कार्यों को प्रभावी ढंग से कैसे प्रबंधित करें? प्रभावी कार्य प्रबंधन के लिए 10 युक्तियाँ
चाहे आप संगठन पदानुक्रम या व्यक्तिगत उपलब्धियों में कहां खड़े हों, यह ब्लॉग आपके लिए है। यहां हस्तनिर्मित कार्य प्रबंधन युक्तियों की एक सूची दी गई है कि आप अपने मील के पत्थर को पूरा करने के लिए आज के साथ काम कर सकते हैं ताकि वे आपके लिए बेहतर हो सकें।
हमारे दैनिक जीवन उन कार्यों की एक निश्चित संख्या के आसपास घूमते हैं जिन्हें हम अपनी महत्वाकांक्षाओं को प्राप्त करने के तरीके के साथ पहचानते हैं औरस्मार्ट लक्ष्यों। संघर्ष में हमारे खेल के शीर्ष पर होने और हमारे प्रतिस्पर्धी किनारे को बनाए रखने के लिए, हम अक्सर जो भी चबा सकते हैं उससे अधिक काटते हैं।
यद्यपि सबकुछ उच्च प्राथमिकता का प्रतीत होता है, लेकिन कुछ चीजें करने और अपने सिर को रखने की इस दौड़ में एमिस जाती है। हम में से कुछ एक निश्चित समय अवधि या एक निश्चित आयु से पहले पूरा करने के लिए एक लंबी अवधि की सूची बनाते हैं। अन्य एक ही कार्य को पूरा करने में इतना समय बिताते हैं कि जब तक यह चमकता है, यह अप्रचलित है।
वर्कलोड संतुलन औरसमय प्रबंधन कौशलन केवल परियोजना प्रबंधकों या मालिकों से जुड़े हुए हैं। वास्तव में, इन कौशल को प्रत्येक स्तर पर विशेष रूप से एक टीम में काम करने की आवश्यकता होती है। यदि नहीं, तो यह पूरी तरह से एक परियोजना के लिए गंभीर परिणाम प्रस्तुत कर सकता है।
कॉर्नरस्टोन के एक अध्ययन के मुताबिक, कार्य अधिभार कर्मचारियों में 68% की उत्पादकता को कम करता है, जो महसूस करते हैं कि उनके पास अपने कार्यों को पूरा करने के लिए दिन में पर्याप्त घंटे नहीं हैं। तो, आवश्यक कार्य प्रबंधन युक्तियाँ क्या हैं जिन्हें हम सभी को प्रभावी और कुशल होने की आवश्यकता है, साथ ही?
शीर्ष 10 प्रभावी कार्य प्रबंधन युक्तियाँ
1. टू-डू सूचियां
टू-डू सूचियां क्लासिक, अभी तक शक्तिशाली और आज की तुलना में अधिक प्रभावी हैं। दिन में वापस, लोगों ने विचारों और चीजों को पूरा करने के लिए हस्तलिखित नोट्स रखे। वे आपके रोजमर्रा की आवश्यकताओं की तरह हैं और आपके प्रभावी कार्य प्रबंधन युक्तियों में जोड़ते हैं।
अब, लोगों के पास स्मार्ट हैटू-डू सूची ऐप्सकार्य होने से पहले सूचनाएं और अनुस्मारक देते हैं। छवियों, आवाज नोट्स, टेक्स्ट और बहुत कुछ के रूप में विचारों को कम करने से पहले यह पहले से कहीं अधिक आसान है।
शिवानी सिरोया ताला के सीईओ हैं, एक माइक्रो्रोलन स्टार्टअप। सिरोया कहता है: "मैंने यह पता लगाया है कि इन सभी डिजिटल सिस्टम को मेरे लिए कैसे काम करना है, लेकिन मुझे याद है कि दिन के अंत में, पेपर पर एक सूची अभी भी सबसे उपयोगी महसूस करती है।"
इसे करने के लिए चीजों की एक सूची व्यवस्थित करने की आदत बनाओ। साथ ही, कई मुफ्त और प्रीमियम टू-डू सूची ऐप्स का उपयोग करें जो आपको ऐसा करने में मदद करेंगे।
2. प्राथमिकता दें
