Segala sesuatu yang Anda perlu tahu tentang menciptakan log RAID
Ringkasan
Log RAID adalah alat manajemen proyek yang digunakan untuk mendokumentasikan masalah atau masalah yang terjadi selama proyek yang sedang berlangsung. Alat ini dapat membantu tim Anda tinggal terorganisir sekaligus mendokumentasikan masalah apapun di sepanjang jalan. Pelajari mengapa RAID log adalah alat besar untuk digunakan untuk proyek-proyek dan bagaimana mereka dapat membantu tim Anda melalui siklus hidup proyek.
Manajemen proyek adalah sederhana ketika semuanya berjalan lancar. Tapi itu tidak selalu terjadi. Ketika hal-hal yang kasar, penting untuk mendokumentasikan perubahan yang terjadi dalam proyek. Hal ini dapat membantu melacak perubahan tim Anda, belajar dari tantangan ini, dan menerapkan informasi bahwa untuk proyek berikutnya.
Pada artikel ini, kami akan menjelaskan apa yang log RAID dan mengapa log ini adalah alat besar untuk digunakan untukmanajemen proyek .
Apa itu log RAID?
Log RAID adalahAlat Manajemen Proyek.digunakan untuk mendokumentasikan masalah atau masalah yang terjadi selama proyek yang sedang berlangsung. Alat ini dibuat selama fase perencanaan proyek dan digunakan secara konsisten di seluruh proyek untuk dokumen risiko, tindakan, asumsi, isu-isu, keputusan dan dependensi sebagai kemajuan proyek. Selain melacak perubahan dan meningkatkan visibilitas, Anda dapat menggunakan log ini selamarapat pasca-mortemuntuk mencari tahu bagaimana untuk mencegah masalah dan tantangan yang sama dalam proyek-proyek masa depan.
RAID singkatan singkatan:
risiko
Risiko adalah masalah potensial yang dapat memiliki efek buruk pada proyek. Ini penting untuk secara proaktif mengidentifikasiRisiko proyeksebelum proyek dimulai. Dengan begitu, Anda dapat mengidentifikasi solusi untuk risiko tersebut sebelum terjadi, dan memberikan tim Anda alat yang mereka butuhkan untuk memahami apa yang harus dilakukan jika mereka menemukan risiko proyek sepanjang jalan. Proaktif menerapkan manajemen risiko proyek dapat mencegah masalah besar dari berkembang kemudian dalam proyek.
Bagian ini dari log RAID ini mirip denganDaftar Risiko, Yang bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memecahkan risiko Terlebih Dahulu. Jika tim Anda secara aktif menggunakan risk register, Anda dapat menerapkannya di bagian R log RAID. Selain manajemen risiko proaktif, Anda juga dapat menggunakan bagian risiko dalam log RAID Anda untuk mendokumentasikan risiko tak terduga yang terjadi. Ketika tim mengidentifikasi risiko, mereka harus menetapkan pemilik yang jelas untuk mengelola masalah itu jika muncul kemudian dalam proyek.
Tindakan atau Asumsi
Tergantung pada bagaimana tim set up log RAID Anda, A di RAID dapat berdiri baik untuk tindakan atau asumsi. Anda dapat menggunakan kedua pilihan ini di log RAID Anda, atau Anda dapat memilih salah satu secara individual. Jika Anda bertanya-tanya jenis yang terbaik bagi tim Anda, pilih:
Tindakanjika proyek Anda memiliki banyak bagian yang bergerak.
Asumsijika itu proyek jangka panjang yang membutuhkan banyak pemikiran.
Tindakan-ataubarang Aksi-Apakah semua hal yang perlu dilakukan sepanjang durasi proyek. item tindakan harus selalu memiliki pemilik yang jelas sehingga semua orang tahu siapa yang bertanggung jawab untuk setiap item tertentu. Jika ada beberapa pemilik item tindakan, jelas mengidentifikasi individu yang bertanggung jawab untuk penyampaian. manajer proyek harus secara teratur memeriksa terbuka tugas proyek atau item tindakan untuk memastikan bahwa proyek terus bergerak.
Asumsi-hal yang tim Anda mengantisipasi akan pergi dengan cara tertentu selama proses perencanaan. Dalam hal manajemen proyek, asumsi faktor-faktor yang tim ini sudah sekitar tertentu. Ini bisa jadi karena baik pengalaman atau keahlian. Sebuah contoh yang baik dari asumsi dalam manajemen proyek adalah asumsi bagian penting dari sebuah mesin tiba dengan aman dan tepat waktu.
Karena Anda tidak dapat merencanakan semuanya, anggota tim Anda harus membuat asumsi di sepanjang jalan. Sangat penting untuk mendokumentasikan asumsi yang Anda buat di lokasi pusat. Dengan begitu, jika hambatan yang tak terduga atau risiko proyek yang tidak terduga terjadi, Anda dapat dengan cepat merujuk daftar asumsi Anda. Jika Anda membuat asumsi yang mengarah pada risiko atau penghalang jalan, tim Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi akar penyebab masalah dengan secara proaktif menemukan apakah asumsi itu benar atau tidak.
