Hoe maak je taken effectief beheren? 10 tips voor effectieve Task Management
Ongeacht waar je staat in de organisatie hiërarchie of persoonlijke prestaties, deze blog is voor jou. Hier is een lijst van de uitgekozen taakbeheer tips die u kunt werken met vandaag om uw mijlpalen te bereiken zonder dat ze het krijgen van de betere van je.
Ons dagelijks leven draait rond een bepaald aantal taken die we identificeren langs de weg om onze ambities waar te maken enSlimme doelen. In de strijd om aan de top van ons spel en het behoud van onze concurrentiepositie, we vaak meer dan we kunnen kauwen bijten.
Hoewel alles lijkt van hoge prioriteit heeft, gaat er iets mis in deze race op het krijgen van dingen gedaan en het houden van je hoofd. Sommigen van ons maken een lange to-do lijst te bereiken - voor een bepaalde periode of een bepaalde leeftijd. Anderen besteden zoveel tijd het perfectioneren van een enkele taak die tegen de tijd dat het schijnt, het is verouderd.
Workload balancing enTijdmanagementvaardighedenniet alleen in verband met project managers of bazen. In feite, moeten deze vaardigheden op elk niveau met name het werken in een team te worden aangenomen. Zo niet, dan kan dit ernstige gevolgen te maken voor een project helemaal.
Volgens een studie van Cornerstone, werkdruk vermindert de productiviteit met 68% in de werknemers die het gevoel hebben dat ze niet genoeg uren in een dag hebben om hun taken uit te voeren. Dus, wat zijn de essentiële taak management tips die we allemaal nodig hebben om effectief en efficiënt te zijn, tegelijkertijd?
Top 10 effectieve Task Management Tips
1. Maak to-do lijsten
To-do lijsten zijn klassiek, maar toch krachtig en effectief meer dan ooit vandaag. Terug in de dag, mensen bleven handgeschreven notities voor ideeën en dingen gedaan te krijgen. Zij zijn als uw dagelijkse benodigdheden en toevoegen aan uw effectieve taak management tips.
Nu, mensen hebben smartTo-do-lijst-appsdie geven meldingen en herinneringen voor de taak moet worden. Het is gemakkelijker dan ooit tevoren te noteren ideeën in de vorm van foto's, gesproken notities, tekst en nog veel meer.
Shivani Siroya is de CEO van Tala, een microkrediet opstarten. Siroya zegt: “Ik heb bedacht hoe om al deze digitale systemen werken voor mij, maar ik moet toegeven dat, aan het eind van de dag, een lijst op papier voelt nog steeds het meest bruikbaar.”
Maak er een gewoonte van om een lijst van dingen te doen regelen. Ook kunt u gebruik maken van de vele gratis en premium to-do lijst met apps die u zullen helpen dat ook te doen.
2. Prioriteit
Begrijpelijk, niet alles op je to-do lijst moet worden meteen gedaan. Ja, er zijn een aantal goede ideeën die u kunnen helpen uw spel te nemen een inkeping up. Echter, het is belangrijk om vast te stellen wat belangrijk is in een specifiek geval is.
Michael Mankins is een Bain & amp; Company partner en mede-auteur van “Time, Talent en energie”, een CMI managementboek van het jaar. Volgens Mankins, “Bevrijdende tijd vereist elimineren laagwaardige activiteiten geheel, niet alleen het vastleggen van hen op een lijst”, benadrukt hij.
Neem hulp van de BCG-matrix, en begrijpen van de sterktes en zwaktes van uw projecten, alsmede de kansen en bedreigingen wordt geconfronteerd. Zodra duidelijk met wat telt op het moment, kunt u het belang van de taken beter af te bakenen.
3. Schedule
Het plannen van taken is een grote taak beheer vaardigheid en houdt het team gericht op wat er aan de hand zonder off-track zorgen te maken over andere taken. Echter, het houden op het goede spoor is een belangrijke strijd op zich.
Wist u dat volgens een studie, een persoon afval ongeveer 21,8 uur per week? Professionals zijn meer of minder beïnvloed door afleidingen die onschuldig lijken op het moment, maar resulteren in grote tegenslagen later. Deze afleiding omvatten telefoongebruik en small talk.
