8 кроків для створення плану непередбаченості для запобігання бізнес-ризику

Резюме

План підприємств - це стратегія резервної копії для вашої команди або організації. Він викладає, як ви відповісте, якщо непередбачені події стукають ваші плани з відстеження, як ви ставите, якщо ви втратите ключовий клієнт, або що ви будете робити, якщо ваше програмне забезпечення спускається більше трьох годин. Отримуйте покрокові інструкції, щоб створити ефективну плану постійного підприємства, тому, якщо несподіване відбудеться, ваша команда може весь у дію і отримати речі на трасі.

Ніхто не хоче планувати відбій, але, маючи сильний план b, є найкращим способом бути готовим до будь-якої ситуації. Завдяки плану резервного копіювання, ви можете ефективно реагувати на непередбачені події та якомога швидше повернемося на доріжку.

План непередбачених умов - це активна стратегія, яка допоможе вам вирішити негативні розробки та забезпечити безперервність бізнесу. У цій статті дізнайтеся, як створити план постійного розвитку для несподіваних подій та побудови стратегій відновлення, щоб забезпечити, щоб ваш бізнес залишається здоровим.

Що таке план підприємств?

План підприємств бізнесу - це стратегія того, як ваша організація буде реагувати на важливі або ділові критичні події, які стукають ваші оригінальні плани від тракту. Правильно виконується, план бізнес-непередбачуваного плану може пом'якшити ризик та допомогти вам повернутися до бізнесу, як це можливо, якомога швидше.

Ви можете ознайомитися з планами непередбавленням, щоб реагувати на природні стихійні лиха-підприємства, а уряди, як правило, створюють плани непередбачених планів для відновлення катастроф після повені, землетрусів або торнадо.

Але плани щодо непередбачених умов настільки ж важливі для бізнес-ризиків. Наприклад, ви можете створити план непередбачуваного плану, який ви будете робити, якщо ваші основні конкуренти зливаються або як ви ставите, якщо ви втратите ключовий клієнт. Ви навіть можете створити план надзвичайних ситуацій для менших подій, які мали б великий вплив, як ваш програмний сервіс, який переходить більше трьох годин.

Різниця між планом постійного бізнесу та планом управління ризиками проекту

Управління ризиками проектуЧи є процес ідентифікації, моніторингу та вирішення ризиків проекту. Застосовувати управління ризиками проекту на початкуПроцес планування проектупідготуватися до будь-яких ризиків, які можуть придумати. Для цього створіть реєстр ризику для ідентифікації та моніторингу потенційних ризиків проекту. Якщо ризик відбудеться, ви можете використовувати свій зареєстрований ризик для активно націлювання на те, що ризик і вирішити його якомога швидше.

План непередбачуваності схожий на план управління ризиками проекту, оскільки він також допомагає визначити та вирішувати ризики. Проте план постійного бізнесу повинен покривати ризики того, що існує декілька проектів або навіть ризиків, які можуть вплинути на кілька відділів. Щоб створити план надзвичайних ситуацій, ідентифікуйте та підготуватися до великих ризиків бізнесу.

8 кроків для планування непередбачених

Ви можете створити план постійного розвитку на різних рівнях вашої організації. Наприклад, якщо ви керуєте командою, ви можете створити план постійного плану для вашої команди або відділу. Крім того, керівники компанії повинні створювати бізнес-континування на ситуації, які можуть вплинути на всю організацію.

Як ви створюєте свій план постійного плану, переконайтеся, що ви оцінюєте ймовірність та тяжкість кожного ризику. Потім, як тільки ви створили свій план або плани - отримати його затверджено вашим керівником або керівником відділу. Таким чином, якщо виникає негативна подія, ваша команда може стрибати до дії та швидко вирішити ризик, не зачекаючи затвердження.

1. Зробити список ризиків

Перш ніж ви зможете вирішувати ризики, спочатку потрібно їх ідентифікувати. Почніть, склавши список будь-яких та всіх ризиків, які можуть вплинути на вашу компанію. Пам'ятайте: існують різні рівні планування непередбаченості - ви можете планувати у бізнесі, департаменті або рівні програми. Переконайтеся, що ваші плани постійності вирівняні з обсягом та величиною ризику, які ви відповідаєте за адресацію.

План непередбачених умов - це великомасштабні зусилля, тому провести мозковий штурм з відповідними зацікавленими сторонами для ідентифікації та обговорення потенційних ризиків. Якщо ви не впевнені, хто повинен бути включений у ваш мозковий штурм, створіть a Карта аналізу зацікавлених сторінвизначити, хто повинен бути залучений.

2. Зважте ризики на основі тяжкості та правдоподібності

Вам не потрібно створювати план постійного плану для кожного викладання ризику. Як тільки ви окреслите ризики та потенційні загрози, працювати з вашими зацікавленими сторонами для визначення потенційного впливу кожного ризику.

