RAID log oluşturma hakkında bilmeniz gereken her şey

Özet

RAID log, devam eden bir proje sırasında ortaya çıkan sorunları veya problemleri belgelemek için kullanılan bir proje yönetimi aracıdır. Bu araç, eşzamanlı olarak yol boyunca herhangi bir sorunu belgelendirirken ekibinizin organize edilmesine yardımcı olabilir. RAID günlüklerinin neden projeler için kullanılacak harika araçlar olduğunu ve ekibinize bir proje yaşam döngüsü ile nasıl yardımcı olabileceklerini öğrenin.

Her şey sorunsuz geçtiğinde proje yönetimi basittir. Ama bu her zaman böyle değil. İşler zorlaştığında, projedeki değişiklikleri belgelemek önemlidir. Bu, takımın değiştirilmesine yardımcı olabilir, bu zorluklardan öğrenir ve bu bilgileri bir sonraki projeye uygulayabilir.

Bu yazıda, bir RAID logunun ne olduğunu ve bu günlüklerin neden kullanılacak harika araçlar olduğunu açıklayacağız.proje Yönetimi .

RAID LOG nedir?

Bir baskın kütüğü birProje Yönetimi AracıDevam eden bir proje sırasında ortaya çıkan sorunları veya sorunları belgelemek için kullanılır. Bu araç, proje planlama aşamasında oluşturulur ve proje boyunca proje ilerledikçe riskleri, eylemleri, varsayımları, konuları, kararları ve bağımlılıklarını belgelemek için sürekli olarak kullanılır. Değişiklikleri takip etmenin ve görünürlüğü artırmanın yanı sıra, bu günlüğü kullanabilirsiniz.Mortem sonrası toplantıGelecekteki projelerdeki benzer sorunları ve zorlukların nasıl önleneceğini bulmak.

RAID kısaltması:

Risk

Riskler, proje üzerinde olumsuz bir etkiye sahip olabilecek potansiyel sorunlardır. Proaktif olarak tanımlamak için kritiktirProje RiskleriBir proje başlamadan önce. Bu şekilde, gerçekleşmeden önce bu risklere çözümler belirleyebilir ve ekibinize, yol boyunca proje riskleri karşılaşırlarsa ne yapacağını anlamaları gereken araçları verebilirsiniz. Proaktif olarak proje riski yönetimini uygulamak, projede daha sonra gelişmekten büyük sorunları önleyebilir.

RAID LOG'un bu bölümü birRisk Kayıt, bu riskleri belirlemeyi, analiz etmeyi ve çözmeyi amaçlayan. Ekibiniz aktif olarak bir risk kaydı kullanıyorsa, RAID günlüğünün R bölümünde uygulayabilirsiniz. Proaktif risk yönetimine ek olarak, beklenmedik riskleri ortaya çıkardıkları gibi belgelemek için RAID günlüğünüzdeki riskler bölümünü de kullanabilirsiniz. Ekip bir riski tanımladığında, bu sorunu daha sonra projede ortaya çıkarsa, bu sorunu yönetmek için net bir sahibi atamalılar.

Eylemler veya varsayımlar

Ekibinizin RAID günlüğünüzü nasıl kurduğuna bağlı olarak, RAID, eylemler veya varsayımlar için durabilir. Bu seçeneklerin her ikisini de RAID günlüğünüzde kullanabilirsiniz veya bireysel olarak birini seçebilirsiniz. Takımınız için hangi türün en iyi şekilde çalıştığını merak ediyorsanız,

HareketlerProjenizde çok fazla hareketli parça varsa.

VarsayımlarÇok fazla öngörü gerektiren uzun vadeli bir proje ise.

Eylemler-veyaaksiyon nesneleri- Proje süresince yapılması gereken her şey. Aksiyon öğeleri her zaman net bir sahibine sahip olmalı, böylece herkes her bir üründen kimin sorumlu olduğunu biliyor. Bir eylem öğesinin birden fazla sahip olması durumunda, hangi kişinin teslim edilebilenlerin sorumlu olduğunu açıkça tanımlayın. Proje yöneticileri, projenin hareket etmesine devam etmesini sağlamak için açık proje görevlerini veya eylem kalemlerini düzenli olarak kontrol etmelidir.

Varsayımlar, takımınızın planlama sürecinde belirli bir şekilde ilerleyeceği şeylerdir. Proje yönetimi açısından, varsayımlar, ekibin zaten kesin olduğu faktörlerdir. Bu, deneyim veya uzmanlık nedeniyle olabilir. Proje yönetimindeki bir varsayımın iyi bir örneği, bir makinenin önemli bir kısmının güvenli bir şekilde ve zamanında geldiğini varsayar.

Her şeyi planlayamadığınız için, ekip üyeleriniz yol boyunca varsayımlar yapmak zorundadır. Merkezi bir konumda yaptığınız varsayımları belgelemek çok önemlidir. Bu şekilde, beklenmedik bir barikat veya beklenmeyen bir proje riski oluşursa, varsayım listenize hızlı bir şekilde referans verebilirsiniz. Risk veya barikatlara yol açan bir varsayım yaptıysanız, ekibiniz, bu varsayımın doğru olup olmadığını proaktif olarak keşfederek problemin kök nedenini hızlı bir şekilde tanımlayabilir.

