Project Baseline: Gambaran Umum dari Agile Project Manager
Baseline proyek adalah titik awal dari rencana proyek Anda. Pada dasarnya, garis dasar dalam manajemen proyek berbicara tentang ruang lingkup, biaya awal, alur kerja dan jadwal proyek Anda.
Mengatur dasar proyek harus dilakukan pada awal proyek jika tidak, manajer proyek tidak akan memiliki mekanisme untuk membuat langkah-langkah penting bersama dengan eksekusi proyek. Ini berfungsi sebagai ukuran sehingga proyek tidak akan menyimpang dari rencana.
ItuProject Baseline.Dokumen akan berubah setiap kali pemilik proyek, anggota tim atau klien meminta perubahan dalam proses proyek. Mengubah dokumen baseline akan melengkapi anggota tim dengan catatan terbaru untuk perubahan proyek.
Dokumen dasar juga disebut pada penutupan proyek untuk melihat apakah proyek mengikuti spesifikasi baseline atau jika ada perbedaan yang harus diatasi oleh tim proyek. Dokumen dasar ini akan, singkatnya, menentukan apakah penyesuaian diperlukan dalam proyek atau tidak.
Jika tim proyek memutuskan untuk melakukan perubahan pada proyek, mereka harus mempertimbangkan hal-hal berikut:
Pentingnya Baseline Proyek
Baseline proyek penting karena berfungsi sebagai titik referensi untuk membandingkan dan mengukur kemajuan proyek terhadap rencana tersebut. Ini membantu dalam mengukur kinerja proyek selama periode eksekusi.
Lihat contoh ini untuk memahamiPentingnya Baseline.. Mari kita asumsikan bahwa proyek diatur untuk menyelesaikan dalam delapan minggu dan jadwal baseline Anda mengatakan bahwa proyek akan selesai dalam enam minggu. Anda akan memberi tahu tim Anda bahwa ada masalah serius sehingga mereka dapat bekerja lebih cepat untuk meningkatkan kemajuan.
Jika garis dasar proyek menjadi tidak efektif dan tidak memberikan kepentingan yang diperlukan maka masalah berikut mungkin timbul, seperti:
Anda dapat meremehkan jumlah sumber daya yang diperlukan jika jadwal Anda tidak direncanakan dengan baik. Masalah ini mungkin muncul ketika Manajer Proyek Anda gagal memperkirakan dengan benar berapa banyak pekerja yang diharuskan untuk membuat pekerjaan selesai. Tim proyek dapat didemotivasi bersama dengan fase eksekusi proyek ketika mereka terbebani dengan pekerjaan.
Jika Anda belum menetapkan garis dasar proyek maka jadwal proyek Anda akan menyebabkan penundaan karena kurangnya sumber daya manusia, keterlambatan pengiriman produk dan peristiwa lain yang memengaruhi pelaksanaan proyek Anda. Semakin lama keterlambatan dalam jadwal proyek, itu akan menghasilkan lebih banyak biaya proyek.
Bagaimana Anda mengukur kemajuan ketika Anda belum mendefinisikan dasar proyek dengan jelas?Alat Manajemen ProyekSuka UDN Task Manager. Akan membantu melacak proyek dan memudahkan Anda untuk mengidentifikasi hambatan dalam proyek Anda.
Lebih penting lagi, ketika ruang lingkup proyek Anda tidak didefinisikan dengan baik maka ini akan berdampak terbalik pada kualitas proyek Anda.
Dengan tidak adanya baseline, sulit untuk melacak dan mengaturUbah di tingkat apa pun. Tidak akan ada cara pengukuran jika tidak, dan Anda akan menghadapi masalah saat mengukur estimasi perubahan.
Komponen Baseline Proyek
Biasanya, baseline proyek memiliki tiga komponen:
Semua ketiganya baseline proyek ini dilaporkan secara terpisah, dikendalikan dan dipantau untuk memeriksa apakah mereka berada di jalur. Sebuah isuBaseline Pengukuran Kinerja (PMB)ketika mereka sepenuhnya terintegrasi. Baseline pengukuran kinerja memberi Anda kemampuan untuk mengelola dan memantau secara efektif bagaimana perubahan memengaruhi komponen lain.
Ketika awal proyek terintegrasi, perubahan dalam satu komponen seperti perubahan jadwal akan meningkatkan biaya dan ruang lingkup proyek, juga. Organisasi menghadapi rintangan untuk menemukan alat yang cocok untuk melacak garis dasar proyek dan mengintegrasikannya sepenuhnya.
