Administrator Proyek: 4 peran dalam siklus hidup proyek

Ringkasan

UDN Task Manager.mengubah pekerjaan Anda dengan fitur-fitur industri terkemuka

Administrator proyek bertanggung jawab atas berbagai tugas administrasi di sekitar proyek. Tugas-tugas ini dapat mencakup dokumentasi, manajemen rapat, menangani anggaran proyek, dan menggunakan keterampilan manajemen waktu untuk membantu tim tetap di jalurnya. Dalam hal ini, kita akan membahas peran dan tanggung jawab administrator proyek dan bagaimana peran ini penting.

Tidak ada proyek yang ditampilkan satu orang - untuk menjaga proyek Anda di jalur dan mengenai tujuan Anda tepat waktu, Anda perlu berkolaborasi dengan berbagai anggota tim proyek di setiap tahap. Salah satu dari orang-orang itu adalah administrator proyek.

Anda kemungkinan sudah terbiasa dengan manajer proyek - ini adalah orang yang memimpin proyek dan memonitor kemajuannya. Kemudian Anda memiliki tim yang mengeksekusi proyek yang sebenarnya. Di tengah adalah administrator proyek.

Administrator proyek bekerja sama dengan manajer proyek di seluruhProject Life Cycle.. Ketika mereka mendapatkan pengalaman, mereka dapat menggunakan pengetahuan mereka untuk maju ke manajer proyek sendiri. Dalam bagian ini, kita akan membahasperan dan tanggung jawabdari seorang administrator proyek dan cara unggul dalam posisi ini.

Apa itu Administrator Proyek?

Sebagai administrator proyek, Anda akan menjadi teman pertama manajer proyek. Tujuan Anda adalah membuat pekerjaan mereka lebih mudah, dan ketika Anda membantu proyek berkembang, Anda akan mendapat berhargamanajemen proyekPengalaman yang dapat menumbuhkan karir Anda.

Apa yang dilakukan administrator proyek?

Tugas pekerjaan dari administrator proyek dapat tidak dapat diprediksi, tetapi ada beberapa tugas yang akan tetap sama di setiap proyek. Jika Anda melamar pekerjaan ini, Anda ingin memastikan Anda memiliki keterampilan yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas ini.

Pelacakan Tugas

Bagian penting dari pekerjaan administrator proyek adalah memonitorrencana proyek. Sementara manajer proyek memastikan setiap anggota tim berkontribusi pada kemajuan proyek, administrator proyek bertanggung jawab untuk melacak tugas-tugas individu.

Administrator proyek memperhatikanJadwal proyekdan dapatkan pembaruan tingkat tugas dari anggota tim pada setiap tugas. Jika mereka menentukan risiko tenggat waktu yang terlewat, mereka kemudian memberi tahu manajer proyek.

Beberapa proyek memiliki ratusan tugas, itulah sebabnya pelacakan membutuhkan upaya tim dan terbukakomunikasiantara manajer dan administrator. Sama pentingnya untuk komunikasi adalah memiliki sumber utama kebenaran untuk semua informasi proyek, seperti alat manajemen proyek. Dengan begitu, seluruh tim dapat bekerja dari sumber yang sama dan melihat siapa yang melakukan apa saat itu.

Proses dokumentasi

Manajemen proyek melibatkan banyak dokumen dan manajer tidak akan selalu memiliki bandwidth untuk menangani dokumentasi sendiri. Sebagai administrator proyek, Anda akan membutuhkanketerampilan kerasdiperlukan untuk mengeluarkan dokumen proses, mengisi formulir, berkomunikasi dengan klien, danambil catatan. Ini mungkin terdengar seperti pekerjaan yang sibuk, tetapi dokumentasi yang Anda tangani sebagai administrator sangat penting untuk menyelesaikan proyek.

Anda tidak hanya akan menulis dokumen sebagai administrator proyek, tetapi Anda juga akan mengkategorikan, file, berbagi, menyimpan, dan memperbarui dokumen. Anda akan memerlukan keterampilan organisasi yang luar biasa untuk menangani tugas-tugas ini dan berkontribusi secara positif untuk kinerja proyek.

Anggaran dan Manajemen Sumber Daya

Administrator proyek sering bertanggung jawab atas biaya pelacakan untuk proyek tertentu dan mengawasi timRencana Manajemen Sumber Daya. Sementara manajer proyek berfokus pada mengalokasikan sumber daya dan memfasilitasi transaksi untuk kebutuhan proyek, administrator proyek berada di latar belakang memastikan proyek tetap dalam anggaran.

Misalnya, jika administrator proyek memperhatikan pengeluaran berlebihan sementara proyek sedang berlangsung, mereka dapat memberi tahu manajer proyek sehingga mereka dapat mengambil tindakan dan menentukan di mana untuk menyesuaikanrencana proyekdan mengurangi biaya.