समझा जा सकता है कि आपकी टू-डू सूची में सबकुछ तुरंत नहीं किया जाना चाहिए। हां, कुछ महान विचार हैं जो आपको अपने गेम को एक पायदान लेने में मदद कर सकते हैं। हालांकि, एक विशिष्ट उदाहरण में क्या महत्वपूर्ण है यह स्थापित करना महत्वपूर्ण है।
माइकल मैनकिन्स एक बैन & amp है; कंपनी के साथी और "टाइम, टैलेंट एंड एनर्जी" के सह-लेखक, वर्ष की एक सीएमआई प्रबंधन पुस्तक। मैनकिन्स के मुताबिक, "मुक्ति लेने के लिए पूरी तरह से कम मूल्य वाली गतिविधियों को खत्म करने की आवश्यकता होती है, न केवल उन्हें सूची में कैप्चर करने की आवश्यकता होती है।"
बीसीजी मैट्रिक्स से सहायता लें, और अपनी परियोजनाओं की ताकत और कमजोरियों के साथ-साथ अवसरों और खतरों का सामना करना पड़ रहा है। एक बार उस समय क्या मायने रखता है, तो आप कार्यों के महत्व को बेहतर तरीके से परिभाषित कर सकते हैं।
3. अनुसूची
शेड्यूलिंग कार्य एक महान कार्य प्रबंधन कौशल है और टीम को अन्य कार्यों के बारे में चिंता करने के बिना ऑफ-ट्रैक के हाथ में केंद्रित रखता है। हालांकि, ट्रैक पर रखना अपने आप में एक बड़ा संघर्ष है।
क्या आप जानते थे कि एक अध्ययन के अनुसार, एक व्यक्ति सप्ताह में लगभग 21.8 घंटे बर्बाद हो जाता है? पेशेवर इस समय हानिरहित होने वाले विकृतियों से कम या ज्यादा प्रभावित होते हैं लेकिन बाद में प्रमुख झटके में परिणाम होते हैं। इन विकर्षणों में फोन उपयोग और छोटी बात शामिल है।
उडेमी के एक अध्ययन के अनुसार, सहस्राब्दी और जेन जेड (36%) के एक तिहाई से अधिक का कहना है कि वे कार्यदिवस के दौरान अपने स्मार्टफ़ोन की दो घंटे या उससे अधिक खर्च करते हैं।
इसके बाद, एक कार्यक्रम बनाएं और प्रारंभ और देय तिथियां आवंटित करें। किसी कार्य को देय तिथि निर्दिष्ट करके, हम मौद्रिक और समय-वार दोनों की लागत के बारे में अधिक जागरूक होते हैं।
सबसे अच्छे तरीकों में से एक है। बैकलॉग बनाएं और इसे एक स्प्रिंट को असाइन करें। यह प्रत्येक कार्य पूरा होने के लिए आवश्यक समय पर एक बेहतर परिप्रेक्ष्य भी देता है।
4. लचीला हो
यदि आप मील का पत्थर और समय सीमा प्राप्त करना चाहते हैं तो अपना रुख धारण करने के लिए एक महान गुणवत्ता है। हालांकि, कुछ मामलों और परिस्थितियों में पुनर्वित्त पहले ही निर्णय लेने की आवश्यकता होती है। लचीला होने के नाते शीर्ष कार्य प्रबंधन युक्तियों की हमारी सूची में # 4 है।
यह बाजार के रुझानों में अचानक परिवर्तन के कारण हो सकता है, ग्राहक ड्राइव में परिवर्तन या यदि कोई निश्चित कार्य दूसरों को ढंकता प्रतीत होता है।
इनमें से कोई भी कारक, यदि समय पर स्वीकार नहीं किया जाता है, तो सफलता और विकास की संभावित संभावनाओं को दूर कर सकते हैं। यदि कोई अन्य अवसर हमें पारित करने के लिए प्रतीत होता है तो संभावित कमी के लिए लुकआउट करना महत्वपूर्ण है। जब आपको होने की आवश्यकता हो तो समय सीमा के साथ लचीला हो।
जैसा कि ओस्मान खान, सीईओ, सीईओ और ऑनलाइन नीलामी हाउस, पैडल 8 के सह-संस्थापक, एक फोर्ब्स साक्षात्कार में, "सही भूमिकाओं में और सही लोगों के साथ, फ्लेक्स जबरदस्त उत्पादकता में सुधार की पेशकश करता है।