Kamu bisa memakai UDN Task Manager. , Salah satu alat manajemen proyek terbaik, dengan fitur yang luar biasa untuk mengelola proyek dari awal hingga akhir.
Anda perlu memastikan bahwa baseline harus sepenuhnya dikendalikan dan didokumentasikan. Jika Anda ingin membuat perubahan dalam baseline, itu harus dilakukan dengan mengikuti prosedur perubahan yang tepat seperti mengisi formulir Permintaan Perubahan dan mendapatkannya disetujui dari manajemen puncak atau klien.
PENTING: Unduh Ubah dokumen permintaan di sini .
Namun, perubahannya tidak boleh sering dilakukan karena akan mengganggu proyek sepenuhnya dan menghasilkan kegagalan proyek. Perubahan kecil dan sesekali dapat dengan mudah diimplementasikan tanpa mempengaruhi tujuan proyek. Ketika Anda sering melakukan perubahan, dasar proyek akan dibuat tidak berguna.
Jika Anda ingin mengatur baseline baru untuk proyek maka Anda harus menyimpan baseline sebelumnya dan membuat baseline baru sesudahnya sehingga Anda dapat menyimpan catatan sejarah.
Selain itu, jika baseline proyek Anda tidak jelas bagi semua pemangku kepentingan maka itu akan menghasilkan kegagalan proyek. Sangat penting bagi semua pemangku kepentingan harus mendukung garis dasar proyek.
Manfaat Pengaturan Baseline Proyek
Ada tiga manfaat utama dari pengaturan dasar proyek:
Bagaimana cara membuat baseline untuk rencana proyek Anda?
Ketika Anda diberi proyek baru, manajer proyek perlu membuat rencana proyek dan mencakup tiga komponen utama dari awal proyek.
Baseline lingkup proyek adalah salah satu dokumen paling penting dalam rencana proyek Anda. Sambil membuat baseline lingkup proyek Anda akan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
Setelah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas, maka Anda akan mengembangkanstruktur rincian kerjaSehingga gol yang lebih besar didefinisikan dengan barang-barang yang dapat dicapai yang lebih kecil.
Dalam dasar biaya proyek, Anda perlu mengidentifikasi biaya yang diharapkan akan dikenakan pada proyek Anda. Cobalah untuk memperkirakan biaya setiap tugas. Datang dengan jumlah biaya yang diambil dari pemasok selama survei Anda dan hitung tingkat upah rata-rata yang akan diberikan kepada tenaga kerja Anda.
Baseline jadwal proyek tergantung pada dua di atas Anda;Baseline biaya dan ruang lingkup. Karena tugas dan kegiatan Anda diidentifikasi dalam proyek Anda, Anda akan membuat Baseline Jadwal Proyek.
Pertama, identifikasi sumber daya untuk semua tugas dan buat perkiraan berapa banyak waktu setiap tugas yang harus diselesaikan sepenuhnya. Gunakan estimasi ini untuk mengembangkan jadwal untuk proyek dan menugaskan anggota tim untuk setiap tugas dengan mendefinisikan kerangka waktu kegiatan. Tanggal awal dan akhir kegiatan penting dalam jadwal baseline.
Pertemuan kick-off untuk proyek ini
Setelah Anda siap dan telah sepenuhnya menyiapkan garis dasar proyek, saatnya pertemuan proyek. Anda harus bertemu dengan semua pemangku kepentingan proyek untuk membeli persetujuan mereka untuk persetujuan awal.
Dalam pertemuan ini, Anda harus menjelaskan rencana Anda kepada semua pemangku kepentingan termasuk manajer, anggota tim, investor, dan klien Anda. Jelaskan kepada mereka tentang ruang lingkup, biaya dan jadwal baseline, dan bagaimana itu akan membantu dalam mengukur kemajuan proyek Anda. Juga, jelaskan kepada manajemen bagaimana variasi dasar akan dipenuhi metrik Anda. Jika ada pemangku kepentingan menimbulkan kekhawatiran Anda harus memperbaruinya pada rencana proyek di dalamnya.
Lihat panduan ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang pertemuan kick-off:
Pertemuan Kickoff: Panduan Utama untuk Memulai Proyek Anda Benar
Ternyata:
Baseline proyek adalah praktik yang dapat membantu mengukur kemajuan proyek dan menjaga proyek di jalur dengan menjaga tim Anda termotivasi untuk mencapai tujuan proyek Anda. Anda akan mengatasi banyak masalah dan menghasilkan hasil yang menguntungkan jika Anda memanfaatkan dasar proyek secara efektif.
