Como construir e usar modelos de plano de projeto como um profissional

Não importa quão grande ou pequeno, cadaprojetoBenefícios de ter um modelo. UMAplano de projetoO modelo ajuda seus projetos funcionam sem problemas do início ao fim. De tarefas para dependências, o processo inicial de configuração do projeto é demorado. Depois de gerenciar um projeto de sucesso, por que recriar a roda quando um semelhante aparecer? Um modelo facilita a replicação de sucesso de novo e de novo sem ter que começar do zero.

Então, o que esse modelo deve ser? É o suficiente para simplesmente ter uma lista de verificação em ferramentas como palavra ouExcel.? Se todas as informações do seu projeto estiver nessas ferramentas, onde os membros devem colaborar e se comunicar?Como faço para escrever um plano de projeto?Onde os ativos vivem? Em tópicos de e-mail? Caramba.

Se você construiu mil planos de projetos ou este é o seu primeiro, usando modelos em um colaborativoFerramenta de planejamento de recursosvai te animar em umGerenciamento de Projetospró. Aqui noGerenciador de tarefas UDN., queremos capacitar você a construir um modelo de plano de projeto que segue a indústriaMelhores Práticas. Enquanto nós temosModelos pré-construídos do plano de projeto de amostraPara você dentroGerenciador de tarefas UDN., aqui está um guia passo a passoComo criar um plano de gerenciamento de projetose use um modelo de projeto profissional - independentemente de qual solução você está usando.

Como construir um modelo de plano de projeto

Etapa 1: criar uma pasta de projeto

É aqui que você abriga todos os projetos semelhantes, para que cada um esteja documentado em uma localização central. Por exemplo, se você tiver uma série de eventos similares, como feiras, e quer mantê-los juntos, eles podem viver em uma pasta. Você pode até mesmo fazer uma pasta para abrigar todos os seus modelos incríveis!

Etapa 2: criar um projeto

Título do projeto para que os membros da equipe entendam facilmente o que estão trabalhando. Para este exemplo, vamos nomear nosso modelo "projeto" - tão criativo, sabemos. Quando você cria um modelo de projeto, você define o fluxo de trabalho geral para que seja copiado para cada projeto. Isso ajuda a rastrear o progresso da mesma maneira toda vez e continuar a otimizar seu modelo.

Etapa 3: lista de tarefas e datas devidas

Em seguida, liste as tarefas necessárias toda vez que você fizer este projeto. Atribuir datas de vencimento e marcos para ajudá-lo a visualizar quantos dias ou semanas o projeto será necessário. Por exemplo, se geralmente leva 3 dias para escrever um ebook, defina otarefapara durar 3 dias. Quando você copia o modelo, basta ajustar para corresponder à data real que você deseja fazer a tarefa.

Você também pode começar a adicionar dependências entre tarefas esubtarefas. . Dependências.Indique quando uma tarefa deve começar ou terminar em relação a outras tarefas. Por exemplo, se você estiver fazendo um eBook, você precisa completar a cópia antes que o design possa iniciar. DentroGerenciador de tarefas UDN., quando você reprogramar uma tarefa com dependências, todas as tarefas dependentes são automaticamente remarcadas - economizando tempo e mantendo você ágil.

Etapa 4: adicionar detalhes da subtardak

Se a tarefa exigir, divida em subtarefas para ajudá-lo a agendar com mais precisão a linha do tempo. Pense neles como marcos dentro de uma tarefa. Certifique-se de que cada subtask tenha um período de tempo e uma descrição clara do que está envolvido toda vez que o modelo é usado. Por exemplo, se você estiver criando um eBook e precisa fazer algumas banners promocionais, faz sentido adicionar uma subtarefa que afirma a contagem de caracteres e o tamanho da imagem que você precisará de cada vez.

Como usar seus modelos de plano de projeto

Etapa 1: copie o seu modelo e ajuste as datas

Agora que você construiu seu modelo, é hora de usá-lo. Simplesmente duplique seu modelo, preencha os detalhes do projeto e atualize as datas reais. Use o Gráfico de GanttVer para ver como a linha do tempo parece e certifique-se de que todas as dependências estejam alinhadas.

Etapa 2: atribuir tarefas para projetar membros da equipe

Quando você estiver pronto para atribuir membros da equipe às tarefas, recomendamos que apenas atribua a pessoa que será responsável pela conclusão da tarefa a ela. DentroGerenciador de tarefas UDN., o proprietário da tarefa pode @mention colegas conforme necessário, a fim de colaborar e adicionar atribuições conforme necessário.

