ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการสร้างบันทึกการจู่โจม

สรุป

บันทึกการจู่โจมเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่ใช้ในการจัดทำเอกสารปัญหาหรือปัญหาที่เกิดขึ้นในระหว่างโครงการต่อเนื่อง เครื่องมือนี้สามารถช่วยให้ทีมของคุณมีการจัดระเบียบในขณะที่บันทึกเอกสารใด ๆ พร้อมกันตลอดทาง เรียนรู้ว่าทำไมบันทึกการจู่โจมเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการใช้งานสำหรับโครงการและวิธีที่พวกเขาสามารถช่วยให้ทีมของคุณผ่านวงจรชีวิตของโครงการ

การจัดการโครงการนั้นง่ายเมื่อทุกอย่างราบรื่น แต่นั่นไม่ใช่กรณีเสมอไป เมื่อสิ่งต่าง ๆ มีความขรุขระเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทำเอกสารการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในโครงการ สิ่งนี้สามารถช่วยให้การเปลี่ยนแปลงของทีมติดตามเรียนรู้จากความท้าทายเหล่านี้และใช้ข้อมูลนั้นไปยังโครงการต่อไป

ในบทความนี้เราจะอธิบายว่าบันทึกการจู่โจมคืออะไรและทำไมบันทึกเหล่านี้เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการใช้งานการจัดการโครงการ .

บันทึกการจู่โจมคืออะไร?

บันทึกการจู่โจมคือเครื่องมือการจัดการโครงการใช้เพื่อจัดทำเอกสารปัญหาหรือปัญหาใด ๆ ที่เกิดขึ้นในระหว่างโครงการต่อเนื่อง เครื่องมือนี้ถูกสร้างขึ้นในช่วงการวางแผนโครงการและใช้อย่างต่อเนื่องตลอดโครงการไปยังเอกสารความเสี่ยงการกระทำการสมมติฐานประเด็นการตัดสินใจและการพึ่งพาเนื่องจากโครงการดำเนินไป นอกเหนือจากการติดตามการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มการมองเห็นคุณสามารถใช้บันทึกนี้ในระหว่างการประชุมหลังคลอดเพื่อหาวิธีป้องกันปัญหาและความท้าทายที่คล้ายคลึงกันในโครงการในอนาคต

ตัวย่อ RAID ย่อมาจาก:

ความเสี่ยง

ความเสี่ยงเป็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นใด ๆ ที่อาจมีผลกระทบต่อโครงการ เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องระบุเชิงรุกความเสี่ยงของโครงการก่อนที่โครงการจะเริ่มขึ้น ด้วยวิธีนี้คุณสามารถระบุวิธีแก้ปัญหาต่อความเสี่ยงเหล่านั้นก่อนที่พวกเขาจะเกิดขึ้นและให้เครื่องมือที่พวกเขาต้องการที่จะเข้าใจว่าจะทำอย่างไรถ้าพวกเขาพบความเสี่ยงของโครงการตลอดทาง การดำเนินการบริหารความเสี่ยงโครงการเชิงรุกสามารถป้องกันปัญหาที่สำคัญจากการพัฒนาในภายหลังในโครงการ

ส่วนนี้ของบันทึกการจู่โจมนี้คล้ายกับการลงทะเบียนความเสี่ยงซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อระบุวิเคราะห์และแก้ไขความเสี่ยงที่ต้องเสียหนี้ หากทีมงานของคุณใช้การลงทะเบียนความเสี่ยงคุณสามารถใช้งานในส่วน R ของบันทึกการจู่โจม นอกเหนือจากการจัดการความเสี่ยงเชิงรุกแล้วคุณยังสามารถใช้ส่วนความเสี่ยงในบันทึกการโจมตีของคุณเพื่อจัดทำเอกสารความเสี่ยงที่ไม่คาดคิดตามที่เกิดขึ้น เมื่อทีมระบุความเสี่ยงพวกเขาควรมอบหมายให้เจ้าของที่ชัดเจนในการจัดการปัญหานั้นหากเกิดขึ้นในภายหลังในโครงการ

