Allt du behöver veta om att skapa en RAID-logg

Sammanfattning

En RAID-logg är ett projekthanteringsverktyg som används för att dokumentera eventuella problem eller problem som uppstår under ett pågående projekt. Det här verktyget kan hjälpa ditt lag att vara organiserat samtidigt som du dokumenterar några problem under vägen. Lär dig varför RAID-loggar är bra verktyg att använda för projekt och hur de kan hjälpa ditt lag genom en projektlivscykel.

Projektledning är enkel när allt går smidigt. Men det är inte alltid fallet. När saker blir grova är det viktigt att dokumentera de förändringar som händer i projektet. Detta kan hjälpa ditt lagspår förändringar, lära av dessa utmaningar och tillämpa den informationen till nästa projekt.

I den här artikeln förklarar vi vad en RAID-logg är och varför dessa loggar är bra verktyg att använda förprojektledning .

Vad är en RAID-logg?

En RAID-logg är enProjektledningsverktygbrukade dokumentera några problem eller problem som uppstår under ett pågående projekt. Det här verktyget skapas under projektplaneringsfasen och används konsekvent i hela projektet för att dokumentera risker, åtgärder, antaganden, frågor, beslut och beroenden när projektet fortskrider. Förutom att spåra ändringar och öka synligheten kan du använda den här loggen under enpost-mortem möteAtt räkna ut hur man förhindrar liknande problem och utmaningar i framtida projekt.

RAID-akronymet står för:

Risker

Risker är eventuella problem som kan ha en negativ inverkan på projektet. Det är kritiskt att proaktivt identifieraProjektriskerinnan ett projekt börjar. På det sättet kan du identifiera lösningar på dessa risker innan de händer och ge ditt lag de verktyg de behöver för att förstå vad de ska göra om de stöter på projektrisker under vägen. Proaktivt genomförande av projektriskhantering kan förhindra att stora problem utvecklas senare i projektet.

Detta avsnitt av en RAID-logg är liknande aRiskregister, som syftar till att identifiera, analysera och lösa risker förebyggande. Om ditt lag aktivt använder ett riskregister kan du implementera det i RAID-loggen. Förutom proaktiv riskhantering kan du också använda riskerna i din RAID-logg för att dokumentera eventuella oväntade risker som de uppstår. När laget identifierar en risk bör de tilldela en tydlig ägare för att hantera den frågan om den kommer upp senare i projektet.

Handlingar eller antaganden

Beroende på hur ditt lag sätter upp din RAID-logg kan A i RAID stå för antingen åtgärder eller antaganden. Du kan använda båda dessa alternativ i din RAID-logg, eller du kan välja en individuellt. Om du undrar vilken typ som fungerar bäst för ditt lag, välj:

HandlingarOm ditt projekt har många rörliga delar.

AntagandenOm det är ett långsiktigt projekt som kräver mycket förankring.

Handlingar-ellerÅtgärdsposter-Var alla saker som behöver göras under hela projektets varaktighet. Åtgärdsartiklar ska alltid ha en tydlig ägare så att alla vet vem som är ansvarig för varje specifikt objekt. Om det finns flera ägare av ett åtgärdspost, identifiera tydligt vilken individ som är ansvarig för vilken leveransbar. Projektledare bör regelbundet kontrollera om öppna projektuppgifter eller åtgärdsposter för att säkerställa att projektet fortsätter att röra sig.

Förutsättningar är saker som ditt lag förutser kommer att gå ett visst sätt under planeringsprocessen. När det gäller projektledning är antagandena faktorer som laget redan är säkert. Detta kan vara på grund av antingen erfarenhet eller expertis. Ett bra exempel på ett antagande i projektledning antar att en avgörande del av en maskin kommer säkert och i tid.

