Tutto ciò che devi sapere sulla creazione di un registro RAID

Sommario

Un registro RAID è uno strumento di gestione del progetto utilizzato per documentare qualsiasi problema o problemi che si verificano durante un progetto in corso. Questo strumento può aiutare la tua squadra a rimanere organizzata mentre documenta simultaneamente qualsiasi problema lungo il percorso. Impara perché i registri RAID sono ottimi strumenti da utilizzare per i progetti e come possono aiutare la tua squadra attraverso un ciclo di vita del progetto.

La gestione del progetto è semplice quando tutto va agevolmente. Ma questo non è sempre il caso. Quando le cose diventano difficili, è importante documentare i cambiamenti che accadono nel progetto. Questo può aiutare le tue modifiche a traccia del team, imparare da queste sfide e applicare queste informazioni al prossimo progetto.

In questo articolo, spiegheremo quale sia un registro RAID e perché questi registri sono ottimi strumenti da utilizzare pergestione di progetto .

Cos'è un registro RAID?

Un log del raid è unStrumento di gestione del progettoutilizzato per documentare qualsiasi problema o problemi che si verificano durante un progetto in corso. Questo strumento viene creato durante la fase di pianificazione del progetto e utilizzato in modo coerente in tutto il progetto per documentare rischi, azioni, ipotesi, problemi, decisioni e dipendenze e dipendenze man mano che il progetto progredisce. Oltre a monitorare i cambiamenti e aumentare la visibilità, è possibile utilizzare questo registro durante unRiunione post-mortemcapire come prevenire problemi simili e sfide nei progetti futuri.

L'acronimo RAID indica:

Rischi

I rischi sono eventuali potenziali problemi che possono avere un effetto negativo sul progetto. È fondamentale identificare proattivamenteRischi di progettoprima che inizi un progetto. In questo modo, è possibile identificare soluzioni a tali rischi prima che accadano e dare il tuo team gli strumenti necessari per capire cosa fare se incontrano i rischi di progetto lungo la strada. L'implementazione in modo proattivo della gestione del rischio del progetto può prevenire i principali problemi di sviluppo successivamente nel progetto.

Questa sezione di un registro RAID è simile a aRegistro dei rischi, che mira a identificare, analizzare e risolvere i rischi preventivamente. Se il tuo team utilizza attivamente un registro di rischio, è possibile implementarlo nella sezione R del registro RAID. Oltre alla gestione proattiva del rischio, è anche possibile utilizzare la sezione Rischi nel registro RAID per documentare eventuali rischi imprevisti come si verificano. Quando il team identifica un rischio, dovrebbero assegnare un chiaro proprietario di gestire tale problema se si verifica più avanti nel progetto.

Azioni o ipotesi

A seconda di come il tuo team imposta il tuo log RAID, l'A in RAID può rappresentare per azioni o ipotesi. È possibile utilizzare entrambe queste opzioni nel tuo log RAID, oppure puoi sceglierne una singolarità. Se ti stai chiedendo quale tipo funziona meglio per la tua squadra, scegli:

AzioniSe il tuo progetto ha un sacco di parti mobili.

IpotesiSe è un progetto a lungo termine che richiede molta previdenza.

Azioni-oArticoli d'azione-Sono tutte le cose che devono essere fatte per tutta la durata del progetto. Gli articoli di azione dovrebbero sempre avere un proprietario chiaro in modo che tutti sanno chi è responsabile per ogni articolo specifico. Se ci sono più proprietari di un articolo di azione, identificano chiaramente quale individuo è responsabile per il quale viene fornita. I project manager dovrebbero controllare regolarmente le attività di progetto aperte o gli elementi di azione per garantire che il progetto continui a muoversi.

Le ipotesi sono cose che la tua squadra anticipa sarà un certo modo durante il processo di pianificazione. Per quanto riguarda la gestione del progetto, ipotesi sono fattori che il team è già certo. Questo potrebbe essere a causa dell'esperienza o delle competenze. Un buon esempio di assunzione nella gestione del progetto sta assumendo una parte cruciale di una macchina arriva in modo sicuro e in tempo.