การกระทำหรือสมมติฐาน

ขึ้นอยู่กับว่าทีมของคุณตั้งค่าบันทึกการจู่โจมของคุณการจู่โจมสามารถทนต่อการกระทำหรือสมมติฐานได้ คุณสามารถใช้ตัวเลือกทั้งสองนี้ในบันทึกการจู่โจมของคุณหรือคุณสามารถเลือกทีละรายการ หากคุณสงสัยว่าประเภทใดทำงานได้ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณเลือก:

การกระทำหากโครงการของคุณมีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวจำนวนมาก

สมมติฐานหากเป็นโครงการระยะยาวที่ต้องใช้ความคิดล่วงหน้าจำนวนมาก

การกระทำ - หรือรายการการกระทำ- ทุกสิ่งที่ต้องทำตลอดระยะเวลาของโครงการ รายการการกระทำควรมีเจ้าของที่ชัดเจนดังนั้นทุกคนรู้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละรายการที่เฉพาะเจาะจง หากมีเจ้าของหลายคนของรายการการกระทำระบุอย่างชัดเจนว่าบุคคลใดรับผิดชอบต่อการส่งมอบ ผู้จัดการโครงการควรตรวจสอบงานโครงการเปิดหรือรายการการดำเนินการอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการดำเนินการต่อไป

สมมติฐานคือสิ่งที่ทีมของคุณคาดว่าจะมีวิธีการที่แน่นอนในระหว่างกระบวนการวางแผน เกี่ยวกับการจัดการโครงการสมมติฐานเป็นปัจจัยที่ทีมมีความมั่นใจแล้ว นี่อาจเป็นเพราะประสบการณ์หรือความเชี่ยวชาญ ตัวอย่างที่ดีของสมมติฐานในการจัดการโครงการสมมติว่าเป็นส่วนที่สำคัญของเครื่องมาถึงอย่างปลอดภัยและตรงเวลา

เนื่องจากคุณไม่สามารถวางแผนทุกอย่างสมาชิกในทีมของคุณต้องตั้งสมมติฐานตลอดทาง มีความสำคัญต่อการบันทึกสมมติฐานที่คุณทำในทำเลใจกลางเมือง ด้วยวิธีนี้หากสิ่งกีดขวางบนถนนที่ไม่คาดคิดหรือความเสี่ยงโครงการที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นคุณสามารถอ้างอิงรายการสมมติฐานของคุณได้อย่างรวดเร็ว หากคุณทำข้อสันนิษฐานที่นำไปสู่ความเสี่ยงหรือสิ่งกีดขวางบนถนนทีมของคุณสามารถระบุสาเหตุของปัญหาได้อย่างรวดเร็วโดยการค้นพบเชิงรุกว่าสมมติฐานนั้นเป็นจริงหรือไม่

ปัญหา

ปัญหาเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นในระหว่างโครงการที่คุณไม่คาดคิด ปัญหาต่างจากความเสี่ยงเพราะคุณไม่คาดหวังว่าจะเกิดขึ้น ความเสี่ยงเป็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นที่คุณคาดหวังในขณะที่ปัญหาปรากฏขึ้นโดยไม่คาดคิด สิ่งสำคัญคือการติดตามปัญหาที่เกิดขึ้นดังนั้นทีมงานของคุณสามารถอ้างอิงถึงวิธีแก้ไขปัญหาได้อย่างไร หากปัญหาในอนาคตเกิดขึ้นเนื่องจากปัญหาเริ่มต้นนี้เอกสารสามารถช่วยให้ทีมของคุณระบุสาเหตุของราก

