Hva er Kanban boards? En nybegynnerveiledning.

Tenk deg: Teamet ditt går i gang med et nytt prosjekt. Du trenger en enkel måte å visualisere arbeid slik at du kan holde deg oppdatert på hvem som jobber med hva, hvilket stadiumarbeid er i, og når alt er forfalt. Du Bla gjennom prosjektdokumenter, regneark, e-post og meldinger til å koble sammen som innsikt - eller du kan se alt på ett sted med et Kanban-bord.

Hvis du har dabbled i prosjektledelse Eller begynt å utforske måter å visualisere arbeidet ditt, kan du ha hørt om Kanban. Kanban boards er en form for visuell prosjektledelse , og de er spesielt populære blant produkt, engineering og programvareutviklingsteam, selv om de kan brukes av et hvilket som helst lag. Denne artikkelen dekker alt du trenger å vite om hva Kanban-styrene er, hvordan de fungerer, og hvordan du best kan bruke Kanban-bordene til å administrere lagets arbeid.

Hva er Kanban?

[1. 3]

UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner

Kanban er en måte å hjelpe lagene med å balansere arbeidet de trenger å gjøre med den tilgjengelige kapasiteten til hvert lagmedlem. Kanban-rammene er bygget på en filosofi om kontinuerlig forbedring, hvor arbeidsprodukter er "trukket" fra a Produktbacklog. inn i en jevn strøm av arbeid.

Kanban-rammeverket brukes gjennom Kanban , som er en form for visuell prosjektstyring hvor lag bedre kan visualisere sin arbeidsbelastning og arbeidsflyt. I et kanbanbrett vises arbeidet i et prosjektstyring som er organisert av kolonner. Tradisjonelt representerer hver kolonne et arbeidstashet. Det mest grunnleggende Kanban-styret kan ha kolonner som Å gjøre , I prosess , og Gjort . Individuelle oppgaver - som er representert som visuelle kort på brettet, beveger seg gjennom kolonnene til oppgavene er fullført.

Virtual Kanban boards.

Du kan lage Kanban-brett på en tavle, på papir, eller - for de beste resultatene i et dedikert, online verktøy. på nett Kanban Board Tools. Hjelp deg dynamisk visualisere innhold og få tilgang til innsikt i hele prosjektets arbeid. Ofte bruker lag disse virtuelle Kanban-brettene, som UDN Task Manager S styrets view, for å visualisere arbeidet som beveger seg gjennom stadier:

Historie om Kanban.

Kanban ble utviklet av Taiichi Ohno. , en Toyota ingeniør fra Japan, på slutten av 1940-tallet. Ohno innså at han kunne forbedre Toyota produksjonssystemet ved å inkorporere elementer av Lean Manufacturing: i stedet for å bygge nye produkter basert på Etterspørsel, Ohno Kanban Framework produsert og re-leverte produkter som følge av forbrukernes etterspørsel. Kanban-rammene overgikk TOYOTA-produksjonsprosessen fra en "push" -prosess (produkter skyves inn i markedet) til en "pull" -prosess (produkter er opprettet basert på etterspørsel etter markedet). Dette betydde at Toyota kunne ha et lavere lagernivå mens de fortsatt var en konkurransedyktig aktør i markedet.

Det magre produksjonsrammen Ohno bygget stolte på Kanban-kort. Faktisk er "Kanban" en kombinasjon av to japanske ord: 看 (Kàn), som betyr "tegn" og 板 (bǎn), som betyr "bord". På Toyota var Kanban-kort papirkort som angav et nytt produkt, en del eller inventar var nødvendig, og utløste produksjonsprosessen for det aktuelle elementet.

Selv om KANBAN fortsatt bor på i mange produksjonsinnstillinger, var det Tilpasset for programvareutvikling i begynnelsen av 2000-tallet. Inspirert av Ohnos Lean Manufacturing Methodology, kan Kanban for programvareutvikling også implementerer det samme "Pull System" -prosessen som Ohnos Lean Manufacturing gjorde.

I Modern Kanban starter lag med en etterspørsel på arbeid. Basert på individuelt teammedlemsbåndbredde og kapasitet, er arbeidet "trukket" fra backloggen. Deretter kan lagmedlemmer visuelt spore arbeid som det beveger seg gjennom oppgaven Lifecycle-representert av etapper på et Kanban-bord - til det er komplett. Som det eksisterer i dag, fungerer Kanban som et visuelt prosjektstyringssystem for å balansere etterspørselen med ledig kapasitet.

