כיצד לנהל משימות ביעילות? 10 עצות לניהול משימות יעיל
ללא קשר למקום שבו אתה עומד בהיררכיה הארגונית או הישגים אישיים, הבלוג הזה בשבילך. הנה רשימה של טיפים ניהול המשימות של Handpicked, כי אתה יכול לעבוד עם היום כדי להשיג את אבני הדרך שלך בלי שהם מקבלים יותר טוב ממך.
חיי היומיום שלנו סובבים סביב מספר מסוים של משימות שאנו מזדהים לאורך הדרך כדי להשיג את השאיפות שלנומטרות חכמות. במאבק להיות בחלק העליון של המשחק שלנו ולשמור על קצה תחרותי שלנו, אנחנו לעתים קרובות לנשוך יותר ממה שאנחנו יכולים ללעוס.
למרות הכל נראה על עדיפות גבוהה, משהו הולך לא בסדר במירוץ הזה של מקבל דברים ולשמור על הראש שלך. חלק מאיתנו יוצרים רשימה ארוכה כדי להשיג - לפני פרק זמן מסוים או גיל מסוים. אחרים מבלים כל כך הרבה זמן לשכלל משימה אחת כי עד אז הוא זורחת, זה מיושן.
איזון עומס עבודה ומיומנויות ניהול זמןאינם קשורים רק למנהלי פרויקטים או לבוסים. למעשה, מיומנויות אלה צריך להיות מאומץ על כל רמה במיוחד עובד בצוות. אם לא, זה יכול לדקלם השלכות קשות על פרויקט לגמרי.
על פי מחקר של אבן פינה, עומס עבודה מקטין את הפרודוקטיביות ב -68% בעובדים שמרגישים שאין להם מספיק שעות ביום כדי להשלים את משימותיהם. אז, מה הם עצות ניהול המשימות החיוניות שכולנו צריכים להיות יעילים ויעילים, בו זמנית?
למעלה 10 יעילים ניהול משימות טיפים
1. לעשות רשימות לעשות
רשימות לעשות קלאסי, אך חזק ויעיל יותר מתמיד היום. בחזרה ביום, אנשים המשיכו בערות בכתב יד רעיונות ודברים להיעשות. הם כמו יסודות היומי שלך ולהוסיף טיפים יעילים שלך ניהול המשימות.
עכשיו, אנשים יש חכםאפליקציות רשימת מטלותזה לתת הודעות ותזכורות לפני המשימה היא בשל. זה קל יותר מאשר אי פעם כדי לרשום רעיונות בטופס של תמונות, הערות קול, טקסט ועוד הרבה יותר.
שיבאני סירויה היא מנכ"ל טאלה, סטארט-אפ. Siroya קובע: "הבנתי איך לעשות את כל המערכות הדיגיטליות האלה לעבוד בשבילי, אבל אני צריך להודות, בסוף היום, רשימה על נייר עדיין מרגיש הכי שימושי".
לעשות את זה הרגל כדי לארגן רשימה של דברים לעשות. כמו כן, לעשות שימוש באפליקציות הרשימה בחינם ופרמיה לרשימה שיסייעו לך לעשות בדיוק את זה.
2. סדר עדיפויות
מובן, לא כל דבר על רשימת המטלות שלך צריך להיעשות מיד. כן, יש כמה רעיונות גדולים שיכולים לעזור לך לקחת את המשחק שלך חריץ למעלה. עם זאת, חשוב להקים מה חשוב במקרה מסוים.
מייקל מאנקינס הוא ביין & אמפר; שותף חברה ומחבר שותף של "זמן, כישרון ואנרגיה", ספר ניהול CMI של השנה. לדברי מאנקס, "הזמן המשחרר דורש ביטול פעילויות בעלות ערך נמוך, לא רק ללכוד אותם ברשימה", הוא מדגיש.
קח עזרה ממטריקס BCG, ולהבין את נקודות החוזק והחולשות של הפרויקטים שלך, כמו גם את ההזדמנויות ואת האיומים הוא פונה. פעם אחת ברור עם מה שחשוב באותה עת, אתה יכול להגדיר את החשיבות של המשימות טוב יותר.
3. לוח הזמנים
תזמון משימות היא מיומנות ניהול משימות נהדרת ושומרת על הצוות המתמקד במה הוא בהישג יד מבלי לצאת מחוץ למסלול לדאוג למשימות אחרות. עם זאת, שמירה על המסלול הוא מאבק גדול בפני עצמו.
האם ידעת כי על פי מחקר, אדם מבזבז על 21.8 שעות בשבוע? אנשי מקצוע מושפעים פחות או יותר על ידי הסחות דעת שנראו מזיקים כרגע, אבל לגרום נסיגות גדולות מאוחר יותר. הסחות דעת אלה כוללות שימוש בטלפון ושיחה קטנה.
