پروجیکٹ ایڈمنسٹریٹر: منصوبے کی زندگی میں 4 کردار
خلاصہ
پراجیکٹ منتظمین ایک منصوبے کے ارد گرد مختلف انتظامی فرائض کے لئے ذمہ دار ہیں. ان فرائض میں دستاویزات، میٹنگ مینجمنٹ، پروجیکٹ بجٹ، اور ٹائم مینجمنٹ کی مہارت کا استعمال کرتے ہوئے ٹیم کو ٹریک پر رہنے میں مدد کرنے میں مدد مل سکتی ہے. اس ٹکڑے میں، ہم منصوبے کے منتظم کے کردار اور ذمہ داریوں پر غور کریں گے اور اس کردار کے معاملات کو کیسے کریں گے.
کوئی پروجیکٹ ایک شخص شو نہیں ہے- آپ کے منصوبے کو ٹریک پر رکھنے اور اپنے مقاصد کو وقت پر مارنے کے لۓ، آپ کو ہر مرحلے میں مختلف منصوبوں کی ٹیم کے ارکان کے ساتھ تعاون کرنے کی ضرورت ہے. ان لوگوں میں سے ایک پراجیکٹ ایڈمنسٹریٹر ہے.
آپ ممکنہ طور پر ایک پروجیکٹ مینیجر سے واقف ہیں - یہ وہی شخص ہے جو اس منصوبے کی طرف جاتا ہے اور اس کی ترقی کی نگرانی کرتا ہے. اس کے بعد آپ کی ٹیم اصل منصوبے پر عملدرآمد ہے. وسط میں پراجیکٹ ایڈمنسٹریٹر ہے.
پراجیکٹ منتظمین پورے منصوبے کے مینیجرز کے ساتھ قریبی کام کرتے ہیںپروجیکٹ لائف سائیکل. جیسا کہ وہ تجربہ حاصل کرتے ہیں، وہ اپنے علم کو اپنے آپ کو منصوبے کے مینیجرز میں ترقی دینے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں. اس ٹکڑے میں، ہم اس پر تبادلہ خیال کریں گےکردار اور ذمہ داریاںایک پراجیکٹ ایڈمنسٹریٹر اور اس پوزیشن میں کیسے ایکسل.
پراجیکٹ ایڈمنسٹریٹر کیا ہے؟
ایک پروجیکٹ ایڈمنسٹریٹر ایک منصوبے کے ارد گرد مختلف انتظامی فرائض کے لئے ذمہ دار ہے. ان فرائض میں دستاویزات، میٹنگ مینجمنٹ، ہینڈلنگ شامل ہوسکتی ہےپروجیکٹ بجٹ، اور استعمال کرتے ہوئےٹائم مینجمنٹ کی مہارتٹیم کو ٹریک پر رہنے میں مدد کرنے کے لئے.
پراجیکٹ ایڈمنسٹریٹر کے طور پر، آپ پروجیکٹ مینیجر کا پہلا دوست ہوں گے. آپ کا مقصد ان کا کام آسان بنانا ہے، اور جیسا کہ آپ منصوبے کی ترقی میں مدد کرتے ہیں، آپ قیمتی فائدہ اٹھائیں گےکام کی ترتیب لگاناتجربہ جو آپ کے کیریئر بڑھا سکتا ہے.
پراجیکٹ ایڈمنسٹریٹر کیا کرتا ہے؟
پراجیکٹ ایڈمنسٹریٹر کے کام کے فرائض غیر متوقع ہوسکتے ہیں، لیکن کچھ کام موجود ہیں جو ہر منصوبے میں ہی رہیں گے. اگر آپ اس کام کے لئے درخواست دے رہے ہیں، تو آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ کو ان کاموں کو سنبھالنے کے لئے ضروری مہارتیں بنائیں.
ٹاسک ٹریکنگ
پراجیکٹ ایڈمنسٹریٹر کا کام کا ایک اہم حصہ نگرانی کر رہا ہےپراجیکٹ منصوبہ. جبکہ پروجیکٹ مینیجر کو یقینی بناتا ہے کہ ہر ٹیم کے رکن کو ترقی کی منصوبہ بندی میں حصہ لیتا ہے، پروجیکٹ ایڈمنسٹریٹر انفرادی کاموں کو باخبر رکھنے کے الزام میں ہے.
