كل ما تحتاج لمعرفته حول إنشاء سجل RAID

ملخص

سجل RAID هو أداة لإدارة المشاريع المستخدمة في توثيق أي مشاكل أو مشاكل تحدث أثناء مشروع مستمر. هذه الأداة يمكن أن تساعد فريقك في البقاء نظاما مع توثيق أي مشاكل في وقت واحد على طول الطريق. تعلم لماذا توجد سجلات RAID أدوات رائعة لاستخدامها للمشاريع وكيف يمكنهم مساعدة فريقك من خلال دورة حياة المشروع.

إدارة المشاريع بسيطة عندما يسير كل شيء بسلاسة. لكن هذا ليس هو الحال دائما. عندما تصبح الأمور صعبة، من المهم توثيق التغييرات التي تحدث في المشروع. هذا يمكن أن يساعد تغييرات تتبع فريقك، وتعلم من هذه التحديات، وتطبيق هذه المعلومات إلى المشروع التالي.

في هذه المقالة، سنشرح ما هو سجل RAID ولماذا تكون هذه السجلات أدوات رائعة لاستخدامها ادارة مشروع وبعد

ما هو سجل الغارة؟

سجل RAID هو أداة إدارة المشاريع تستخدم لتوثيق أي مشاكل أو مشاكل تحدث أثناء مشروع مستمر. يتم إنشاء هذه الأداة خلال مرحلة تخطيط المشروع وتستخدم باستمرار في جميع أنحاء المشروع في توثيق المخاطر والإجراءات والافتراضات والقضايا والقرارات والتبعية مع تقدم المشروع. بالإضافة إلى تتبع التغييرات وزيادة الرؤية، يمكنك استخدام هذا السجل أثناءاجتماع ما بعد الوفاةلمعرفة كيفية منع القضايا والتحديات المماثلة في المشاريع المستقبلية.

مختصر RAID ل:

المخاطر

المخاطر هي أي مشاكل محتملة يمكن أن يكون لها تأثير سلبي على المشروع. من الأهمية بمكان التحديد بشكل استباقيمخاطر المشروعقبل أن يبدأ المشروع. بهذه الطريقة، يمكنك تحديد الحلول لأولئك المخاطر قبل أن تحدث، وإعطاء فريقك الأدوات التي يحتاجون إليها لفهم ما يجب القيام به إذا واجهوا مخاطر المشروع على طول الطريق. يمكن أن تمنع إدارة مخاطر المشروع بشكل استباقي القضايا الرئيسية من تطويرها لاحقا في المشروع.

هذا القسم من سجل RAID يشبهسجل المخاطر، التي تهدف إلى تحديد المخاطر وتحليلها وحلها بشكل استباقي. إذا كان فريقك يستخدم بنشاط سجل المخاطر، فيمكنك تطبيقه في قسم R سجل RAID. بالإضافة إلى إدارة المخاطر الاستباقية، يمكنك أيضا استخدام قسم المخاطر في سجل RAID الخاص بك لتوثيق أي مخاطر غير متوقعة عند حدوثها. عندما يحدد الفريق مخاطرة، يجب عليهم تعيين مالك واضح لإدارة هذه المشكلة إذا ظهر لاحقا في المشروع.

الإجراءات أو الافتراضات

اعتمادا على كيفية تعيين فريقك سجل RAID الخاص بك، يمكن أن يقف A في RAID لأفعالي أو افتراضات. يمكنك استخدام كل من هذه الخيارات في سجل RAID الخاص بك، أو يمكنك اختيار واحد بشكل فردي. إذا كنت تتساءل أي نوع يعمل بشكل أفضل لفريقك، فاختر:

أجراءاتإذا كان مشروعك يحتوي على الكثير من الأجزاء المتحركة.

الافتراضاتإذا كان مشروعا طويل الأجل يتطلب الكثير من التفكير.