Passo 3: Verifique a alocação de recursos

Agora que os membros da equipe são atribuídos, use o painel de recurso para entender visualmente como a carga de trabalho do membro da equipe afetará as tarefas que estão atribuídas. Isso ajuda você a identificar potenciais roadblocks e ajustar as datas de vencimento antecipadamente para fornecer algum preenchimento.

Passo 4: Colaborar e fornecer feedback todos dentro de uma ferramenta

Atéos melhores planos de projetoexperimentar gargalos - especialmente se o seuferramenta de gerenciamento de trabalho.Não tem capacidades de colaboração. ComGerenciador de tarefas UDN., as equipes podem @mention uns aos outros, obter aprovações em ativos e acessoRelatórios de gerenciamento de projetostudo em um só lugar. Fazendo o esforço para manter a comunicação do projeto emGerenciador de tarefas UDN.Otimizará a visibilidade e ajudará todos a ficar no caminho certo.

Dica de bônus! Funil novos projetos em facilidade com formas dinâmicas

Agora que seu modelo é configurado para o sucesso repetitivo, você está pronto para começar a canalizar mais trabalho. As empresas mais bem sucedidas têm equipes que podem colaborar funcionalmente. Enquanto você pode ser responsável peloPlano de trabalho do projetoEtapas Quando se trata dos projetos de seus próprios times, todos podem se relacionar com a fricção que surge quando duas equipes trabalham juntas. Aliviar a frustração em torno de solicitações de entrada de outras equipes implementando formulários de solicitação dinâmica.

Gerenciador de tarefas UDN.Formulários de solicitaçãoAjudá-lo a classificar o trabalho recebido, para que você possa facilmente equilibrar a carga de trabalho da sua equipe. Personalize os formulários de solicitação para reunir todas as informações necessárias para fazer o trabalho.Gerenciador de tarefas UDN.Os formulários de solicitação também podem acionar automaticamente um modelo de projeto e atribuir automaticamente o trabalho com base em como o solicitante preenche o formulário.

Se você está usandoGerenciador de tarefas UDN.modelos para construir seu próximo grande projeto ou querer construir seus próprios formulários de solicitação,Aqui estão 10 amostras de formulário de solicitaçãopara você começar. Como um teaser rápido ...

3 modelos de plano de projeto de amostra que fizemos para você emGerenciador de tarefas UDN. :

1. Gestão de serviços profissionais.

Como usá-lo:

Com Serviços Profissionais, você precisa ser capaz de fornecer visibilidade ao cliente. Trazer estrutura e organização para cada fase do projeto: iniciação,planejamento, entrega, closeout de projeto.

Você pode:

Modelo inclui:

1 projeto, 4 pastas, 4 tarefas de amostra, 1 painel

2. Modelo de gerenciamento de eventos.

Como usá-lo:

Gerenciador de tarefas UDN.torna mais fácil do que nunca planejar eventos bem sucedidos. Mova-se além de uma planilha simples e planilha do Excel, e acompanhe todas as suas tarefas, ativos, colaboração e sua linha do tempo emGerenciador de tarefas UDN. .

Você pode:

Modelo inclui:

1 projeto, 5 pastas, 10 tarefas de amostra, 1 painel

3. Lançamento do produto

Como usá-lo:

Lançamentos de produtossão complexos, exigindo múltiplas fases e colaboração entre as equipes. Com todas as suas informações em um só lugar,Gerenciador de tarefas UDN.Mantém as equipes alinhadas em um processo comum e garante que todos estejam no caminho certo com uma linha do tempo.

Você pode:

Modelo inclui:

1 projeto, 3 pastas, 19 tarefas de amostra, 1 painel

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Estas amostras de plano de projeto gratuitas são pré-preenchidas com pastas e tarefas para ajudá-lo a iniciar facilmente qualquer projeto. Do afunilamentosolicitações de projetoem sua carga de trabalho paraAilinando os processos de aprovaçãoAo longo do projeto,Gerenciador de tarefas UDN.faz colaborar uma brisa. Todo o nossoGerenciador de tarefas UDN.modelos também ajudam você a medir o progresso do projeto e o impacto comGráficos de gantt, calendários dinâmicos e várias visualizações de trabalho. Comece hoje!