Wat zijn KANBAN-borden? Een beginnersgids.

Stel je voor: je team begint aan een nieuw project. Je hebt een gemakkelijke manier nodig om het werk te visualiseren, zodat je op de hoogte blijft over wie aan het werk is aan wat, in welk podiumwerk is, en wanneer alles verschuldigd is. Jij Blader door uw projectdocumenten, spreadsheets, e-mails en berichten naar Cobble samen dat inzicht - of u kunt het allemaal op één plek met een Kanban-bord bekijken.

Als je hebt uitgeschakeldproject managementOf begon manieren te verkennen om je werk te visualiseren, je hebt misschien gehoord van Kanban. Kanban-borden zijn een vorm vanVisueel projectbeheer, en ze zijn vooral populair bij product-, engineering- en softwareontwikkelingsteams, hoewel ze door elk team kunnen worden gebruikt. Dit artikel dekt alles wat u moet weten over wat KanBan-borden zijn, hoe zij werken en hoe u KANBAN-borden het beste kunt gebruiken om het werk van uw team te beheren.

Wat is Kanban?

Kanban is een manier om teams in evenwicht te brengen aan het werk dat ze moeten doen met de beschikbare capaciteit van elk teamlid. Het KANBAN-raamwerk is gebouwd op een filosofie van continue verbetering, waar werkstukken worden "getrokken" van aProductachterstandin een gestage stroom van werk.

Het KANBAN-raamwerk wordt toegepast via Kanban , die een vorm van visueel projectmanagement zijn waar teams hun werkbelasting en workflow beter kunnen visualiseren. In een KANBAN-bord wordt het werk weergegeven in een projectkaart die wordt georganiseerd door kolommen. Traditioneel vertegenwoordigt elke kolom een ​​fase van het werk. De meest elementaire Kanban-bord heeft mogelijk kolommen zoalsTe doen , Bezig, enGedaan. Individuele taken - die worden weergegeven als visuele kaarten op de bord-beweging door de kolommen totdat de taken zijn voltooid.

Virtual Kanban Boards

U kunt KANBAN-borden op een whiteboard, op papier, of-voor de beste resultaten maken, een speciale, online tool in. OnlineKanban Board ToolsHelp u de inhoud dynamisch te visualiseren en het inzicht van een oogwenk in het werk van uw hele project te krijgen. Vaak gebruiken teams deze virtuele Kanban-borden, zoalsUdn taakmanager'S bordweergave, om werk te visualiseren bewegen door stadia:

Geschiedenis van Kanban

Kanban is ontwikkeld doorTaiichi Ohno, een Toyota-ingenieur uit Japan, in de late jaren 1940. Ohno besefte dat hij het productiesysteem van Toyota kon verbeteren door elementen van lean Manufacturing te integreren: in plaats van nieuwe producten te bouwen op basis van Vraag, het KANBAN-kader van Ohno geproduceerd en opnieuw geleverd producten als gevolg van de vraag van de consument. Het KANBAN-kader overgaat het productieproces van Toyota van een "push" -proces (producten worden in de markt geduwd) naar een "pull" -proces (producten worden gemaakt op basis van de marktvraag). Dit betekende dat Toyota een lager voorraadniveau zou kunnen hebben terwijl hij nog steeds een competitieve speler in de markt is.

Het Lean Manufacturing Framework Ohno gebouwd, vertrouwd op Kanban-kaarten. In feite is "Kanban" een combinatie van twee Japanse woorden: 看 (kàn), wat betekent "teken" en 板 (bǎn), wat betekent "bord". Bij Toyota waren Kanban-kaarten papieren kaarten die een nieuw product, een deel of inventariseerden, nodig waren en het productieproces voor dat artikel geactiveerd.

Hoewel Kanban nog steeds leeft in veel productie-instellingen, was hetaangepast voor softwareontwikkelingIn het begin van de jaren 2000. Geïnspireerd door Ohno's Lean Manufacturing Methodology, implementeert Kanban voor Software Development ook hetzelfde "Pull System" -proces dat Ohno's Lean Manufacturing deed.

In moderne Kanban beginnen teams met een achterstand van het werk. Gebaseerd op individuele teamlidbreedte en capaciteit, wordt het werk "getrokken" van de achterstand. Vervolgens kunnen teamleden het werk visueel volgen, omdat het beweegt door de lifecycle-vertegenwoordigd door fasen op een Kanban-bord - totdat het compleet is. Zoals het vandaag bestaat, dient Kanban als een visueel projectbeheersysteem om de vraag met de beschikbare capaciteit in evenwicht te brengen.