Administrasi Pertemuan

Rapat adalah bagian penting dari alur kerja proyek. Pertemuan rutin dapat mempromosikanKolaborasi Timdan memastikan ada komunikasi terbuka di seluruhperan tim. Manajer membangun struktur pertemuan, sementara administrator biasanya bertanggung jawab untuk menjadwalkan pertemuan.

Selain menempatkan pertemuan di kalender, administrator proyek mungkin bertanggung jawab untuk membuat catatan. Setelah setiap pertemuan, itu adalah administrator proyek yang akan mengirimkan catatan rapat danbarang Aksi, Memastikan semua orang di tim adalah kecepatan.

Cara Menjadi Administrator Proyek

Mengetahui apa yang Anda butuhkan untuk dipekerjakan sebagai administrator proyek dan Excel dalam peran akan membuat Anda berkontribusi positif pada siklus hidup proyek. Apakah Anda siap untuk menemukan peran administrator proyek penuh waktu atau Anda masih bekerja dengan pengalaman di tempat kerja, berikut adalah hal yang perlu diingat untuk resume Anda:

Pengalaman kerja dalam peran yang sama:Pengalaman kerja sebelumnya adalah salah satu persyaratan terpenting jika Anda ingin berkontribusi pada tim Anda sebagai administrator proyek. Sebagian besar posisi administrator proyek bukan level entri, sehingga Anda mungkin perlu membuktikan bahwa Anda telah bekerja dalam peran yang sama, seperti aPeran Koordinator Proyekatau posisi asisten proyek.

Pengetahuan tentang Perangkat Lunak Manajemen Proyek:Sebagian besar administrator proyek mengandalkanperangkat lunak manajemen proyekuntuk menangani tugas administrasi mereka. Memiliki pengetahuan perangkat lunak akan membantu Anda menyelesaikan tugas, berkolaborasi dengan tim Anda dan manajer proyek Anda, dan menjadi administrator proyek terbaik yang Anda bisa.

Keterampilan organisasi yang solid dan manajemen waktu:Sementara otomatisasi perangkat lunak dapat membantu Anda dengan berbagai tugas dalam peran administrator proyek, Anda masih perlu keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang kuat untuk menjadi efisien. Keterampilan organisasi akan membantu Anda memilah-milah tugas, mengelola dokumen, dan menurunkan pekerjaan dari manajer proyek. Keterampilan manajemen waktu akan membantu Anda menyelesaikan tugas secara efisien tanpaterbakar .

Sertifikasi PMP / PRINCE2 adalah nilai tambah:Beberapa administrator proyek menemukan bahwa sertifikasi membantu mereka menumbuhkan karir profesional mereka. Sertifikasi Project Management Professional (PMP) dan proyek-proyek di lingkungan terkontrol (Pangeran 2) sertifikasi keduanya dihormati di bidang manajemen proyek. Sementara sertifikasi ini bukan persyaratan untuk peran administrator, mereka dapat membantu Anda naik tangga karier.

Gelar Master dalam Administrasi Bisnis juga dapat menarik jika Anda ingin menjadi pemula dan mendapatkan pengetahuan tambahan di bidang Anda. Meskipun hanya gelar sarjana yang diperlukan untuk peran administrator proyek, MBA dapat membuka pintu ke usaha bisnis dan jenis pekerjaan di bidang terkait.

5 tips untuk menjadi administrator proyek yang lebih baik

Jika Anda ingin menjadi administrator proyek yang kuat, yang paling penting untuk dipelajari adalah bagaimana mengatur waktu Anda, bagaimana berkomunikasi, dan bagaimana menjadi efisien. Kiat-kiat ini akan meningkatkan keterampilan Anda sehingga tidak peduli tugas administratif apa yang Anda tangani, Anda dapat mengatasinya dengan mudah.

Anggaran kalender Anda (dan waktu)

Orang-orang menganggarkan keuangan mereka dan tahu kapan harus menghilangkan atau mengurangi biaya untuk tetap dalam sarana mereka, jadi mengapa Anda tidak bisa melakukan ini dengan waktu Anda? Sebagai administrator proyek dengan banyak di piring Anda, waktu Anda sangat berharga. Anda tidak dapat melakukan segalanya sekaligus, jadi prioritaskan dan selesaikan apa yang Anda bisa.

Anda dapat menggunakan alat manajemen tugas sepertiEisenhower Matrix.untuk meningkatkan produktivitas Anda. Alat-alat ini akan memberi Anda metode yang efektif untuk menyortir tugas Anda, menghilangkan barang bila perlu, dan memprioritaskan hal-hal apa.

