परियोजना बेसलाइन: चुस्त परियोजना प्रबंधक से एक अवलोकन
प्रोजेक्ट बेसलाइन आपकी परियोजना योजना का प्रारंभिक बिंदु है। असल में, परियोजना प्रबंधन में बेसलाइन दायरे, प्रारंभिक लागत, वर्कफ़्लो और आपकी परियोजनाओं के अनुसूची के बारे में बात करती है।
परियोजना बेसलाइन को स्थापित करने से परियोजना की शुरुआत में किया जाना चाहिए अन्यथा परियोजना प्रबंधकों के पास परियोजना निष्पादन के साथ महत्वपूर्ण उपाय करने के लिए एक तंत्र नहीं होगा। यह एक उपाय के रूप में काम करता है ताकि परियोजना योजना से विचलित न हो।
प्रोजेक्ट बेसलाइनप्रोजेक्ट स्वामी, टीम के सदस्य या ग्राहक प्रोजेक्ट प्रक्रिया में बदलाव का अनुरोध करते समय दस्तावेज़ बदल जाएगा। बेसलाइन दस्तावेज़ को बदलना परियोजना परिवर्तन के लिए अद्यतन रिकॉर्ड के साथ टीम के सदस्यों को लैस करेगा।
बेसलाइन दस्तावेज़ को परियोजना के नजदीक को यह देखने के लिए भी संदर्भित किया गया है कि क्या परियोजना बेसलाइन विनिर्देशों का पालन करती है या यदि कोई विसंगतियां हैं तो परियोजना टीम को संबोधित करना चाहिए। यह बेसलाइन दस्तावेज़ संक्षेप में होगा, यह निर्धारित करेगा कि परियोजना में समायोजन की आवश्यकता है या नहीं।
यदि प्रोजेक्ट टीम प्रोजेक्ट में बदलाव करने का फैसला करती है, तो उन्हें निम्नलिखित पर विचार करना चाहिए:
परियोजना बेसलाइन का महत्व
परियोजना बेसलाइन महत्वपूर्ण है क्योंकि यह योजना के खिलाफ परियोजना की प्रगति की तुलना और मापने के लिए संदर्भ बिंदु के रूप में काम करता है। यह निष्पादन अवधि के दौरान परियोजना के प्रदर्शन को मापने में मदद करता है।
इस उदाहरण को समझने के लिए देखेंआधार रेखा का महत्व। आइए मान लें कि परियोजना आठ सप्ताह में पूरा होने के लिए तैयार है और आपका बेसलाइन शेड्यूल का कहना है कि परियोजना छह सप्ताह में पूरा हो जाएगी। आप अपनी टीम को सूचित करेंगे कि एक गंभीर समस्या है ताकि वे प्रगति को बेहतर बनाने के लिए और अधिक तेज़ी से काम कर सकें।
यदि प्रोजेक्ट बेसलाइन अप्रभावी हो जाती है और आवश्यक महत्व नहीं देती है तो निम्न समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं, जैसे कि:
यदि आपका शेड्यूल अच्छी तरह से योजनाबद्ध नहीं है तो आप आवश्यक संसाधनों की संख्या को कम से कम समझ सकते हैं। यह समस्या तब उत्पन्न हो सकती है जब आपका प्रोजेक्ट मैनेजर सही ढंग से अनुमान लगाने में विफल रहता है कि नौकरी करने के लिए कितने श्रमिकों की आवश्यकता होगी। प्रोजेक्ट टीम को परियोजना निष्पादन चरण के साथ demotatived हो सकता है जब वे काम के साथ अतिरंजित होते हैं।
यदि आपने प्रोजेक्ट बेसलाइन सेट नहीं की है तो आपका प्रोजेक्ट शेड्यूल मानव संसाधनों की कमी के कारण देरी का कारण बनता है, उत्पाद वितरण में देरी और आपके प्रोजेक्ट निष्पादन को प्रभावित करने वाली ऐसी घटनाएं। प्रोजेक्ट शेड्यूल में देरी जितनी अधिक होगी, इसके परिणामस्वरूप अधिक परियोजना लागत होगी।