לדברי מחקר על ידי UADEMY, יותר משליש של מילניום ו Gen Z (36%) אומרים שהם מבלים שעתיים או יותר בודקים את הסמארטפונים שלהם במהלך יום העבודה.
לאחר מכן, לעשות לוח זמנים ו Allot להתחיל תאריכים. על ידי הקצאת תאריך יעד למשימה, אנו נוטים להיות מודעים יותר לעלות זה נוטה, הן כספית וזמן חכם.
אחת הדרכים הטובות ביותר היא ללכת זריז. צור backlogs ולהקצות אותו ספרינט. זה גם נותן פרספקטיבה טובה יותר בזמן הנדרש עבור כל השלמת משימה.
4. להיות גמיש
החזקת העמדה שלך היא באיכות מצוינת כדי לגלם אם אתה רוצה להשיג אבני דרך ותועדים. עם זאת, כמה מקרים ומצבים דורשים revisiting כבר החלטות. להיות גמיש הוא # 4 ברשימה שלנו של עצות ניהול המשימות העליון.
זה יכול להיות בגלל שינוי פתאומי במגמות השוק, לשנות את כונן הלקוח או אם משימה מסוימת נראה overhadow לאחרים.
כל הגורמים האלה, אם לא הודה בזמן, יכול לפשוט צוות הסיכויים הפוטנציאליים של הצלחה וצמיחה. חשוב להיות על תצפית על פרצות סביר של אם הזדמנות אחרת נראה עובר אותנו על ידי. להיות גמיש עם מועדים כאשר אתה צריך להיות.
כאמור על ידי אוסמן חאן, מנכ"ל, ומייסד של בית המכירות הפומביות המקוונות, המשוט בראיון פורבס, "בתפקידים הנכונים ובאנשים הנכונים, גמישים מציעים שיפור פרודוקטיביות עצום.
זה נותן לאנשים זמן לעבד כראוי, וזה מקבל אותם מחוץ למשרד במונחים של להיות שקוע במנהל יום עד יום. אז, יש יותר מנהיגות מחשבה שמגיע אל השולחן, וזה המקום שבו היצירתיות והחדשנות שלך נכנסים ".
15 ציטוטים פרודוקטיביות הטוב ביותר על ידי גורואים פרודוקטיביות
5. ניהול שינוי
להיות פתוח לשינוי חשוב אבל מאסטרינג איך לזה חשוב באותה מידה. רוב הפעמים, אנחנו לא יכולים להסיע את השינוי הדרוש לפרויקט מסוים או באסטרטגיה שלנו.
עם זאת, מיומנות זו יכולה לעזור להגדיל את הסיכויים כי הפרויקט שלך עונה על מטרותיו 6 פעמים יותר מאשר עם ענייםשינוי הנהלה .
עם מתודולוגיית Scrum, אתה יכול להיות פתוח ולנהל שינוי בקלות דרךמפגשי שיחים יומיים. Scrum היומי נותן לך הזדמנות לא רק סקירה כללית על המשימות נעשה, אלא גם את צווארי הבקבוק הם עשויים להתמודד. בדרך זו אתה יכול לשנות backlogs כדי להתאים טוב יותר את הדרישות המשתנות.
6. נציג
להיות מעל עמוס הוא דבר אמיתי ואם לא התייחס היטב, זה יכול להשפיע באופן משמעותי את הפרודוקטיביות. בסוף היום, אנחנו רק בני אדם עובדים עם בני אדם אחרים. כל אחד מאיתנו מחזיק קבוצה ייחודית של תכונות כשמדובר סבלנות, חוסן, עבודה תחת לחץ או מקבל משימה נעשה לפחות כמות זמן.
לדברי אלי רחב, פילנתרופ ומייסד של 200 Fortune 500 חברות, "חוסר היכולת להאציל היא אחת הבעיות הגדולות ביותר שאני רואה עם מנהלים בכל הרמות". לפיכך, זה ממש קריטי, לא רק להיות מודעים כוח שלך וחולשות אבל אלה של הצוות שלך, גם.
כאשר אתה נשאר ערני, אתה יכול לנתח טוב יותר מי יכול לעזור יותר בשלב מסוים. אחת הטיפונים הניהוליים הטובים ביותר היא לדעת איך להאציל משימות, לאדם הנכון.
זה פותח חלונות עבור אדם אחר לגדול גם, אשר מוביל לצמיחה בצוות שלך.
7. להיות מעורב
לאחר סיוע לצוות למיין את סדר העדיפויות שלהם ואת האצלת משימות קריטיות, עוזב את הזירה הוא לא להשלים לא. הגדרת צוות ותזמון הוא נהדר להצלחה, אבל זה גם צריך להיות בעקביות בעקבות.