Is Kanban Scrum?

Mogelijk hebt u gehoord van Kanban in combinatie met Scrum-in feite, de meeste teams die Scrum draaien, dit op Kanban-planken. Hoewel het compatibel is met Kanban, is Scrum een ​​ander raamwerk. Terwijl Kanban zich richt op procesverbetering, wordt Scrum traditioneel geïmplementeerd om teams sneller te helpen krijgen. Om dit te doen, organiseert Scrum "Sprints" -TWO Week-werksessies met dagelijkse vergaderingen en een ingestelde hoeveelheid werk die tijdens de cyclustijd moet worden voltooid.

Is Kanban Agile?

Ja, Kanban voor softwareontwikkeling is een subset van Agile.WeerbaarIs een projectmanagementmodel ontworpen om teams flexibel te laten reageren op verandering. De agile filosofie gelooft in adaptieve planning, evolutionaire ontwikkeling, vroege levering en continue verbetering.

Hoe kanban werkt

Tegenwoordig zijn KANBAN-borden meestal virtuele boards met kolommen die de werkzaamheden van het werk vertegenwoordigen (hoewel KANBAN-planken nog steeds op whiteboards kunnen worden getrokken en bijgehouden met plaknotities!). Elke "kaart" binnen een KANBAN-bord vertegenwoordigt een taak en de taakkaart beweegt door de stadia van het werk als het wordt voltooid. Teams die een Kanban-systeem gebruiken, hebben de neiging om samen te werken aan een enkele Kanban-bord, hoewel taken meestal worden toegewezen aan individuele teamleden.

De 4 kernprincipes van Kanban

Er zijn vier kernprincipes om uw team te begeleiden terwijl u denkt aan het uitrollen van een Kanban-framework:

1. Begin met wat je nu doet

U kunt Kanban toepassen op elke huidige workflow of -proces. In tegenstelling tot meer gedefinieerde agile managementprocessen zoals Scrum, is Kanban flexibel genoeg om te werken in de kernpraktijken van je team.

2. Ga akkoord met het achtervolgen van incrementele, evolutionaire verandering

Grote veranderingen kunnen storend zijn voor uw team - en als u alles tegelijk probeert te veranderen, werkt uw nieuwe systeem mogelijk niet. Kanban weet dit, vandaar de KANBAN-kaderindexen op continue verbetering en incrementele verandering. In plaats van alles in één keer te veranderen, begin dan door een incrementele verandering na te streven om de processen van je team in de loop van de tijd echt te evolueren.

3. Respecteer het huidige proces, rollen en verantwoordelijkheden

In tegenstelling tot andere magere methodieken, heeft Kanban geen ingebouwdeteamrollen, en kan werken binnen uw huidigeteamstructuuren proces. Bovendien kan uw huidige proces enkele geweldige elementen hebben, die verloren zouden gaan als u probeerde uw werksysteem op één dag volledig te vernieuwen.

4. Moedig daden van leiderschap aan op alle niveaus

In de geest van continue verbetering erkent de Kanban-methode dat verandering van overal kan komen - niet noodzakelijkerwijs alleen "top naar beneden". Met Kanban worden teamleden aangemoedigd om te bellen, brainstormende nieuwe manieren om te evolueren en het voortouw te nemen op nieuwe werkinitiatieven.

De 6 praktijken van Kanban

De KANBAN-kernprincipes zijn er om de mentaliteit van uw team te begeleiden bij het naderen van een KANBAN-workflow. Om een ​​Kanban-proces te implementeren, volgt u deze zes praktijken om uw team continu te verbeteren en incrementele groei te verbeteren - de kernprincipes van het KANBAN-kader.

1. Visualiseer het werk

Een van de grootste voordelen van Kanban is dat u via stadia fysiek werk "bewegen" kunt zien. Een taakkaart begint aan de linkerkant van uw KANBAN-bord en, aangezien uw team eraan werkt, langzaam overstijgen totdat het in deVoltooidkolom. Niet alleen geeft deze oefening je een breed idee van hoe het werk door fasen beweegt, maar je kunt ook realtime, at-a-shance inzicht krijgen in het fase van het werk.

2. Beperk het werk in uitvoering

Als een Agile-methode wordt Kanban gebouwd op een principe van vroege levering, wat betekent dat taken snel tussen kolommen moeten bewegen in plaats van weg te kwijnen met een ambigue "WIP" -status. Er is geen ingestelde vereiste voor hoeveel taken op elk gewenst moment "in uitvoering" moeten zijn, maar in het algemeen, moedig uw team aan om multitasking te verminderen en focus op de productie van individueel werk.

