Alt du trenger å vite om å lage en RAID-logg
Sammendrag
En RAID-logg er et prosjektstyringsverktøy som brukes til å dokumentere eventuelle problemer eller problemer som oppstår under et pågående prosjekt. Dette verktøyet kan hjelpe ditt lag å bli organisert samtidig som du dokumenterer eventuelle problemer underveis. Lær hvorfor RAID-logger er gode verktøy som skal brukes til prosjekter, og hvordan de kan hjelpe teamet ditt gjennom en prosjektets livssyklus.
Prosjektledelsen er enkel når alt går jevnt. Men det er ikke alltid tilfelle. Når ting blir grove, er det viktig å dokumentere endringene som skjer i prosjektet. Dette kan hjelpe ditt lagsporendring, lære av disse utfordringene, og bruke den informasjonen til neste prosjekt.
I denne artikkelen vil vi forklare hva en RAID-logg er, og hvorfor disse logger er gode verktøy som skal brukes til prosjektledelse .
Hva er en RAID-logg?
En RAID-logg er en Prosjektstyringsverktøy Brukes til å dokumentere eventuelle problemer eller problemer som oppstår under et pågående prosjekt. Dette verktøyet er opprettet under prosjektplanleggingsfasen og brukes konsekvent gjennom hele prosjektet for å dokumentere risiko, handlinger, forutsetninger, problemstillinger, beslutninger og avhengigheter som prosjektet utvikler seg. I tillegg til å spore endringer og økende synlighet, kan du bruke denne loggen under en Post-mortem møtet å finne ut hvordan man kan hindre lignende problemer og utfordringer i fremtidige prosjekter.
RAID-akronymet står for:
Risiko
Risiko er eventuelle potensielle problemer som kan ha en negativ effekt på prosjektet. Det er kritisk å proaktivt identifisere Prosjektrisiko før et prosjekt begynner. På den måten kan du identifisere løsninger på disse risikoene før de skjer, og gi teamet ditt verktøyene de trenger for å forstå hva de skal gjøre hvis de møter prosjektrisiko underveis. Proaktivt implementering av prosjektrisikostyring kan forhindre at store problemer utvikler seg senere i prosjektet.
Denne delen av en RAID-logg ligner en Risiko Registrer , som har som mål å identifisere, analysere og løse risikoer preemptively. Hvis teamet ditt aktivt bruker et risikoregister, kan du implementere det i Reksjonen i RAID-loggen. I tillegg til proaktiv risikostyring kan du også bruke risikoavsnittet i RAID-logg for å dokumentere eventuelle uventede risikoer som de oppstår. Når laget identifiserer en risiko, bør de tildele en klar eier for å håndtere dette problemet hvis det kommer opp senere i prosjektet.
Handlinger eller forutsetninger
Avhengig av hvordan laget ditt setter opp RAID-loggen, kan A i RAID stå for enten handlinger eller forutsetninger. Du kan bruke begge disse alternativene i RAID-loggen din, eller du kan velge en individuelt. Hvis du lurer på hvilken type som fungerer best for teamet ditt, velger du:
Handlinger Hvis prosjektet ditt har mange bevegelige deler.
Antagelser Hvis det er et langsiktig prosjekt som krever mye forethought.
Handlinger-or. Handlingsartikler -Er alle ting som må gjøres gjennom hele varigheten av prosjektet. Handlingsartikler bør alltid ha en klar eier, slik at alle vet hvem som er ansvarlig for hvert bestemt element. Hvis det er flere eiere av et handlingsobjekt, identifiserer du klart hvilken individ som er ansvarlig for hvilken leveranse. Prosjektledere bør regelmessig sjekke på åpne prosjektoppgaver eller handlingsartikler for å sikre at prosjektet fortsetter å bevege seg.
Forutsetninger er ting som laget ditt forventer vil gå en bestemt måte under planleggingsprosessen. Med hensyn til prosjektledelse er forutsetninger faktorer som laget allerede er sikkert om. Dette kan være på grunn av enten erfaring eller kompetanse. Et godt eksempel på en antagelse i prosjektledelsen antar at en avgjørende del av en maskin kommer sikkert og i tide.