Er kanban scrum?

Du har kanskje hørt om Kanban i forbindelse med Scrum-FaK, de fleste lag som kjører Scrum gjør det på Kanban-brett. Selv om det er kompatibelt med Kanban, er Scrum et annet rammeverk. Mens KANBAN fokuserer på prosessforbedring, er Scrum tradisjonelt implementert for å hjelpe lagene til å få mer arbeid gjort raskere. For å gjøre det, organiserer Scrum "Sprints" -two Week-arbeidsøkter med daglige møter og en bestemt mengde arbeid som skal fullføres i løpet av syklusen.

Er Kanban Agile?

Ja, Kanban for programvareutvikling er en delmengde av Agile. Agile Er en prosjektledelsesmodell designet for å hjelpe lagene som fleksibelt svarer på endring. Den fleksible filosofien tror på adaptiv planlegging, evolusjonær utvikling, tidlig levering og kontinuerlig forbedring.

Hvordan kanban fungerer

I dag er Kanban Boards vanligvis virtuelle styrer med kolonner som representerer arbeidsstadiet (selv om Kanban-brettene fortsatt kan trekkes på whiteboards og spores med klissete notater!). Hvert "kort" i et Kanban-styre representerer en oppgave, og oppgavekortet beveger seg gjennom stadier av arbeid som den blir fullført. Lag som bruker et Kanban-system har en tendens til å samarbeide på et enkelt Kanban-bord, selv om oppgaver vanligvis er tildelt individuelle lagmedlemmer.

De 4 kjerneprinsippene i Kanban

Det er fire kjerneprinsipper for å hjelpe deg med å veilede teamet ditt som du tenker på å rulle ut en Kanban-rammeverk:

1. Start med det du gjør nå

Du kan søke kanban til enhver gjeldende arbeidsflyt eller prosess. I motsetning til mer definerte smidige styringsprosesser som Scrum, kan Kanban fleksibel nok til å jobbe i lagets kjernepraksis.

2. Godta å forfølge inkrementell, evolusjonær endring

Store endringer kan være forstyrrende for teamet ditt - og hvis du prøver å endre alt på en gang, kan det nye systemet ditt ikke fungere. Kanban vet dette, og derfor kan Kanban-rammeprøvene om kontinuerlig forbedring og inkrementell forandring. I stedet for å endre alt på en gang, begynner du å forfølge inkrementell endring for å virkelig utvikle lagets prosesser over tid.

3. Respekter gjeldende prosess, roller og ansvar

I motsetning til andre magre metoder, har Kanban ikke noen innebygd Team roller , og kan jobbe i din nåværende lagstruktur og prosess. I tillegg kan din nåværende prosess ha noen gode elementer, som ville gå tapt hvis du forsøkte å fullstendig revolusjonere arbeidssystemet på en dag.

4. Oppmuntre handlinger om lederskap på alle nivåer

I ånden av kontinuerlig forbedring anerkjenner Kanban-metoden at endringen kan komme fra hvor som helst - ikke nødvendigvis bare "topp ned". Med Kanban oppfordres teammedlemmer til å chime i, brainstorm nye måter for prosesser for å utvikle seg, og ta ledelsen på nye arbeidsinitiativer.

Den 6 praksisene i Kanban

Kanbankjerneprinsippene er der for å lede lagets mentalitet når du nærmer seg en Kanban-arbeidsflyt. For å implementere en Kanban-prosess, følg disse seks praksisene for å hjelpe teamet ditt kontinuerlig å forbedre og oppnå inkrementell vekst-kjernefartøyene i Kanban-rammene.

1. Visualiser arbeid

En av de største fordelene med Kanban er at du fysisk kan se arbeid "flytte" gjennom stadier. Et oppgavekort vil begynne på venstre side av KANBAN-kortet ditt, og som teamet ditt fungerer på det, overgår sakte til det lander i Fullført kolonne. Ikke bare denne praksisen gi deg en bred oppfatning av hvordan arbeidet beveger seg gjennom stadier, men du kan også få sanntid, ved et blikk innsikt i den fasen av arbeidet.