3. Stroom beheren

Oefen # 2 stelt dat u werk in uitvoering wilt beperken - en de beste manier om dat te doen, is om de stroom van taken binnen uw KANBAN-bord te optimaliseren. Het beheren en verbeteren van uw stroom zal uw doorlooptijd verlaagt (de hoeveelheid tijd die wordt uitgegeven tussen het starten van een taak en het verplaatsen naar deVoltooidKolom in uw KANBAN-bord) en zorg ervoor dat u taken aflevert of nieuwe producten verzendt terwijl ze nog relevant zijn.

4. Maak procesbeleid expliciet

Omdat taken zo snel in Kanban bewegen, zorg er dan voor dat uw team heeft gevestigd en duidelijk gecommuniceerde conventies. Uw procesbeleid zou moeten begeleiden hoe uw team de KANBAN-methodologie implementeert. Daarnaast moet iedereen in uw team worden aangemoedigd om deel te nemen en te innoveren op uw KANBAN-beleid, in overeenstemming met het vierde KANBAN-kernprincipe:

5. Implementeer feedbacklussen

In Kanban wil je feedback verzamelen van twee verschillende groepen: je klanten en je team.

Verzamel feedback vanklantenover de kwaliteit en effectiviteit van de oplossing die uw team heeft geproduceerd. Was het goed om te produceren? Waren er problemen? Als er problemen waren, zoals bugs in een code of defecten in een product-revisit-Revisit Your Kanban Flow en voeg meer tijd toe voor beoordeling, Veting en evaluatie.

Neem regelmatig in contact met uwteamover het uitvoeren van een KANBAN-framework zelf. Hoe voelen ze zich over hun output? Hier heb je nog een mogelijkheid om Acties van leiderschap op alle niveaus aan te moedigen en het procesbeleid van je team te verbeteren.

6. Verbeter samenwerkend, evolueer experimenteel

Kanban, in zijn kern, gaat over continue verbetering. Maar dit betekent ook dat andere systemen goed kunnen werken in combinatie met Kanban. Of het nu gaat om scrum of iets anders, altijd bereid zijn om je processen zo nodig te werken, te experimenteren en te evolueren.

KANBAN toepassen

In overeenstemming met het eerste KANBAN-kernprincipe ( ), U kunt Kanban op elke werkstroom toepassen. Je zou een Kanban-bord kunnen maken met een whiteboard en enkele plaknotities of met een spreadsheet en wat opmaak, maar de beste manier om een ​​Kanban-bord te visualiseren, is met een werkmanagementtool zoals Udn taakmanager . InUdn taakmanagerElk project kan op vier manieren worden bekeken, waaronder een planken in Kanban-stijl.

Hoe u uw KANBAN-bord maakt, volg deze eenvoudige stappen om Kanban toe te passen op een van uw bestaande processen:

1. Begin met een leeg bord

Hoewel uw KANBAN-bord uiteindelijk al uw toestandstaken en voltooid werk zal houden, is het goed om voorlopig met een leeg bord te beginnen. Als u een werkmanagementtool gebruikt zoalsUdn taakmanager, zorg ervoor dat je op de borden staat.

2. Maak kolommen om werk te vertegenwoordigen

Traditioneel vertegenwoordigen KANBAN-bordkolommen de verschillende werkplekken van het werk. De kolommen die u maakt, zijn afhankelijk van uw team, maar een paar gemeenschappelijke kolommen omvatten:

Achterstand , Postvak IN, ofNieuw: Deze kolom is waar nieuw werk zal gaan, voordat het is toegewezen aan een teamlid.

Klaar of Gesnonnig: Beweeg werk in deze kolom wanneer het klaar is om te worden afgetapt.

Bezig: Dit is werk dat momenteel wordt uitgevoerd. Afhankelijk van je team, zou je deBezigkolom in verschillende andere kolommen - bijvoorbeeld kan een contentteam kolommen maken voor Het opstellen van , Herziening, enBewerkenTerwijl een engineeringsteam kolommen kan hebbenOntwikkeling , Testen, enInzet .

In de wacht: Beweeg werk in deze kolom als het om een ​​of andere reden wordt geblokkeerd.

Voltooid of Gedaan: Taken moeten in deze kolom landen als ze klaar zijn!

