Tout ce que vous devez savoir sur la création d'un journal RAID
Sommaire
Un journal RAID est un outil de gestion de projet utilisé pour documenter les problèmes ou les problèmes qui se produisent au cours d'un projet en cours. Cet outil peut aider votre séjour à l'équipe a organisé tout en documentant simultanément tous les problèmes le long du chemin. En savoir pourquoi les journaux RAID sont d'excellents outils à utiliser pour les projets et la façon dont ils peuvent aider votre équipe à travers un cycle de vie du projet.
Gestion de projet est simple quand tout se passe bien. Mais ce n'est pas toujours le cas. Quand les choses deviennent difficiles, il est important de documenter les changements qui se produisent dans le projet. Cela peut aider vos changements de piste de l'équipe, apprendre de ces défis, et d'appliquer cette information au prochain projet.
Dans cet article, nous allons vous expliquer ce qu'est un journal RAID et pourquoi ces journaux sont d'excellents outils à utiliser pour gestion de projet[dix] .
Qu'est-ce qu'un journal RAID?
L'acronyme RAID signifie:
Des risques
Les risques sont des problèmes potentiels qui peuvent avoir un effet négatif sur le projet. Il est essentiel d'identifier de manière proactive Risques de projet avant qu'un projet ne commence. De cette façon, vous pouvez trouver des solutions à ces risques avant qu'ils ne surviennent, et donner à votre équipe les outils dont ils ont besoin pour comprendre ce qu'il faut faire si elles rencontrent des risques du projet le long du chemin. La mise en œuvre de manière proactive la gestion des risques de projet peut prévenir les problèmes majeurs de développer plus tard dans le projet.
Cette section d'un journal RAID est similaire à un registre des risques , Qui vise à identifier, analyser et résoudre les risques de manière préemptive. Si votre équipe utilise activement un registre de risque, vous pouvez le mettre en œuvre dans la section R du journal RAID. Outre la gestion proactive des risques, vous pouvez également utiliser la section risques dans votre journal RAID pour documenter les risques inattendus qu'ils se produisent. Lorsque l'équipe identifie un risque, ils doivent assigner un propriétaire clair pour gérer cette question si elle arrive plus tard dans le projet.
Actions ou hypothèses
Selon la façon dont vos jeux d'équipe votre journal RAID, l'un en RAID peuvent se soit pour des actions ou des hypothèses. Vous pouvez utiliser ces deux options dans votre journal RAID, ou vous pouvez choisir individuellement. Si vous vous demandez quel type fonctionne le mieux pour votre équipe, choisissez:
Actions si votre projet a beaucoup de pièces mobiles.
Hypothèses si elle est un projet à long terme qui nécessite beaucoup de préméditation.
Actions ou éléments d'action -Est-ce que toutes les choses qui doivent être faites pendant toute la durée du projet. Les points d'action doivent toujours avoir un propriétaire clair que tout le monde sait qui est responsable de chaque élément spécifique. Si plusieurs propriétaires d'un élément d'action, identifier clairement quelle personne est responsable de ce qui livrable. Les gestionnaires de projet doivent vérifier régulièrement les tâches ouvertes du projet ou des éléments d'action pour assurer que le projet continue de se déplacer.
Les hypothèses sont les choses que votre équipe prévoit ira d'une certaine façon au cours du processus de planification. En ce qui concerne la gestion des projets, des hypothèses sont des facteurs que l'équipe est déjà certain de. Cela pourrait être dû au fait de l'une expérience ou une expertise. Un bon exemple d'une prise en charge dans la gestion de projet en supposant une partie cruciale d'une machine arrive en toute sécurité et à temps.
Comme vous ne pouvez pas tout planifier pour tout, les membres de votre équipe doivent faire des hypothèses en cours de route. Il est essentiel de documenter les hypothèses que vous faites dans un emplacement central. De cette façon, si un risque de routage inattendu ou un risque de projet imprévu se produit, vous pouvez rapidement faire référence à votre liste d'hypothèses. Si vous avez pris une hypothèse qui a conduit au risque de risque ou de barrage routier, votre équipe peut rapidement identifier la cause première de la question en découvrant de manière proactive si l'hypothèse est vraie.