Dal momento che non puoi pianificare tutto, i tuoi membri del team devono fare ipotesi lungo la strada. È fondamentale documentare le ipotesi che stai facendo in una posizione centrale. In questo modo, se si verifica un paniere imprevisto o un rischio imprevisto del progetto, è possibile fare rapidamente riferimento al tuo elenco di ipotesi. Se hai apportato un'ipotesi che ha portato al rischio o al roadblock, il tuo team può identificare rapidamente la causa principale del problema scoprendo in modo proattivo se quell'assunzione sia vera.

Questioni

I problemi sono problemi che si sono verificati durante il progetto che non ti aspettavi. I problemi sono diversi dai rischi perché non ti aspetti che si verifichino. I rischi sono un potenziale problema che anticipi, mentre i problemi vengono visualizzati inaspettatamente. È importante tenere traccia dei problemi come si verificano in modo che la tua squadra possa riferirsi a come sono stati risolti i problemi. Se sorgono problemi futuri a causa di questo problema iniziale, la documentazione può aiutare la tua squadra a identificare la causa principale.

Decisioni o dipendenze

Simile alla "A" in RAID, "D" può sopportare le decisioni o le dipendenze. Se il tuo progetto è più forma libera, il tuo team potrebbe voler evidenziare le decisioni fatte per arrivare alla tua soluzione. Se il tuo progetto ha molti compiti intricati che si affidano l'uno sull'altro, le dipendenze sarebbero una scelta più rilevante.

Le decisioni sono tutte le scelte concrete che vengono fatte lungo la strada. Questi sono tutti i pensieri e le idee finali che spingono un progetto in fruizione. È importante documentare quale decisione è stata fatta, chi lo ha fatto, e perché questa decisione è stata scelta. Se il tuo team utilizza un processo iterativo comeKaizen.Questa documentazione può essere utile per migliorare i miglioramenti per progetti futuri.

UN dipendenzaNella gestione del progetto è un compito che si basa sul completamento di un compito diverso. Se ci sono le principali dipendenze in un progetto che può impedire al progetto di andare avanti, documentali nel grafico RAID. La visualizzazione delle dipendenze può aiutare i membri del tuo team a capire quali attività devono essere completate prima, prima di passare al passaggio successivo. Spesso puoi trovare dipendenze organizzate in adiagramma di Gantt .

Quando utilizzare un registro RAID

I registri RAID sono buoni strumenti da utilizzare quando si inizia a pianificare il progetto. Sono anche meglio utilizzati in modo coerente mentre il tuo progetto progredisce, in modo da poter documentare importanti elementi di azione che devono essere verificati, qualsiasi decisione fatta o grandi problemi che sorgono.

Il log RAID è utile per gli elementi rapidi della linea, ma questo strumento non dovrebbe essere il tuo unico modulo di gestione del progetto. Pensa a un registro raid come unregistro dell'incidentePer la gestione del progetto, se c'è un evento importante nel progetto, documentalo sul registro RAID. Assicurati di combinare un registro RAID con un sistema di gestione del progetto più robusto che mantiene tutti i lavori, le attività e piani del tuo team in pista.

Pro di utilizzare un registro RAID

I log RAID sono uno strumento benefico per avere nella casella degli strumenti di gestione del progetto. Ecco alcuni motivi per cui.

Catalogazione veloce

Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di un registro RAID è la possibilità di catalogare rapidamente informazioni importanti in un luogo centrale. Non appena si verifica un problema o una decisione è fatta, aresponsabile del progettopuò rapidamente annotare quell'azione nella sezione corrispondente del registro RAID.

Documentazione per i cambiamenti futuri

La tua squadra dovrebbe documentare i processi e le decisioni effettuati come progredire il tuo progetto. In questo modo, le modifiche apportate durante il tuo attuale progetto possono aiutare a informare le decisioni sui progetti futuri. In questo modo, i log RAID possono aiutarti a imparare e utilizzare la tua esperienza per le sfide future.

Templatize i tuoi log RAID

È facile creare un modello di registro RAID che si adatta alle esigenze del tuo team. Nel caso in cui un nuovo project manager arrivi o stai allenando qualcuno sui processi importanti della tua squadra, il concetto generale di un registro RAID è semplice. I log RAID sono progettati per essere utilizzati ripetutamente. Il modo più semplice per farlo è creare un modello che meglio si adatta alle esigenze del tuo team e utilizzare lo stesso modello per ogni progetto.

Documentare tutte le decisioni in un unico luogo

I registri RAID danno al tuo team un posto centrale per trovare informazioni relative a un progetto. Se un membro del team ha bisogno di discutere di un problema con il giusto stakeholder, il registro RAID può indicarli alla persona giusta.

