Hvad er Kanban Boards? En nybegyndervejledning.

Forestil dig: Dit hold er påbegyndt på et nyt projekt. Du har brug for en nem måde at visualisere arbejde, så du kan holde dig opdateret om, hvem der arbejder på, hvad, hvilket stadium arbejde er i, og når alt er på grund. Du Rul gennem dine projektdokumenter, regneark, e-mails og meddelelser til at cobble sammen om, at indsigt-eller du kunne se det hele på ét sted med et kanban board.

Hvis du har dabbled iprojektledelseeller begyndte at udforske måder at visualisere dit arbejde, kan du have hørt om Kanban. Kanban boards er en form forVisual Project Management., og de er særligt populære med produkt, engineering og softwareudviklingshold, selvom de kan bruges af ethvert hold. Denne artikel dækker alt, hvad du behøver at vide om, hvad Kanban Boards er, hvordan de arbejder, og hvordan du bedst kan bruge Kanban Boards til at styre dit holds arbejde.

Hvad er Kanban?

Kanban er en måde at hjælpe hold med at afbalancere det arbejde, de har brug for at gøre med den tilgængelige kapacitet i hvert holdmedlem. Kanban-rammen er bygget på en filosofi om løbende forbedring, hvor arbejdsprodukter er "trukket" fra aProdukt Backlogind i en stabil strøm af arbejdet.

KANBAN-rammen anvendes gennem Kanban , som er en form for visuel projektstyring, hvor hold bedre kan visualisere deres arbejdsbyrde og workflow. I et kanban board vises arbejde i et projektkort, der er organiseret af kolonner. Traditionelt repræsenterer hver kolonne et arbejdsstadium. Det mest grundlæggende Kanban Board kan have kolonner somAt gøre Vi I gang, og.Færdig. Individuelle opgaver - som er repræsenteret som visuelle kort på bestyrelsen - Flyt gennem kolonnerne, indtil opgaverne er afsluttet.

Virtual Kanban Boards.

Du kan oprette Kanban boards på en whiteboard, på papir eller-for de bedste resultater-i et dedikeret, online værktøj. Online.Kanban Board Tools.Hjælp dig dynamisk visualisere indhold og få opmærksom indsigt i hele dit projekts arbejde. Ofte bruger hold disse virtuelle Kanban boards, somUDN Task Manager'S bestyrelse for at visualisere arbejde, der bevæger sig gennem stadier:

KANBANS HISTORIE

Kanban blev udviklet afTaiichi ohno., en Toyota Engineer fra Japan, i slutningen af ​​1940'erne. Ohno indså, at han kunne forbedre Toyota-produktionssystemet ved at inkorporere elementer af Lean Manufacturing: I stedet for at opbygge nye produkter baseret på Efterspørgsel, Ohno's Kanban Framework producerede og genudleverede produkter som følge af forbrugernes efterspørgsel. Kanban-rammerne overgået Toyota-fremstillingsprocessen fra en "push" -proces (produkter skubbes til markedet) til en "pull" -proces (produkter er skabt baseret på markedets efterspørgsel). Dette betød, at Toyota kunne have et lavere lagerniveau, mens de stadig var en konkurrencedygtig aktør på markedet.

Den magre fremstillingsramme Ohno bygget påberåbte Kanban-kort. Faktisk er "Kanban" en kombination af to japanske ord: 看 (kàn), hvilket betyder "tegn" og 板 (bǎn), betyder "bord." På Toyota var Kanban-kort, der var papirkort, der angav et nyt produkt, en del eller opgørelse, og udløste produktionsprocessen for den pågældende vare.

Selvom Kanban stadig lever i mange produktionsindstillinger, var detTilpasset til softwareudviklingi begyndelsen af ​​2000'erne. Inspireret af Ohno's Lean Manufacturing Methodology implementerer Kanban for Software Development også det samme "pullsystem" -proces, som Ohno's Lean Manufacturing gjorde.

I Modern Kanban starter hold med en efterslæb af arbejde. Baseret på individuel teammedlemsbåndbredde og kapacitet, er arbejdet "trukket" fra bagsiden. Derefter kan teammedlemmer visuelt spore arbejde, da det bevæger sig gennem opgavetiden, der er repræsenteret af faser på et Kanban Board-indtil det er komplet. Som det eksisterer i dag, tjener Kanban som et visuelt projektstyringssystem til at afbalancere efterspørgslen med ledig kapacitet.