Mendelegasikan secara efektif

Bagian penting dari manajemen waktu adalah pemahaman ketika mendelegasikan tugas. Jika kamu bisamendelegasikan secara efektif, Anda dapat membebankan waktu untuk menangani tugas-tugas prioritas utama. Anda juga harus memastikan Anda merasa percaya diri dengan siapa Anda mendelegasikan tugas Anda. Beberapa tips untuk cara mendelegasikan secara efektif meliputi:

Bermain untuk kekuatan anggota tim Anda

Menyediakan sumber daya yang tepat

Berikan komunikasi yang jelas

Sabar

Berikan umpan balik

Delegasi adalah bagian dari menjadi pemimpin yang kuat, jadi jika Anda mauMenurut contoh, Ini adalah keterampilan penting untuk dipelajari. Perlu diingat bahwa tidak hanya delegasi bekerja mencegah AndaOverworking.Diri Anda, itu juga memberi anggota tim Anda paparan dan pengalaman berharga di bidang studi baru. Tidak apa-apa jika mendelegasikan tugas tidak datang secara alami - seperti banyak keterampilan lunak, ini adalah sesuatu yang dapat Anda kembangkan dengan latihan.

Berkomunikasi dan berkolaborasi

Sebagai administrator proyek, Anda harus berkomunikasi secara teratur dan berkolaborasi dengan manajer proyek dan anggota tim Anda. Peran Anda adalah membantu tim proyek tetap teratur dan berhasilinisiasi proyekuntuk menyelesaikan.

Beberapa cara untuk menumbuhkan komunikasi dengan tim Anda meliputi:

Kirimpembaruan kemajuansetiap minggu

Tetapkan pengingat untuk check-in dengan para pemangku kepentingan

Pegang panggilan mingguan dengan tim Anda untuk check-in

Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk tetap terhubung pada pekerjaan, berkomunikasi secara efektif, dan melacak kemajuan menuju rencana proyek. Namun, panggilan video, obrolan online, dan pertemuan tatap muka sama pentingnya untuk kolaborasi danmoral tim. .

Leverage Project Automation.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat membuat pekerjaan Anda sebagai administrator secara eksponensial lebih mudah. Anda dapat menggunakan perangkat lunak untuk berbagi informasi di antara anggota tim, menjadwalkan rapat, menetapkan tenggat waktu proyek dan kerangka waktu, dan mengelola tugas. Plus, perangkat lunak dapat digunakan untuk dokumentasi dan administrasi anggaran, dan untuk membagikan informasi ini dengan para pemangku kepentingan saat dibutuhkan.

Perangkat lunak manajemen proyek akan membuat alur kerja Anda lebih efisien sebagai administrator proyek dan mengurangi kemungkinan kesalahan. Fitur manajemen proyek utama untuk membantu Anda mengoordinasikan pekerjaan meliputi:

Otomatisasi:Mengotomatiskan proses Anda untuk menghilangkan pekerjaan manual.

Pelaporan Status:Laporkan status proyek untuk dibagikan dengan anggota tim dan pemangku kepentingan

Pandangan Proyek:Dapatkan visualisasi yang lebih baik ke proyek Anda dan kemajuannya.

Semua informasi Anda di satu tempat:Simpan semua informasi proyek Anda di lokasi bersama untuk semua orang untuk dilihat.

Pengaturan dan Pelacakan Tujuan:Lihat pekerjaan Anda dalam konteks. Tetapkan gol dan lacak proyek Anda terhadap tujuan-tujuan tersebut.

Menjadi pemain tim

Proyek Evert adalah upaya tim. Jika Anda tidak memiliki pola pikir tim, Anda akhirnya akan berjuang untuk membawa proyek ke garis finish. Sementara semua orang memilikiTujuan profesionalMereka berharap untuk mencapai, menjadi pemain tim adalah cara tercepat untuk mencapai tujuan pribadi dan tim Anda.

Anda dan tim Anda harus memiliki visi bersama untuk proyek yang dapat Anda kerjakan. Ketika komunikasi terbuka dan Anda bekerja sebagai tim, Anda dapat memenuhi tujuan akhir Anda dan merayakan kesuksesan itu bersama.

Sederhanakan administrasi proyek dengan perangkat lunak manajemen proyek

Menjadi administrator proyek mungkin memerlukan pengalaman bertahun-tahun dan perpaduan yang tepat dari pendidikan. Tetapi begitu Anda mengamankan pekerjaan, cara terbaik untuk Excel adalah dengan membiasakan diri dengan perangkat lunak manajemen proyek.

Setelah Anda mengetahui seluk beluk perangkat lunak manajemen proyek, Anda dapat menggunakannya untuk menyederhanakan tugas administrator proyek dan memperkuat keterampilan manajemen proyek Anda.