การตัดสินใจหรือการอ้างอิง

คล้ายกับ "A" ในการจู่โจม "D" สามารถยืนหยัดเพื่อการตัดสินใจหรือการอ้างอิง หากโครงการของคุณเป็นแบบฟอร์มฟรีมากขึ้นทีมของคุณอาจต้องการเน้นการตัดสินใจเพื่อไปยังทางออกของคุณ หากโครงการของคุณมีงานที่ซับซ้อนมากมายที่พึ่งพาซึ่งกันและกันการพึ่งพาจะเป็นตัวเลือกที่เกี่ยวข้องมากขึ้น

การตัดสินใจเป็นตัวเลือกที่เป็นรูปธรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นพร้อมกัน เหล่านี้เป็นความคิดและความคิดขั้นสุดท้ายทั้งหมดที่ผลักดันโครงการสู่การบรรลุผล เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทำเอกสารการตัดสินใจที่สร้างขึ้นและทำไมการตัดสินใจนั้นจึงถูกเลือก หากทีมของคุณใช้กระบวนการวนซ้ำเช่นไคเซ็นเอกสารนี้มีประโยชน์สำหรับการปรับปรุงโครงการในอนาคต

ให้การพึ่งพาในการจัดการโครงการเป็นงานที่ต้องอาศัยงานที่แตกต่างกัน หากมีการพึ่งพาหลักในโครงการที่สามารถป้องกันไม่ให้โครงการเคลื่อนที่ไปข้างหน้าจัดทำเอกสารในแผนภูมิ RAID การมองเห็นการมองเห็นสามารถช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณเข้าใจว่างานใดที่ต้องเสร็จสิ้นก่อนที่จะย้ายไปยังขั้นตอนต่อไป คุณมักจะพบการพึ่งพาที่จัดขึ้นในแผนภูมิ Gantt .

เมื่อใดที่จะใช้บันทึกการจู่โจม

บันทึกการจู่โจมเป็นเครื่องมือที่ดีในการใช้งานเมื่อคุณเริ่มวางแผนโครงการของคุณ พวกเขายังใช้งานที่ดีที่สุดอย่างต่อเนื่องเนื่องจากโครงการของคุณดำเนินไปดังนั้นคุณสามารถบันทึกรายการการกระทำที่สำคัญที่ต้องทำการตรวจสอบการตัดสินใจใด ๆ ที่ทำหรือประเด็นสำคัญที่เกิดขึ้น

บันทึกการจู่โจมมีประโยชน์สำหรับรายการโฆษณาด่วน แต่เครื่องมือนี้ไม่ควรเป็นรูปแบบการจัดการโครงการของคุณ แต่เพียงผู้เดียว นึกถึงบันทึกการจู่โจมเป็นบันทึกเหตุการณ์สำหรับการจัดการโครงการ - หากมีเหตุการณ์สำคัญในโครงการให้จัดทำเอกสารในบันทึกการจู่โจม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมบันทึกการจู่โจมกับระบบการจัดการโครงการที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นซึ่งทำให้งานทำงานของทีมงานและแผนของทีมทั้งหมดของคุณในการติดตาม

ข้อดีของการใช้บันทึกการจู่โจม

Logs RAID เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่จะมีในกล่องเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณ นี่คือเหตุผลบางประการที่ทำไม

แคตตาล็อกที่รวดเร็ว

หนึ่งในประโยชน์ที่สำคัญของการใช้บันทึกการจู่โจมคือความสามารถในการแคตตาล็อกข้อมูลสำคัญอย่างรวดเร็วในที่เดียว ทันทีที่ปัญหาเกิดขึ้นหรือการตัดสินใจที่ทำผู้จัดการโครงการสามารถจดแอ็คชั่นได้อย่างรวดเร็วในส่วนที่สอดคล้องกันของบันทึกการจู่โจม