2. Limit i arbeid

Som en Agile metodikk er Kanban bygget på et prinsipp om tidlig levering-som betyr oppgaver skal bevege seg raskt mellom kolonner i stedet for smektende med en tvetydig “WIP” status. Det er ingen fastsatt krav til hvor mange oppgaver skal være “in progress” til enhver tid, men generelt, oppfordrer teamet å redusere multitasking og fokus på produksjon av individuelt arbeid.

3. Behandle strømnings

Øv # 2 sier at du ønsker å begrense i arbeid-og den beste måten å gjøre det på er å optimalisere flyten av oppgaver innenfor Kanban bord. Administrere og forbedre flyten vil redusere ledetid (mengden av tid brukt mellom å starte på en oppgave og flytte den til Fullført kolonne i Kanban bord), og sikre at du leverer oppgaver eller frakt nye produkter mens de er fortsatt relevant.

4. Gjør prosessreglene eksplisitt

Fordi oppgaver flytte så raskt i Kanban, sørg for at laget ditt har etablert og tydelig kommunisert konvensjoner. Dine prosessreglene skal veilede hvordan laget ditt implementerer Kanban metodikk. I tillegg alle på teamet bør oppmuntres til å delta og skape noe på Kanban politikken, i henhold til den fjerde Kanban kjerneprinsipp:

5. Redskapstilbakekoblingssløyfer

I Kanban, ønsker du å samle tilbakemeldinger fra to forskjellige grupper: dine kunder og ditt team.

Samle tilbakemeldinger fra kunder på kvaliteten og effektiviteten av løsningen teamet produsert. Var det riktig å produsere? Var det noen problemer? Hvis det var problemer-lignende feil i en kode eller mangler i produkt se ditt Kanban flyt og legge mer tid for gjennomgang, vetting, og evaluering.

Sjekk inn ofte med team på prosessen med å kjøre en Kanban rammeverk seg selv. Hvordan føler de om sin produksjon? Her har du en ny mulighet til å oppmuntre handlinger av ledelse på alle nivåer og forbedre lagets prosessreglene.

6. Forbedre samarbeide, utvikle seg eksperimentelt

Kanban, i sin kjerne, er omtrent kontinuerlig forbedring. Men dette betyr også andre systemer kan fungere godt sammen med Kanban. Enten det er Scrum eller noe annet, alltid være villig til å samarbeide, eksperimentere og utvikle prosessene ved behov.

Hvordan søke Kanban

I samsvar med den første Kanban hovedprinsipp ( ), Kan du bruke Kanban til enhver arbeidsflyt. Du kan lage en Kanban bord med en tavle og noen gule lapper eller med et regneark og noen formatering, men den beste måten å visualisere en Kanban bord er med et arbeid styringsverktøy som UDN Task Manager . I UDN Task Manager , Hvert prosjekt kan sees på fire måter, inkludert en Kanban-stil Boards View.

Uansett hvordan du lager din Kanban bord, følg disse enkle trinnene for å søke Kanban til noen av de eksisterende prosesser:

1. Start med en blank bord

Selv om din Kanban Styret vil til slutt holde alle dine backlog oppgaver og utført arbeid, er det ok å starte med et tomt brett for nå. Hvis du bruker et arbeid styringsverktøy som UDN Task Manager , Sørg for at du er på Boards visning.

2. Lag kolonner til å representere arbeid

Tradisjonelt Kanban bord kolonner representerer de ulike stadier av arbeidet. Kolonnene du oppretter vil avhenge av laget ditt, men noen vanlige kolonner inkluderer:

Backlog. , Innboks , eller Ny : Denne kolonnen er der ny jobb vil gå, før det er blitt tildelt et team medlem.

Klar eller prioritert : Flytt arbeid i denne kolonnen når den er klar til å bli sparket av.

I prosess : Dette er arbeid som i dag blir actioned på. Avhengig av laget ditt, kan du bryte I prosess kolonne i ulike andre kolonner, for eksempel, kan en innholds lag skape kolonner for utarbeidelse , Gjennomgang , og Redigering mens en ingeniør-team kan ha kolonner for Utvikling , testing , og Utplassering .

På vent : Flytt arbeid i denne kolonnen hvis det blir blokkert av en eller annen grunn.

Fullført eller Ferdig : Oppgaver skal lande i denne kolonnen når de er ferdig!

