¿Qué son los tableros de kanban? Una guía para principiantes.

Imagina: Tu equipo se está embarcando en un nuevo proyecto. Necesita una manera fácil de visualizar el trabajo para que pueda mantenerse al día sobre quién está trabajando en qué, en qué se encuentra el trabajo en etapa, y cuando todo se debe. Tú Desplácese por los documentos de su proyecto, las hojas de cálculo, los correos electrónicos y los mensajes para guijarnos juntos, o puede verlo todo en un solo lugar con un tablero de Kanban.

Si has incursionado en gestión de proyectos O comenzó a explorar formas de visualizar su trabajo, es posible que haya oído hablar de Kanban. Los tableros de kanban son una forma de Gestión de proyectos visuales , y son especialmente populares con los equipos de productos, ingeniería y desarrollo de software, aunque pueden ser utilizados por cualquier equipo. Este artículo cubre todo lo que necesita saber sobre qué son los tableros de Kanban, cómo funcionan, y cómo puede usar los tableros de Kanban para administrar el trabajo de su equipo.

¿Qué es Kanban?

Kanban es una forma de ayudar a los equipos a equilibrar el trabajo que deben hacer con la capacidad disponible de cada miembro del equipo. El marco de Kanban se basa en una filosofía de mejora continua, donde los artículos de trabajo están "tirados" de un Pila de Producto en un flujo de trabajo constante.

El marco de Kanban se aplica a través de Kanban. , que son una forma de gestión de proyectos visuales donde los equipos pueden visualizar mejor su carga de trabajo y flujo de trabajo. En un tablero de Kanban, el trabajo se muestra en una placa de proyecto que está organizada por columnas. Tradicionalmente, cada columna representa una etapa de trabajo. La placa Kanban más básica podría tener columnas como Que hacer De En curso , y Hecho . Tareas individuales: que están representadas como tarjetas visuales en la Junta, se mueven a través de las columnas hasta que se completen las tareas.

Tableros de kanban virtuales

Puede crear tableros de Kanban en una pizarra, en papel, o para los mejores resultados, en una herramienta dedicada, en línea. En línea Herramientas de la junta kanban Ayude a visualizar dinámicamente el contenido y obtener una visión de un vistazo a la idea de todo su proyecto. A menudo, los equipos usan estos tableros de Kanban virtuales, como Gestor de tareas UDN Vista de la placa, para visualizar el trabajo que se mueve a través de las etapas:

Historia de Kanban

Kanban fue desarrollado por Taiichi ohno , un ingeniero de Toyota de Japón, a fines de la década de 1940. Ohno se dio cuenta de que podría mejorar el sistema de producción de Toyota al incorporar elementos de la fabricación Lean: en lugar de construir nuevos productos basados en La demanda, el marco de Kanban de OHNO produjo y re-suministró productos como resultado de la demanda de los consumidores. El marco de Kanban cruzó el proceso de fabricación de Toyota a partir de un proceso de "PUSH" (los productos se introducen en el mercado) a un proceso de "tirar" (los productos se crean según la demanda del mercado). Esto significaba que Toyota podría tener un nivel de inventario más bajo y seguir siendo un jugador competitivo en el mercado.

El marco de fabricación Lean OHNO construyó en las tarjetas Kanban. De hecho, "Kanban" es una combinación de dos palabras japonesas: 看 (kàn), que significa "signo" y 板 (bǎn), que significa "tablero". En Toyota, las tarjetas Kanban fueron tarjetas de papel que indicaron que se necesitaba un nuevo producto, parte o inventario, y provocó el proceso de producción para ese artículo.

Aunque Kanban sigue viviendo en muchos entornos de fabricación, fue Adaptado para el desarrollo de software. A principios de la década de 2000. Inspirado por la metodología de fabricación Lean de Ohno, Kanban para el desarrollo de software también implementa el mismo proceso de "sistema de tracción" que hizo la fabricación Lean de OHNO.

En Kanban moderno, los equipos comienzan con una acumulación de trabajo. Sobre la base del ancho de banda y la capacidad de los miembros del equipo individual, el trabajo se "tira" de la backlog. Luego, los miembros del equipo pueden rastrear visualmente el trabajo a medida que se mueve a través del ciclo de vida de la tarea, representado por etapas en un tablero de Kanban, hasta que está completo. Como existe hoy, Kanban sirve como un sistema de gestión de proyectos visuales para equilibrar la demanda de la capacidad disponible.