Siden du ikke kan planlegge for alt, teammedlemmene må gjøre antakelser underveis. Det er viktig å dokumentere de forutsetninger du gjør på et sentralt sted. På den måten, hvis en uventet veisperring eller uventede prosjektrisiko oppstår, kan du raskt referere listen over forutsetninger. Hvis du har gjort en antagelse som førte til risiko eller veisperring, kan laget ditt raskt identifisere årsaken til problemet ved å proaktivt oppdage hvorvidt denne antakelsen er sant.
Problemer
Problemer er problemer som har oppstått under prosjekt som du ikke forvente. Problemer er forskjellig fra risiko fordi du ikke forvente at de skal oppstå. Risiko er et potensielt problem som du forventer, mens problemene dukker opp uventet. Det er viktig å spore problemer som de oppstår, slik gruppen kan se tilbake til hvordan problemene ble løst. Dersom fremtidige problemer oppstår på grunn av denne første utgaven, kan dokumentasjon hjelpe teamet identifisere årsaken.
Beslutninger eller Avhengig
I likhet med “A” i RAID, “D” kan stå for enten avgjørelser eller avhengigheter. Hvis prosjektet er mer fri form, kan laget ditt ønsker å fremheve de beslutninger som fattes for å komme til løsningen. Hvis prosjektet har mange intrikate oppgaver som er avhengige av hverandre, ville avhengig være en mer relevant valg.
Avgjørelser er alle de konkrete valg som er gjort underveis. Disse er alle de siste tanker og ideer som presser et prosjekt inn realiseres. Det er viktig å dokumentere hva som ble besluttet, som gjorde det, og hvorfor den beslutningen ble valgt. Hvis laget ditt bruker en iterativ prosess som Kaizen. , Denne dokumentasjonen kan være nyttig for å gjøre forbedringer for fremtidige prosjekter.
EN avhengighet i prosjektledelse er en oppgave som er avhengig av ferdigstillelse av en annen oppgave. Hvis det er store avhengigheter i et prosjekt som kan hindre at prosjektet går fremover, dokumentere dem i RAID diagrammet. Visualisering av avhengigheter kan hjelpe gruppemedlemmene forstå hvilke oppgaver må fylles ut først, før du går videre til neste trinn. Du kan ofte finne avhengigheter er organisert i en Gantt Chart. .
Når du bruker en RAID logg
RAID loggene er gode verktøy å bruke når du begynner å planlegge prosjektet. De er også best brukes konsekvent som prosjekt dine utvikler seg, slik at du kan dokumentere viktige gjøremål som må kontrolleres på, noen beslutninger som er gjort, eller store problemer som oppstår.
RAID loggen er nyttig for rask linjeelementer, men dette verktøyet bør ikke være din eneste form for prosjektledelse. Tenk på et RAID logg som en hendelseslogg for prosjektledelse-hvis det er en stor begivenhet i prosjektet, dokumentere det på RAID loggen. Sørg for at du kombinere en RAID logg med en mer robust prosjektstyringssystem som holder alle lagets arbeid, oppgaver og planer på sporet.
Positivt med å bruke en RAID log
RAID loggene er et nyttig verktøy å ha i prosjektledelse verktøykasse. Her er noen grunner til hvorfor.
Fast katalogise
En av de store fordelene ved å bruke en RAID loggen er evnen til å katalogisere viktig informasjon raskt på ett sentralt sted. Så snart et problem oppstår eller en beslutning er tatt, en prosjektleder raskt kan skrive ned det handling i den tilsvarende delen av RAID-loggen.
Dokumentasjon for fremtidige endringer
Laget ditt må dokumentere prosesser og beslutninger som prosjekt dine utvikler seg. På den måten kan de endringene du gjør i løpet av din nåværende prosjekt bidra til å informere beslutninger om fremtidige prosjekter. På den måten kan RAID logger hjelpe deg å lære og bruke din erfaring til fremtidige utfordringer.
Templatize RAID-loggene
Det er enkelt å lage en RAID-loggmal som passer til lagets behov. I tilfelle at en ny prosjektleder kommer sammen, eller du trener noen på lagets viktige prosesser, er det generelle konseptet om en RAID-logg enkel. RAID-logger er designet for å bli brukt flere ganger. Den enkleste måten å gjøre dette på er å lage en mal som passer best til lagets behov og bruke den samme malen for hvert prosjekt.
Dokument alle beslutninger på ett sted
RAID-logger gir laget ditt et sentralt sted å finne informasjon om et prosjekt. Hvis et lagmedlem trenger å diskutere et problem med den rette interessenten, kan RAID-loggen peke dem til den rette personen.
