Tudo o que você precisa saber sobre criar um log de RAID

Resumo

Um log de RAID é uma ferramenta de gerenciamento de projetos usada para documentar quaisquer problemas ou problemas que ocorram durante um projeto em andamento. Esta ferramenta pode ajudar sua equipe a permanecer organizada enquanto simultaneamente documentar quaisquer problemas ao longo do caminho. Aprenda por que os registros RAID são ótimas ferramentas para usar para projetos e como eles podem ajudar sua equipe através de um ciclo de vida do projeto.

O gerenciamento de projetos é simples quando tudo vai suavemente. Mas isso nem sempre é o caso. Quando as coisas ficam difíceis, é importante documentar as mudanças que acontecem no projeto. Isso pode ajudar a sua equipe a trilhar mudanças, aprender com esses desafios e aplicar essas informações para o próximo projeto.

Neste artigo, explicaremos o que é um log de RAID e por que esses logs são ótimas ferramentas para usarGerenciamento de Projetos .

O que é um log de RAID?

Um log de raid é umFerramenta de gerenciamento de projetosusado para documentar quaisquer problemas ou problemas que ocorram durante um projeto em andamento. Essa ferramenta é criada durante a fase de planejamento do projeto e usada de forma consistente ao longo do projeto para documentar riscos, ações, premissas, problemas, decisões e dependências à medida que o projeto progride. Além de rastrear mudanças e aumentar a visibilidade, você pode usar esse log durante umReunião pós-mortemaPara descobrir como prevenir questões e desafios semelhantes em projetos futuros.

O acrônimo RAID representa:

Riscos

Os riscos são quaisquer problemas potenciais que possam ter um efeito adverso no projeto. É fundamental identificar proativamenteRiscos do projetoantes de um projeto começar. Dessa forma, você pode identificar soluções para esses riscos antes de acontecer, e dar à sua equipe as ferramentas necessárias para entender o que fazer se encontrar riscos do projeto ao longo do caminho. Implementar proativamente o gerenciamento de risco do projeto pode impedir que grandes questões se desenvolvam posteriormente no projeto.

Esta seção de um log de RAID é semelhante a umregistro de riscos, que visa identificar, analisar e resolver os riscos preemptivamente. Se sua equipe usar ativamente um registro de risco, poderá implementá-lo na seção R do log do RAID. Além do gerenciamento de risco proativo, você também pode usar a seção de riscos em seu log do RAID para documentar quaisquer riscos inesperados à medida que ocorrem. Quando a equipe identifica um risco, eles devem atribuir um proprietário claro para gerenciar esse problema se ele aparecer mais tarde no projeto.

Ações ou suposições

Dependendo de como sua equipe configura seu log do RAID, o RAID pode representar ações ou suposições. Você pode usar essas duas opções no seu log do RAID, ou você pode escolher uma individualmente. Se você está se perguntando qual tipo funciona melhor para sua equipe, escolha:

AçõesSe o seu projeto tiver muitas partes móveis.

SuposiçõesSe é um projeto de longo prazo que requer muitas previsões.

Ações - ouitens de açãoTodas as coisas que precisam ser feitas durante toda a duração do projeto. Os itens de ação devem sempre ter um proprietário claro para que todos saibam quem é responsável por cada item específico. Se houver vários proprietários de um item de ação, identificar claramente qual indivíduo é responsável pelo qual entregue. Os gerentes de projeto devem verificar regularmente as tarefas de projeto ou itens de ação abertos para garantir que o projeto continue em movimento.

Suposições são coisas que sua equipe antecipa vai dar uma certa maneira durante o processo de planejamento. No que diz respeito ao gerenciamento de projetos, as suposições são fatores que a equipe já é certa. Isso pode ser por causa de qualquer experiência ou experiência. Um bom exemplo de uma suposição no gerenciamento de projetos é assumindo que uma parte crucial de uma máquina chega com segurança e no prazo.

