Все, что вам нужно знать о создании журнала RAID

Резюме

Журнал RAID - это инструмент управления проектами, используемым для документирования любых вопросов или проблем, возникающих во время текущего проекта. Этот инструмент может помочь вашей команде оставаться организованным, одновременно документируя любые проблемы по пути. Узнайте, почему журналы RAID являются отличными инструментами для использования для проектов и о том, как они могут помочь вашей команде с помощью жизненного цикла проекта.

Управление проектами прост, когда все идет гладко. Но это не всегда так. Когда все становится грубым, важно документировать изменения, которые происходят в проекте. Это может помочь вашим изменениям трека команды, учиться на этих проблемах и применять эту информацию к следующему проекту.

В этой статье мы объясним, какой журнал RAID есть и почему эти журналы являются отличными инструментами для использования дляуправление проектомОтказ

Что такое RAID журнал?

Журнал RAID - этоИнструмент управления проектамииспользуется для документирования любых вопросов или проблем, возникающих во время текущего проекта. Этот инструмент создается во время этапа планирования проекта и последовательно использовался на протяжении всего проекта к документированию рисков, действий, допущений, вопросов, решений и зависимостей, поскольку проект прогрессирует. В дополнение к отслеживанию изменений и увеличения видимости вы можете использовать этот журнал во времяпостпортированная встречаЧтобы выяснить, как предотвратить подобные проблемы и проблемы в будущих проектах.

RAID Acronymy означает:

Риски

Риски - это любые потенциальные проблемы, которые могут оказать неблагоприятное влияние на проект. Это имеет решающее значение для активного идентификациириски проектадо начала проекта. Таким образом, вы можете определить решения этих рисков, прежде чем они произойдут, и даст вашу команду инструменты, которые им нужно понять, что делать, если они сталкиваются с рисками проекта по пути. Проактивно реализация управления рисками проекта может предотвратить развитие основных вопросов позже в проекте.

Этот раздел журнала RAID похож наРегистр риска, который стремится определить, анализировать и решать риски упреждающим. Если ваша команда активно использует реестр риска, вы можете реализовать его в раздел R RAID журнала. В дополнение к проактивному управлению рисками, вы также можете использовать раздел рисков в вашем журнале RAID, чтобы документировать любые неожиданные риски, поскольку они происходят. Когда команда определяет риск, они должны назначить четкое владельцу управлять этим вопросом, если оно подходит позже в проекте.

Действия или допущения

В зависимости от того, как ваша команда устанавливает ваш журнал RAID, A в RAID может стоять для действий или допущений. Вы можете использовать оба этих параметра в вашем журнале RAID, или вы можете выбрать один индивидуально. Если вам интересно, какой тип работает лучше всего для вашей команды, выберите:

ДействияЕсли ваш проект имеет много движущихся частей.

ДопущенияЕсли это долгосрочный проект, который требует много преднамеренного.

Действия илипункты действий- Все вещи, которые нужно сделать на протяжении всего проекта. Элементы действий всегда должны иметь четкий владелец, поэтому все знают, кто отвечает за каждый конкретный предмет. Если есть несколько владельцев элемента действий, четко определите, какой человек несет ответственность за какую доставку. Менеджеры проекта должны регулярно проверять открытые задачи проекта или элементы действий, чтобы проект продолжал двигаться.

Предположения - это то, что ваша команда ожидает, будет иметь определенный способ во время процесса планирования. Что касается управления проектами, предположения - это факторы, о которых команда уже определена. Это может быть из-за опыта или опыта. Хорошим примером предположения в управлении проектами предполагается, что решающая часть машины идет безопасно и вовремя.

Поскольку вы не можете планировать все, члены вашей команды должны сделать предположения по пути. Критически необходимо документировать предположения, которые вы делаете в центральном месте. Таким образом, если произойдет неожиданный прогноз или непредвиденный риск проекта, вы можете быстро ссылаться на ваш список предположений. Если вы сделали предположение, что привело к риску или RoadBlock, ваша команда может быстро определить корневую причину проблемы, предусматривающей, является ли это правда допущения.