3. Legg oppgaver å representere arbeid

I en Kanban brett er hver oppgave representert av et kort. Sørg for at dine arbeids titlene er praktisk-vi anbefaler at du starter dem med verb så teamet vet nøyaktig hva de skal jobbe med.

Hvis du bruker en virtuell arbeidsledelse løsning, kan du også legge til ytterligere informasjon, kontekst, og filer til Kanban oppgave kort. Deretter bruker koder for å spore metadata-aktig hvor mye tid oppgaven skal ta eller hva prioritet er.

4. Flytt arbeid gjennom stadier

Et kjerneelement i arbeidsflythåndtering med Kanban plater beveger seg gjennom arbeidstrinn. Du kan gjøre dette manuelt ved å dra og slippe oppgaver, eller se etter en virtuell arbeidsledelse løsning som automatiserer denne jobben for deg. For eksempel med UDN Task Manager Kan du sette regler for å automatisk rute arbeid i ulike kolonner basert på relevant oppgaveinformasjon, som å flytte en oppgave i I prosess kolonne når den er blitt tildelt et team medlem.

5. Lag nye Kanban boards om nødvendig

Du kan i teorien bruke samme virtuelle Kanban bord på ubestemt tid. Fordi Kanban boards spore arbeid gjennom en kontinuerlig prosess, er det ingen nødvendig grunn for deg å grøft din nåværende styret. Men i noen systemer, som Scrum, du skal lage Kanban styrene ofte for hver ny sprint. Bare lage det nye styret-eller slette din whiteboard-overføring over oppgaven backlog, og komme i gang med arbeidet igjen.

Kanban tavler: Fordeler og ulemper

Så nå som du vet hvordan Kanban fungerer, det eneste spørsmålet som gjenstår er: skal laget ditt bruk Kanban? Det er ingen rett eller galt svar-men her er noen fordeler og noen ulemper laget ditt kan oppleve med Kanban rammeverket.

Fordelene med Kanban

Kanban er en stor, fleksibelt verktøy som kan hjelpe lag balanse arbeidet med teamet kapasitet. Når det gjøres riktig, Kanban kan:

Gi ved et blikk innsikt i teamets arbeid. Som en form for visuell prosjektledelse, kan Kanban hjelpe deg å få oppgaver til livet, og få god innsikt i lagets arbeidsflyt.

Øke klarhet, spesielt for eksterne lag. Hvis ditt lag arbeider eksternt, kan det være vanskelig å få innsyn i hva alle jobber med. Ved å sentralisere arbeidet og redusere mengden av arbeid i flukt til enhver tid, kan Kanban styrene hjelpe deg og ditt lag gevinst ved et blikk innsikt i hvem som jobber med hva.

Oppmuntre fleksibilitet. Fordi Kanban rammeverket er bygget på en prosess med kontinuerlig forbedring, kan lagene som implementerer Kanban blir mer fleksibel og dynamisk over tid. Hvis du følger de fire kjerneprinsipper og de seks nøkkel praksis, kan laget ditt bli mer fleksible og åpne for endring.

Ulempene av Kanban

Kanban er ikke den riktige rammen for hvert lag. Noen ulempene med Kanban inkluderer:

Ikke så vanlig blant ikke-engineering team. Som Scrum, Agile, og andre magre metoder, er Kanban ikke så godt kjent blant ikke-engineering team. Kanban kan være et effektivt verktøy for alle slags lag. Men hvis du planlegger å innføre en Kanban prosessen til et ikke-tekniske avdeling, vurdere å flytte en workstream inn Kanban om gangen, for å hjelpe laget ditt med adopsjonsprosessen.

Hvis det er for mye arbeid i flukt, kan det fort bli overveldende. Fordi hver oppgave kortet tar opp så mye visuell plass, kan Kanban bord raskt bli rotete og overveldende hvis du har for mange ting i flukt på en gang.

Visualiser teamets arbeid

Med Kanban boards, har teamet en klar siktlinje til oppgavene alle arbeider med og hvor disse oppgavene er i prosessen. Hvis du er klar til å prøve en Kanban styret for laget ditt, kan du prøve UDN Task Manager . Du kan se noen UDN Task Manager prosjektet på fire måter, inkludert Boards Vis-a Kanban-stil bord som hjelper laget ditt lettere visualisere og navigere arbeid.