Volgens een studie van Udemy, meer dan een derde van Millennials Gentherapie Z (36%) zegt gedurende twee uur of meer controleren van hun smartphones tijdens de werkdag.
Maak vervolgens een schema en toe te wijzen begin- en einddatum. Door het toekennen van een vervaldatum om een taak, hebben we de neiging zich meer bewust van de kosten die zij maakt, zowel monetaire en time-wijs te zijn.
Een van de beste manieren is om wendbaar te maken. Maak backloggen en wijs het toe aan een sprint. Dit geeft ook een beter perspectief op de benodigde tijd voor elke voltooiing van de taak.
4. Wees flexibel
Je houding vasthouden is een geweldige kwaliteit om te belichamen als je mijlpalen en deadlines wilt bereiken. Sommige exemplaren en situaties vereisen echter reviserende reeds genomen beslissingen. Flexibel zijn is # 4 op onze lijst met tips voor Top Task Management.
Dit kan te wijten zijn aan een plotselinge verandering in de markttrends, verandering in klantaandrijving of als een bepaalde taak anderen lijkt te overschaduwen.
Een van deze factoren, indien niet op tijd erkend, kan een team van potentiële kansen op succes en groei strippen. Het is belangrijk om op zoek te gaan naar waarschijnlijke laffolen van als een andere gelegenheid ons lijkt te passeren. Wees flexibel met deadlines als je moet zijn.
Zoals vermeld door Osman Khan, CEO, en mede-oprichter van het online veilinghuis, peddel8, in een Forbes-interview, "in de juiste rollen en met de juiste mensen, biedt Flex een enorme productiviteitsverbetering.
Het geeft mensen tijd om goed te verwerken, en het krijgt ze uit het kantoor in termen van verzanden in dagelijkse beheerder. Dus er is meer tijden leiderschap die naar de tafel komt, en dat is waar je creativiteit en innovatie binnenkomt. "
15 Beste productiviteitscitaten van productiviteit Gurus
5. Beheer verandering
Open zijn voor verandering is belangrijk, maar het beheersen van de hoewel het is even belangrijk. Meestal kunnen we de verandering niet drijven die nodig is voor een bepaald project of in onze strategie.
Deze vaardigheid kan echter helpen de kansen te vergroten die uw project 6 keer meer dan met arme doelstellingen voldoetverandermanagement .
Met de Scrum-methodologie kunt u openstaan en wijzigen eenvoudig door deDaily Scrum-vergaderingen. De Daily Scrum geeft u de mogelijkheid om niet alleen een overzicht te hebben over de taken die worden uitgevoerd, maar ook de knelpunten waarmee ze kunnen worden geconfronteerd. Op deze manier kunt u de achterstanden wijzigen om beter aan te passen aan de veranderende vereisten.
6. Delegeer
Overbelast zijn is echt en als het niet goed is aangepakt, kan het de productiviteit aanzienlijk beïnvloeden. Tegen het einde van de dag werken we alleen mensen met andere mensen. Ieder van ons heeft een unieke reeks kwaliteiten als het gaat om geduld, veerkracht, onder druk werken of een taak in de minste hoeveelheid tijd krijgen.
Volgens Eli brede, filantropist en oprichter van 2 Fortune 500-bedrijven, "is het onvermogen om te delegeren een van de grootste problemen die ik zie met managers op alle niveaus." Daarom is het ronduit cruciaal, om niet alleen op de hoogte te zijn van je eigen sterke en zwakke punten, maar ook die van je team.
Wanneer je waakzaam blijft, kun je beter analyseren wie er beter kan helpen bij een bepaalde fase. Een van de beste takenmanagementtips is om te weten hoe u taken kunt delegeren, aan de juiste persoon.
Dit opent ramen voor de andere persoon om te experimenteren en te groeien, wat leidt tot groei in uw team.
7. Wees betrokken
Na het helpen van het team hun prioriteiten uit te zoeken en kritieke taken te delegeren, is het verlaten van de arena een compleet nee-nee. Het opzetten van een team en schema is geweldig voor succes, maar het moet ook consequent worden gevolgd.