Non solo documenta chi possiede cosa, ma serve anche come una panoramica di alto livello del processo del progetto. I membri del team possono dare un'occhiata a qualsiasi azione attualmente in corso o decisioni che sono state rese di recente. Poiché ogni sezione è chiaramente etichettata, i membri del team possono trovare le informazioni che sono più rilevanti per loro.

Contro di usare un registro RAID

Mentre i registri RAID sono uno strumento utile da utilizzare, ci sono alcuni negativi per l'utilizzo di uno.

I log dei raid sono supplementari

Il tuo registro RAID non dovrebbe essere l'unica fonte di verità quando si tratta di una gestione del progetto. È uno strumento utile per le decisioni principali, le dipendenze chiave e qualsiasi problema che si alzano lungo la strada. Tuttavia, se stai cercando informazioni più granulari sulle specifiche del progetto, usando qualcosa come aschema del progettopuò soddisfare le tue esigenze migliori.

Oltre a un registro RAID, assicurati che il tuo team abbia anche uno strumento centralizzato in cui vive tutte le tue informazioni sul lavoro. In questo modo, ogni membro del team, indipendentemente dal dipartimento o dalla funzione, può accedere alle informazioni del progetto di cui hanno bisogno. Il modo migliore per farlo è con aStrumento di gestione del lavoro .

I log RAID devono essere aggiornati regolarmente

Un registro RAID è aggiornato solo quando un project manager lo aggiorna. Se un project manager non aggiunge costantemente nuove informazioni in tempo reale, il registro RAID diventa obsoleto. Questo può essere impegnativo se un project manager non è in grado di aggiornare il registro in modo coerente. Le informazioni obsolete possono creare confusione per gli altri stakeholder, quindi è importante avere una messaggistica costante in tutte le forme di comunicazione.

I log dei raid possono diventare ingombranti

Se docuti ogni decisione effettuata in un errore RAID fino alla scelta individuale più piccola, il registro può rapidamente ingombrare e trovare informazioni può essere impegnativo. Accettare il livello di dettaglio è una distinzione importante per il tuo team per mantenere il loro registro RAID. Prima di iniziare a creare un registro RAID, assicurati che il tuo team abbia una chiara comprensione di quali decisioni e problemi dovrebbero o non dovrebbero essere inclusi.

Per prevenire il disordine, il tuo team dovrebbe decidere in modo specifico quali informazioni è la più importante da documentare in un registro RAID. Questo lascia solo le informazioni più importanti nel registro, rendendo più facile il referenziamentoStakeholder del progettoper trovare le informazioni di cui hanno bisogno.

Come usare un registro RAID

I registri RAID possono essere semplici come un pezzo di carta con quattro quadranti dedicati a ciascuna parte dell'acronimo, ma sono più efficaci quando tutti nella squadra possono accedere alle informazioni in un unico posto.

Per creare un registro RAID, seguire questi quattro passaggi:

Identifica il modo migliore per presentare il tuo registro RAID. Come accennato sopra, un registro RAID può essere semplice come un pezzo di carta diviso in quattro sezioni. Tuttavia, questo potrebbe non essere il modo più efficace per il tuo team di accedere a queste informazioni. Decidi con il tuo team se vuoi implementare questo log in un documento, un foglio di calcolo o un diverso tipo di software.

Discutere i rischi iniziali, ipotesi e dipendenze iniziali. Essendo proattivo, puoi assicurarti che tutti sul tuo team siano a conoscenza di potenziali problemi e come prevenirli.

Aggiorna il registro regolarmente.Il registro RAID è solo accurato quando viene aggiornato regolarmente. Utilizzare il registro man mano che il progetto avanza e aggiorna le sezioni corrispondenti in modo appropriato.

Riflettere dopo che il progetto è finito.Quando la tua squadra ospita un progetto post-mortem, usa il registro RAID per aiutare nella tua conversazione su come puoi migliorare il tuo prossimo progetto.

Utilizzo del software per un registro RAID

Creare un registro RAID con il software di gestione del lavoro come UDN Task Manager Può aiutarti a organizzare tutti i tuoi articoli del registro in modo coerente. Definire chiaramente le scadenze, gli stakeholder e gli oggetti d'azione, il tuo team sarà in grado di tornare a realizzare il lavoro che fanno meglio.