Como você não pode planejar tudo, seus membros da equipe têm que fazer suposições ao longo do caminho. É fundamental documentar as suposições que você está fazendo em uma localização central. Dessa forma, se ocorrer um risco de projecto de estrada ou imprevisto, poderá referência rapidamente a sua lista de suposições. Se você fez uma suposição de que levou ao risco ou do roadblock, sua equipe pode identificar rapidamente a causa raiz do problema, descobrindo proativamente se essa suposição é verdadeira ou não.

Problemas

Questões são problemas que ocorreram durante o projeto que você não esperava. As questões são diferentes dos riscos porque você não espera que eles ocorram. Os riscos são um problema potencial que você prevê, enquanto os problemas aparecem inesperadamente. É importante rastrear problemas à medida que ocorrem para que sua equipe possa se referir a como as questões foram resolvidas. Se surgirem problemas futuros por causa dessa questão inicial, a documentação pode ajudar sua equipe a identificar a causa raiz.

Decisões ou dependências

Semelhante ao "A" no RAID, "D" pode representar decisões ou dependências. Se o seu projeto for mais livre, sua equipe pode querer destacar as decisões tomadas para chegar à sua solução. Se o seu projeto tiver muitas tarefas complexas que dependem uns dos outros, as dependências seriam uma escolha mais relevante.

As decisões são todas as escolhas concretas feitas ao longo do caminho. Estes são todos os pensamentos finais e idéias que empurram um projeto em fruição. É importante documentar qual decisão foi tomada, quem fez e por que essa decisão foi escolhida. Se sua equipe usa um processo iterativo comoKaizen., Esta documentação pode ser útil para fazer melhorias para projetos futuros.

UMAdependênciaNo gerenciamento de projetos é uma tarefa que depende da conclusão de uma tarefa diferente. Se houver grandes dependências em um projeto que possa impedir que o projeto se mova para frente, documentá-los no gráfico RAID. A visualização de dependências pode ajudar os membros da sua equipe a entender quais tarefas precisam ser concluídas antes, antes de passar para o próximo passo. Muitas vezes você pode encontrar dependências organizadas em umgráfico de Gantt .

Quando usar um log de RAID

Logs RAID são boas ferramentas para usar quando você começa a planejar seu projeto. Eles também são melhor usados ​​consistentemente à medida que seu projeto progride, para que você possa documentar itens de ação importantes que precisam ser verificados, quaisquer decisões feitas ou grandes questões que surjam.

O log do RAID é útil para itens de linha rápida, mas esta ferramenta não deve ser sua única forma de gerenciamento de projetos. Pense em um log de raid como umLog de incidentesPara o gerenciamento de projetos - se há um evento importante no projeto, documente-o no log do RAID. Certifique-se de que você está combinando um log de RAID com um sistema de gerenciamento de projeto mais robusto que mantenha todos os trabalhos, tarefas e planos de sua equipe no caminho certo.

Prós de usar um log de RAID

Logs RAID são uma ferramenta benéfica para ter em sua caixa de ferramentas de gerenciamento de projetos. Aqui estão algumas razões do porquê.

Catalogação rápida

Um dos principais benefícios de usar um log de RAID é a capacidade de catalogar informações importantes rapidamente em um local central. Assim que ocorrer um problema ou uma decisão é feita,gestor de projetopode rapidamente anotar essa ação na seção correspondente do log do RAID.

Documentação para mudanças futuras

Sua equipe deve documentar os processos e decisões tomadas como seu projeto progride. Dessa forma, as alterações feitas durante o seu projeto atual podem ajudar a informar as decisões sobre projetos futuros. Dessa forma, os registros RAID podem ajudá-lo a aprender e utilizar sua experiência para desafios futuros.

Templatize seus logs RAID

É fácil criar um modelo de log de RAID que se adapte às necessidades da sua equipe. No caso de um novo gerente de projeto aparecer ou você está treinando alguém nos importantes processos da sua equipe, o conceito geral de um log de RAID é simples. Os logs RAID são projetados para serem usados ​​repetidamente. A maneira mais fácil de fazer isso é fazer um modelo que melhor se adapte às necessidades de sua equipe e use esse mesmo modelo para cada projeto.