الإجراءات أوخطوات العمل- هل كل الأشياء التي تحتاج إلى القيام به طوال مدة المشروع. يجب أن يكون لدى عناصر العمل دائما مالكا واضحا لذلك يعرف الجميع من المسؤول عن كل عنصر محدد. إذا كان هناك العديد من المالكين لعنصر العمل، حدد الفرد بوضوح المسؤول عن التسليم. يجب على مديري المشاريع فحص مهام المشروع المفتوحة بانتظام لضمان استمرار المشروع.

الافتراضات هي الأشياء التي يتوقعها فريقك سوف تذهب بطريقة معينة خلال عملية التخطيط. فيما يتعلق بإدارة المشاريع، فإن الافتراضات هي عوامل أن الفريق مؤكد بالفعل. قد يكون هذا بسبب الخبرة أو الخبرة. مثال جيد على افتراض إدارة المشروع يفترض أن جزءا حاسما من الآلة يصل بأمان وفي الوقت المحدد.

نظرا لأنك لا تستطيع التخطيط لكل شيء، يتعين على أعضاء فريقك تقديم افتراضات على طول الطريق. من الأهمية بمكان توثيق الافتراضات التي تقوم بها في موقع مركزي. بهذه الطريقة، في حالة حدوث حاجز طريق غير متوقع أو مخاطر غير متوقعة للمشروع، يمكنك الإشارة بسرعة إلى قائمة الافتراضات. إذا قمت بافتراض أدى إلى المخاطرة أو الحاجز، فيمكن لفريقك على تحديد السبب الجذري للجذور بسرعة من خلال اكتشاف استباقي ما إذا كان هذا الافتراض صحيح أم لا.

مشاكل

المشكلات هي مشاكل حدثت أثناء المشروع الذي لم تتوقعه. تختلف القضايا عن المخاطر لأنك لا تتوقع أن تحدث. المخاطر هي مشكلة محتملة تتوقعها، في حين أن القضايا المنبثقة بشكل غير متوقع. من المهم تتبع المشكلات أثناء حدوثها حتى يمكن لفريقك الرجوع إلى كيفية حل المشكلات. إذا تنشأ المشكلات المستقبلية بسبب هذه المشكلة الأولية، يمكن للوثائق أن تساعد فريقك في تحديد السبب الجذري.

القرارات أو التبعيات

مماثلة ل "A" في غارة، "D" يمكن أن تقف إما قرارات أو التبعيات. إذا كان مشروعك أكثر نموذجا أكبر، فقد يرغب فريقك في تسليط الضوء على القرارات المقدمة للوصول إلى حلكم. إذا كان مشروعك لديه العديد من المهام المعقدة التي تعتمد على بعضها البعض، فإن التبعيات ستكون خيارا أكثر صلة.

القرارات هي كل الخيارات الملموسة التي يتم إجراؤها على طول الطريق. هذه هي كل الأفكار والأفكار النهائية التي تدفع مشروعا إلى فزع. من المهم توثيق ما تم اتخاذ قرار، الذي جعله، ولماذا تم اختيار هذا القرار. إذا كان فريقك يستخدم عملية تكرارية مثلكايزن، يمكن أن تكون هذه الوثائق مفيدة لإجراء تحسينات للمشاريع المستقبلية.

أ الاعتمادفي إدارة المشاريع مهمة تعتمد على إكمال مهمة مختلفة. إذا كانت هناك تبعيات كبيرة في مشروع يمكن أن يمنع المشروع من المضي قدما، وثائقها في مخطط RAID. يمكن أن تساعد التبعيات التبعية على فهم أعضاء فريقك في فهم المهام التي يجب إكمالها أولا، قبل الانتقال إلى الخطوة التالية. يمكنك في كثير من الأحيان العثور على تبعيات منظمة فيمخطط جانتوبعد

متى تستخدم سجل RAID

سجلات RAID هي أدوات جيدة لاستخدامها عند بدء التخطيط لمشروعك. كما أنها تستخدم أيضا باستمرار حيث تقدم مشروعك، بحيث يمكنك توثيق عناصر عمل مهمة تحتاج إلى التحقق من أي قرارات مصنوعة أو قضايا كبيرة تنشأ.

