Hur man hanterar uppgifter effektivt? 10 tips för effektiv uppgiftshantering
Oavsett var du står i organisationens hierarki eller personliga prestationer, är den här bloggen för dig. Här är en lista över handpicked Task Management Tips som du kan arbeta med idag för att uppnå dina milstolpar utan att de blir bättre av dig.
Våra dagliga liv handlar om ett visst antal uppgifter som vi identifierar på vägen för att uppnå våra ambitioner ochSmarta mål. I kampen att vara högst upp i vårt spel och behåller vår konkurrensfördel, biter vi ofta mer än vi kan tugga.
Även om allt verkar av hög prioritet, går något fel i den här tävlingen att få saker gjort och hålla ditt huvud. Vissa av oss skapar en långvarig lista för att uppnå - före en viss tidsperiod eller en viss ålder. Andra spenderar så mycket tid på att perfekta en enda uppgift som vid den tid det lyser är det föråldrat.
Arbetsbelastning balansering ochTidshanteringsförmågaär inte bara förknippade med projektledare eller chefer. Faktum är att dessa färdigheter måste antas på varje nivå som särskilt arbetar i ett lag. Om inte, kan det helt och hållet göra det för ett projekt.
Enligt en studie av Cornerstone minskar arbetslösheten produktiviteten med 68% hos anställda som känner att de inte har tillräckligt med timmar på dagen för att slutföra sina uppgifter. Så, vilka är de viktigaste uppgiftshanteringstips som vi alla behöver vara effektiva och effektiva, samtidigt?
Topp 10 Effektiva Task Management Tips
1. Gör att göra-listor
Att göra listor är klassiska, men ändå kraftfulla och effektiva mer än någonsin idag. Tillbaka på dagen hålls folk handskrivna anteckningar för idéer och saker att bli gjort. De är som dina dagliga väsentligheter och lägger till dina effektiva Task Management Tips.
Nu har människor smartatt göra lista appsDet ger ut meddelanden och påminnelser innan uppgiften är förfallen. Det är lättare än någonsin tidigare att ställa ner idéer i form av bilder, röstanteckningar, text och så mycket mer.
Shivani Siroya är VD för Tala, en mikroloanstart. Siroya säger: "Jag har räknat ut hur man gör alla dessa digitala system för mig, men jag måste erkänna, i slutet av dagen, känns en lista på papper fortfarande den mest användbara."
Gör det till en vana att ordna en lista över saker att göra. Använd också de många gratis och premium-to-do-lista-apps som hjälper dig att göra just det.
2. Prioritera
Förståligt behöver inte allt på din att göra-lista göras genast. Ja, det finns några bra idéer som kan hjälpa dig att ta ditt spel ett hak. Det är emellertid viktigt att fastställa vad som är viktigt vid en viss instans.
Michael Mankins är en bain & amp; Företagspartner och medförfattare av "Time, Talent and Energy", en CMI-ledningsbok på året. Enligt Mankins kräver "befriande tid att eliminera lågvärdesaktiviteter helt och hållet, inte bara fånga dem på en lista", betonar han.
Ta hjälp från BCG-matrisen och förstå styrkorna och svagheterna i dina projekt samt de möjligheter och hot det står inför. När du är klar med det som är viktigt, kan du definiera betydelsen av uppgifterna bättre.
3. Schema
Schemaläggningsuppgifter är en bra uppgiftshanteringsförmåga och håller laget fokuserat på vad som är till hands utan att gå på spår oroa sig för andra uppgifter. Men att hålla på spår är en stor kamp i sig.
Visste du att enligt en studie slösar en person cirka 21,8 timmar i veckan? Professionella påverkas mer eller mindre av distraktioner som verkar ofarliga för närvarande men resultera i stora motgångar senare. Dessa distraheringar inkluderar telefonanvändning och liten prat.
Enligt en studie av Udemy, säger mer än en tredjedel av millennials och Gen Z (36%) att de spenderar två timmar eller mer kontrollerar sina smartphones under arbetsdagen.
Därefter gör du ett schema och tilldela start och förfallodates. Genom att tilldela ett förfallodag till en uppgift, tenderar vi att vara mer medvetna om kostnaden som det medför, både monetära och tidsvisa.
Ett av de bästa sätten är att gå smidig. Skapa backlogs och tilldela det till en sprint. Detta ger också ett bättre perspektiv på den tid som krävs för varje arbetsuppgift.
4. Var flexibel
Att hålla din ståndpunkt är en utmärkt kvalitet att belysa om du vill uppnå milstolpar och tidsfrister. Men vissa fall och situationer kräver att det redan fattas beslut. Att vara flexibel är # 4 på vår lista över Top Task Management Tips.
Detta kan bero på en plötslig förändring av marknadstrenderna, ändra kundkörning eller om en viss uppgift verkar överskugga andra.
Någon av dessa faktorer, om de inte erkänns i tid, kan ta bort ett team av potentiella chanser att lyckas och tillväxten. Det är viktigt att vara på utkik efter sannolika smutthullar om en annan möjlighet verkar passera oss av. Var flexibel med deadlines när du behöver vara.
Som sagt av Osman Khan, VD och medgrundare av Online Auction House, Paddle8, i en Forbes intervju, "i rätt roller och med rätt personer, erbjuder Flex enorm produktivitetsförbättring.
Det ger människor tid att behandla ordentligt, och det får dem ut ur kontoret när det gäller att vara bogged i den dagliga administratören. Så det finns mer tanke ledarskap som kommer till bordet, och det är där din kreativitet och innovation kommer in. "
15 Bästa produktivitetscites av produktivitetsguruer
5. Hantera förändring
Att vara öppen för förändring är viktigt men mastering av det är lika viktigt. De flesta gånger kan vi inte driva den förändring som behövs för ett visst projekt eller i vår strategi.