Er Kanban Scrum?

Du har måske hørt om Kanban i forbindelse med Scrum-faktisk, de fleste hold, der kører Scrum, gør det på Kanban Boards. Selv om det er kompatibelt med Kanban, er Scrum en anden ramme. Mens Kanban fokuserer på procesforbedring, er Scrum traditionelt implementeret for at hjælpe hold får mere arbejde gjort hurtigere. For at gøre det, organiserer Scrum "Sprints" -two uge arbejdssessioner med daglige møder og et bestemt arbejde, der skal udfyldes i løbet af cykeltiden.

Er Kanban Agile?

Ja, Kanban for softwareudvikling er en delmængde af agile.Adræter en projektstyringsmodel designet til at hjælpe hold fleksibelt at reagere på forandring. Den fleksible filosofi mener i adaptiv planlægning, evolutionær udvikling, tidlig levering og løbende forbedring.

Hvordan Kanban Works.

I dag er Kanban Boards normalt virtuelle bestyrelser med kolonner, der repræsenterer arbejdsstadiet (selvom Kanban Boards stadig kan trækkes på whiteboards og spores med Sticky Notes!). Hvert "kort" i et Kanban Board repræsenterer en opgave, og opgavekortet bevæger sig gennem arbejdsstadiet, da det er afsluttet. Hold, der bruger et Kanban-system, har en tendens til at samarbejde om et enkelt Kanban Board, selvom opgaver normalt er tildelt til de enkelte holdmedlemmer.

De 4 kerneprincipper i Kanban

Der er fire kerneprincipper for at hjælpe med at guide dit hold, som du synes om at udrulle en kanban ramme:

1. Start med hvad du gør nu

Du kan anvende Kanban til enhver nuværende workflow eller proces. I modsætning til mere definerede agile management processer som Scrum, kan Kanban fleksibel nok til at arbejde i dit holds kernepraksis.

2. Enig i at forfølge inkrementelle, evolutionære ændringer

Store ændringer kan være forstyrrende for dit hold - og hvis du forsøger at ændre alt på én gang, fungerer dit nye system muligvis ikke. Kanban ved dette, hvorfor Kanban Framework indekserer ved løbende forbedring og inkremental forandring. I stedet for at ændre alt på én gang, start ved at forfølge inkremental forandring for at virkelig udvikle dit holds processer over tid.

3. Respektere den nuværende proces, roller og ansvar

I modsætning til andre magert metoder har Kanban ikke nogen indbyggetTeam roller, og kan arbejde i din nuværendeTeam Structure.og proces. Derudover kan din nuværende proces have nogle gode elementer, hvilket ville gå tabt, hvis du forsøgte at fuldstændigt at genoplive dit arbejdssystem på en dag.

4. Tilskynde til ledelse af lederskab på alle niveauer

I ånden i kontinuerlig forbedring anerkender Kanban-metoden, at forandring kan komme fra hvor som helst - ikke nødvendigvis bare "top ned." Med Kanban opfordres teammedlemmer til at chime ind, brainstorm nye måder for processer til at udvikle sig og tage føringen på nye arbejdsinitiativer.

De 6 praksis i Kanban

Kanban kerneprincipperne er der for at hjælpe med at guide dit holds mentalitet, når du nærmer sig en Kanban Workflow. For at gennemføre en Kanban-proces skal du følge disse seks praksis for at hjælpe dit hold kontinuerligt at forbedre og opnå inkremental vækst - de kernepleje af Kanban-rammen.

1. Visualize Work.

En af de største fordele ved Kanban er, at du fysisk kan se arbejde "Flyt" gennem stadier. Et opgavekort begynder på venstre side af din Kanban Board, og som dit hold fungerer på det, langsomt overgang, indtil det lander iAfsluttetkolonne. Ikke alene giver denne praksis dig en bred følelse af, hvordan arbejdet bevæger sig gennem stadier, men du kan også få realtid, opmærksom på arbejde i arbejdet.

2. Begræns igangværende arbejde

Som en fleksibel metode er Kanban bygget på et princip om tidlig levering - hvilket betyder, at opgaver skal bevæge sig hurtigt mellem kolonner i stedet for at slappe af med en tvetydig "WIP" -status. Der er ikke noget fastsat krav til, hvor mange opgaver der skal "igangværende" på et givet tidspunkt, men generelt opfordrer dit team til at reducere multitasking og fokusere på produktion af individuelt arbejde.