जब आप परियोजना बेसलाइन को स्पष्ट रूप से परिभाषित नहीं करते हैं तो आप प्रगति को कैसे मापेंगे?परियोजना प्रबंधन उपकरणपसंद यूडीएन कार्य प्रबंधक परियोजना का ट्रैक पाने में मदद करेगा और आपके लिए अपनी परियोजना में बाधाओं की पहचान करना आसान बनाता है।
सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि जब आपका प्रोजेक्ट स्कोप अच्छी तरह से परिभाषित नहीं किया जाता है तो इसका आपके प्रोजेक्ट डिलिवरेबल की गुणवत्ता पर एक व्यस्त प्रभाव होगा।
एक आधार रेखा की अनुपस्थिति में, ट्रैक और व्यवस्थित रखना मुश्किल हैकिसी भी स्तर पर बदलें। अन्यथा माप का कोई साधन नहीं होगा, और परिवर्तन अनुमानों को मापने पर आपको किसी समस्या का सामना करना पड़ेगा।
परियोजना बेसलाइन के घटक
आमतौर पर, परियोजना बेसलाइन में तीन घटक होते हैं:
इन सभी तीन परियोजना बेसलाइनों को अलग-अलग रिपोर्ट, नियंत्रित और निगरानी की जाती है कि वे ट्रैक पर हैं या नहीं। एक मुद्दाप्रदर्शन माप बेसलाइन (पीएमबी)जब वे पूरी तरह से एकीकृत होते हैं। प्रदर्शन माप आधारभूत रेखा आपको प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने और निगरानी करने की क्षमता देता है कि परिवर्तन अन्य घटकों को कैसे प्रभावित करता है।
जब प्रोजेक्ट बेसलाइन एकीकृत होती है, तो शेड्यूल में परिवर्तन जैसे एक घटक में परिवर्तन लागत और परियोजना के दायरे में वृद्धि करेगा। संगठनों को परियोजना बेसलाइन को ट्रैक करने और इसे पूरी तरह से एकीकृत करने के लिए एक उपयुक्त उपकरण खोजने के लिए बाधा का सामना करना पड़ता है।
आप उपयोग कर सकते हैं यूडीएन कार्य प्रबंधक शुरू से ही परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए एक शानदार विशेषता के साथ, सर्वोत्तम परियोजना प्रबंधन उपकरणों में से एक।
आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि बेसलाइन को पूरी तरह से नियंत्रित और दस्तावेज किया जाना चाहिए। यदि आप बेसलाइन में बदलाव करना चाहते हैं, तो इसे उचित परिवर्तन प्रक्रियाओं का पालन करके किया जाना चाहिए जैसे परिवर्तन अनुरोध फॉर्म भरना और इसे शीर्ष प्रबंधन या ग्राहक से अनुमोदित किया जाना चाहिए।
महत्वपूर्ण: डाउनलोड करें यहां अनुरोध दस्तावेज़ बदलें ।
हालांकि, परिवर्तन अक्सर नहीं किए जाने चाहिए क्योंकि यह परियोजना को पूरी तरह से परेशान करेगा और परिणामस्वरूप परियोजना विफलता होगी। परियोजना लक्ष्यों को प्रभावित किए बिना मामूली और कभी-कभी परिवर्तन आसानी से कार्यान्वित किए जा सकते हैं। जब आप लगातार परिवर्तन करते हैं तो परियोजना बेसलाइन बेकार हो जाएगी।
यदि आप प्रोजेक्ट के लिए एक नई बेसलाइन सेट करना चाहते हैं तो आपको पूर्व बेसलाइनों को सहेजना चाहिए और बाद में नई बेसलाइन बनाना चाहिए ताकि आप ऐतिहासिक रिकॉर्ड रख सकें।
इसके अलावा, यदि आपकी परियोजना बेसलाइन सभी हितधारकों को स्पष्ट नहीं है तो इसके परिणामस्वरूप परियोजना विफलता होगी। यह बहुत महत्व है कि सभी हितधारकों को परियोजना की आधार रेखा का समर्थन करना चाहिए।
परियोजना बेसलाइन सेट करने के लाभ
एक परियोजना बेसलाइन सेट करने के तीन मुख्य लाभ हैं:
अपनी परियोजना योजना के लिए बेसलाइन कैसे बनाएं?