سجل RAID مفيد للعناصر السطرية، ولكن لا ينبغي أن تكون هذه الأداة شكلك الوحيد لإدارة المشاريع. فكر في سجل RAID كسجل الحادثلإدارة المشاريع - إذا كان هناك حدث كبير في المشروع، وثائقه على سجل RAID. تأكد من الجمع بين سجل RAID مع نظام إدارة المشروعات الأكثر قوة يحافظ على كل عمل فريقك ومهامك وخططه على المسار الصحيح.

إيجابيات استخدام سجل RAID

سجلات RAID هي أداة مفيدة لديك في صندوق أدوات إدارة المشروع الخاص بك. فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل.

كتالوجات سريعة

واحدة من الفوائد الرئيسية لاستخدام سجل RAID هي القدرة على الكتالوج المعلومات المهمة بسرعة في مكان مركزي واحد. بمجرد حدوث مشكلة أو يتم اتخاذ قرار، مدير المشروع يمكن أن يؤدي بسرعة إلى أسفل هذا الإجراء في القسم المقابل من سجل RAID.

وثائق التغييرات في المستقبل

يجب على فريقك توثيق العمليات والقرارات التي يتخذها مشروعك في مشروعك. بهذه الطريقة، يمكن أن تساعد التغييرات التي تقوم بها خلال مشروعك الحالي في إبلاغ القرارات بشأن المشاريع المستقبلية. وبهذه الطريقة، يمكن أن تساعدك سجلات RAID على تعلم وتستخدم تجربتك للتحديات المستقبلية.

قم بتقليل سجلات RAID الخاصة بك

من السهل إنشاء قالب سجل RAID يناسب احتياجات فريقك. في حالة وجود مدير مشروع جديد يأتي أو تقوم بتدريب شخص ما على العمليات المهمة للفريق الخاص بك، فإن المفهوم العام لسجل RAID بسيط. تم تصميم سجلات RAID لاستخدامها بشكل متكرر. أسهل طريقة للقيام بذلك هي إجراء قالب يناسب احتياجات فريقك واستخدامه في نفس القالب لكل مشروع.

وثيقة جميع القرارات في مكان واحد

تمنح سجلات RAID فريقك مكانا رئيسيا للعثور على معلومات تتعلق بمشروع. إذا كان عضو في الفريق يحتاج إلى مناقشة مشكلة مع صاحب المصلحة الصحيح، فإن سجل RAID يمكن أن يشير إليهم إلى الشخص المناسب.

لا توثق تكنولوجيا المعلومات فقط ما يمتلك ما يمتلكه، ولكنه يعمل أيضا كمنحة عامة رفيعة المستوى لعملية المشروع. يمكن لأعضاء الفريق إلقاء نظرة بسهولة على أي إجراءات قيد التقدم حاليا أو القرارات التي اتخذت مؤخرا. لأنه يتم تصنيف كل قسم بوضوح، يمكن لأعضاء الفريق العثور على المعلومات الأكثر صلة بهم.

سلبيات استخدام سجل RAID

في حين أن سجلات RAID هي أداة مفيدة للاستخدام، فهناك بعض المنيدات الهبوطية لاستخدام واحد.

سجلات RAID هي تكميلية

يجب ألا يكون سجل RAID الخاص بك هو المصدر الوحيد للحقيقة عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع. إنها أداة مفيدة لطرق القرارات الرئيسية، والتبعية الرئيسية، وأي مشاكل تأتي على طول الطريق. ومع ذلك، إذا كنت تبحث عن معلومات أكثر حبيبية حول تفاصيل المشروع، باستخدام شيء مثل خطة المشروع قد تناسب احتياجاتك بشكل أفضل.