3. Taken toevoegen om werk te vertegenwoordigen

In een KANBAN-bord wordt elke taak weergegeven door een kaart. Zorg ervoor dat je taaktitels bruikbaar zijn - we raden aan ze te starten met werkwoorden, zodat je team precies weet waar ze aan moeten werken.

Als u een Virtual Work Management-oplossing gebruikt, kunt u ook aanvullende informatie, context en bestanden toevoegen aan de KANBAN-taakkaarten. Gebruik vervolgens tags om metadata-achtig te volgen hoeveel tijd de taak moet nemen of wat de prioriteit is.

4. Verplaats werk door stadia

Een kernelement van workflow management met kanban boards is het werk door fasen. U kunt dit handmatig doen door taken te slepen en te laten vallen of op te zoeken naar een virtuele werkmanagementoplossing die dit werk voor u automatiseert. Bijvoorbeeld metUdn taakmanager, U kunt regels instellen om automatisch werk in verschillende kolommen te routeren op basis van relevante taakinformatie, zoals het verplaatsen van een taak in deBezigKolom nadat het is toegewezen aan een teamlid.

5. Maak indien nodig nieuwe KANBAN-borden

Je zou theoretisch hetzelfde virtuele kanban-bord kunnen gebruiken voor onbepaalde tijd. Omdat KANBAN-borden werken door een continu proces, is er geen reden voor u om uw huidige bord te slikken. Maar in sommige systemen, zoals Scrum, maak je Kannan Boards regelmatig voor elke nieuwe sprint. Maak eenvoudig het nieuwe bord - of wist u uw whiteboard-transfer over uw taakachterstand en begin opnieuw op uw werk.

Kanban Boards: PROS en CONS

Dus nu weet je hoe Kanban werkt, de enige vraag die overblijft is: Moet je team Kanban gebruiken? Er is geen recht of verkeerd antwoord - maar hier zijn enkele voordelen en sommige nadelen kan uw team ervaren met het KANBAN-raamwerk.

De voordelen van Kanban

Kanban is een geweldige, flexibele tool die kunnen helpen teams balans te werken met teamcapaciteit. Wanneer het goed is gedaan, kan Kanban:

Zorgen voor inzicht in het oog in het werk van uw team.Als een vorm van visueel projectmanagement kan Kanban u helpen taken naar het leven te brengen en een duidelijk inzicht te krijgen in de workflows van uw team.

Verhoog de duidelijkheid, vooral voor externe teams.Als je team op afstand werkt, kan het moeilijk zijn om zichtbaarheid te krijgen in waar iedereen aan werkt. Door werk te centraliseren en de hoeveelheid werk tijdens de vlucht op een bepaald moment te verminderen, kunnen Kanban-borden u helpen en uw team krijgt inzicht in inzicht in wie aan wat werkt.

Moedig flexibiliteit aan.Omdat het KANBAN-raamwerk is gebouwd op een proces van continue verbetering, kunnen teams die kanban in de loop van de tijd flexibeler en dynamischer worden. Als u de vier kernprincipes en de zes belangrijke praktijken volgt, kan uw team behendiger worden en openstaan ​​voor verandering.

De nadelen van Kanban

Kanban is niet het juiste kader voor elk team. Sommige nadelen van Kanban zijn onder meer:

Niet zo gewoon bij niet-engineeringsteams.Zoals Scrum, Agile en andere Lean-methodieken, is Kanban niet zo goed bekend bij niet-engineeringsteams. Kanban kan een effectief hulpmiddel zijn voor allerlei soorten teams. Maar als u van plan bent om een ​​Kanban-proces in te voeren in een niet-engineeringsteam, overweeg dan om een ​​werkstroom tegelijk in Kanban te verplaatsen, om uw team te helpen bij het adoptieproces.

Als er tijdens de vlucht te veel werk is, kan het snel overweldigend worden.Omdat elke taakkaart zoveel visuele ruimte inneemt, kan uw Kanban-bord snel rommelig en overweldigend worden als u tegelijk te veel dingen tijdens de vlucht hebt.

Visualiseer het werk van je team

Met KANBAN-borden heeft uw team een ​​duidelijke zichtlijn in de taken waar iedereen aan werkt en waar die taken in het proces zijn. Als je klaar bent om een ​​Kanban-bord voor je team te proberen, probeer danUdn taakmanager. U kunt elkeUdn taakmanagerProject op de vier manieren, inclusief boardsweergave - een KANBAN-stijlbord dat uw team helpt gemakkelijker te visualiseren en te navigeren.