Masalah
Masalah adalah masalah yang terjadi selama proyek yang tidak Anda harapkan. Masalah berbeda dari risiko karena Anda tidak berharap mereka terjadi. Risiko adalah masalah potensial yang Anda antisipasi, sementara masalah muncul secara tak terduga. Penting untuk melacak masalah karena terjadi sehingga tim Anda dapat merujuk kembali ke bagaimana masalah diselesaikan. Jika masalah di masa depan muncul karena masalah awal ini, dokumentasi dapat membantu tim Anda mengidentifikasi akar penyebabnya.
Keputusan atau dependensi
Mirip dengan "A" dalam RAID, "D" dapat mendukung keputusan atau ketergantungan. Jika proyek Anda lebih bebas, tim Anda mungkin ingin menyoroti keputusan yang dibuat untuk mencapai solusi Anda. Jika proyek Anda memiliki banyak tugas rumit yang mengandalkan satu sama lain, dependensi akan menjadi pilihan yang lebih relevan.
Keputusan adalah semua pilihan konkret yang dibuat sepanjang jalan. Ini semua adalah pemikiran terakhir dan ide-ide yang mendorong proyek menjadi bermanfaat. Sangat penting untuk mendokumentasikan keputusan apa yang dibuat, yang berhasil, dan mengapa keputusan itu dipilih. Jika tim Anda menggunakan proses iteratif sepertiKaizen., dokumentasi ini dapat membantu untuk melakukan perbaikan untuk proyek-proyek masa depan.
SEBUAHketergantunganDalam manajemen proyek adalah tugas yang bergantung pada penyelesaian tugas yang berbeda. Jika ada dependensi utama dalam proyek yang dapat mencegah proyek bergerak maju, mendokumentasikannya dalam bagan RAID. Visualisasi dependensi dapat membantu anggota tim Anda memahami tugas apa yang perlu diselesaikan terlebih dahulu, sebelum pindah ke langkah berikutnya. Anda sering dapat menemukan dependensi yang diselenggarakan dalam aGantt Chart. .
Kapan menggunakan log RAID
RAID log adalah alat yang baik untuk digunakan ketika Anda mulai merencanakan proyek Anda. Mereka juga paling baik digunakan secara konsisten karena proyek Anda berlangsung, sehingga Anda dapat mendokumentasikan item tindakan penting yang perlu diperiksa, setiap keputusan yang dibuat, atau masalah besar yang muncul.
Log RAID sangat membantu untuk item baris cepat, tetapi alat ini seharusnya bukan satu-satunya bentuk manajemen proyek Anda. Pikirkan log raid sebagailog insidenUntuk manajemen proyek - jika ada peristiwa besar dalam proyek, mendokumentasikannya pada log RAID. Pastikan Anda menggabungkan log RAID dengan sistem manajemen proyek yang lebih kuat yang membuat semua pekerjaan, tugas, dan rencana tim Anda di jalurnya.
Pro menggunakan log RAID
RAID LOGS adalah alat yang bermanfaat untuk dimiliki di Toolbox Manajemen Proyek Anda. Berikut adalah beberapa alasan mengapa.
Katalog cepat.
Salah satu manfaat utama dari menggunakan log RAID adalah kemampuan untuk mengatalog informasi penting dengan cepat di satu tempat pusat. Segera setelah masalah terjadi atau keputusan dibuat, amanajer proyekDapat dengan cepat mencatat tindakan itu di bagian yang sesuai dari log RAID.
Dokumentasi untuk perubahan di masa depan
Tim Anda harus mendokumentasikan proses dan keputusan yang dibuat sesuai kemajuan proyek Anda. Dengan begitu, perubahan yang Anda buat selama proyek Anda saat ini dapat membantu menginformasikan keputusan tentang proyek-proyek masa depan. Dengan cara itu, log RAID dapat membantu Anda mempelajari dan memanfaatkan pengalaman Anda untuk tantangan di masa depan.
Templatize Log RAID Anda
Sangat mudah untuk membuat template log RAID yang sesuai dengan kebutuhan tim Anda. Jika seorang manajer proyek baru datang atau Anda melatih seseorang dalam proses penting tim Anda, konsep umum log RAID sederhana. RAID log dirancang untuk digunakan berulang kali. Cara termudah untuk melakukan ini adalah membuat template yang paling sesuai dengan kebutuhan tim Anda dan menggunakan template yang sama untuk setiap proyek.