Als een project een dagelijkse scrumvergadering vereist, kan het verhogen van de werkbelasting of het naderen van deadlines teams leiden om het een achterbank te geven. Dit kan vaak het management leiden om afstandelijk te blijven in de hoop dat het team op zichzelf volstaat. In werkelijkheid is dit het moment om meer betrokken te zijn dan ooit tevoren.
Wist je dat volgens een onderzoek van de Universiteit van Ottawa 33% van de projecten faalt vanwege een gebrek aan betrokkenheid van het senior management?
In plaats vanmicromanaging, wees aanwezig en bereikbaar als het team u nodig heeft. Om het meeste uit uw plannen, prioritering en planning te maken, zorg er dan voor dat alle stappen worden gevolgd door iedereen in het team. Dit omvat belanghebbenden en klanten.
8. Wees geduldig
Soms gaan dingen mogelijk niet zoals gepland waardoor ons ongekende tegenvallers veroorzaakt. Volgens Wellington, slechts 37% van de teams in de U.K. meldde het voltooien van projecten op tijd vaker dan niet. Het is alleen de mens om zich overweldigd te voelen en op zulke tijden een duik in uw moraal te ervaren.
Door de kunst van het geduld te beheersen, kunt u door moeilijke situaties komen en uw team sneller op zijn voeten terugkrijgen.
Zoals Jack Ma, ondernemer en oprichter van Alibaba zegt: "Het zeer belangrijke ding dat je zou moeten hebben is geduld."
9. Communiceer
Het belang van communicatie is door de jaren heen herhaald op verschillende kanalen op verschillende niveaus. Statistieken bewijzen echter dat dit een gebied is waar professionals, zelfs managers geen vaardigheden mist.
De anomalie is hier dat ondanks de kriticiteit van deze vaardigheid, bewezen tijd en weer professionals ervoor kiezen om op de andere manier te kijken wanneer het gaat om communicatie. Of het nu gaat om uw persoonlijke taakbeheer of projectmijlpalen die in een team moeten worden bereikt, besluiten mensen zelden om hun geest te vermelden. Dit is waarTeam Collaboration Softwarespeelt een vitale rol bij het zorgen voor een soepele communicatie tussen de betrokken partijen.
Angst om incompetent te lijken, gebrek aan beschikbaarheid door managers, en het spelen van het schuldgame zijn enkele van de Bland-redenen waarom de belangrijkste informatie amiss gaat. Dit kan leiden tot grote tegenvallers, op de lange en korte run.
Volgens David Grossman, in "de kosten van slechte communicatie", heeft een overzicht van 400 bedrijven met 100.000 werknemers elk gemiddeld verlies van $ 62,4 miljoen per jaar (per bedrijf) vanwege onvoldoende communicatie onder medewerkers.
10. Gebruik taakbeheersoftware
Het hebben van de juiste munitie kan je slagvelden winnen. Hetzelfde geldt voor het vechten van effectief taakbeheer enTime Tracking. Technologie heeft de weg geëffend voor vele startups om marktgiants te worden en biljart-biljonden heeft gebouwd.
De juiste tool op het juiste moment kan wonderen doen voor uw persoonlijke en professionele leven. Taak enProjectmanagementvaardighedenKan veel te maken hebben met onze persoonlijke kenmerken en kwaliteiten, maar het goedkeuren van de juiste taakbeheerhulpmiddel kan de kans op succes exponentieel verhogen.
Zorg ervoor, om te onderzoeken en het recht te kiezenTaakbeheer-appsvoor jou en je team.
Sommige van deGratis projectbeheershulpmiddelenje kunt vandaag overwegen zijn Udn taakmanager , Asana , Trello , Wrrikeen meer. Wees echter praktisch en adopteer gereedschappen volgens wat haalbaar is, niet alleen wat de markt herrijdt, in gedachten houdende financiën, leercurve en teamvereisten.
U kunt beginnen met gratis taakbeheer enProductiviteit-appsen upgrade onderweg.
Welke taakbeheerstips hebben u geholpen om uw werklast te beheren? Deel uw verhaal en helpt u enkele tips in de onderstaande opmerkingen.
