4 typer klienter du vil jobbe med og hvordan å glede dem

Hvis du noen gang har åpnet en søndagspapir og ledet rett til tegneserien, har du ingen tvil om den sardoniske humor av Dilbert.

Og mange av oss kan forholde seg! I klient-vendtprosjektledelse, Vi må håndtere mange forskjellige personligheter. En av de mest kritiske ferdighetene vi kan lære er hvordan å forholde seg til, jobbe med, og utnytte styrkenes styrker.

I vår eBok "Accelerating Change Management: Få 7 Personligheter om bord, "Vi fremhever et tilbud fra David Rock, forfatter av" stille lederskap ":

"Bestille folk til å forandre seg og deretter fortelle dem hvordan de skal gjøre det brenner den prefrontale cortexens hårutløserkobling til Amygdala. Jo mer du prøver å overbevise folk om at du har rett, og de har feil, jo mer de skyver tilbake. Hjernen vil prøve å forsvare seg fra trusler. "

For profesjonelle tjenester ledere, å kunne justere kommunikasjonsstilene for å møte andre personligheter, slutter ikke bare med laget ditt. For å kunne administrere vellykkede prosjekter for klienter, må du være en kameleon. Du må justere til kundens stil mens du forstårHva er klientadministrasjon, opprettholde arbeidsflyten, og overholdelse avprosjektLedelsen beste praksis. Og det er ikke alltid lett!

Her er 4 typer klientens personligheter og noen handlingsstrategier for å glede dem uten å ofre produktiviteten - eller din sunnhet.

"Helikopter" klienten

Sannheten er at prosjekter ikke alltid løper jevnt, og mange kunder har følt brenningen før. I vårProfesjonell Services Industry Work Management Survey, 97% av respondentene rapporterte å oppleve prosjektforsinkelser til en viss grad. Så hvis du har opplevd forsinkelser og de engstelige klientene som kan komme med dem, er du ikke alene.

I samme studie fant vi ut at en oversikt over klienten er mangel på synlighet iProsjekt status. Enten jaded fra tidligere prosjekter eller bare over-interesserte, kan kunden din oversvømme innboksen din med "sjekke inn" e-post. I så fall kan du ha en helikopterklient på hendene dine. Den største utfordringen med glede denne klienten er å være lydhør for å oppdatere forespørsler uten å la det ta for mye tid.

Vår undersøkelse avslørte også at om lag 60% av respondentene bruker 1-3 timer oppdateringProsjektstatuser, sende oppdaterings e-post, generere statusrapporter, eller å ha oppdaterte møter hver uke - og 11% tilbringer mer enn 4 timer i uken! Med helikopterklienter kjører duFareÅ kaste bort så mye verdifull tid på oppdateringer som du aldri får en sjanse til å faktisk jobbe.

Glede dem med synlighet

Det er vanskelig å være proaktivt når du stadig svarer på oppdateringsforespørsler. Men å bruke en enkelt kilde til sannhet og bygge synlighet i arbeidsflyten din, vil være din hemmelige saus. Avhengig av dine krav, kan du bruke enProsjektstyringsplattform eller Excel-regnearkå visualisere oppgaver og sentralisere prosjektdetaljer.

Når du blir spurt om hvilke evner som ville ha størst innvirkning på deres virksomhet, var 1 av de 3 beste undersøkelsesresponsene "et dashbord hvor kunder og interne interessenter kan se sanntids prosjektprosjekt." Å ha en eneste sannhetskilde etablerer en "hjemmebase" der klienter kan finne informasjon i dråpen av en lue. Se etter et verktøy som harDashboard-evner som viser prosjektets oppgavestatus. Når du sparker prosjekter, gå klienter gjennom arbeidsflytstatusene du bruker, hvordan de blir varslet omoppgaveStatusendringer, og hvordan du får tilgang til dashboards på fly.

Du må være sterk og konsekvent i å stikke til dine våpen med denne klienten. Innstilling av prosessen fra begynnelsen oggi synlighetgleder seg i engstelige eller nysgjerrige kunder. Du må imidlertid også sikre at prosesser og statuser fungerer som grunnlag for arbeidsflyten din. På den måten kan laget ditt gi kunder denne synligheten uten å måtte gjøre noe ekstra arbeid!