Проблемы

Вопросы - это проблемы, которые произошли во время проекта, что вы не ожидали. Проблемы отличаются от рисков, потому что вы не ожидаете, что они произойдут. Риски - это потенциальная проблема, которую вы ожидаете, в то время как проблемы неожиданно появляются. Важно отслеживать проблемы, поскольку они возникают, поэтому ваша команда может обратиться к тому, как были решены проблемы. Если в будущем возникают будущие проблемы из-за этой первоначальной проблемы, документация может помочь вашей команде определить корневую причину.

Решения или зависимости

Подобно «A» в RAID, «D» может стоять либо для решения или зависимостей. Если ваш проект более свободной формы, ваша команда может захотеть подчеркнуть решения, предпринятые, чтобы добраться до вашего решения. Если ваш проект имеет много сложных задач, которые полагаются друг на друга, зависимости были бы более актуальным выбором.

Решения - это все конкретные варианты, которые сделаны по пути. Это все последние мысли и идеи, которые продвигают проект в плод. Важно документировать, какое решение было принято, который сделал это, и почему было выбрано это решение. Если ваша команда использует итеративный процесс, каккайзенЭта документация может быть полезна для улучшения будущих проектов.

А. зависимостьВ управлении проектом является задача, которая опирается на завершение другой задачи. Если существуют серьезные зависимости в проекте, который может предотвратить продвижение проекта вперед, документировать их в диаграмме RAID. Визуализация зависимостей может помочь членам вашей команды понять, какие задачи необходимо завершить первую, прежде чем перейти к следующему шагу. Вы часто можете найти зависимости, организованные вДиаграмма ГантаОтказ

Когда использовать журнал RAID

RAID LOGS - это хорошие инструменты для использования, когда вы начинаете планировать свой проект. Они также лучше всего используются постоянно, когда ваш проект прогрессирует, поэтому вы можете документировать важные предметы действий, которые необходимо проверить, любые принятые решения или большие проблемы, которые возникают.

Журнал RAID полезен для быстрой линейных элементов, но этот инструмент не должен быть вашей единственной формой управления проектами. Подумайте о RAID журнале какжурнал инцидентовДля управления проектами - если в проекте есть главное событие, документируйте его на RAID-журнале. Убедитесь, что вы объединяете журнал RAID с более надежной системой управления проектами, которая сохраняет все работы вашей команды, задачи и планы на трассе.

Плюсы использования журнала RAID

RAID LOGS - это полезный инструмент, имеющий в вашем панели инструментов управления проектами. Вот несколько причин, почему.

Быстрая каталогизация

Одной из основных преимуществ использования журнала RAID является возможность быстро каталогизировать важную информацию в одном центральном месте. Как только возникает проблема или принято решение,руководитель проектаМожет быстро записать это действие в соответствующем разделе RAID-журнала.

Документация для будущих изменений

Ваша команда должна документировать процессы и решения, принятые в качестве вашего проекта. Таким образом, изменения, которые вы делаете во время вашего текущего проекта, могут помочь информировать решения о будущих проектах. Таким образом, журналы RAID могут помочь вам узнать и использовать свой опыт будущих задач.

Templatize ваши журналы RAID

Это легко создать шаблон журнала RAID, который соответствует потребностям вашей команды. В том случае, если новый руководитель проекта приходит вместе или проходят подготовку кого-то на важных процессах вашей команды, общая концепция журнала RAID проста. журналы RAID предназначены для использования в несколько раз. Самый простой способ сделать это, чтобы сделать шаблон, который наилучшим образом соответствует потребностям вашей команды и использовать тот же шаблон для каждого проекта.

Документ всех решений в одном месте

RAID журналы дать вашей команде центральное место, чтобы найти информацию, относящуюся к проекту. Если член группы должен обсудить вопрос с правом заинтересованных сторон, журнал RAID может указать их к нужному человеку.