जब आपको एक नई परियोजना दी जाती है, तो प्रोजेक्ट मैनेजर को परियोजना योजना बनाने की आवश्यकता होती है और परियोजना बेसलाइन के तीन प्रमुख घटक शामिल होते हैं।
प्रोजेक्ट स्कोप बेसलाइन आपकी परियोजना योजना में सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों में से एक है। एक परियोजना स्कोप बेसलाइन बनाते समय आप निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर देंगे:
आपके द्वारा उपरोक्त प्रश्नों का उत्तर देने के बाद, आप एक विकसित करेंगेकार्य विश्लेषण संरचनाताकि बड़े लक्ष्यों को छोटे प्राप्त करने योग्य वस्तुओं के साथ परिभाषित किया गया हो।
परियोजना लागत बेसलाइन में, आपको अपनी परियोजना पर होने वाली लागत की पहचान करने की आवश्यकता होगी। प्रत्येक कार्य की लागत का अनुमान लगाने का प्रयास करें। अपने सर्वेक्षण के दौरान आपूर्तिकर्ताओं से ली गई लागत राशि के साथ आओ और औसत मजदूरी दर की गणना करें जो आपके कार्यबल को दी जाएगी।
परियोजना अनुसूची बेसलाइन आपके ऊपर दो पर निर्भर है;लागत और स्कोप बेसलाइन। चूंकि आपके कार्यों और गतिविधियों की पहचान आपके प्रोजेक्ट में की जाती है, इसलिए आप प्रोजेक्ट शेड्यूल बेसलाइन बनायेंगे।
सबसे पहले, सभी कार्यों के संसाधनों की पहचान करें और एक अनुमान बनाएं कि प्रत्येक कार्य को पूरी तरह से पूरा होने में कितना समय चाहिए। परियोजना के लिए अनुसूची विकसित करने के लिए इन अनुमानों का उपयोग करें और गतिविधि समय सीमा को परिभाषित करके प्रत्येक कार्य को टीम के सदस्यों को असाइन करें। अनुसूची बेसलाइन में गतिविधियों की शुरुआत और अंत तिथियां महत्वपूर्ण हैं।
परियोजना के लिए एक किक-ऑफ मीटिंग
आपके द्वारा सभी सेट होने के बाद और परियोजना बेसलाइन को पूरी तरह से तैयार किया है, यह प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग के लिए समय है। बेसलाइन अनुमोदन के लिए आपको अपनी सहमति खरीदने के लिए सभी परियोजना हितधारकों से मिलने की आवश्यकता होगी।
इस बैठक में, आपको अपने प्रबंधकों, टीम के सदस्यों, निवेशकों और ग्राहकों सहित सभी हितधारकों को अपनी योजना की व्याख्या करने की आवश्यकता होगी। स्कोप, लागत और शेड्यूल बेसलाइन के बारे में उन्हें समझाएं, और यह आपकी परियोजना की प्रगति को मापने में कैसे मदद करेगा। साथ ही, आपके मीट्रिक में बेसलाइन भिन्नताओं को कैसे पूरा किया जाएगा, इस प्रबंधन को समझाएं। यदि कोई हितधारक चिंता बढ़ाता है तो आपको इसे परियोजना योजना पर अपडेट करना चाहिए।
किक-ऑफ मीटिंग्स के बारे में अधिक जानने के लिए इस गाइड को देखें:
किकऑफ मीटिंग: अपनी परियोजनाओं को सही शुरू करने के लिए अंतिम गाइड
जैसे की वो पता चला:
प्रोजेक्ट बेसलाइन एक ऐसा अभ्यास है जो परियोजना की प्रगति को मापने में मदद कर सकता है और परियोजना को अपने प्रोजेक्ट लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रेरित रखकर ट्रैक पर रख सकता है। यदि आप प्रोजेक्ट बेसलाइन का प्रभावी ढंग से उपयोग करते हैं तो आप कई समस्याओं को दूर करेंगे और अनुकूल परिणाम उत्पन्न करेंगे।