3. Administrer flow

Øvelse # 2 siger, at du vil begrænse arbejdet i gang - og den bedste måde at gøre, der er at optimere strømmen af ​​opgaver i din kanban board. Håndtering og forbedring af din flow vil reducere din ledetid (mængden af ​​tid brugt mellem at starte på en opgave og flytte den tilAfsluttetKolonne i dit Kanban Board), og sørg for at du leverer opgaver eller fragt nye produkter, mens de stadig er relevante.

4. Gør procespolitikken eksplicit

Fordi opgaver bevæger sig så hurtigt i Kanban, skal du sørge for, at dit hold har etableret og klart formidlet konventioner. Dine procespolitikker bør vejlede, hvordan dit hold implementerer Kanban-metoden. Derudover bør alle på dit hold opfordres til at deltage og innovere på din Kanban-politik i overensstemmelse med det fjerde Kanban Core-princip:

5. Gennemfør feedback loops

I Kanban, vil du samle feedback fra to særskilte grupper: dine kunder og dit team.

Saml feedback frakunderPå kvaliteten og effektiviteten af ​​den løsning, som dit team producerede. Var det den rigtige ting at producere? Var der nogen problemer? Hvis der var problemer-lignende fejl i en kode eller defekter i et produkt-revisit din Kanban Flow og tilføj mere tid til anmeldelse, Vetting og Evaluation.

Check ind ofte med dinholdom processen med at drive en kanban ramme selv. Hvordan føler de sig om deres output? Her har du en anden mulighed for at tilskynde til lederskab på alle niveauer og forbedre dit holds procespolitik.

6. Forbedre samarbejdet, udvikle eksperimentelt

Kanban, i sin kerne, handler om kontinuerlig forbedring. Men det betyder også, at andre systemer kan fungere godt sammen med Kanban. Uanset om det er Scrum eller noget andet, skal du altid være villig til at samarbejde, eksperimentere og udvikle dine processer om nødvendigt.

Hvordan man anvender Kanban

I overensstemmelse med det første Kanban Core-princip ( ), Du kan anvende Kanban til enhver workflow. Du kunne oprette et Kanban Board med en whiteboard og nogle klistermærker eller med et regneark og nogle formatering, men den bedste måde at visualisere et Kanban Board på er med et arbejdshåndteringsværktøj som UDN Task Manager . IUDN Task Manager, Hvert projekt kan ses på fire måder, herunder en kanban-stil boards visning.

Ligegyldigt, hvordan du opretter dit Kanban Board, følg disse nemme trin for at anvende Kanban til nogen af ​​dine eksisterende processer:

1. Start med et tomt bord

Selvom dit Kanban Board i sidste ende vil holde alle dine backlog-opgaver og afsluttede arbejde, er det ok at starte med et tomt bord for nu. Hvis du bruger et arbejdshåndteringsværktøj somUDN Task Manager, Sørg for at du er på brædderudsigt.

2. Opret kolonner til at repræsentere arbejde

Traditionelt repræsenterer Kanban Board Columns de forskellige arbejdsstadier. De kolonner, du opretter, afhænger af dit hold, men et par fælles kolonner omfatter:

Efterslæb Vi Indbakke, Or. Ny : Denne kolonne er, hvor nyt arbejde vil gå, før det er blevet tildelt til et holdmedlem.

ParatellerPrioriteret: Flyt arbejde i denne kolonne, når den er klar til at blive sparket af.

I gang: Dette er arbejde, der aktuelt handles på. Afhængigt af dit hold kan du brydeI gangKolonne i forskellige andre kolonner - for eksempel kan et indholdshold oprette kolonner til Drafting. Vi Gennemgå, og.RedigeringMens et ingeniørteam måske har kolonner tilUdvikling Vi Testning, og.Implementering .

I venteposition: Flyt arbejde i denne kolonne, hvis den bliver blokeret af en eller anden grund.

AfsluttetellerFærdig: Opgaver skal lande i denne kolonne, når de er færdige!

