Welke PMO-structuur is het beste voor uw bedrijf?

De structuur van uw organisatieproject managementkantoor (PMO) Kan het verschil zijn tussen effectief en ineffectiefprojectbeheer. Uw PMO-structuur moet doorgaan met de organisatiecultuur om het succes van projectbeheer te garanderen.

Wanneer uw PMO-structuur overeenkomt met de behoeften en middelen van uw organisatie, worden projecten eerder op tijd en binnen het budget geleverd. Om de beste PMO-structuur voor uw bedrijf te bepalen, moet u deze vragen eerst beantwoorden:

Wat is een PMO-structuur?

EENPMOStructuur is een groep of afdeling die projectmanagementnormen binnen een organisatie definieert en onderhoudt. PMO kan ook een programma ofPortefeuilleManagement kantoor. De PMO houdt toezicht op de statistieken, benchmarks,kwaliteiten documentatie vereist voor consistent projectbeheer en uitvoering.

Een PMO-structuur kan intern of extern zijn. De PMO is naar een projectmanagementteam wat de SEC is naar Wall Street; Het biedt het kader- en organisatienormen voor het beheren en uitvoeren van de projecten onder zijnbestuur .

Zijn er verschillende soorten PMO-organisatiestructuren?

Er zijn verschillende soorten PMO-organisatiestructuren. De cultuur van elk bedrijf beïnvloedt zijn PMO-structuur en hoe het evolueert. De meest voorkomende PMO-organisatiestructuren zijn:

Richtlijn PMO

Deze PMO hanteert veel controle. Richtlijn PMOS beheren projecten door projectmanagement-expertise en hands-on-supervisie te bieden. Ze stellen de normen voor projectbeheer in de organisatie. Projectmanagers rapporteren aan de richtlijn PMO.

PMO regelen

Het besturen van PMO's hebben een gematigd niveau van controle. Ze creëren documentatie, methodologieën, sjablonen en kaders voor projectmanagers om organisatienormen te volgen en te waarborgen voor succesvol projectbeheer en uitvoering.

Ondersteunende PMO

Deze PMO fungeert als de projectrepository van een organisatie. Ze hebben weinig controle en hun rol is voornamelijk consultatief. Hun taken zijn het delen van expertise, sjablonen, training en informatie om projectmanagers te helpen hun doelen te bereiken.

Er zijn andere soorten PMO-structuren op basis van organisatorische hiërarchie. Sommige hiervan zijn:

Individuele PMO

Individuele PMO's zijn verantwoordelijk voor het verstrekken van infrastructurele en trainingsondersteuning voor afzonderlijke projecten en programma's. Ze stellen projectmanagementstandaarden in en toezicht op projectactiviteiten.

Business unit PMO

De Business Unit PMO-structuur, ook bekend als de afdeling PMO, is verantwoordelijk voor meerdere projecten binnen verschillende toegewezen afdelingen. Ze behandelen programma- en projectbeheer en rapporteren aan de Division Manager.

Enterprise PMO

De PMO-structuur van Enterprise bestaat in grote ondernemingen. Ze houden toezicht op strategisch projectplanning , toewijzing van middelen, Projectselectie en prioritering. Ze creëren ook de normen, procedures en methodologieën voor projectbeheer over de afdelingen.

De volgende PMO-structuren zijn gebaseerd op de organisatiestructuur:

Gedecentraliseerde PMO

Deze PMO-structuur handelt meer als een adviseur van de projectmanager. Het houdt projectmanagers die betrokken zijn bij besluitvorming en het team in controle over hun taken.

Gecentraliseerde PMO

Deze PMO-structuur werkt op een meer gecontroleerde manier. In tegenstelling tot de gedecentraliseerde structuur, besluit de PMO de projectnormen en -processen en heeft veel autoriteit rond de besluitvorming en probleemoplossing.

Voorbeelden van PMO-structuren met grafieken

PMO-structuur beste praktijken

PMO-organisatiestructuren zijn een effectieve zakelijke praktijk die door veel succesvolle organisaties wordt ondernomen. Implementatie van PMO-structuur Best practices zorgt ervoor dat uw organisatie projecten op tijd en binnen het budget levert. Deze best practices omvatten:

Wat zijn de verschillende rollen binnen een PMO?