เอกสารประกอบการเปลี่ยนแปลงในอนาคต

ทีมของคุณควรจัดทำเอกสารกระบวนการและการตัดสินใจที่ทำขึ้นเมื่อโครงการของคุณดำเนินไป ด้วยวิธีนี้การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำในระหว่างโครงการปัจจุบันของคุณสามารถช่วยแจ้งการตัดสินใจเกี่ยวกับโครงการในอนาคต ด้วยวิธีนี้บันทึกการจู่โจมสามารถช่วยคุณเรียนรู้และใช้ประโยชน์จากประสบการณ์ของคุณสำหรับความท้าทายในอนาคต

templatize บันทึกการจู่โจมของคุณ

มันง่ายในการสร้างเทมเพลตการโจมตี RAID ที่เหมาะกับความต้องการของทีมของคุณ ในกรณีที่ผู้จัดการโครงการใหม่มาพร้อมหรือคุณกำลังฝึกอบรมใครบางคนในกระบวนการสำคัญของทีมแนวคิดทั่วไปของบันทึกการจู่โจมนั้นง่าย บันทึกการจู่โจมถูกออกแบบมาเพื่อใช้ซ้ำ ๆ วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการสร้างเทมเพลตที่เหมาะกับความต้องการของทีมและใช้เทมเพลตเดียวกันสำหรับทุกโครงการ

จัดทำเอกสารการตัดสินใจทั้งหมดในที่เดียว

RAID Logs ให้ทีมของคุณเป็นสถานที่สำคัญในการค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการ หากสมาชิกในทีมต้องการที่จะหารือเกี่ยวกับปัญหาเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ถูกต้องบันทึกการโจมตีสามารถชี้ให้พวกเขาเป็นบุคคลที่เหมาะสม

ไม่เพียง แต่เอกสารที่เป็นเจ้าของสิ่งที่เป็นเจ้าของอะไร แต่ยังทำหน้าที่เป็นภาพรวมระดับสูงของกระบวนการของโครงการ สมาชิกในทีมสามารถดูการกระทำใด ๆ ที่กำลังดำเนินการอยู่ในปัจจุบันหรือการตัดสินใจที่เกิดขึ้นเมื่อเร็ว ๆ นี้ เนื่องจากแต่ละส่วนมีการระบุไว้อย่างชัดเจนสมาชิกในทีมสามารถค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพวกเขามากที่สุด

ข้อเสียของการใช้บันทึกการจู่โจม

ในขณะที่บันทึกการจู่โจมเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการใช้งานมีข้อเสียบางอย่างในการใช้

บันทึกการจู่โจมคือการเสริม

บันทึกการจู่โจมของคุณไม่ควรเป็นแหล่งเดียวของความจริงเมื่อพูดถึงการจัดการโครงการ มันเป็นเครื่องมือที่เป็นประโยชน์ในการตัดสินใจที่สำคัญการพึ่งพาหลักและปัญหาใด ๆ ที่เกิดขึ้นตลอดทาง อย่างไรก็ตามหากคุณกำลังมองหาข้อมูลที่ละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายละเอียดของโครงการโดยใช้บางอย่างเช่นแผนโครงการอาจเหมาะกับความต้องการของคุณดีขึ้น

นอกเหนือจากบันทึกการจู่โจมแล้วตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีเครื่องมือรวมศูนย์ที่ข้อมูลการทำงานทั้งหมดของคุณอยู่ ด้วยวิธีนี้สมาชิกทุกคน - โดยไม่คำนึงถึงแผนกหรือฟังก์ชั่น - สามารถเข้าถึงข้อมูลโครงการที่ต้องการ วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือด้วยเครื่องมือการจัดการงาน .

