervezeti készségek segítenek megoldani a feladatokat, kezelni a papírmunkát és az offload munkát a projektmenedzserből. Az időgazdálkodási készségek segítenek a feladatokat hatékonyan elvégezniKiég .

PMP / Prince2 tanúsítás egy plusz:Néhány projekt adminisztrátorai találják, hogy tanúsítványokat segíti őket növekedni szakmai karrierjüket. A projektmenedzsment szakmai (PMP) minősítést, és a projektek szabályozott környezetben (PRINCE 2) minősítést egyaránt tiszteletben tartják a projektmenedzsment területén. Bár ezek a minősítések nem követelményeit a rendszergazda szerepét, ezek segíthetnek feljebb a ranglétrán.

A mesterképzés az üzleti adminisztrációban is érdekes lehet, ha önindítót szeretne, és további ismereteket szerezhet a mezőn. Bár csak egy diplomát szükséges a projekt adminisztrátor szerepe, MBA lehet nyitni az ajtókat az üzleti vállalkozások és munkatípusokat kapcsolódó területeken.

5 tipp, hogy jobb projektminisztrátor legyen

Ha erősen szeretné, hogy egy erős projekt adminisztrátor legyen, a legfontosabb dolog, hogy megtanulják, hogyan kell kezelni az idejét, hogyan kell kommunikálni, és hogyan lehet hatékony. Ezek a tippek javítják a készségeidet, hogy ne számítson milyen adminisztrációs feladat, amit kezel, könnyedén kezelheti.

Költségvetés a naptár (és az idő)

Az emberek költségvetésüket finanszírozzák, és tudják, mikor kell kiküszöbölni vagy csökkenteni a költségek, hogy maradjanak az eszközeikben, akkor miért nem teheted ezt az idejével? Mint egy projekt adminisztrátor, sokat a tányéron, az idő értékes. Nem tehetsz mindent egyszerre, ezért prioritást és megvalósítani azt, amit tudsz.

Használhatja a feladatkezelő eszközöket, mint egyEisenhower mátrixA termelékenység javítása. Ezek az eszközök hatékony módszereket adnak Önnek a feladatok rendezésére, az elemek megszüntetésére, ha szükséges, és rangsorolják, hogy mi számít.

Hatékonyan átruházza

Az időgazdálkodás fontos része a feladatok átruházásának megértése. Ha tudodhatékonyan átruházza, felszabadíthatja az időt, hogy kezelje a csúcsminőségű feladatokat. Biztosítania kell, hogy biztosak legyen abban, hogy ki tudja átruházni feladatait. Néhány tipp a delegáció hatékonyságához:

Játssz a csapattagok erősségeinek

Adja meg a megfelelő erőforrásokat

Világos kommunikáció biztosítása

Legyél türelmes

Visszajelzést

A küldöttség része az erős vezetőnek, így ha akarszpélda alapján levezetveEz egy kritikus képesség, hogy megtanuljon. Ne feledje, hogy nem csak a delegáló munka megakadályozza, hogy megakadályozzáktúlterhelésMagad, a csapat tagjai értékes expozíciót és tapasztalatokat is adnak az új témákban. Rendben van, ha a feladatok átruházása nem jön természetesen - olyan, mint sok puha készség, ez valami, amit gyakorolni lehet a gyakorlatban.

Kommunikálni és együttműködni

Projektminisztrátorként rendszeresen kommunikálnia kell és együttműködik a projektmenedzserrel és a csapat tagjaival. Az Ön szerepe, hogy segítsen a projektcsapatnak szervezett és sikeres maradniprojekt megkezdésebefejezni.

Néhány módja annak, hogy elősegítse a csapatoddal való kommunikációt:

Küldeni egyProgress Updateminden héten

Állítson be emlékeztetőt az érdekeltekkel való bejelentkezéshez

Tartsa a heti hívásokat a csapatával, hogy ellenőrizze

Használhatja a projekt menedzsment szoftver, hogy kapcsolatban maradjon a munka, hatékonyan kommunikálni, és nyomon követni az a projekt tervet. Azonban a videohívások, az online beszélgetések és a szemtől-szembe találkozók ugyanolyan fontosak az együttműködéshez éscsapat morál .

A projekt automatizálása

A projektmenedzsment szoftver egyszerűen megkönnyítheti a feladatait. Akkor használható szoftver az információk megosztását csoporttagok között, menetrend találkozók, set projekthatáridőket és időkeretek és feladatok kezelésére. Plusz, szoftver használható dokumentáció és a költségvetési igazgatás, és megosztani ezt az információt az érintett felekkel, ha szükséges.

A Project Management szoftver hatékonyabbá teszi a munkafolyamatot, mint egy projekt adminisztrátor, és csökkenti a lehetséges hibákat. Kulcs projekt menedzsment funkciók segítségével a munka összehangolására a következők:

Automatizálás:Automatizálja a folyamatait a kézi munka kiküszöböléséhez.

Állapotjelentés:Jelentse be a projekt állapotát, hogy megosszák a csapattagokkal és az érdekeltekkel

Projektnézetek:Legyen jobb vizualizáció a projektbe és az előrehaladásához.

Az összes információ egy helyen:Tartsa meg az összes projektinformációt megosztott helyen mindenki számára.

Célbeállítás és követés:Nézze meg a munkáját kontextusban. Állítsa be a célokat, és nyomon követheti a projektet e célok ellen.

Légy csapatjátékos

Az Evert projekt egy csapat erőfeszítés. Ha nincs csapat gondolkodásmódja, akkor végső soron küzd, hogy a projektet a célvonalhoz hozza. Míg mindenkinek vanszakmai célokReméljük, hogy elérni fogják, hogy csapatjátékos a leggyorsabb módja annak, hogy elérje a személyes és a csapat céljait.

Önnek és csapatának meg kell osztania a megosztott jövőképet a projekthez, hogy tud dolgozni. Amikor a kommunikáció nyitva van, és csapatként dolgozik, akkor találkozhat a végső célok, és ünnepelni ezt a sikert együtt.

Egyszerűsítse a projekt adminisztrációját a projektmenedzsment szoftverrel

A projekt adminisztrátorává válik az évek tapasztalatainak és az oktatás megfelelő keveréke. De ha megőrzi a munkát, a legjobb módja annak, hogy az Excel azáltal, hogy megismerheti magát a projektmenedzsment szoftverrel.

Miután ismeri a Project Management szoftver be- és kimenetét, használhatja a projekt adminisztrátori feladatainak egyszerűsítésére és a projektmenedzsment készségeinek megerősítésére.