بالإضافة إلى سجل RAID، تأكد من أن فريقك يحتوي أيضا على أداة مركزية حيث تعيش كل معلومات عملك. بهذه الطريقة، يمكن لكل عضو في الفريق - بغض النظر عن الإدارة أو الوظيفة - الوصول إلى معلومات المشروع التي يحتاجونها. أفضل طريقة للقيام بذلك مع أداة إدارة العمل وبعد

سجلات RAID يجب تحديثها بانتظام

سجل RAID هو فقط حتى الآن عندما يقوم مدير المشروع بتحديثه. إذا كان مدير المشروع لا يضيف معلومات جديدة باستمرار في الوقت الفعلي، يصبح سجل RAID قديما. يمكن أن يكون هذا صعبا إذا كان مدير المشروع غير قادر على تحديث السجل باستمرار. يمكن أن تخلق المعلومات القديمة من الارتباك لأصحاب المصلحة الآخرين، لذلك من المهم أن يكون لديك رسائل متسقة في جميع أشكال الاتصالات.

سجلات RAID يمكن أن تصبح تشوش

إذا قمت بتوثيق كل قرار تم إجراؤه في تسجيل الدخول لأسفل إلى أصغر اختيار فردي، فيمكن أن يصبح السجل سريعا يمكن أن يصبح معلومات تشوش وإيجاد صعبة. الاتفاق على مستوى التفاصيل هو تمييز مهم لفريقك للحفاظ على سجل RAID الخاص بهم. قبل أن تبدأ في إنشاء سجل RAID، تأكد من أن فريقك لديه فهم واضح لما ينبغي إدراج القرارات والقضايا أو لا ينبغي إدراجه.

لمنع الفوضى، يجب أن يقرر فريقك تحديد المعلومات الأكثر أهمية للوثيقة في سجل RAID. هذا يترك فقط أهم المعلومات في السجل، مما يجعل المرجعية أسهل أصحاب المصلحة في المشروع للعثور على المعلومات التي يحتاجونها.

كيفية استخدام سجل RAID

يمكن أن تكون سجلات RAID بسيطة مثل قطعة من الورق بأربعة أرباع مخصصة لكل جزء من المختصرات، لكنها أكثر فعالية عندما يمكن للجميع في الفريق الوصول إلى المعلومات في مكان واحد.

لإنشاء سجل RAID، اتبع الخطوات الأربع هذه:

تحديد أفضل طريقة لتقديم سجل RAID الخاص بكوبعد كما ذكر أعلاه، يمكن أن يكون سجل RAID بسيطا مثل قطعة من الورق مقسمة إلى أربعة أقسام. ومع ذلك، قد لا تكون هذه الطريقة الأكثر فعالية لفريقك للوصول إلى هذه المعلومات. حدد مع فريقك إذا كنت ترغب في تطبيق هذا السجل في مستند أو جدول بيانات أو نوع مختلف من البرامج.

مناقشة المخاطر الأولية والافتراضات والتبعيةوبعد من خلال كونها استباقية، يمكنك التأكد من أن الجميع في فريقك يدركون المشكلات المحتملة وكيفية منعهم.

تحديث السجل بانتظام.سجل RAID دقيق فقط عند تحديثه بانتظام. استخدم السجل كما تقدم المشروع وتحديث الأقسام المقابلة بشكل مناسب.

التفكير بعد انتهاء المشروع.عندما يستضيف فريقك مشروع ما بعد الوفاة، استخدم سجل RAID للمساعدة في محادثتك حول كيفية تحسينه لمشروعك التالي.

باستخدام برنامج لسجل RAID

إنشاء سجل RAID مع برنامج إدارة العمل UDN مدير المهام يمكن أن تساعدك في تنظيم جميع عناصر السجل الخاصة بك باستمرار. بوضوح تحديد المواعيد النهائية وأصحاب المصلحة وعناصر العمل، سيكون فريقك قادرا على العودة لإنجاز العمل الذي يفعلونه بشكل أفضل.