Men denna färdighet kan bidra till att öka chanserna att ditt projekt uppfyller sina mål 6 gånger mer än med fattigabyta hantering .
Med Scrum-metoden kan du vara öppen för och hantera förändring enkelt genomDaily Scrum Meetings. Daily Scrum ger dig möjlighet att inte bara ha en översikt över de uppgifter som görs utan även flaskhalsarna som de kan möta. På så sätt kan du ändra backlogs för att bättre passa de förändrade kraven.
6. Delegat
Att vara överbelastad är en riktig sak och om det inte är riktigt, kan det väsentligt påverka produktiviteten. Vid slutet av dagen är vi bara människor som arbetar med andra människor. Var och en av oss har en unik uppsättning kvaliteter när det gäller tålamod, motståndskraft, som arbetar under tryck eller får en uppgift gjort i minst tid.
Enligt Eli bred, filantrop och grundare av 2 Fortune 500-företag är "oförmågan att delegera ett av de största problemen som jag ser med chefer på alla nivåer." Därför är det rättvist avgörande, att inte bara vara medveten om dina egna styrkor och svagheter utan också av ditt lag.
När du är vaksam kan du bättre analysera vem som bättre kan hjälpa till med ett visst stadium. En av de bästa uppgiftshanteringstipsna är att veta hur man delegerar uppgifter, till rätt person.
Detta öppnar fönster för den andra personen att experimentera och växa också, vilket leder till tillväxt i ditt lag.
7. Var inblandad
Efter att ha hjälpt laget sortera ut sina prioriteringar och delegering av kritiska uppgifter, och lämnar arenan ett komplett nej-nej. Att skapa ett lag och schema är bra för framgång, men det måste också följas konsekvent på.
Om ett projekt kräver ett dagligt scrummöte kan ökande arbetsbelastning eller närma sig deadlines leda lag för att ge det ett baksäte. Detta kan ofta leda ledningen att vara avskild i hopp om att laget kommer att räcka av sig själv. I själva verket är det dags att vara mer involverade än någonsin tidigare.
Visste du att enligt en studie av University of Ottawa, misslyckades 33% av projekten på grund av brist på engagemang från ledande befattningshavare?
Istället förMicromanaging, vara närvarande och nås om laget behöver dig. För att få ut det mesta av dina planer, prioritering och schemaläggning säkerställer att alla steg följs av alla i laget. Detta inkluderar intressenter och kunder.
8. Var tålmodig
Ibland kan saker inte gå som planerat som orsakar oss oöverträffade motgångar. Enligt en studie av Wellington, bara 37% av lagen i U.K. rapporterade att projekten i tiden oftare än inte. Det är bara mänskligt att känna sig överväldigad och uppleva ett dopp i din moral vid sådana tillfällen.
Genom att mastera tålamods konst kan du komma igenom svåra situationer och hjälpa ditt lag tillbaka på fötterna tidigare också.
Som Jack ma, entreprenör och grundare av Alibaba säger, "Det mycket viktiga du borde ha är tålamod."
9. Kommunicera
Betydelsen av kommunikation har upprepats på många kanaler på olika nivåer genom åren. Statistiken visar dock att detta är ett område där proffs, även chefer saknar kompetens i.
Anomali här är att trots kritiken av denna färdighet, beprövad tid och igen, väljer yrkesverksamma att se det andra sättet när det gäller kommunikation. Oavsett om det är din personliga uppgiftshantering eller projektmilstoler som ska uppnås i ett lag beslutar folk sällan att ange sitt sinne. Det är härTeam Collaboration Softwarespelar en viktig roll för att säkerställa en smidig kommunikation mellan de berörda parterna.
Rädsla för att tyckas inkompetent, brist på tillgänglighet av chefer, och spela skuldspel är några av de blidande orsakerna till att den viktigaste informationen går fel. Detta kan leda till stora motgångar, på lång och kort sikt.
Enligt David Grossman, i "kostnaden för dålig kommunikation", uppgav en undersökning av 400 företag med 100 000 anställda en genomsnittlig förlust på 62,4 miljoner dollar per år (per bolag) på grund av otillräcklig kommunikation bland anställda.
10. Använd Task Management Software
Att ha rätt ammunition kan vinna dig slagfält. Detsamma gäller för att kämpa med effektiv uppgiftshantering ochtidsuppföljning. Tekniken har banat vägen för många startups att bli marknadsjättar och har byggt miljardärer.
Rätt verktyg vid rätt tid kan göra underverk för ditt personliga och professionella liv. UppgiftProjektledningskunskaperKan ha mycket att göra med på våra personliga egenskaper och egenskaper, men att anta rätt uppgiftshanteringsverktyg kan öka chanserna för framgång exponentiellt.
Var säker på att undersöka och välja rättUppgiftshanteringsapparför dig och ditt lag.
Några avGratis projekthanteringsverktygdu kan överväga idag är UDN Task Manager , Asana , Trello , Vikaoch mer. Men vara praktiska och anta verktyg enligt vad som är möjligt, inte bara vad som reinerar marknaden, med tanke på finanserna, inlärningskurva och lagkrav.
Du kan börja med gratis uppgiftshantering ochProduktivitetsappar, och uppgradera längs vägen.
Vilka TAP-tips har hjälpt dig att hantera din arbetsbelastning? Dela din historia och låna oss några tips i kommentarerna nedan.