אם פרויקט דורש פגישת שיחה יומית, הגדלת עומס העבודה או מועדים מתקרבים יכול להוביל צוותים לתת לו מושב אחורי. זה עשוי לעתים קרובות להוביל את ההנהלה להישאר מרוחק בתקווה כי הצוות יספיק בפני עצמו. במציאות, זה הזמן להיות מעורב יותר מאשר אי פעם בעבר.
האם ידעת כי על פי מחקר של אוניברסיטת אוטווה, 33% מהפרויקטים נכשלים בשל מחסור במעורבות מהמנהלה הבכירה?
במקוםmicromanaging., להיות נוכחים להגיע אם הצוות צריך אותך. כדי להפיק את המרב של התוכניות שלך, סדרי עדיפויות, ותזמון להבטיח כי כל השלבים הם ואחריו כולם בקבוצה. זה כולל בעלי עניין ולקוחות.
8. להיות סבלני
לפעמים הדברים לא יוכלו ללכת כמתוכנן גורם לנו נסיגות חסרות תקדים. לפי מחקר על ידי וולינגטון, רק 37% של צוותים U.K. דיווחו על השלמת פרויקטים בזמן לעתים קרובות יותר מאשר לא. זה רק אדם כדי להרגיש המום ולחוות טבילה במורל שלך בזמנים כאלה.
על ידי מאסטרינג את אמנות הסבלנות, אתה יכול לעבור מצבים קשים ולעזור לצוות שלך לחזור על הרגליים שלו מוקדם יותר גם כן.
כמו ג 'ק אמא, יזם ומייסד של Alibaba אומר, "הדבר הכי חשוב שאתה צריך להיות סבלנות."
9. לתקשר
חשיבות התקשורת חזרה על ערוצי רבים במגוון רמות לאורך השנים. עם זאת, הסטטיסטיקה להוכיח כי זהו אזור שבו אנשי מקצוע, אפילו מנהלים חסרים כישורים פנימה.
האנומליה כאן היא שלמרות קריטיות של מיומנות זו, זמן מוכח ושוב, אנשי מקצוע לבחור להסתכל בדרך אחרת כשמדובר בתקשורת. בין אם זה ניהול המשימות האישיות שלך או אבני דרך הפרויקט להיות מושגת בצוות, אנשים לעתים רחוקות להחליט לציין את דעתם. זה איפהצוות שיתוף פעולה תוכנה.ממלא תפקיד חיוני בהבטחת תקשורת חלקה בין הצדדים הנוגעים בדבר.
פחד להיראות חוסר יכולת, חוסר זמינות על ידי מנהלים, ולשחק את המשחק להאשים הם כמה סיבות בלנד למה המידע החשוב ביותר הולך לא בסדר. זה יכול להוביל נסיגות גדולות, בטווח הארוך קצר.
לדברי דוד גרוסמן, "עלות התקשורת המסכנה", סקר של 400 חברות עם 100,000 עובדים כל אחד אמרו הפסד ממוצע של 62.4 מיליון דולר לשנה (לכל חברה) בשל תקשורת לא מספקת בקרב העובדים.
10. השתמש בתוכנת ניהול המשימות
לאחר תחמושת ימין יכול לנצח אותך בשדות הקרב. כנ"ל לגבי ניהול משימות יעילמעקב זמן. הטכנולוגיה סללה את הדרך עבור חברות סטארט-אפ רבים להיות ענקיות בשוק ובנתה מיליארדרים.
הכלי הנכון בזמן הנכון יכול להפוך פלאים לחיים האישיים והמקצועיים שלך. משימה ומיומנויות ניהול פרויקטיםאולי יש הרבה מה לעשות עם תכונות ואיכויות אישי שלנו, אבל אימוץ כלי ניהול המשימות הנכון יכול להעלות את הסיכויים להצלחה באופן אקספוננציאלי.
להיות בטוח, למחקר ולבחור את הזכותיישומי ניהול משימותבשבילך ואת הצוות שלך.
כמה מכלי ניהול פרויקטים חינםאתה יכול לשקול היום הם מנהל המשימות של UDN. , אסאנה , Trello , ריקיקסועוד. עם זאת, להיות מעשיים ולאמץ כלים על פי מה הוא ריאלי, לא רק מה הוא רוטט את השוק, תוך שמירה על הכספים, עקומת הלמידה דרישות צוות.
אתה יכול להתחיל עם ניהול משימות חינםפרודוקטיביות Apps., ושדרוג לאורך הדרך.
אילו עצות ניהול משימות עזרו לך לנהל את עומס העבודה שלך? שתף את הסיפור שלך ולהושיט לנו כמה עצות בהערות להלן.