"Hands Off" -klienten

På motsatt side av spekteret er dine "hendene av" klienter. De vil bare ha på nivå på høyt nivå og vil at du skal kjøre showet. Din utfordring er å holde dem informert uten å overveldende dem.

Mens denne typen klient kan stole på deg å være ansvarlig, kommer deres hands-off-tilnærming med overraskende utfordringer som:

Når prosjekter er forsinket, kan frustrasjon og mistanke raskt oppstå fordi klienten ikke forstår detomfang. Vår undersøkelse viste at en av de viktigste årsakene til kundesammen er kommunikasjonsvansker eller forsinkelser. Topp årsaker til forsinkelser? Venter på tilbakemeldinger på klient. Hvis dette er en utfordring du står overfor, har du sannsynligvis "Hands Off" -klienter på hendene dine.

Glede dem med et prosjektkart

En "Hands Off" -klienten ønsker å følge din ledelse, så legg på safari-hatten og gjør deg klar til å være den ultimate guiden til prosjektet jungelen.

Start prosjektet ditt medet spørreskjema som samler all nødvendig prosjektinformasjon. For eksempel, påUDN Task Manager, dette kommer i form av aDynamisk forespørsel form. Lag skaper et skjema som utløser spesifikke spørsmål basert på svar. Spørreskjemaformer hjelper "Hands Off" -klienten Tenk gjennom deres behov, slik at du kan angi forventninger fra begynnelsen.

Du trenger ikke et prosjektstyringsverktøy for å utføre dette heller. Du kan liste forhåndsinnstilte spørsmål for forskjellige prosjekter i et Google-skjema, regneark eller et dokument.

Hvis du er som de fleste lag, følger mange av prosjektene dine lignende stier. Akkurat som guider bruker et kart for å hjelpe oppdagere å visualisere reisen, vil du opprette en prosjektmal med konsistente trinn, arbeidsflytstatuser og måter å varsle interessenter når prosjekter beveger seg.

Nå som du vet fra spørreskjemaet ditt hva prosjektkravene er, sparker du prosjektet med en mal som tydelig sier når du leverer arbeid og når du trenger tilbakemelding. Gjør det enkelt for dem å fordøye all denne informasjonen med aGantt Chart.Prosjektvisning.

I UDN Task Manager, Dynamic Request-skjemaer kan settes til å automatisk opprette et prosjekt fra en mal og tilordne de riktige lagmedlemmene, noe som gjør prosjektet kartlegging av en bris. Du kan også se Project Timelines forskjellige måter, som på et Gantt-diagram, for å hjelpe "Hands Off" -klienter enkelt å fordøye prosjektets høydepunkter uten å bli overveldet. Du kan også automatisere oppdragsmeldinger og kommunisere i plattformen med @mentions for å varsle interessenter når de trenger å handle.

"Sikkerhetsbevisst" klienten

Mellom mars 2017 og mars 2018 var det 2,216 data bruddog mer enn 53 000 cybersecurity hendelser rapportert i 65 land. Disse tallene forventes bare å vokse i 2019. Når data brudd på økningen blir klientene mer forsiktige med hvordan og hvor de deler sin informasjon.

I vår undersøkelse avProfesjonell tjenester industri, 60% av respondentene rapporterte at datasikkerhetsproblemer holder dem i å være fleksible og slik at de kan bygge bedre relasjoner med kundene. De sa også at evnen til å balansere sikkerhetsoverensstemmelse med klientsynligheten var en av de evner som ville ha den største positive effekten på deres lag.

"Sikkerhetsbevisst" -klienten vil være nølende med å gi deg alle detaljene du trenger for å lykkes. De vil også ønske å jobbe i sine egne samarbeidssystemer, som tar laget ditt ut av deres normale arbeidsflyt.

Glede dem med integrasjoner, evner og dokumenterte protokoller

I en nyligUDN Task ManagerArtikkel kalt "Sikkerhet: Den nye konkurransefortrinnet for profesjonelle tjenester, "Vi dekker 3 måter at teamet ditt enkelt kan legge til sikkerhetsmålinger i strømmen din som vil glede seg over disse kundene. Les artikkelen for full detaljer, men på høyt nivå er disse evnene:

For å være fleksibel for dine "sikkerhetsbevisste" klienter, vil du ha et prosjektstyringsverktøy som sikkert kan integrere i andre verktøy som slakk, en dam, CRM og mer. Gledes disse klientene ved å ta deg tid til å dokumentere dine sikkerhetsfunksjoner og integrasjoner.