Оцініть кожен ризик на основі двох показників: тяжкість впливу, якщо ризик стався, а ймовірність ризику, що виникає. Під час етапу оцінки ризику призначте кожен ризик тяжкості та правдоподібності - ми рекомендуємо використовувати високий, середній та низький рівень.

3. Визначити важливі ризики

Після того, як ви призначили тяжкість та вірогідність кожного ризику, це залежить від вас, і ваші зацікавлені сторони вирішують, які ризики є найбільш важливими для вирішення. Наприклад, ви обов'язково повинні створити план постійного ризику, який є високою ймовірністю та високою тяжкістю, тоді як ви, мабуть, не потрібно створювати план постійного характеру для ризику, яка є низькою ймовірністю та низькою тяжкістю.

Ви і ваші зацікавлені сторони повинні вирішити, де малювати лінію. Наприклад, що ви збираєтеся робити з ризиками, які є низькою тяжкістю, але високою ймовірністю? Що стосується ризиків, що є високою тяжкістю, але відносно низька ймовірність?

Ось як можна відтворити різні ризики, а також потенційну континування сценарію плану вашої команди може приземлитися:

Висока тяжкість і висока ймовірністьабоСередня тяжкість і висока ймовірність.Створіть надійні плани на випадок непередбачених ситуацій для цих ризиків. Переконайтеся, що у вас є сильний план пом'якшення наслідків, якщо ці ризики трапиться, тому ви можете відновити звичайні ділові операції якомога швидше.

Висока тяжкість і середня ймовірність.Створіть план надзвичайних ситуацій для цих ризиків. Незважаючи на те, що вони рідше трапляються, вони можуть мати серйозний вплив на ваші ділові функції, якщо вони це роблять. Проективно планування найгіршого сценарію може допомогти вам швидше реагувати на несподівані події.

Висока тяжкість і низька ймовірність.Ви також повинні створювати плани з непередбаченням цих ризиків. Єдина різниця для цих планів постійного зв'язку полягає в тому, хто ви повинні ділитися ними, коли вони будуть завершені. Розглянемо обмін цими планами з меншою кількістю людей, оскільки вони менш актуальні.

Середня тяжкість та середня ймовірністьабонизька тяжкість і висока ймовірність.Розглянемо створення планів з непередбаченням цих ризиків. Можливо, ви захочете мати меншу зустріч зацікавлених сторін для цих планів постійного контролю або приймати менш суворий підхід до планування непередбачених. Але маючи узагальнений план b для того, що ви могли б зробити, якщо певні ризики відбуваються, особливо якщо вони, ймовірно, відбудуться - це хороша активна стратегія.

Середня тяжкість і низька ймовірність , Низька тяжкість і середня ймовірністьабонизька тяжкість і низька ймовірність.Не створюйте плану непередбачності для цих ризиків. Ці ризики, ймовірно, не відбудуться, і вони не вплинуть на ваші бізнес-функції, якщо вони це роблять. Однак, плануйте періодично повертатися до цих ризиків, щоб оцінити, чи змінилися тяжкість та правдоподібність.

4. Створіть плани на випадок надзвичайних ситуацій для найбільших ризиків

Створіть план надзвичайних ситуацій для кожного ризику, який ви визначили як важливі. У рамках цього плану непередбачуваності опишіть ризик, і мозковий штурм, яка ваша команда зробить, якщо ризик приходить до переходу. Кожен план повинен включати всі кроки, які потрібно взяти, щоб повернутися до бізнесу, як завжди.

Ваш план постійного діяльності повинен включати інформацію про:

Тригери, які встановлюють цей план в рух

Негайна відповідь

Хто повинен бути залучений і інформований

Основні обов'язки, включаючи aГрафічна діаграмаякщо необхідно

Хронологія вашої відповіді (тобто негайних речей, щоб зробити проти довгострокових речей)

Наприклад, скажімо, ви визначили потенційну дефіцит персоналу як імовірно, і суворий ризик. Це значно вплине на звичайні операції, тому ви хочете створити плану попередонів, щоб підготуватися до неї. Кожна людина у вашій команді має дуже конкретний набір навичок, і було б важко керувати обов'язками команди, якщо в той же час залишилося більше однієї людини. Ваш план постійного підприємства може включати, хто може охоплювати певні проекти або процеси, коли ви наймаєте засипку, або як покращити документацію команди, щоб запобігти безсумільним набором.

5. Отримайте схвалення для вашого плану потерпілого

Переконайтеся, що відповідні лідери компанії знають про план і погоджуються з вашим курсом дій. Це особливо актуальне, якщо ви створюєте плани з команди або рівня департаменту. Створюючи план поєднання, ви розширюєте свою команду, щоб швидко реагувати на ризик, але ви хочете, щоб переконатися, що курс дій є правильним. Плюс, попереднє затвердження дозволить вам встановити план у русі з довірою - знаючи, що ви на правильному шляху - і без необхідності попросити схвалення заздалегідь.