यह लोगों को ठीक से संसाधित करने का समय देता है, और दिन-प्रतिदिन के व्यवस्थापक में डूबने के मामले में यह उन्हें कार्यालय से बाहर कर देता है। तो, मेज पर आने वाली अधिक विचार नेतृत्व है, और यही वह जगह है जहां आपकी रचनात्मकता और नवाचार आते हैं। "
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5. परिवर्तन प्रबंधित करें
बदलने के लिए खुला होना महत्वपूर्ण है लेकिन यह कैसे है कि यह कैसे समान रूप से महत्वपूर्ण है। ज्यादातर बार, हम एक निश्चित परियोजना के लिए या हमारी रणनीति में आवश्यक परिवर्तन को ड्राइव करने में असमर्थ हैं।
हालांकि, यह कौशल उन संभावनाओं को बढ़ाने में मदद कर सकता है कि आपकी परियोजना अपने उद्देश्यों को गरीबों की तुलना में 6 गुना अधिक प्रदान करती हैपरिवर्तन प्रबंधन ।
स्क्रम पद्धति के साथ, आप आसानी से परिवर्तन को आसानी से प्रबंधित कर सकते हैंदैनिक स्क्रम मीटिंग्स। दैनिक स्क्रम आपको केवल कार्यों के कार्यों पर एक सिंहावलोकन करने का अवसर प्रदान करता है बल्कि बाधाओं का सामना कर सकता है। इस तरह आप बदलती आवश्यकताओं को बेहतर बनाने के लिए बैकलॉग बदल सकते हैं।
6. प्रतिनिधि
अधिक बोझ होने के नाते एक असली बात है और यदि अच्छी तरह से संबोधित नहीं किया जाता है, तो यह उत्पादकता को काफी प्रभावित कर सकता है। दिन के अंत तक, हम केवल मनुष्यों के साथ काम कर रहे हैं। हम में से प्रत्येक को धैर्य, लचीलापन, दबाव में काम करने या कम से कम समय में कार्य करने के लिए गुणों का एक अनूठा सेट होता है।
एली ब्रॉड, परोपकारी और 2 फॉर्च्यून 500 कंपनियों के संस्थापक के अनुसार, "प्रतिनिधि की अक्षमता सभी स्तरों पर प्रबंधकों के साथ देखी गई सबसे बड़ी समस्याओं में से एक है।" इसलिए, यह कमजोर है, न केवल अपनी ताकत और कमजोरियों के बारे में जागरूक न केवल आपकी टीम के बारे में भी जागरूक है।
जब आप सतर्क रहते हैं, तो आप बेहतर विश्लेषण कर सकते हैं कि कौन एक निश्चित चरण में बेहतर मदद कर सकता है। सर्वोत्तम कार्य प्रबंधन युक्तियों में से एक यह जानना है कि सही व्यक्ति को कार्यों को कैसे सौंपना है।
यह दूसरे व्यक्ति के लिए प्रयोग करने और बढ़ने के लिए खिड़कियां खोलता है, जिससे आपकी टीम में वृद्धि होती है।
7. शामिल रहें
टीम को उनकी प्राथमिकताओं को क्रमबद्ध करने और महत्वपूर्ण कार्यों को सौंपने में मदद करने के बाद, एरिना छोड़कर एक पूर्ण संख्या नहीं है। एक टीम और अनुसूची की स्थापना सफलता के लिए बहुत अच्छी है, लेकिन इसे लगातार पालन करने की भी आवश्यकता है।
यदि किसी परियोजना को दैनिक स्क्रम की बैठक की आवश्यकता होती है, तो वर्कलोड बढ़ाना या समय सीमा तक पहुंचने से टीमों को पिछली सीट देने के लिए नेतृत्व कर सकते हैं। यह अक्सर प्रबंधन को उम्मीद में रहने के लिए प्रेरित करता है कि टीम स्वयं ही पर्याप्त होगी। हकीकत में, यह पहले से कहीं अधिक शामिल होने का समय है।
क्या आप जानते थे कि ओटावा विश्वविद्यालय के एक अध्ययन के अनुसार, वरिष्ठ प्रबंधन से भागीदारी की कमी के कारण 33% परियोजनाएं विफल रही हैं?