Ikke bare dokumenterer det som eier hva, men det tjener også som en høy-nivå oversikt over prosjektets prosess. Teammedlemmer kan enkelt ta en titt på eventuelle handlinger som for tiden er i gang eller beslutninger som ble gjort nylig. Fordi hver seksjon er tydelig merket, kan lagmedlemmer finne informasjonen som er mest relevant for dem.
Ulemper med å bruke en RAID-logg
Mens RAID-logger er et nyttig verktøy som skal brukes, er det noen ulemper for å bruke en.
RAID-logger er supplerende
Raid-loggen din bør ikke være den eneste sannhetskilden når det gjelder prosjektledelse. Det er et nyttig verktøy for å jikke store beslutninger, nøkkelavhengigheter og eventuelle problemer som kommer opp underveis. Men hvis du leter etter mer granulær informasjon om prosjektspesifikasjoner, bruker du noe som en prosjektplan Kan passe dine behov bedre.
I tillegg til en RAID-logg, sørg for at teamet ditt også har et sentralisert verktøy der all din arbeidsinformasjon lever. På den måten kan hvert lagmedlem - uavhengig av avdeling eller funksjon - få tilgang til prosjektinformasjonen de trenger. Den beste måten å gjøre dette på er med en Arbeidsstyringsverktøy .
RAID-logger må oppdateres jevnlig
En RAID-logg er bare oppdatert når en prosjektleder oppdaterer den. Hvis en prosjektleder ikke konsekvent legger til ny informasjon i sanntid, blir RAID-loggen forældet. Dette kan være utfordrende hvis en prosjektleder ikke kan oppdatere loggen konsekvent. Utdatert informasjon kan skape forvirring for andre interessenter, så det er viktig å ha konsekvent meldinger gjennom alle former for kommunikasjon.
RAID-logger kan bli rotete
Hvis du dokumenterer hver avgjørelse i en RAID-logg ned til det minste individuelle valget, kan loggen raskt bli rotete og finne informasjon kan være utfordrende. Avtale om detaljnivået er et viktig skille for teamet ditt for å opprettholde RAID-loggen. Før du begynner å lage en RAID-logg, sørg for at teamet ditt har en klar forståelse av hvilke avgjørelser og problemer som ikke skal inkluderes.
For å hindre rot, bør laget ditt bestemme spesifikt hvilken informasjon som er viktigst for å dokumentere i en RAID-logg. Dette gir bare den viktigste informasjonen i loggen, noe som gjør det enklere for Prosjektets interessenter for å finne den informasjonen de trenger.
Slik bruker du en RAID-logg
Raid logger kan være så enkelt som et stykke papir med fire kvadranter dedikert til hver del av akronymet, men de er mest effektive når alle på laget kan få tilgang til informasjon på ett sted.
For å opprette en RAID-logg, følg disse fire trinnene:
Identifiser den beste måten å presentere RAID-loggen din . Som nevnt ovenfor kan en RAID-logg være så enkel som et stykke papir delt inn i fire seksjoner. Dette kan imidlertid ikke være den mest effektive måten for teamet ditt for å få tilgang til denne informasjonen. Bestem med teamet ditt hvis du vil implementere denne loggen i et dokument, regneark eller en annen type programvare.
Diskutere opprinnelige risikoer, forutsetninger og avhengigheter . Ved å være proaktiv, kan du sikre at alle på teamet ditt er klar over potensielle problemer og hvordan man kan hindre dem.
Oppdater loggen regelmessig. RAID-loggen er bare nøyaktig når den oppdateres jevnlig. Bruk loggen som prosjektet utvikler og oppdater de tilsvarende seksjonene på riktig måte.
Reflektere etter at prosjektet er over. Når laget ditt er vert for et prosjekt etter mortem, bruk RAID Log for å hjelpe deg med samtalen om hvordan du kan forbedre for ditt neste prosjekt.
Bruke programvare for en RAID-logg
Opprette en RAID-logg med Work Management-programvare som UDN Task Manager Kan hjelpe deg med å organisere alle dine loggartikler konsekvent. Ved tydelig definerende tidsfrister, interessenter og handlingsartikler, vil teamet ditt kunne komme tilbake for å oppnå arbeidet de gjør best.