Eftersom du inte kan planera för allt, dina gruppmedlemmar måste göra antaganden på vägen. Det är viktigt att dokumentera de antaganden du gör på en central plats. På så sätt, om en oväntad vägspärr eller oförutsedda risker projekt uppstår kan du snabbt referera listan antaganden. Om du har gjort ett antagande som ledde till risk eller vägspärr kan ditt team snabbt identifiera orsaken till problemet genom att proaktivt upptäcka huruvida detta antagande är sant.

frågor

Frågor är problem som inträffade under det projekt som du inte förväntar sig. Frågor skiljer sig från risker eftersom du inte förvänta sig att inträffa. Risker är ett potentiellt problem som du förutse, medan frågor dyker upp oväntat. Det är viktigt att spåra problem när de uppstår så att ditt lag kan gå tillbaka till hur frågorna har lösts. Om framtida problem uppstår på grund av denna första fråga, kan dokumentation hjälpa ditt team identifiera orsaken.

Beslut eller beroenden

I likhet med ”A” i RAID, ”D” kan stå för antingen beslut eller beroenden. Om projektet är mer fri form, kan ditt team vill lyfta fram de beslut som fattas för att komma till din lösning. Om projektet har många intrikata uppgifter som är beroende av varandra, skulle beroenden vara ett mer relevant val.

Besluten är alla de konkreta val som görs på vägen. Dessa är alla av de slutliga tankar och idéer som driver ett projekt i förverkligas. Det är viktigt att dokumentera vad beslutet fattades, som gjorde det, och varför detta beslut valdes. Om ditt lag använder en iterativ process somkaizenKan denna dokumentation vara till hjälp för att göra förbättringar för framtida projekt.

A beroendeinom projektledning är en uppgift som bygger på slutförandet av en annan uppgift. Om det finns stora beroenden i ett projekt som kan hindra projektet från att röra sig framåt, dokumentera dem i RAID diagrammet. Visualisera beroenden kan hjälpa dina medarbetare att förstå vilka uppgifter måste slutföras först, innan vi går vidare till nästa steg. Du kan ofta hitta beroenden organiserade i enGanttdiagram .

När du använder en RAID log

RAID loggar är bra verktyg att använda när du börja planera ditt projekt. De är också bäst används konsekvent som din projektet fortskrider, så att du kan dokumentera viktiga åtgärdspunkter som måste kontrolleras på, eventuella beslut som fattas, eller stora frågor som uppstår.

RAID loggen är till hjälp för snabba rader, men det här verktyget bör inte vara din enda form av projektledning. Tänk på en RAID log som enincident logför projektledning-om det finns en stor händelse i projektet, dokumentera det på RAID loggen. Se till att du kombinera en RAID log med en mer robust projektledningssystem som håller alla dina lagets arbete, uppgifter och planer på rätt spår.

Fördelar med att använda en RAID log

RAID loggar är ett fördelaktigt verktyg för att ha i din projektledning verktygslåda. Här är några skäl till varför.

snabb katalogisering

En av de stora fördelarna med att använda en RAID log är förmågan att snabbt katalog viktig information i en central plats. Så snart ett problem uppstår eller ett beslut fattas, enprojektledarekan snabbt krafsa ner att åtgärder i motsvarande del av RAID loggen.

Dokumentation för framtida förändringar

Ditt lag bör dokumentera processer och beslut som fattas som din projektet fortskrider. På så sätt kan de ändringar du gör under din aktuella projektet bidra till att informera beslut om framtida projekt. På så sätt kan RAID loggar hjälpa dig att lära och använda din upplevelse för framtida utmaningar.

Templatize dina RAID loggar

Det är lätt att skapa en RAID-loggmall som passar ditt lags behov. Om en ny projektledare kommer med eller du tränar någon på ditt lags viktiga processer, är det allmänna konceptet för en RAID-logg enkel. RAID-loggar är utformade för att användas upprepade gånger. Det enklaste sättet att göra detta är att göra en mall som bäst passar ditt lags behov och använda samma mall för varje projekt.

Dokumentera alla beslut på ett ställe

RAID-loggar Ge ditt team en central plats för att hitta information om ett projekt. Om en lagmedlem behöver diskutera ett problem med rätt intressent kan RAID-loggen peka dem på rätt person.