Es kanban scrum?

Es posible que haya oído hablar de Kanban junto con Scrum, de hecho, la mayoría de los equipos que ejecutan Scrum lo hacen en los tableros de Kanban. Aunque es compatible con Kanban, Scrum es un marco diferente. Si bien Kanban se enfoca en la mejora del proceso, Scrum se implementa tradicionalmente para ayudar a los equipos a tener más trabajo en un trabajo más rápido. Para hacerlo, Scrum organiza "Sprints", sesiones de trabajo de la semana con reuniones diarias y una cantidad establecida de trabajo que se completará durante el tiempo de ciclo.

Es kanban ágil?

Sí, Kanban para el desarrollo de software es un subconjunto de ágil. Ágil Es un modelo de gestión de proyectos diseñado para ayudar a los equipos a responder de manera flexible al cambio. La filosofía ágil cree en la planificación adaptativa, el desarrollo evolutivo, la entrega temprana y la mejora continua.

Cómo funciona Kanban

Hoy en día, los tableros de Kanban suelen ser tableros virtuales con columnas que representan la etapa de trabajo (¡aunque los tableros de Kanban todavía se pueden dibujar en las pizarras y rastrear con notas adhesivas!). Cada "tarjeta" dentro de una junta kanban representa una tarea, y la tarjeta de trabajo se mueve a través de las etapas del trabajo, ya que se está completando. Los equipos que usan un sistema kanban tienden a colaborar en una sola placa de Kanban, aunque las tareas generalmente se asignan a los miembros del equipo individuales.

Los 4 principios básicos de Kanban.

Hay cuatro principios básicos para ayudar a guiar a su equipo a medida que piensa en desplegar un marco de Kanban:

1. Comienza con lo que haces ahora.

Puede aplicar Kanban a cualquier flujo de trabajo actual o proceso. A diferencia de los procesos de gestión ágil más definidos como Scrum, Kanban es lo suficientemente flexible como para trabajar dentro de las prácticas principales de su equipo.

2. De acuerdo en perseguir un cambio evolutivo incremental.

Los grandes cambios pueden ser disruptivos a su equipo, y si intenta cambiar todo a la vez, es posible que su nuevo sistema no funcione. Kanban sabe esto, por lo que los Índices del Marco de Kanban en la mejora continua y el cambio incremental. En lugar de cambiar todo de una vez, comenzar a buscar un cambio incremental para evolucionar realmente los procesos de su equipo con el tiempo.

3. Respetar el proceso actual, los roles y las responsabilidades.

A diferencia de otras metodologías Lean, Kanban no tiene ningún incorporado roles de equipo , y puede trabajar dentro de su actual. estructura de equipo y procesar. Además, su proceso actual puede tener algunos elementos grandes, que se perderían si intentó renovar completamente su sistema de trabajo en un día.

4. Fomentar actos de liderazgo en todos los niveles.

En el espíritu de mejora continua, el método KANBAN reconoce que el cambio puede venir de cualquier lugar, no necesariamente simplemente "arriba". Con Kanban, se alienta a los miembros del equipo a la campaña, realizan una lluvia de ideas sobre las nuevas formas de que los procesos evolucionen, y tome la iniciativa en las nuevas iniciativas de trabajo.

Las 6 prácticas de Kanban.

Los principios básicos de Kanban están ahí para ayudar a guiar la mentalidad de su equipo al acercarse a un flujo de trabajo de Kanban. Para implementar un proceso de Kanban, siga estas seis prácticas para ayudar a su equipo a mejorar continuamente y lograr un crecimiento incremental, los principios básicos del marco de Kanban.

1. Visualizar el trabajo.

Una de las mayores ventajas de Kanban es que puede ver físicamente el trabajo "mover" a través de etapas. Una tarjeta de tarea comenzará en el lado izquierdo de su placa de Kanban y, a medida que su equipo trabaja en él, la transición lentamente hasta que aterrice en el Terminado columna. Esta práctica no solo le brinda un sentido amplio de cómo se mueve el trabajo a través de las etapas, sino que también puede obtener una visión en tiempo real, un vistazo a la visión de la etapa de trabajo.