6. Розповсюдження планів постійного зв'язку

Після того, як ви створили свої плани з непередбаченості, діліться ними з правильними людьми. Переконайтеся, що всі знають, що ви будете робити, тому, якщо і коли прийде час, ви можете діяти так швидко і без проблем. Зберігайте свої плани з непередбаченням у центральному джерелі істини, тому кожен може легко отримати їх, якщо це необхідно.

Створення проекту на платформі управління роботою є чудовим способом розповсюдження плану та забезпечення того, щоб у кожного є покроковий посібник для того, як його ввести.

7. Контролюйте плани щодо непередбачених

Огляд вашого плану постійного плану часто, щоб переконатися, що це все одно точно. Враховуйте нові ризики або нові можливості, як нові наймання або зміна бізнес-ландшафту. Якщо в команді приєднується новий виконавчий лідер, обов'язково також поверніть план постійного плану для їх перегляду.

8. Створіть нові плани на випадок непередбачених умов

Це чудово, якщо ви створили плани з непередбаченості для всіх виявлених ризиків, але переконайтеся, що ви постійно контролюєте нові ризики. Якщо ви виявите новий ризик, і він має досить високу тяжкість або ймовірність, створіть новий план постійного розвитку для цього ризику. Аналогічно, ви можете озирнутися до своїх планів і зрозуміти, що деякі з сценаріїв, які ви колись турбуєтеся,, ймовірно, не стануть, або, якщо вони це роблять, вони не вплинуть на вашу команду.

Спільна проблема з проблемами, що планує, і як уникнути їх

План контенції - це потужний інструмент, який допоможе вам швидко повернутися до звичайних функцій бізнесу. Щоб забезпечити непередбачений процес планування якомога більш гладко, стежити за поширені помилки, такі як:

Відсутність бай-ін

Це займає багато роботи, щоб створити план на випадок непередбачених обставин, тому, перш ніж почати роботу, щоб мати підтримку з боку виконавчих зацікавлених сторін. Як створити свій план, постійно перевіряти з авторами, щоб переконатися, що ви маєте розглянуті основні ризики і що ваш план дій є твердим. Роблячи таким чином, ви можете переконатися, що ваші зацікавлені сторони побачити свій план на випадок непередбачених обставин, як то, що вони можуть отримати позаду.

Ухил проти «Plan B» стиль мислення

Деякі культури компанії не люблять думати про Plan B-вони хотіли б кинути все, що вони мають в плані А і сподіваюся, що це працює. Але думати так насправді може виставити свою команду більше ризиків, ніж якщо б ви заздалегідь створити Plan B.

Думайте про це як перевірити погоду, перш ніж йти під вітрилом, так що ви не випадково потрапили в шторм. Дев'ять разів із десяти, ясний сонячний день не буде раптово повернути бурхливу, але це завжди краще бути готовим. Створення плану на випадок непередбачених обставин може допомогти вам переконатися, що, якщо має місце негативне подія, ваша компанія буде готова до особі його і відскочити назад якомога швидше.

плани Одно- і зроблено в надзвичайних ситуаціях

Це займає багато роботи, щоб поставити план постійного розвитку разом. Іноді, коли ви закінчите, це може бути спокускою, щоб розглянути це робота добре зроблена і забути про це. Але переконайтеся, що ви плануєте регулярні нагадування (можливо, один або два рази на рік), щоб переглянути та оновити ваш план постійного плану, якщо це необхідно. Якщо з'являються нові ризики, або якщо ваші ділові операції змінюються, оновлення вашого плану постійного підприємства може забезпечити найкращу відповідь на негативні події.

Ви створили план постійного розвитку - зараз що?

План непередбачуваності може бути багато роботи, щоб створити, але якщо ви коли-небудь потрібно використовувати його, ви будете раді, що ви зробили. Але, крім створення сильного плану постійного виникнення, переконайтеся, що ви зберігаєте ваш план актуальним.

Будучи проактивним, може допомогти вам пом'якшити ризики, перш ніж вони відбудуться - тому обов'язково передавайте ваш план попередливості членів команди, які несуть відповідальність за виконання їх, якщо ризик відбудеться. Не залишайте плану постійного плану в документі, щоб зібрати пил, після створення, ви повинні використовувати його, якщо потрібно!

Після того, як ви створили план, переконайтеся, що ви зберігаєте його в центральному місці, яке кожен може отримати доступ, як aПлатформа управління роботою. Якщо настане час використовувати одну з ваших планів постійного контролю, зберігаючи їх у центральному доступному місці, може допомогти вашій команді швидко перетворити плани в дію.