PMOS zijn de ruggengraat van succesvol projectbeheer in veel organisaties. PMO-rollen worden bepaald door de organisatiegrootte, de behoeften van belanghebbenden en het bedrijfsleven. De sleutel PMO-rollen zijn:

PMO-kop

De primaire verantwoordelijkheid van de PMO-kop is om de PMO te beheren. Deze rol vereist sterke leiderschaps- en managementvaardigheden en kennis van portefeuille, programma en projectmanagement. De PMO-kop:

Projectspecialist

Een projectspecialist biedt ondersteuning aan projectmanagers en belangrijke belanghebbenden. Ze geven advies en begeleiding in een consultancycapaciteit en hun verantwoordelijkheden omvatten:

Projectmedewerker

Een projectofficier verbetert het projectplanning en leveringsproces door gegevens te verzamelen en te onderhouden. Hier zijn de verantwoordelijkheden van een projectofficier:

Hoe een strategie voor uw PMO te ontwikkelen

U verhoogt uw kansen op projectsucces wanneer de cultuur van uw bedrijf, behoeften en hulpbronnen uitlijnen met uw PMO-strategie.

Door een uitgelijnde strategie te creëren die de methoden, tools en middelen die nodig zijn voor projectsucces, verduidelijkt PMOS betere beslissingen, het risico verminderen en bijdragen aan de bedrijfsgroei.

Er is geen één-size-fits-all-aanpak om een ​​strategisch plan voor je PMO te creëren. Er zijn echter gemeenschappelijke stappen om te volgen bij het ontwikkelen van een PMO-strategie.

1. Verduidelijk de doelstellingen van uw organisatie, visie en missie

Wissen op de grote foto van uw organisatie is de eerste stap naar een effectieve PMO-strategie. Wat zijn de doelen van uw organisatie? Wat zijn de waarden? Welke problemen oplossen? Zodra u antwoorden hebt, analyseer dan de prestaties van uw organisatie, sterke en zwakke punten, mogelijke kansen en bedreigingen en gebieden voor verbetering.

2. Let op de middelen die nodig zijn voor een succesvolle operatie

De activa en middelen van uw organisatie bepalen in grote mate de effectiviteit van uw strategie. Analyseer de volgende categorieën van de activa van uw bedrijf:

3. Ga akkoord met een communicatiemodus

Projecten mislukken wanneer er geen duidelijk en gestroomlijnd systeem voor communicatie is. Wanneer u een strategisch plan voor uw PMO maakt, vraag dan:

4. Stel een proces vast voor het volgen van vooruitgang

Zodra u uw communicatiesysteem hebt bepaald en een tijdlijn instelt voor uw project of programma, is de volgende stap om een ​​reeks metrics en belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) te identificeren voor het volgen van de voortgang.

5. Breng een proces vast voor conflictoplossing en het overwinnen van projectbottelen

Door projectdetails en vooruitgang nauw te beheren, kan uw PMO zich aanpassen indien nodig. Ontwikkel proactief conflictoplossingsplannen en -procedures voor het overwinnen van knelpunten in projectbeheer en uitvoering.

Hoe kanUdn taakmanagerHelp je PMO te organiseren?

Efficiënte PMO-structuren vereisen krachtig projectbeheer en samenwerkingsinstrumenten om inzicht te geven in de projecten, programma's en portefeuilles en portefeuilles van uw organisatie. U kunt deze gegevens gebruiken en uw organisatieplan aanpassen aan nieuwe eisen als bedrijfsomgevingen veranderen en uw bedrijf groeit.

Udn taakmanagerBiedt een Agile, Collaborative Workspace voor teams om alle lopende projecten te organiseren en te stroomlijnen. MetUdn taakmanager 's Enterprise Project Management Software, je kunt duidelijke PMO-normen en beste praktijken instellen, samenwerken in realtime,Vereenvoudig projectgoedkeuringenen elimineer communicatie silo's.

Aan de slag gaan metUdn taakmanager 's Gratis proefversie van twee wekenOm uw PMO te organiseren, draait u strategieën in resultaten en het bereiken van positieve projectresultaten.