2. Limite el trabajo en progreso.

Como metodología ágil, KANBAN se basa en un principio de entrega temprana, lo que significa que las tareas deben moverse rápidamente entre las columnas en lugar de languidecer con un estado ambiguo de "WIP". No hay un requisito establecido para cuántas tareas debe estar "en progreso" en un momento dado, pero en general, aliente a su equipo a reducir la multitarea y centrarse en la producción de trabajo individual.

3. Gestionar el flujo

La práctica # 2 establece que desea limitar el trabajo en progreso, y la mejor manera de hacerlo es optimizar el flujo de tareas dentro de su Junta de Kanban. La gestión y la mejora de su flujo disminuirá su tiempo de entrega (la cantidad de tiempo empleado entre comenzar en una tarea y moverlo a la Terminado Columna en su Junta de Kanban), y garantice que está entregando tareas o envíe nuevos productos mientras siguen siendo relevantes.

4. Hacer explícito de las políticas de proceso.

Debido a que las tareas se mueven tan rápidamente en Kanban, asegúrese de que su equipo haya establecido y las convenciones claramente comunicadas. Sus políticas de proceso deben guiar cómo su equipo implementa la metodología Kanban. Además, se debe alentar a todos en su equipo a participar e innovar en su política de Kanban, de conformidad con el Cuarto Principio Nórde de Kanban:

5. Implementar los bucles de retroalimentación.

En Kanban, desea reunir comentarios de dos grupos distintos: sus clientes y su equipo.

Reúne la retroalimentación de clientes Sobre la calidad y la eficacia de la solución que produce su equipo. ¿Fue lo correcto para producir? ¿Hubo algún problema? Si hubiera problemas similares a los errores en un código o defectos en un producto, revise su flujo de Kanban y agregue más tiempo para revisión, veterinaria y evaluación.

Compruebe con frecuencia con su equipo sobre el proceso de ejecutar un marco de Kanban. ¿Cómo se sienten acerca de su producción? Aquí tiene otra oportunidad para alentar a los actos de liderazgo en todos los niveles y mejorar las políticas de proceso de su equipo.

6. Mejorar colaborativamente, evolucionar experimentalmente.

Kanban, en su núcleo, se trata de la mejora continua. Pero esto también significa que otros sistemas podrían funcionar bien en conjunto con Kanban. Ya sea que sea scrum o algo más, siempre esté dispuesto a colaborar, experimentar y evolucionar sus procesos si es necesario.

Cómo aplicar Kanban

De acuerdo con el primer principio básico de Kanban ( ), puede aplicar Kanban a cualquier flujo de trabajo. Podrías crear un tablero de kanban con pizarra y algunas notas adhesivas o con una hoja de cálculo y un formato, pero la mejor manera de visualizar una placa kanban es una herramienta de gestión de trabajo como Gestor de tareas UDN . En Gestor de tareas UDN , Cada proyecto se puede ver de cuatro maneras, incluida una vista de tableros de estilo Kanban.

No importa cómo esté creando su Junta de Kanban, siga estos sencillos pasos para aplicar Kanban a cualquiera de sus procesos existentes:

1. Comience con un tablero en blanco

Aunque su Junta de Kanban eventualmente mantendrá todas sus tareas de backlog y se completará el trabajo, está bien comenzar con un tablero en blanco por ahora. Si está utilizando una herramienta de gestión de trabajo como Gestor de tareas UDN , asegúrate de que estás en las placas de la vista.

2. Crear columnas para representar el trabajo.

Tradicionalmente, las columnas de la Junta de Kanban representan las distintas etapas del trabajo. Las columnas que creas dependerá de su equipo, pero algunas columnas comunes incluyen:

Reserva De Bandeja de entrada , o Nuevo : Esta columna es donde irá el nuevo trabajo, antes de que se le haya asignado a un miembro del equipo.

Listo o Priorizado : Mueva el trabajo a esta columna cuando esté listo para ser expulsado.

En curso : Este es el trabajo que actualmente está siendo accionado. Dependiendo de su equipo, podrías romper el En curso columna en varias otras columnas, por ejemplo, un equipo de contenido podría crear columnas para Redacción De Revisión , y Edición Mientras que un equipo de ingeniería podría tener columnas para Desarrollo De Pruebas , y Despliegue .

En espera : Mueva el trabajo a esta columna si se está bloqueando por alguna razón.

Terminado o Hecho : ¡Las tareas deben aterrizar en esta columna una vez que hayan terminado!