پراجیکٹ منتظمین کو قریب سے نظر آتے ہیںپروجیکٹ شیڈولاور ہر کام پر ٹیم کے ارکان سے ٹاسک سطح کی اپ ڈیٹس حاصل کریں. اگر وہ اس بات کا تعین کرتے ہیں کہ ایک چھوٹا سا آخری وقت کا خطرہ ہے، تو پھر وہ اس منصوبے کے مینیجر کو مطلع کرتے ہیں.
کچھ منصوبوں میں سینکڑوں کاموں ہیں، لہذا ٹریکنگ ٹیم کی کوشش اور کھولنے کی ضرورت ہےمواصلاتمینیجر اور منتظم کے درمیان. مواصلات کے لئے مساوی طور پر اہم تمام منصوبے کی معلومات کے لئے سچ کا مرکزی ذریعہ ہے، جیسے پراجیکٹ مینجمنٹ کے آلے کی طرح. اس طرح، پوری ٹیم اسی ذریعہ سے کام کر سکتی ہے اور یہ دیکھتے ہیں کہ جب کیا کر رہا ہے.
عمل دستاویزات
پراجیکٹ مینجمنٹ میں بہت سے کاغذات کا کام شامل ہے اور ایک مینیجر ہمیشہ بینڈوڈتھ کو خود پر دستاویزات کو سنبھالنے کے لئے نہیں کرے گا. پراجیکٹ ایڈمنسٹریٹر کے طور پر، آپ کو ضرورت ہو گیمشکل مہارتعمل کے دستاویزات کو ختم کرنے کی ضرورت ہے، فارم بھریں، گاہکوں کے ساتھ بات چیت، اورنوٹ کرنا. یہ مصروف کام کی طرح آواز آتی ہے، لیکن آپ ایڈمنسٹریٹر کے طور پر آپ کو ہینڈل کرنے والے دستاویزات کامیابی کے لئے اہم ہے.
نہ صرف آپ کو ایک پروجیکٹ ایڈمنسٹریٹر کے طور پر دستاویزات لکھیں گے، لیکن آپ دستاویزات کو بھی درجہ بندی، فائل، حصص، اسٹور، اور دستاویزات کو اپ ڈیٹ کریں گے. آپ کو ان کاموں کو سنبھالنے اور مثبت طور پر منصوبے کی کارکردگی میں مثبت طور پر شراکت دینے کے لئے غیر معمولی تنظیمی مہارت کی ضرورت ہوگی.
بجٹ اور وسائل مینجمنٹ
پروجیکٹ منتظمین اکثر ایک منصوبے کے لئے ٹریکنگ کے اخراجات کے الزام میں ہیں اور ٹیم کی نگرانی کرتے ہیںوسائل مینجمنٹ منصوبہ. جبکہ پروجیکٹ مینیجر نے وسائل کو مختص کرنے اور منصوبے کی ضروریات کے لئے ٹرانزیکشن کو سہولت فراہم کرنے پر توجہ مرکوز کی ہے، اس منصوبے کے منتظم اس پس منظر میں ہے کہ اس بات کا یقین ہے کہ اس منصوبے کو بجٹ کے اندر رہتا ہے.
مثال کے طور پر، اگر پراجیکٹ ایڈمنسٹریشن کی پیشکش کی جاتی ہے تو اس منصوبے کی ترقی میں اضافہ ہوتا ہے، وہ پروجیکٹ مینیجر کو مطلع کر سکتے ہیں تاکہ وہ کارروائی کریں اور اس کا تعین کریں کہ کہاں ایڈجسٹ کریںپراجیکٹ منصوبہاور اخراجات کو کم کریں.
میٹنگ ایڈمنسٹریشن
اجلاس منصوبے کے کام کے بہاؤ کے ضروری حصوں ہیں. باقاعدگی سے اجلاسوں کو فروغ دینے میں مدد مل سکتی ہےٹیم تعاوناور یقینی بنائیں کہ کھلی مواصلات بھر میںٹیم کردار. مینیجرز میٹنگ ڈھانچے قائم کرتے ہیں، جبکہ منتظمین عام طور پر شیڈولنگ کے اجلاسوں کے لئے ذمہ دار ہیں.
کیلنڈر پر اجلاسوں کو ڈالنے کے علاوہ، پراجیکٹ ایڈمنسٹریٹر نوٹ لینے کے لئے ذمہ دار ہوسکتا ہے. ہر میٹنگ کے بعد، یہ پراجیکٹ ایڈمنسٹریٹر ہے جو میٹنگ نوٹس بھیجے گاایکشن اشیاءٹیم پر ہر ایک کو یقینی بنانے کے لئے تیز رفتار ہے.