Mendokumentasikan semua keputusan di satu tempat
RAID LODS Berikan tim Anda tempat sentral untuk menemukan informasi yang berkaitan dengan suatu proyek. Jika seorang anggota tim perlu membahas masalah dengan pemangku kepentingan yang tepat, log RAID dapat mengarahkan mereka ke orang yang tepat.
Tidak hanya mendokumentasikan siapa yang memiliki apa, tetapi juga berfungsi sebagai ikhtisar tingkat tinggi dari proses proyek. Anggota tim dapat dengan mudah melihat tindakan apa pun yang saat ini sedang berlangsung atau keputusan yang dibuat baru-baru ini. Karena setiap bagian diberi label dengan jelas, anggota tim dapat menemukan informasi yang paling relevan bagi mereka.
Kontra menggunakan log RAID
Sementara RAID log adalah alat yang bermanfaat untuk digunakan, ada beberapa kelemahan untuk menggunakan satu.
Log RAID adalah tambahan
Log RAID Anda seharusnya tidak menjadi satu-satunya sumber kebenaran dalam hal manajemen proyek. Ini adalah alat yang bermanfaat untuk mengambil keputusan utama, dependensi kunci, dan masalah apa pun yang muncul di sepanjang jalan. Namun, jika Anda mencari informasi granular tentang spesifik proyek, menggunakan sesuatu seperti arencana proyekmungkin sesuai dengan kebutuhan Anda.
Selain log RAID, pastikan tim Anda juga memiliki alat terpusat di mana semua informasi kerja Anda tinggal. Dengan begitu, setiap anggota tim - terlepas dari departemen atau fungsi - dapat mengakses informasi proyek yang mereka butuhkan. Cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan aAlat Manajemen Kerja .
Log RAID harus diperbarui secara berkala
Log RAID hanya mutakhir ketika manajer proyek memperbaruinya. Jika seorang manajer proyek tidak secara konsisten menambah informasi baru secara real time, log RAID menjadi usang. Ini bisa menantang jika manajer proyek tidak dapat memperbarui log secara konsisten. Informasi usang dapat menciptakan kebingungan bagi para pemangku kepentingan lain, jadi penting untuk memiliki pesan yang konsisten di seluruh bentuk komunikasi.
RAID log bisa menjadi berantakan
Jika Anda mendokumentasikan setiap keputusan yang dibuat dalam RAID log ke bawah ke pilihan individu terkecil, log dapat dengan cepat menjadi berantakan dan menemukan informasi dapat menantang. Menyetujui tingkat detail adalah perbedaan penting bagi tim Anda untuk mempertahankan log RAID mereka. Sebelum Anda mulai membuat log RAID, pastikan tim Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang keputusan dan masalah apa yang harus atau tidak boleh dimasukkan.
Untuk mencegah kekacauan, tim Anda harus memutuskan secara spesifik informasi apa yang paling penting untuk didokumentasikan dalam log RAID. Ini hanya menyisakan informasi paling penting dalam log, membuat referensi lebih mudah untukPemangku kepentingan Proyekuntuk menemukan informasi yang mereka butuhkan.
Cara menggunakan log RAID
RAID LOGS dapat sesederhana selembar kertas dengan empat kuadran yang didedikasikan untuk setiap bagian akronim, tetapi mereka paling efektif ketika semua orang di tim dapat mengakses informasi di satu tempat.
Untuk membuat log RAID, ikuti empat langkah ini:
Identifikasi cara terbaik untuk menyajikan log RAID Anda. Seperti disebutkan di atas, log RAID dapat sesederhana selembar kertas dibagi menjadi empat bagian. Namun, ini mungkin bukan cara yang paling efisien bagi tim Anda untuk mengakses informasi ini. Putuskan dengan tim Anda jika Anda ingin menerapkan login ini dalam dokumen, spreadsheet, atau jenis perangkat lunak yang berbeda.
Diskusikan risiko awal, asumsi, dan ketergantungan. Dengan menjadi proaktif, Anda dapat memastikan bahwa setiap orang di tim Anda mengetahui masalah potensial dan bagaimana mencegahnya.
Perbarui log secara teratur.Log RAID hanya akurat ketika diperbarui secara berkala. Gunakan log saat proyek berlangsung dan perbarui bagian yang sesuai dengan tepat.
Tercermin setelah proyek selesai.Ketika tim Anda menjadi tuan rumah proyek post-mortem, gunakan log RAID untuk membantu dalam percakapan Anda tentang bagaimana Anda dapat meningkatkan untuk proyek Anda berikutnya.
Menggunakan perangkat lunak untuk log RAID
Membuat log RAID dengan perangkat lunak manajemen kerja seperti UDN Task Manager. dapat membantu Anda mengatur semua item log Anda secara konsisten. Dengan mendefinisikan tenggat waktu, pemangku kepentingan, dan barang-barang tindakan, tim Anda akan dapat kembali untuk mencapai pekerjaan yang mereka lakukan yang terbaik.