3. Agregar tareas para representar el trabajo.

En un tablero de Kanban, cada tarea está representada por una tarjeta. Asegúrese de que sus títulos de tareas sean procesables, le recomendamos que los inicien con los verbos para que su equipo sepa exactamente en qué deberían trabajar.

Si está utilizando una solución de gestión de trabajo virtual, también puede agregar información adicional, contexto y archivos a las tarjetas de tareas de Kanban. Luego, use etiquetas para rastrear los metadatos, al igual que la cantidad de tiempo que debe tomar la tarea o cuál es la prioridad.

4. Mueve el trabajo a través de las etapas.

Un elemento central de la gestión del flujo de trabajo con los tableros de Kanban está en movimiento el trabajo a través de las etapas. Puede hacer esto manualmente arrastrando y soltando tareas, o busque una solución de administración de trabajo virtual que automatice este trabajo para usted. Por ejemplo, con Gestor de tareas UDN , puede establecer reglas para enrutar automáticamente trabajar en diferentes columnas según la información de tareas relevantes, como mover una tarea en el En curso columna una vez que se ha asignado a un miembro del equipo.

5. Crea nuevos tableros de kanban si es necesario

Usted podría usar teóricamente la misma placa de Kanban virtual indefinidamente. Debido a que Kanban Boards Track trabaja a través de un proceso continuo, no hay razón requerida para que pueda abandonar su tablero actual. Pero en algunos sistemas, como Scrum, estará creando tableros de Kanban con frecuencia para cada nuevo Sprint. Simplemente cree la nueva Junta, o borre su Transferencia de Whiteboard a través de su tarea Backlog y comience su trabajo una vez más.

Tableros de Kanban: Pros y Contras

Entonces, ahora que sabes cómo funciona Kanban, la única pregunta que sigue siendo: ¿debería su equipo usar Kanban? No hay respuesta correcta o incorrecta, pero aquí hay algunos beneficios y algunos desventajas, su equipo puede experimentar con el marco de Kanban.

Los beneficios de Kanban.

Kanban es una herramienta excelente y flexible que puede ayudar a los equipos a equilibrar el trabajo con la capacidad del equipo. Cuando se hace bien, Kanban puede:

Proporcionar una visión de un vistazo a la obra de su equipo. Como forma de gestión de proyectos visuales, Kanban puede ayudarlo a traer tareas a la vida y obtener una visión clara de los flujos de trabajo de su equipo.

Aumentar la claridad, especialmente para equipos remotos. Si su equipo está trabajando de forma remota, puede ser difícil obtener visibilidad en lo que todos están trabajando. Al centralizar el trabajo y reducir la cantidad de trabajo en vuelo en un momento dado, los tableros de Kanban pueden ayudarlo a usted y a su equipo a obtener una visión de un vistazo a la OMS está trabajando en qué.

Fomentar la flexibilidad. Debido a que el marco de Kanban se basa en un proceso de mejora continua, los equipos que implementan Kanban pueden volverse más flexibles y dinámicos con el tiempo. Si sigue los cuatro principios fundamentales y las seis prácticas clave, su equipo puede ser más ágil y abierto para cambiar.

Las desventajas de kanban

Kanban no es el marco correcto para cada equipo. Algunos incidentes de Kanban incluyen:

No es tan común entre los equipos no de ingeniería. Al igual que Scrum, Agile y otras metodologías Lean, Kanban no es tan conocida entre los equipos no de ingeniería. Kanban puede ser una herramienta efectiva para todo tipo de equipos. Pero si planea introducir un proceso de Kanban a un equipo que no sea de ingeniería, considere mover una corriente de trabajo a Kanban a la vez, para ayudar a su equipo con el proceso de adopción.

Si hay demasiado trabajo en vuelo, se puede abrumador rápidamente. Debido a que cada tarjeta de tarea ocupa tanto espacio visual, su placa Kanban puede ser rápidamente desordenada y abrumadora si tiene demasiadas cosas en vuelo a la vez.

Visualiza el trabajo de tu equipo.

Con los tableros de Kanban, su equipo tiene una línea de visión clara en las tareas que todos están trabajando y dónde están esas tareas en el proceso. Si está listo para probar un tablero de Kanban para su equipo, intente Gestor de tareas UDN . Puedes ver cualquier Gestor de tareas UDN Proyecto de cuatro maneras, incluidos los tableros de las placas, una placa de estilo kanban que ayuda a su equipo a visualizar y navegar más fácilmente el trabajo.