Questions
Les problèmes sont des problèmes survenus au cours du projet que vous ne vous attendiez pas. Les problèmes sont différents des risques car vous ne vous attendez pas à ce qu'ils se produisent. Les risques sont un problème potentiel que vous prévoyez, tandis que des problèmes apparaissent de manière inattendue. Il est important de suivre des problèmes comme ils se produisent afin que votre équipe puisse renvoyer la manière dont les problèmes ont été résolus. Si les problèmes futurs surviennent à cause de cette question initiale, la documentation peut aider votre équipe à identifier la cause première.
Décisions ou dépendances
Semblable au "A" dans RAID, "D" peut supporter des décisions ou des dépendances. Si votre projet est plus libre, votre équipe pourrait souhaiter mettre en évidence les décisions prises pour atteindre votre solution. Si votre projet a de nombreuses tâches complexes qui s'appuient sur l'autre, les dépendances constitueraient un choix plus pertinent.
Les décisions sont tous des choix concrets qui sont fabriqués en cours de route. Ce sont toutes des pensées finales et des idées qui poussent un projet en fruits. Il est important de documenter quelle décision a été prise, qui l'a fait, et pourquoi cette décision a été choisie. Si votre équipe utilise un processus itératif comme kaizen Cette documentation peut être utile pour apporter des améliorations pour les projets futurs.
UNE dépendance Dans la gestion de projet est une tâche qui s'appuie sur l'achèvement d'une tâche différente. S'il existe des dépendances majeures dans un projet qui peut empêcher le projet d'aller de l'avant, documentez-les dans le graphique RAID. La visualisation des dépendances peut aider les membres de votre équipe à comprendre quelles tâches doivent d'abord être terminées avant de passer à l'étape suivante. Vous pouvez souvent trouver des dépendances organisées dans un diagramme de Gantt .
Quand utiliser un journal raid
Les journaux RAID sont de bons outils à utiliser lorsque vous commencez à planifier votre projet. Ils sont également utilisés de manière significative systématiquement au fur et à mesure que votre projet progresse, vous pouvez donc documenter des actions importantes qui doivent être vérifiées, toutes les décisions qui sont faites, ou de gros problèmes surviennent.
Le journal RAID est utile pour des éléments de ligne rapides, mais cet outil ne devrait pas être votre seule forme de gestion de projet. Pensez à un journal raid en tant que journal d'incident Pour la gestion de projet - s'il y a un événement majeur dans le projet, documentez-le sur le journal RAID. Assurez-vous de combiner un journal RAID avec un système de gestion de projet plus robuste qui conserve tout le travail, les tâches et les plans de votre équipe sur la voie.
Avantages d'utiliser un journal raid
Les journaux RAID sont un outil bénéfique dans votre boîte à outils de gestion de projet. Voici quelques raisons pour lesquelles.
Catalogage rapide
L'un des principaux avantages de l'utilisation d'un journal RAID est la possibilité de cataloguer rapidement des informations importantes dans un endroit central. Dès qu'un problème se produit ou une décision est prise, un chef de projet[dix]peut rapidement noter cette action dans la section correspondante du journal RAID.
Documentation pour les futurs changements
Votre équipe doit documenter les processus et les décisions prises lorsque votre projet progresse. De cette façon, les changements que vous apportez au cours de votre projet actuel puisse aider à éclairer les décisions sur les projets futurs. De cette manière, les journaux RAID peuvent vous aider à apprendre et à utiliser votre expérience pour des défis futurs.
Templatiser vos journaux de raid
Il est facile de créer un modèle de journal RAID qui correspond à vos besoins de votre équipe. Si un nouveau chef de projet vienne ou que vous formez une personne sur les processus importants de votre équipe, le concept général d'un journal RAID est simple. Les journaux RAID sont conçus pour être utilisés à plusieurs reprises. Le moyen le plus simple de le faire est de faire un modèle qui correspond le mieux aux besoins de votre équipe et d'utiliser ce même modèle pour chaque projet.
Documenter toutes les décisions au même endroit
Les journaux RAID donnent à votre équipe un lieu central pour trouver des informations relatives à un projet. Si un membre de l'équipe doit discuter d'une question avec le bon intervenant, le journal RAID peut les signaler à la bonne personne.