Konular

Sorunlar, beklemeyeceğiniz proje sırasında meydana gelen sorunlardır. Sorunlar risklerden farklıdır, çünkü onların oluşmalarını beklemeyin. Riskler beklediğiniz potansiyel bir problemdir, sorunlar beklenmedik şekilde açılır. Sorunların ortaya çıktıkları gibi izlemek önemlidir, böylece ekibinizin sorunların nasıl çözüldüğünü geri yazabilir. Bu ilk sorun nedeniyle gelecekteki sorunlar ortaya çıkarsa, belgeler ekibinizin kök nedenini tanımlamasına yardımcı olabilir.

Kararlar veya Bağımlılıklar

RAID'deki "A" ile benzer şekilde, "D", kararlar veya bağımlılıklar için durabilir. Projeniz daha özgürce ise, ekibiniz çözümünüze ulaşmak için verilen kararları vurgulamak isteyebilir. Projenizde birbirlerine güvenen birçok karmaşık görevi varsa, bağımlılıklar daha alakalı bir seçim olacaktır.

Kararlar, yol boyunca yapılan tüm beton seçenekleridir. Bunların hepsi bir projeyi meyve haline getiren son düşünceler ve fikirlerdir. Hangi kararın yapıldığını, kimin yaptığını ve bu kararın neden seçildiğini belgelemek önemlidir. Ekibiniz gibi bir yinelemeli süreç kullanıyorsakaizen, Bu belgeler gelecekteki projeler için gelişmeler için yardımcı olabilir.

A bağımlılıkProje yönetimi, farklı bir görevin tamamlanmasına dayanan bir görevdir. Projenin ilerlemesini önleyebilecek bir projede büyük bağımlılıklar varsa, onları RAID grafiğine belgeleyin. Görselleştirme Bağımlılıkları, ekip üyelerinizin bir sonraki adıma geçmeden önce önce hangi görevlerin tamamlanması gerektiğini anlamalarına yardımcı olabilir. Sık sık organize edilen bağımlılıkları bulabilirsiniz.Gantt şeması .

RAID log ne zaman kullanılmalı

RAID günlükleri, projenizi planlamaya başladığınızda kullanmak için iyi araçlardır. Ayrıca, projenizin ilerledikçe, sürekli olarak sürekli olarak kullanıldılar, böylece kontrol edilmesi gereken önemli eylem kalemlerini, yapılması gereken herhangi bir karar veya ortaya çıkan büyük sorunlar verebilirsiniz.

RAID log, hızlı çizgi maddeleri için faydalıdır, ancak bu araç, proje yönetiminin tek formunuz olmamalıdır. Bir RAID log'unu birOlay GünlüğüProje Yönetimi için - Projede büyük bir olay varsa, RAID günlüğüne belgeleyin. Bir RAID kütüğü, tüm ekibinizin çalışmalarını, görevlerini ve pistte planlarını tutan daha sağlam bir proje yönetim sistemi ile birleştirdiğinizden emin olun.

RAID log kullanmanın artıları

RAID günlükleri, Proje Yönetimi Araç Kutunuzda olması için faydalı bir araçtır. İşte neden birkaç nedeni.

Hızlı kataloglama

RAID log kullanmanın en önemli faydalarından biri, önemli bilgileri hızlı bir şekilde bir merkezde hızlı bir şekilde kataloglama yeteneğidir. Bir sorun meydana gelmez veya bir karar verilirse, birproje MüdürüRAID günlüğünün ilgili bölümünde bu işlemi hızlı bir şekilde not edebilirsiniz.

Gelecekteki değişiklikler için belgeler

Ekibiniz, projenizin ilerledikçe yapılan süreçleri ve kararları belgelemelidir. Bu şekilde, mevcut projeniz sırasında yaptığınız değişiklikler gelecekteki projelerle ilgili kararları bilgilendirmeye yardımcı olabilir. Bu şekilde, RAID günlükleri, gelecekteki zorluklar için deneyiminizi öğrenmenize ve kullanmanıza yardımcı olabilir.

RAID Günlüklerinizi Templatize

Ekibinizin ihtiyaçlarına uygun bir RAID günlük şablonu oluşturmak kolaydır. Yeni bir proje yöneticisinin birlikte gelmesi durumunda, ekibinizin önemli süreçlerinde birisini eğitiyorsanız, bir RAID kütüğü genel kavramı basittir. RAID günlükleri tekrar tekrar kullanılacak şekilde tasarlanmıştır. Bunu yapmanın en kolay yolu, takımınızın ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayan ve her proje için aynı şablonu kullanan bir şablon yapmaktır.

Tüm kararları tek bir yerde belgelemek

RAID logs, bir projeyle ilgili bilgileri bulmak için ekibinize merkezi bir yer verir. Bir ekip üyesinin bir sorunu doğru paydaşla görüşmesi gerekiyorsa, RAID LOG onları doğru kişiye işaret edebilir.