บันทึกการโจมตีต้องได้รับการอัปเดตเป็นประจำ

บันทึกการจู่โจมนั้นเป็นไปล่าสุดเมื่อผู้จัดการโครงการอัปเดต หากผู้จัดการโครงการไม่เพิ่มข้อมูลใหม่อย่างต่อเนื่องในแบบเรียลไทม์บันทึกการจู่โจมจะล้าสมัย นี่อาจเป็นเรื่องที่ท้าทายหากผู้จัดการโครงการไม่สามารถอัปเดตบันทึกได้อย่างสม่ำเสมอ ข้อมูลที่ล้าสมัยสามารถสร้างความสับสนให้กับผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีการส่งข้อความที่สอดคล้องกันตลอดการสื่อสารทุกรูปแบบ

บันทึกการจู่โจมสามารถรกได้

หากคุณบันทึกการตัดสินใจทุกครั้งในการเข้าสู่ระบบการจู่โจมลงเป็นตัวเลือกที่เล็กที่สุดบันทึกสามารถกลายเป็นความยุ่งเหยิงได้อย่างรวดเร็วและการค้นหาข้อมูลอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย การยอมรับในระดับรายละเอียดเป็นความแตกต่างที่สำคัญสำหรับทีมของคุณเพื่อรักษาบันทึกการโจมตีของพวกเขา ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างบันทึกการจู่โจมให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับการตัดสินใจและปัญหาที่ควรหรือไม่ควรรวมอยู่ด้วย

เพื่อป้องกันความยุ่งเหยิงทีมของคุณควรตัดสินใจโดยเฉพาะข้อมูลที่สำคัญที่สุดในการจัดทำเอกสารในบันทึกการจู่โจม นี่เป็นเพียงข้อมูลที่สำคัญที่สุดในบันทึกเท่านั้นการอ้างอิงการอ้างอิงนั้นง่ายกว่าสำหรับผู้มีส่วนได้เสียโครงการเพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการ

วิธีใช้บันทึกการจู่โจม

บันทึกการจู่โจมสามารถทำได้ง่ายเหมือนกระดาษชิ้นหนึ่งที่มีสี่ Quadrants ที่ทุ่มเทให้กับแต่ละส่วนของตัวย่อ แต่พวกเขามีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงข้อมูลในที่เดียว

ในการสร้างบันทึกการจู่โจมให้ทำตามสี่ขั้นตอนเหล่านี้:

ระบุวิธีที่ดีที่สุดในการนำเสนอบันทึกการโจมตีของคุณ. ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้นบันทึกการจู่โจมสามารถทำได้ง่ายเหมือนชิ้นส่วนของกระดาษแบ่งออกเป็นสี่ส่วน อย่างไรก็ตามนี่อาจไม่ใช่วิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับทีมของคุณในการเข้าถึงข้อมูลนี้ ตัดสินใจกับทีมของคุณหากคุณต้องการใช้งานบันทึกนี้ในเอกสารสเปรดชีตหรือซอฟต์แวร์ประเภทอื่น

อภิปรายความเสี่ยงเบื้องต้นสมมติฐานและการพึ่งพา. ด้วยการเป็นเชิงรุกคุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกคนในทีมของคุณตระหนักถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและวิธีการป้องกันพวกเขา

อัปเดตบันทึกเป็นประจำบันทึกการจู่โจมนั้นถูกต้องเท่านั้นเมื่อมีการอัปเดตเป็นประจำ ใช้บันทึกเป็นโครงการดำเนินไปและอัปเดตส่วนที่สอดคล้องกันอย่างเหมาะสม

สะท้อนหลังจากโครงการสิ้นสุดลงเมื่อทีมของคุณกำลังโฮสต์โครงการ Post-Mortem ให้ใช้บันทึกการจู่โจมเพื่อช่วยในการสนทนาเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงสำหรับโครงการต่อไปของคุณ

การใช้ซอฟต์แวร์สำหรับบันทึกการจู่โจม

การสร้างบันทึกการจู่โจมกับซอฟต์แวร์การจัดการงานเช่น ผู้จัดการงาน UDN สามารถช่วยคุณจัดระเบียบรายการบันทึกทั้งหมดของคุณอย่างสม่ำเสมอ โดยกำหนดกำหนดเวลาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและการดำเนินการอย่างชัดเจนทีมของคุณจะสามารถกลับมาทำงานได้ดีที่สุด