Non seulement il documente qui possède ce qui est propriétaire, mais il sert également de vue d'ensemble au niveau de haut niveau du processus du projet. Les membres de l'équipe peuvent facilement examiner les actions actuellement en cours ou décisions qui ont été faites récemment. Parce que chaque section est clairement étiquetée, les membres de l'équipe peuvent trouver les informations les plus pertinentes.
Inconvénient d'utiliser un journal raid
Bien que les journaux RAID soient un outil utile à utiliser, certains inconvénients peuvent en utiliser un.
Les journaux RAID sont complémentaires
Votre journal RAID ne devrait pas être la seule source de vérité en matière de gestion de projet. C'est un outil utile pour noter des décisions majeures, des dépendances clés et des problèmes qui se produisent en cours de route. Cependant, si vous recherchez des informations plus granulaires sur les spécificités du projet, utilisez quelque chose comme un plan de projet[dix]Peut répondre à vos besoins mieux.
En plus d'un journal RAID, assurez-vous que votre équipe dispose également d'un outil centralisé où vit toutes vos informations de travail. De cette façon, chaque membre de l'équipe indépendamment du département ou de la fonction peut accéder aux informations de projet dont elles ont besoin. La meilleure façon de faire c'est avec un Outil de gestion de travail[dix] .
Les journaux RAID doivent être mis à jour régulièrement
Un journal RAID n'est à jour que lorsque un gestionnaire de projet est mis à jour. Si un gestionnaire de projet n'ajoute pas de nouvelles informations en temps réel, le journal RAID devient obsolète. Cela peut être difficile si un gestionnaire de projet n'est pas en mesure de mettre à jour le journal de manière cohérente. Les informations obsolètes peuvent créer une confusion pour d'autres parties prenantes, il est donc important d'avoir une messagerie cohérente sur toutes les formes de communication.
Les journaux raid peuvent devenir encombrés
Si vous documentez chaque décision prise dans un RAID Déconnectez-vous au plus petit choix individuel, le journal peut rapidement être encombré et trouver des informations peut être difficile. S'accorder au niveau des détails est une distinction importante pour votre équipe de maintenir leur journal RAID. Avant de commencer à créer un journal RAID, assurez-vous que votre équipe a une compréhension claire de quelles décisions et problèmes devraient ne pas être inclus.
Pour prévenir l'encombrement, votre équipe devrait décider spécifiquement quelles informations sont les plus importantes de documenter dans un journal RAID. Cela ne laisse que les informations les plus importantes dans le journal, ce qui facilite la référencée de Parties prenantes du projet[dix]trouver les informations dont ils ont besoin.
Comment utiliser un journal raid
Les journaux RAID peuvent être aussi simples qu'un morceau de papier avec quatre quadrants dédiés à chaque partie de l'acronyme, mais ils sont plus efficaces lorsque tout le monde de l'équipe peut accéder à des informations au même endroit.
Pour créer un journal RAID, suivez ces quatre étapes:
Identifier le meilleur moyen de présenter votre journal raid . Comme mentionné ci-dessus, un journal RAID peut être aussi simple qu'un morceau de papier divisé en quatre sections. Cependant, cela peut ne pas être le moyen le plus efficace pour votre équipe d'accéder à ces informations. Décidez de votre équipe si vous souhaitez implémenter ce journal dans un document, une feuille de calcul ou un autre type de logiciel.
Discutez des risques, des hypothèses et des dépendances initiaux . En étant proactif, vous pouvez vous assurer que tout le monde de votre équipe est au courant des problèmes potentiels et de la manière de les empêcher.
Mettez à jour le journal régulièrement. Le journal RAID n'est que précis lorsqu'il est mis à jour régulièrement. Utilisez le journal lorsque le projet progresse et mettez à jour les sections correspondantes correctement.
Réfléchir après la fin du projet. Lorsque votre équipe héberge un projet post-mortem, utilisez le journal RAID pour vous aider dans votre conversation sur la manière dont vous pouvez améliorer votre prochain projet.
Utilisation du logiciel pour un journal RAID
Création d'un journal RAID avec le logiciel de gestion de travail comme Gestionnaire de tâches UDN[dix] Peut vous aider à organiser tous vos éléments de journal de manière cohérente. En définissant clairement des délais, des parties prenantes et des articles d'action, votre équipe sera en mesure de revenir à l'accomplissement du travail qu'ils font le mieux.