Sadece sahip olan belgeleri değil, aynı zamanda projenin sürecine de yüksek düzeyde genel bir bakış olarak görev yapmaktadır. Takım üyeleri, şu anda devam eden devam eden eylemlere veya son zamanlarda yapılan kararlara kolayca bir göz atabilirler. Her bölüm açıkça etiketlendiğinden, ekip üyeleri kendileri ile en alakalı olan bilgileri bulabilir.

RAID log kullanmanın eksileri

RAID günlükleri kullanımı yararlı bir araç olsa da, birini kullanmak için bazı olumsuzluklar var.

RAID günlükleri ekdir

RAID kütüğün, proje yönetimi söz konusu olduğunda tek gerçeğin kaynağı olmamalıdır. Başlıca kararları, kilit bağımlılıkları ve yol boyunca ortaya çıkan herhangi bir sorunu not etmek için yararlı bir araçtır. Ancak, proje özellikleri hakkında daha fazla tanecik bilgisi arıyorsanız,proje planıİhtiyaçlarınıza daha iyi uyabilir.

Bir baskın kütüğüne ek olarak, ekibinizin de tüm iş bilgilerinizin yaşadığı merkezi bir araca sahip olduğundan emin olun. Bu şekilde, her takım üyesi, bölüm veya işlevden bağımsız olarak - ihtiyaç duydukları proje bilgilerine erişebilir. Bunu yapmanın en iyi yoluİş Yönetimi Aracı .

RAID günlükleri düzenli olarak güncellenmelidir

Bir RAID log, yalnızca bir proje yöneticisinin güncellenmesi için günceldir. Bir proje yöneticisi sürekli olarak gerçek zamanlı olarak yeni bilgiler eklemezse, RAID logu eskiye olur. Bir proje yöneticisi günlüğü tutarlı bir şekilde güncelleyemiyorsa, bu zor olabilir. Eski bilgiler, diğer paydaşlar için karışıklık yaratabilir, bu nedenle tüm iletişim biçimlerinde tutarlı bir mesajlaşma olması önemlidir.

RAID günlükleri dağınıklaşabilir

Bir RAID giriş günlüğünde yapılan her kararı en küçük bireysel seçeneğe dönüştürürseniz, günlük hızlı bir şekilde dağınık hale gelebilir ve bilgi bulma zor olabilir. Detay düzeyi üzerinde anlaşmak, ekibinizin RAID günlüğünü korumak için önemli bir ayrımdır. RAID log oluşturmaya başlamadan önce, ekibinizin hangi kararların ve sorunların hangi kararların ve sorunların dahil edilmemesi gerektiğini açıklığa kavuşturma.

Dağınıklığı önlemek için, ekibiniz özellikle bir RAID günlüğüne belgelemek için en önemli olan bilgilerin olduğuna karar vermelidir. Bu, sadece günlüğündeki en önemli bilgileri bırakarak, daha kolay referans vermeyi sağlar.Proje paydaşlarıihtiyaç duydukları bilgileri bulmak için.

RAID log nasıl kullanılır?

RAID günlükleri, kısaltmanın her bir kısmına adanmış dört kadranlı bir kağıt parçası kadar basit olabilir, ancak ekibindeki herkes bilgiye bir yerde erişebildiğinde en etkilidir.

RAID log oluşturmak için bu dört adımı izleyin:

RAID günlüğünüzü sunmanın en iyi yolunu tanımlayın. Yukarıda belirtildiği gibi, bir RAID log, dört bölüme ayrılmış bir kağıt parçası kadar basit olabilir. Bununla birlikte, bu, ekibinizin bu bilgiye erişmesi için en verimli yol olmayabilir. Bu kütüğü bir belge, elektronik tablo veya farklı bir yazılım türüne uygulamak istiyorsanız ekibinizle karar verin.

İlk riskleri, varsayımları ve bağımlılıkları tartışın. Proaktif olarak, ekibinizdeki herkesin potansiyel sorunların farkında olmasını ve bunları nasıl önleyeceğinden emin olabilirsiniz.

Günlüğü düzenli olarak güncelleyin.RAID log, yalnızca düzenli olarak güncellendiğinde doğrudur. Proje ilerledikçe ve ilgili bölümleri uygun şekilde güncelleyin.

Projenin bittikten sonra yansıtın.Ekibiniz mortemden posta sonrası bir proje barındırdığında, bir sonraki projeniz için nasıl geliştirilebileceğinize dair sohbetinizde yardımcı olmak için RAID günlüğünü kullanın.

RAID log için yazılım kullanarak

Gibi iş yönetimi yazılımı ile RAID log oluşturma UDN Görev Yöneticisi Tüm günlük öğelerinizi tutarlı bir şekilde düzenlemenize yardımcı olabilir. Son başvuru tarihlerini, paydaşları ve eylem kalemlerini açıkça tanımlayarak, ekibiniz en iyi yaptıkları işi başarmaya geri döner.