Documentar todas as decisões em um só lugar

Registros RAID dão ao seu time um local central para encontrar informações relacionadas a um projeto. Se um membro da equipe precisar discutir um problema com o stakeholder direito, o log do RAID pode apontá-los para a pessoa certa.

Não só documenta quem é dono do que, mas também serve como uma visão geral de alto nível do processo do projeto. Os membros da equipe podem facilmente dar uma olhada em quaisquer ações que estão atualmente em andamento ou decisões feitas recentemente. Como cada seção é claramente rotulada, os membros da equipe podem encontrar as informações mais relevantes para eles.

Contras de usar um log de RAID

Enquanto os logs de RAID são uma ferramenta útil para usar, há algumas desvantagens para usar uma.

Logs RAID são suplementares

Seu registro RAID não deve ser a única fonte de verdade quando se trata de gerenciamento de projetos. É uma ferramenta útil para jogar grandes decisões, principais dependências e quaisquer problemas que surjam ao longo do caminho. No entanto, se você está procurando informações mais granulares sobre especificidades de projeto, usando algo como umplano de projetopode atender melhor às suas necessidades.

Além de um log de RAID, certifique-se de que sua equipe também tenha uma ferramenta centralizada onde todas as suas informações de trabalho vidas. Dessa forma, todo membro da equipe - independentemente do departamento ou função - pode acessar as informações do projeto que precisam. A melhor maneira de fazer isso é com umferramenta de gerenciamento de trabalho. .

Registros de RAID devem ser atualizados regularmente

Um log de RAID está apenas atualizado quando um gerente de projeto atualiza. Se um gerente de projeto não adicionar consistentemente novas informações em tempo real, o log do RAID será obsoleto. Isso pode ser desafiador se um gerente de projeto não puder atualizar o log de forma consistente. Informações desatualizadas podem criar confusão para outras partes interessadas, por isso é importante ter mensagens consistentes ao longo de todas as formas de comunicação.

Logs de RAID podem ficar desordenados

Se você documentar todas as decisões tomadas em um log do RAID até a menor escolha individual, o log pode rapidamente se tornar confuso e encontrar informações podem ser desafiadoras. Concordar com o nível de detalhe é uma distinção importante para sua equipe para manter seu log do RAID. Antes de começar a criar um log de RAID, certifique-se de que sua equipe tenha uma compreensão clara de quais decisões e questões devem ou não ser incluídas.

Para evitar a desordem, sua equipe deve decidir especificamente quais informações são as mais importantes para documentar em um log do RAID. Isso deixa apenas as informações mais importantes no log, fazendo referência mais fácil paraStakeholders do projetopara encontrar as informações necessárias.

Como usar um log de RAID

Os logs de RAID podem ser tão simples quanto um pedaço de papel com quatro quadrantes dedicados a cada parte do acrônimo, mas são mais eficazes quando todos na equipe podem acessar informações em um só lugar.

Para criar um log de RAID, siga estas quatro etapas:

Identifique a melhor maneira de apresentar seu log do RAID. Como mencionado acima, um log de RAID pode ser tão simples quanto um pedaço de papel dividido em quatro seções. No entanto, isso pode não ser a maneira mais eficiente da sua equipe acessar essas informações. Decida com sua equipe se você quiser implementar este log em um documento, planilha ou um tipo diferente de software.

Discuta riscos iniciais, suposições e dependências. Por ser proativo, você pode garantir que todos em sua equipe estejam cientes dos possíveis problemas e como evitá-los.

Atualize o log regularmente.O log do RAID é preciso apenas quando é atualizado regularmente. Use o log como o projeto progride e atualiza as seções correspondentes apropriadamente.

Refletir após o projeto terminar.Quando sua equipe está hospedando um projeto post-mortem, use o log do RAID para ajudar na sua conversa sobre como você pode melhorar seu próximo projeto.

Usando o software para um log de RAID

Criando um log de RAID com software de gerenciamento de trabalho como Gerenciador de tarefas UDN. Pode ajudá-lo a organizar todos os seus itens de log consistentemente. Ao definir claramente prazos, partes interessadas e itens de ação, sua equipe será capaz de voltar a realizar o trabalho que eles fazem melhor.