پراجیکٹ ایڈمنسٹریٹر بننے کا طریقہ
جاننے کے لئے آپ کو ایک پروجیکٹ ایڈمنسٹریٹر کے طور پر ملازمت حاصل کرنے کی ضرورت ہے اور کردار میں ایکسل آپ کو پراجیکٹ لائف سائیکل میں مثبت طور پر شراکت کے لئے مقرر کیا جائے گا. چاہے آپ مکمل وقت پروجیکٹ ایڈمنسٹریٹر کردار تلاش کرنے کے لئے تیار ہو یا آپ اب بھی اپنے کام کے تجربے کے ساتھ اپنا راستہ کام کر رہے ہیں، یہاں آپ کے دوبارہ شروع کے لئے ذہن میں رکھنے کے لئے چیزیں ہیں:
اسی طرح کے کردار میں کام کا تجربہ:پچھلے کام کا تجربہ سب سے اہم ضروریات میں سے ایک ہے اگر آپ اپنی ٹیم میں ایک پروجیکٹ ایڈمنسٹریٹر کے طور پر شراکت کرنا چاہتے ہیں. سب سے زیادہ پراجیکٹ ایڈمنسٹریشن پوزیشنیں اندراج کی سطح نہیں ہیں، لہذا آپ کو یہ ثابت کرنے کی ضرورت ہوگی کہ آپ نے اسی طرح کے کردار میں کام کیا ہے، جیسے جیسےپروجیکٹ کوآرڈینیٹر کرداریا ایک پروجیکٹ اسسٹنٹ پوزیشن.
پراجیکٹ مینجمنٹ سافٹ ویئر کا علم:سب سے زیادہ پراجیکٹ منتظمین پر اعتماد کرتے ہیںپراجیکٹ مینجمنٹ سافٹ ویئراپنے انتظامی کاموں کو سنبھالنے کے لئے. سافٹ ویئر کے علم سے آپ کو کاموں کو پورا کرنے میں مدد ملے گی، آپ کی ٹیم اور آپ کے پروجیکٹ مینیجر کے ساتھ تعاون کریں، اور آپ سب سے بہترین پروجیکٹ ایڈمنسٹریٹر بنیں.
ٹھوس تنظیمی اور وقت مینجمنٹ کی مہارت:جبکہ سوفٹ ویئر آٹومیشن آپ کو پراجیکٹ ایڈمنسٹریٹر کردار میں مختلف کاموں کے ساتھ آپ کی مدد کر سکتا ہے، آپ کو اب بھی مضبوط تنظیم سازی اور وقت مینجمنٹ کی مہارت کی ضرورت ہوتی ہے. تنظیمی مہارت آپ کو کاموں کے ذریعہ ترتیب دینے، کاغذی کام کا انتظام، اور پروجیکٹ مینیجر سے کام کا انتظام کرنے میں مدد ملے گی. ٹائم مینجمنٹ کی مہارت آپ کو مؤثر طریقے سے کاموں کو مکمل کرنے میں مدد ملے گیجلتا ہوا .
پی پی پی / پرنس 2 سرٹیفیکیشن ایک پلس ہے:کچھ پروجیکٹ منتظمین کو یہ پتہ چلتا ہے کہ سرٹیفیکیشن ان کے پیشہ ورانہ کیریئر بڑھانے میں مدد کرتی ہیں. پراجیکٹ مینجمنٹ پروفیشنل (پی پی پی) سرٹیفیکیشن اور کنٹرول ماحول میں منصوبوں (پرنس 2) سرٹیفیکیشن دونوں پراجیکٹ مینجمنٹ فیلڈ میں احترام کیا جاتا ہے. جبکہ یہ سرٹیفیکیشن ایڈمنسٹریٹر کردار کے لئے ضروریات نہیں ہیں، وہ آپ کو کیریئر سیڑھی کو منتقل کرنے میں مدد کرسکتے ہیں.
بزنس ایڈمنسٹریشن میں ماسٹر کی ڈگری بھی دلچسپی کا باعث بن سکتی ہے اگر آپ خود اسٹارٹر بننا چاہتے ہیں اور اپنے میدان میں اضافی معلومات حاصل کریں. پروجیکٹ ایڈمنسٹریٹر کردار کے لئے صرف ایک بیچلر کی ڈگری ضروری ہے، ایم بی اے سے متعلقہ شعبوں میں کاروباری اداروں اور ملازمت کی اقسام کے دروازے کھول سکتے ہیں.