3. Tilføj opgaver til at repræsentere arbejde

I et Kanban Board er hver opgave repræsenteret af et kort. Sørg for, at din opgave titler er handlingsbare - vi anbefaler at starte dem med verbs, så dit hold kender præcis, hvad de skal arbejde på.

Hvis du bruger en virtuel arbejdshåndteringsløsning, kan du også tilføje yderligere oplysninger, kontekst og filer til KANBAN-opgavekort. Derefter skal du bruge tags til at spore metadata-lignende, hvor meget tid opgaven skal tage eller hvad prioriteten er.

4. Flyt arbejde gennem stadier

Et kerneelement i Workflow Management med Kanban Boards bevæger sig arbejde gennem stadier. Du kan gøre det manuelt ved at trække og slippe opgaver, eller se efter en virtuel arbejdshåndteringsløsning, der automatiserer dette arbejde for dig. For eksempel medUDN Task Manager, Du kan indstille regler for automatisk at rute arbejde i forskellige kolonner baseret på relevante opgavoplysninger, som at flytte en opgave iI gangkolonne, når den er blevet tildelt til et holdmedlem.

5. Opret nye Kanban Boards, hvis det er nødvendigt

Du kan teoretisk bruge det samme virtuelle Kanban Board på ubestemt tid. Fordi Kanban Boards sporer arbejde gennem en kontinuerlig proces, er der ingen nødvendig grund til at grave dit nuværende bord. Men i nogle systemer, som Scrum, vil du oprette Kanban Boards ofte for hver ny Sprint. Du skal blot oprette den nye bestyrelse - eller slet din whiteboard-overførsel over din opgavelag, og kom igen på dit arbejde igen.

Kanban boards: fordele og ulemper

Så nu, at du ved, hvordan Kanban Works, det eneste spørgsmål, der er tilbage, er: Skal dit hold bruge Kanban? Der er ikke noget rigtigt eller forkert svar - men her er nogle fordele, og nogle downsides dit hold kan opleve med Kanban-rammen.

Fordelene ved Kanban

Kanban er et stort, fleksibelt værktøj, der kan hjælpe hold med at balancere arbejde med holdkapacitet. Når det er gjort rigtigt, kan Kanban:

Give et taske indsigt i dit holds arbejde.Som en form for Visual Project Management kan Kanban hjælpe dig med at bringe opgaver til liv og få et klart indblik i dit holds arbejdsgange.

Forøg klarheden, især for eksterne hold.Hvis dit hold arbejder eksternt, kan det være svært at få synlighed i, hvad alle arbejder på. Ved at centralisere arbejde og reducere mængden af ​​arbejde under flyvning på et givet tidspunkt, kan Kanban Boards hjælpe dig, og dit team får til et taske indsigt i, hvem der arbejder på hvad.

Opmuntre fleksibilitet.Fordi KANBAN-rammen er bygget på en proces med løbende forbedring, kan hold, der implementerer Kanban, blive mere fleksibel og dynamisk over tid. Hvis du følger de fire kerneprincipper og de seks nøglepraksis, kan dit hold blive mere fleksibelt og åbent for at ændre sig.

Downsides of Kanban

Kanban er ikke den rigtige ramme for hvert hold. Nogle downsides af Kanban omfatter:

Ikke så almindelig blandt ikke-ingeniørhold.Ligesom Scrum, Agbile og andre Lean Methodologies, er Kanban ikke så kendt blandt ikke-ingeniørhold. Kanban kan være et effektivt værktøj til alle former for hold. Men hvis du planlægger at introducere en Kanban-proces til et ikke-ingeniør-team, skal du overveje at flytte en arbejdsstyrke til Kanban ad gangen for at hjælpe dit hold med adoptionsprocessen.

Hvis der er for meget arbejde i flyvning, kan det hurtigt blive overvældende.Fordi hvert opgavekort tager så meget visuelt rum, kan din Kanban Board hurtigt blive rodet og overvældende, hvis du har for mange ting i flyvningen på én gang.

Visualisere dit holds arbejde

Med Kanban Boards har dit hold en klar synsfelt i de opgaver, som alle arbejder på, og hvor disse opgaver er i processen. Hvis du er klar til at prøve et Kanban Board til dit hold, så prøvUDN Task Manager. Du kan se nogenUDN Task Managerprojekt på fire måder, herunder Boards Se-et Kanban-stil bord, der hjælper dit team lettere visualisere og navigere arbejde.