Мало того, что документ, который чем владеет, но он также служит в качестве обзора высокого уровня процесса проекта. Члены команды могут легко взглянуть на какие-либо действия, которые в настоящее время в стадии разработки или решения, которые были сделаны в последнее время. Поскольку каждая секция четко обозначена, члены групп могут найти информацию, которая является наиболее актуальной для них.

Минусы использования журнала RAID

В то время как RAID журналы являются полезным инструментом для использования, есть некоторые минусы, используя один.

RAID-журналы являются дополнением

Ваш журнал RAID не должен быть единственным источником истины, когда дело доходит до управления проектами. Это полезный инструмент для йота важных решений, ключевых зависимостей, а также любых вопросов, которые идут по пути. Тем не менее, если вы ищете более детально информацию о специфике проекта, используя что-то вродеплан проэктаможет удовлетворить ваши потребности лучше.

В дополнении к бревну RAID, убедитесь, что ваша команда также имеет централизованный инструмент, где все вашу информационные работы жизни. Таким образом, каждый член команды, независимо от отдела или функции-доступ к информации о проекте они нуждаются. Лучший способ сделать это с помощью аИнструмент управления работойОтказ

RAID-журналы должны регулярно обновляться

Журнал RAID только уточненный, когда менеджер проекта обновляет его. Если руководитель проекта не постоянно добавлять новую информацию в режиме реального времени, журнал RAID устаревает. Это может быть сложным, если менеджер проекта не может обновлять журнал последовательно. Устаревшая информация может создать путаницу для других заинтересованных сторон, поэтому важно иметь последовательную передачу сообщений во всех формах общения.

RAID-журналы могут забиваться

Если документ каждое решение в RAID войти вплоть до мельчайшего индивидуального выбора, журнал может быстро забивается и находить информацию можно оспорить. Соглашаясь на уровне детализации является важным отличием для вашей команды, чтобы сохранить свой журнал RAID. Перед тем, как приступить к созданию журнала RAID, убедитесь, ваша команда имеет четкое понимание того, что должны или не должны быть включены решения и вопросы.

Чтобы предотвратить беспорядок, ваша команда должна решить, что конкретно информация является наиболее важным документом в журнале RAID. Это оставляет только наиболее важная информация в журнале, делая ссылки проще дляЗаинтересованные стороны проектачтобы найти нужную им информацию.

Как использовать журнал RAID

RAID журналы могут быть простым, как лист бумаги с четырьмя квадрантов, посвященных каждую часть аббревиатуры, но они наиболее эффективны, когда все на доступе к информации может, команды в одном месте.

Чтобы создать журнал RAID, выполните следующие четыре шага:

Определить лучший способ представить свой журнал RAIDОтказ Как уже упоминалось выше, журнал RAID может быть столь же просто, как лист бумаги, разделенный на четыре секции. Однако, это не может быть наиболее эффективным способом для вашей команды для доступа к этой информации. Определитесь с вашей командой, если вы хотите реализовать этот журнал в документе, таблице или другой тип программного обеспечения.

Обсудить первоначальные риски, допущения и зависимостиОтказ Будучи активным, вы можете быть уверены, что все в вашей команде знает о возможных проблемах и способах их предотвращения.

Обновление журнала регулярно.Журнал RAID только точна, когда он регулярно обновляется. Используйте журнал, так как проект прогрессирует и обновляет соответствующие разделы соответствующим образом.

Отражать после окончания проекта.Когда ваша команда размещает проект пост-Мортема, используйте RAID-журнал, чтобы помочь в своем разговоре о том, как вы можете улучшить для вашего следующего проекта.

Использование программного обеспечения для журнала RAID

Создание журнала RAID с программным обеспечением управления работой, как Диспетчер задач UDN Может помочь вам организовать все ваши журналы постоянно. Ясно определяя сроки, заинтересованные стороны и предметы действий, ваша команда сможет вернуться к выполнению работы, которую они делают лучше всего.