5 تجاویز بہتر پراجیکٹ ایڈمنسٹریٹر بننے کے لئے
اگر آپ ایک مضبوط پروجیکٹ ایڈمنسٹریٹر بننا چاہتے ہیں تو، سیکھنے کے لئے سب سے اہم بات یہ ہے کہ آپ کا وقت کس طرح منظم کرنے کے لئے، کس طرح بات چیت کرنے کے لئے، اور کس طرح موثر ہونا ہے. یہ تجاویز آپ کی مہارت کو بہتر بنائے گی تاکہ اس سے کوئی فرق نہیں کہ انتظامی کام آپ کو سنبھال رہے ہو، آپ آسانی سے اس سے نمٹنے کے لئے کرسکتے ہیں.
اپنے کیلنڈر (اور وقت) بجٹ
لوگ ان کے مالیات کو بجٹ دیتے ہیں اور جانتے ہیں کہ جب ان کے وسائل کے اندر رہنے کے اخراجات کو ختم کرنے یا کم کرنے کے لئے، تو آپ اپنے وقت کے ساتھ ایسا کیوں نہیں کر سکتے ہیں؟ آپ کے پلیٹ پر بہت کچھ کے ساتھ ایک پروجیکٹ ایڈمنسٹریٹر کے طور پر، آپ کا وقت قیمتی ہے. آپ ایک ہی وقت میں سب کچھ نہیں کر سکتے ہیں، لہذا آپ کیا کر سکتے ہیں کو ترجیح دیتے ہیں اور پورا کرتے ہیں.
آپ ٹاسک مینجمنٹ کے اوزار جیسے اے کی طرح استعمال کرسکتے ہیںEisenhower میٹرکساپنی پیداوری کو بہتر بنانے کے لئے. یہ اوزار آپ کو اپنے کاموں کو ترتیب دینے کے لئے مؤثر طریقوں کے ساتھ فراہم کرے گا، جب ضروری ہو تو اشیاء کو ختم کرنے، اور اس کی ترجیحات کو پورا کرنے کے لۓ.
مؤثر طریقے سے نمائندگی
کاموں کی نمائندگی کرنے کے لئے وقت کے انتظام کا ایک اہم حصہ سمجھتا ہے. اگر تم کر پاؤمؤثر طریقے سے نمائندگی، آپ سب سے اوپر ترجیحی کاموں کو سنبھالنے کے لئے وقت آزاد کر سکتے ہیں. آپ کو یہ بھی یقینی بنانا چاہئے کہ آپ کو یقین ہے کہ آپ اپنے کاموں کو کس طرح پیش کرتے ہیں. مؤثر طریقے سے نمائندگی کرنے کے لئے کچھ تجاویز شامل ہیں:
اپنی ٹیم کے ارکان کی طاقتوں کو کھیلنے کے لئے کھیلیں
صحیح وسائل فراہم کریں
واضح مواصلات فراہم کریں
صبر کرو
رائے دیں
وفد ایک مضبوط رہنما ہونے کا حصہ ہے، لہذا اگر آپ چاہتے ہیںمثال کے طور پر قیادت، یہ سیکھنے کے لئے ایک اہم مہارت ہے. ذہن میں رکھو کہ نہ صرف آپ کو روکنے کے لۓ کام کرتا ہےoverworking.اپنے آپ کو، یہ آپ کے ٹیم کے ارکان کو نئے مضامین میں قیمتی نمائش اور تجربہ بھی فراہم کرتا ہے. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اس ویڈیو پر غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے.
مواصلات اور تعاون
ایک پراجیکٹ ایڈمنسٹریٹر کے طور پر، آپ کو اپنے پروجیکٹ مینیجر اور ٹیم کے ارکان کے ساتھ باقاعدگی سے بات چیت اور تعاون کرنے کی ضرورت ہوگی. آپ کا کردار منصوبے کی ٹیم کو منظم اور کامیاب ہونے میں مدد کرنے کے لئے ہےپراجیکٹ کی شروعاتتکمیل کرنے کے لئے.