Tilbyr en sikker arbeidsstyringsplattform gir deg og dine kunder et trygt rom for å skape vinnende strategier. Uansett hvaArbeidsstyringsverktøydu velger, sørg for at det hjelper deg beggeklientprosjekterog gi bransjeledende beskyttelse for fullt samarbeid.

"For mange kokker i kjøkkenet" klienten

Vi har alle vært der, i midten av et prosjekt, venter på tilbakemelding, og det ser ut til at Harry, Sally, Betty, Doug, og Frank alle har motstridende meninger. Ifølge vår undersøkelse sliter 21% av lagene med konsolidering av tilbakemelding og kommunikasjon på tvers av e-posttråd, regneark, etc., og den # 1 årsaken til prosjektforsinkelser er siste øyeblikk endringer i krav etterfulgt av forsinkelser på grunn av motstridende prioriteringer. Vi vet alle hvordan utfordrende gruppearbeid kan være. Med forskjellige personligheter, stasjoner og mål involvert, er det vanskelig for prosjektledere å gjøre alle glade.

En vanlig scene kan se slik ut: Du er et kreativt byrå og har nettopp ferdig med det første utkastet til salgsfremmende eiendeler for kunden din. Du sender eiendelene via e-post til alle interessenter. En etter en, e-postmeldinger kommer tilbake med tilbakemelding. Noen "svarer alt", noen svar bare til avsenderen, noen til og med videresend designet til en egenStakeholder, og en pinger deg på slakk med sine tanker. På kort tid har du iterasjoner som flyter rundt med motstridende tilbakemelding for å sortere gjennom.

Glede dem med struktur og rammer

Med "for mange kokker i kjøkkenet" -klienter, møter du de største utfordringene rundt oppgaveierskap, krav endringer og vanskeligheter i godkjennelsesprosessen.

Før prosjektet kickoff, må du alltid bestemme roller og ansvar.Bruke ansvarsrammer som raci, rask, ellerDACI.gir struktur til gruppen. Her er et eksempel på hva enFordeling av et RACI Ansvarsrammeville se ut som:

Å gi interessenter eierskap og definere roller holder hele laget fokusert som prosjektet utvikler seg. Teamet ditt bør utnytte disse rammene for å kunne holde klienter på sporet og i sjakk når et "informert" medlem forsøker å overstige sine grenser.

Når du har klare roller, etablere hvordan du klarer den største hindringen for denne klienten: proofing og godkjenninger.

På UDN Task Manager, våre prosjektledere brukerUDN Task ManagerBevis. Når de trenger tilbakemelding på en eiendel som en e-post, laster de den oppUDN Task Managerhvor de kan tilordne interessenter for å gi tilbakemelding. Granskere markerer digitalt aktiva slik at alle interessenter kan se kommentarer i sanntid. Dette bryter ned kommunikasjonssiloer og strømlinjer de tiltakene som trengs for å få den endelige godkjenningen.

Du kan oppnå dette med dine eksisterende verktøy ved å tydelig definere hvem du vil ha tilbakemelding fra, hvordan du vil ha det, og når det er på grunn.

Bli en klientkameleon

Selv om latteret kan være det beste middelet når du arbeider med stressende situasjoner, er det ingen grunn til at arbeidslivet ditt burde føles som en Dilbert-tegneserie. Å forstå hvordan du gleder seg til forskjellige kunderpersonligheter og arbeidsstiler, vil sette deg fra konkurransen og holde klientene komme tilbake igjen og igjen.

For å skalere disse taktikken, må du veve prosjektledelsen best praksis i arbeidsflyten din konsekvent. 17 500 + virksomheter utnytterUDN Task ManagerSamarbeidsarbeidsstyringsplattform for å hjelpe dem med å glede seg over klientene mens du bygger svært produktive arbeidsflyter.

Vil du komme i gang i dag?Her er en GRATIS 2-ukers prøve avUDN Task Manager .