Det gör det inte bara som äger vad, men det fungerar också som en översikt över projektets process. Lagmedlemmar kan lätt ta en titt på alla åtgärder som för närvarande är igång eller beslut som nyligen gjordes. Eftersom varje sektion är tydligt märkt kan lagmedlemmarna hitta den information som är mest relevant för dem.

Nackdelar med att använda en RAID-logg

Medan RAID-loggar är ett användbart verktyg att använda, finns det några nackdelar att använda en.

RAID-loggar är kompletterande

Din RAID-logg ska inte vara den enda källan till sanning när det gäller projektledning. Det är ett bra verktyg för att motverka stora beslut, viktiga beroenden och eventuella problem som kommer upp på vägen. Men om du letar efter mer granulär information om projektspecifikationer, med något som aprojekt planKan passa dina behov bättre.

Förutom en RAID-logg, se till att ditt team också har ett centralt verktyg där alla dina arbetsuppgifter lever. På det sättet kan varje lagmedlem - oavsett avdelning eller funktion, få tillgång till projektinformationen de behöver. Det bästa sättet att göra detta är med aArbetshanteringsverktyg .

RAID-loggar måste uppdateras regelbundet

En RAID-logg är endast uppdaterad när en projekthanterare uppdaterar den. Om en projektledare inte konsekvent lägger till ny information i realtid blir RAID-loggen föråldrad. Detta kan vara utmanande om en projektledare inte kan uppdatera loggen konsekvent. Föråldrad information kan skapa förvirring för andra intressenter, så det är viktigt att ha konsekvent meddelanden i alla former av kommunikation.

RAID-loggar kan bli röriga

Om du dokumenterar varje beslut som gjorts i en RAID-inloggning till det minsta individuella valet, kan loggen snabbt bli rörig och att hitta information kan vara utmanande. Att komma överens om detaljnivå är en viktig skillnad för ditt team för att behålla sin RAID-logg. Innan du börjar skapa en RAID-logg, se till att ditt team har en tydlig förståelse för vilka beslut och problem som ska eller inte ska ingå.

För att förhindra rodnad ska ditt lag bestämma specifikt vilken information som är viktigast att dokumentera i en RAID-logg. Detta lämnar endast den viktigaste informationen i loggen, vilket gör det lättare förProjekt intressenterför att hitta den information de behöver.

Hur man använder en RAID-logg

RAID-loggar kan vara så enkelt som ett papper med fyra kvadranter tillägnad varje del av akronym, men de är mest effektiva när alla på laget kan få tillgång till information på ett ställe.

För att skapa en RAID-logg, följ dessa fyra steg:

Identifiera det bästa sättet att presentera din RAID-logg. Som nämnts ovan kan en RAID-logg vara så enkel som ett papper uppdelat i fyra sektioner. Detta kan dock inte vara det mest effektiva sättet för ditt lag att få tillgång till den här informationen. Bestäm med ditt lag om du vill implementera den här inloggningen i ett dokument, kalkylblad eller en annan typ av programvara.

Diskutera initiala risker, antaganden och beroenden. Genom att vara proaktiv kan du se till att alla på ditt lag är medveten om potentiella problem och hur man förhindrar dem.

Uppdatera loggen regelbundet.RAID-loggen är bara korrekt när den uppdateras regelbundet. Använd loggen när projektet fortskrider och uppdaterar motsvarande sektioner på lämpligt sätt.

Reflektera efter att projektet är över.När ditt lag är värd för ett projekt efter mortem, använd RAID-loggen för att hjälpa till med din konversation om hur du kan förbättra för ditt nästa projekt.

Använda programvara för en RAID-logg

Skapa en RAID-logg med arbetshanteringsprogram som UDN Task Manager kan hjälpa dig att organisera alla dina loggartiklar konsekvent. Genom att tydligt definiera tidsfrister, intressenter, och handlingsposter, kommer ditt lag att kunna komma tillbaka till att uppnå det arbete de bäst gör.