آپ کی ٹیم کے ساتھ مواصلات کو فروغ دینے کے کچھ طریقے شامل ہیں:
A بھیجیںپیش رفت اپ ڈیٹہر ہفتے
اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ چیک کرنے کے لئے ایک یاد دہانی مقرر کریں
چیک کرنے کے لئے آپ کی ٹیم کے ساتھ ہفتہ وار کال کریں
آپ پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے کام پر منسلک رہنے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں، مؤثر طریقے سے بات چیت کرتے ہیں، اور منصوبے کی منصوبہ بندی کی ترقی کو ٹریک کریں. تاہم، ویڈیو کالز، آن لائن چیٹ، اور چہرے کے چہرے کے اجلاسوں کو تعاون کے لئے برابر طور پر اہم ہےٹیم موریل .
فائدہ اٹھانے پروجیکٹ آٹومیشن
پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر آپ کے کام کو ایک منتظم کے طور پر تیزی سے آسان بنا سکتا ہے. آپ ٹیم کے ارکان کے درمیان معلومات کا اشتراک کرنے کے لئے سافٹ ویئر کا استعمال کرسکتے ہیں، شیڈول اجلاسوں کو مقرر کریں، منصوبے کی آخری تاریخ اور ٹائم فریم، اور کاموں کو منظم کریں. پلس، سافٹ ویئر دستاویزات اور بجٹ ایڈمنسٹریشن کے لئے استعمال کیا جا سکتا ہے، اور جب ضرورت ہو تو اس معلومات کو حصول کے ساتھ اشتراک کریں.
پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر آپ کے کام کے بہاؤ کو ایک پروجیکٹ ایڈمنسٹریٹر کے طور پر زیادہ موثر بنائے گا اور ممکنہ غلطیوں کو کم کرے گا. کلیدی پراجیکٹ مینجمنٹ کی خصوصیات آپ کو کام کرنے کے لئے مدد کرنے میں مدد کے لئے شامل ہیں:
میشن:دستی کام کو ختم کرنے کے لئے اپنے عمل کو خود کار طریقے سے بنائیں.
حیثیت کی رپورٹنگ:ٹیم کے ارکان اور اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ اشتراک کرنے کے لئے ایک منصوبے کی حیثیت کی اطلاع دیں
پروجیکٹ مناظر:آپ کے منصوبے اور اس کی ترقی میں بہتر نقطہ نظر حاصل کریں.
آپ کی تمام معلومات ایک جگہ میں:آپ کے تمام منصوبے کی معلومات کو ہر ایک کے لئے مشترکہ مقام میں رکھیں.
گول کی ترتیب اور ٹریکنگ:سیاق و سباق میں اپنا کام ملاحظہ کریں. اہداف مقرر کریں اور ان مقاصد کے خلاف اپنے منصوبے کو ٹریک کریں.
ایک ٹیم پلیئر بن
Evert پروجیکٹ ایک ٹیم کی کوشش ہے. اگر آپ کے پاس ٹیم کی ذہنیت نہیں ہے تو، آپ آخر میں منصوبے کو ختم لائن میں لانے کے لئے جدوجہد کریں گے. جبکہ سب کچھ ہےپیشہ ورانہ اہدافوہ حاصل کرنے کی امید رکھتے ہیں، ٹیم کے کھلاڑی ہونے کی وجہ سے آپ کے ذاتی اور ٹیم کے مقاصد تک پہنچنے کا سب سے تیز ترین طریقہ ہے.
آپ اور آپ کی ٹیم کو اس منصوبے کے لئے ایک مشترکہ نقطہ نظر ہونا چاہئے جو آپ کام کر سکتے ہیں. جب مواصلات کھلی ہے اور آپ ایک ٹیم کے طور پر کام کرتے ہیں، تو آپ اپنے اختتام مقاصد کو پورا کرسکتے ہیں اور اس کامیابی کے ساتھ مل کر جشن مناتے ہیں.
پراجیکٹ مینجمنٹ سافٹ ویئر کے ساتھ پروجیکٹ انتظامیہ کو آسان بنائیں
ایک پروجیکٹ ایڈمنسٹریٹر بننے کے سال کے تجربے اور تعلیم کا صحیح مرکب کی ضرورت ہوتی ہے. لیکن جب آپ کام کو محفوظ کرنے کے بعد، ایکسل کا بہترین طریقہ پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے ساتھ اپنے آپ کو واقف ہے.
ایک بار جب آپ پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے INS اور آؤٹ آؤٹ، آپ اس پراجیکٹ ایڈمنسٹریٹر کے کاموں کو آسان بنانے اور اپنے پراجیکٹ مینجمنٹ کی مہارت کو مضبوط بنانے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں.