के बजायमाइक्रोमैनिंग, अगर टीम को आपकी जरूरत है तो उपस्थित और पहुंच योग्य रहें। अपनी अधिकांश योजनाओं, प्राथमिकता, और शेड्यूलिंग को सुनिश्चित करने के लिए यह सुनिश्चित करने के लिए कि टीम में सभी के बाद सभी कदमों का पालन किया जाता है। इसमें हितधारकों और ग्राहकों को शामिल किया गया है।
8. धैर्य रखें
कई बार चीजें योजनाबद्ध नहीं हो सकती हैं जो हमें अभूतपूर्व झटके का कारण बनती है। वेलिंगटन के एक अध्ययन के अनुसार, यूके में केवल 37% टीमों ने समय पर परियोजनाओं को पूरा करने की सूचना दी। यह केवल अभिभूत महसूस करने के लिए मानव है और इस तरह के मनोबल में एक डुबकी का अनुभव करना है।
धैर्य की कला को महारत हासिल करके, आप कठिन परिस्थितियों के माध्यम से प्राप्त कर सकते हैं और अपनी टीम को जल्द ही अपने पैरों पर वापस आने में मदद कर सकते हैं।
जैक मा, एंटरप्रेनर और अलीबाबा के संस्थापक कहते हैं, "आपके पास सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि धैर्य है।"
9. संवाद
पूरे वर्षों में विभिन्न स्तरों पर कई चैनलों पर संचार का महत्व दोहराया गया है। हालांकि, आंकड़े साबित करते हैं कि यह एक ऐसा क्षेत्र है जहां पेशेवरों, यहां तक कि प्रबंधकों में भी कौशल की कमी होती है।
यहां विसंगति यह है कि इस कौशल की आलोचना के बावजूद, साबित समय और फिर से, पेशेवर संचार की बात करते समय दूसरी तरफ देखना चुनते हैं। चाहे वह एक टीम में आपके व्यक्तिगत कार्य प्रबंधन या परियोजना मील का पत्थर हासिल किया जा सके, लोग शायद ही कभी अपने दिमाग को बताने का फैसला करते हैं। यहीं परटीम सहयोग सॉफ्टवेयरसंबंधित पार्टियों के बीच चिकनी संचार सुनिश्चित करने में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।
अक्षम होने का डर, प्रबंधकों द्वारा उपलब्धता की कमी, और दोष गेम खेलना कुछ ब्लेंड कारण हैं क्यों सबसे महत्वपूर्ण जानकारी एमिस जाती है। यह लंबे और छोटे रन में प्रमुख झटके का कारण बन सकता है।
डेविड ग्रॉसमैन के मुताबिक, "गरीब संचार की लागत" में, 100,000 कर्मचारियों के साथ 400 कंपनियों के एक सर्वेक्षण ने कर्मचारियों के बीच अपर्याप्त संचार के कारण प्रति वर्ष 62.4 मिलियन डॉलर प्रति वर्ष (प्रति कंपनी) का औसत नुकसान बताया।
10. कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करें
सही गोला बारूद होने से आप युद्ध के मैदानों को जीत सकते हैं। प्रभावी कार्य प्रबंधन से जूझ रहा है औरसमय का देखभाल। प्रौद्योगिकी ने कई स्टार्टअप के लिए बाजार दिग्गज बनने का मार्ग प्रशस्त किया है और अरबपति बनाए हैं।
सही समय पर सही उपकरण आपके व्यक्तिगत और पेशेवर जीवन के लिए चमत्कार कर सकता है। कार्य औरपरियोजना प्रबंधन कौशलहमारे व्यक्तिगत लक्षणों और गुणों पर बहुत कुछ करने के लिए बहुत कुछ हो सकता है लेकिन सही कार्य प्रबंधन उपकरण को अपनाने से सफलता की संभावना बढ़ सकती है।
सुनिश्चित करें, अनुसंधान और अधिकार का चयन करने के लिएकार्य प्रबंधन ऐप्सआपके और आपकी टीम के लिए।
कुछ केनि: शुल्क परियोजना प्रबंधन उपकरणआप आज पर विचार कर सकते हैं यूडीएन कार्य प्रबंधक , आसन , Trello , Wrikeऔर अधिक। हालांकि, व्यवहार्य होने के अनुसार व्यावहारिक और अपनाने वाले उपकरणों को अपनाने के लिए, न केवल बाजार को पुनर्निर्मित कर रहा है, वित्त, सीखने की वक्र और टीम की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए।
आप मुफ्त कार्य प्रबंधन के साथ शुरू कर सकते हैं औरउत्पादकता ऐप्स, और रास्ते में अपग्रेड।
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