Những cạm bẫy quản lý dự án phổ biến nhất để tránh
Mọi người quản lý dự án đều biết rằng mọi thứ sẽ không luôn luôn theo cách bạn muốn, tuy nhiên, có một số điều nhất định Cạm bẫy quản lý dự án[số 8]mà người ta có thể nhận thức được.
Biết những gì một số cạm bẫy quản lý dự án phổ biến sẽ giúp bạn dự đoán và cũng coi chừng họ trong dự án tiếp theo của bạn.
Như, xác định khi cạm bẫy quản lý dự án phát sinh, cho phép bạn phát triển kế hoạch của bạn và giải quyết kế hoạch của bạn để đảm bảo toàn bộ dự án không bị trật giữ và không dẫn đến một Dự án thất bại .
Quản lý dự án giao dịch với các dự án phức tạp, với các yếu tố khác nhau. Bao gồm cả thời gian, tài nguyên và con người. Quản lý một dự án thành công đòi hỏi phải hợp nhất và quản lý các yếu tố này một cách hiệu quả.
Do sự phức tạp của bản chất của quản lý dự án, những cạm bẫy quản lý dự án có thể đưa ra bất kỳ khu vực hoặc quy trình phát triển của dự án. Do đó, chúng tôi đã đưa ra những cạm bẫy phổ biến xảy ra và những cách bạn có thể tránh được chúng.
Những cạm bẫy quản lý dự án phổ biến là gì để cảnh giác?[số 8]
Dưới đây là những cạm bẫy phổ biến nhất và các giải pháp dễ dàng để áp dụng để có thể giải quyết chúng, đảm bảo chúng không có hiệu ứng tiêu cực lâu dài trong dự án của bạn:
Không có mục tiêu được xác định rõ ràng, dẫn đầu một nhóm quản lý dự án thành công sẽ thực tế là không thể.
Hơn nữa, không có mục tiêu được xác định, hoặc cụ thể hơn, chi tiết được xác định của phạm vi của dự án, các dự án chắc chắn sẽ dẫn đến thất bại.
Phạm vi creep. là rất thật. Nó đề cập đến khi các yêu cầu của dự án tăng trên vòng đời của dự án. Điều này có thể thông qua một yêu cầu tăng lên số lượng các tính năng hoặc thay đổi nhu cầu của khách hàng.
Đó là công việc của bạn như một người quản lý dự án để xác định và quản lý phạm vi. . Và không làm điều này là một cạm bẫy lớn trong dự án của bạn và có thể dẫn đến thất bại.
Cạm bẫy này có thể dẫn đến Dự án trì hoãn , sự cần thiết phải tăng lên Ngân sách hoặc thất bại tổng thể của dự án.
Là một người quản lý dự án, bạn cần đảm bảo rõ ràng xác định rõ các mục tiêu. Không có mục tiêu đặt ra, sẽ rất khó để sản xuất các giao hàng.
Truyền thông đầy đủ với các bên liên quan và khách hàng của bạn sẽ đảm bảo rằng Mục tiêu được thỏa thuận và xác định rõ ràng. Và những mục tiêu này cần phải được quyết định và ký tắt vào.
Điều này cũng kéo dài đến phạm vi của dự án. Đảm bảo bạn nói chuyện với khách hàng chi tiết trước khi bạn bắt đầu một dự án và nằm xuống những gì và những gì không nằm trong phạm vi.
Nó cũng sẽ có lợi cho bạn để có các cuộc thảo luận về những gì thủ tục sẽ là nếu có một phạm vi tăng, và những gì được cho phép. Ngoài ra, đảm bảo khách hàng nhận thức được rằng nếu điều này xảy ra thời hạn và ngân sách sẽ cần phải được sửa đổi.
Hơn nữa, công việc của bạn là người quản lý dự án để đảm bảo rằng mọi người đều ở cùng một trang. Làm điều này bằng cách lập một kế hoạch chi tiết mà mọi người đều biết. Do đó, không có thể không có sự khác biệt trong mục tiêu hoặc phạm vi.
Theo dõi từ phạm vi dự án xác định không rõ ràng, một cạm bẫy phổ biến khác trong quản lý dự án là kém Tạo kế hoạch dự án .
Một kế hoạch dự án là một phác thảo của dự án. Nó xác định mục tiêu của dự án, Mục tiêu. và nhiệm vụ. Nhưng cũng nên bao gồm những mục tiêu này sẽ được đáp ứng như thế nào, tài nguyên và Ngân sách cần thiết , và cũng là một khung thời gian.
Kế hoạch dự án sẽ bố trí từng chi tiết của dự án và cũng xác định trách nhiệm của những người liên quan.
Trước khi bạn bắt đầu bất kỳ dự án nào, hãy biến nó thành một điểm để tạo chi tiết Kế hoạch dự án.
Kế hoạch nên được thực hiện trước và các câu trả lời chi tiết liên quan đến các câu hỏi về cách, tại sao, những gì, ai, và khi nào.
Hơn nữa, tham khảo ý kiến thành viên trong nhóm của bạn và các nhà tài trợ dự án khi xây dựng kế hoạch[số 8], cho phép nó là một mô tả rõ ràng và thực tế về những gì cần phải được thực hiện, và nó sẽ được thực hiện như thế nào.
Sau khi xây dựng, hãy đảm bảo rằng kế hoạch được thảo luận với các thành viên trong nhóm của bạn nhưng cũng là khách hàng và các bên liên quan, để đảm bảo mọi người ở cùng một trang. Điều này cũng sẽ giúp tránh phạm vi creep như đã thảo luận ở trên.
Quản lý dự án không phải là một liên doanh solo. Sự hợp tác của nhóm là cần thiết cho bất kỳ dự án nào thành công và Giao tiếp hiệu quả là ở trung tâm của điều này.
Giao tiếp kém là một yếu tố chính có thể ảnh hưởng lớn đến thành công của dự án, khiến dự án gặp rủi ro về dự án.
Thiếu giao tiếp hiệu quả có thể dẫn đến sự nhầm lẫn, trì hoãn và ảnh hưởng đến chất lượng công việc và nhiệm vụ liên quan đến dự án.
Tùy thuộc vào bạn như một người quản lý dự án để chọn phương tiện truyền thông phù hợp cho nhóm của bạn.
Là một người quản lý dự án, bạn nên cung cấp hướng theo từng bước trong sự phát triển của dự án.
Không chỉ truyền thông hiệu quả giúp hoàn thành thành công, mà nó còn tăng tinh thần nhóm. Việc các thành viên trong nhóm biết rằng họ có tiếng nói, nhưng họ cũng có con đường để tìm kiếm sự trợ giúp và hướng dẫn sẽ cải thiện mạnh mẽ động lực và sự tham gia của họ.
Là người quản lý dự án, bạn đặt tần số và giai điệu để liên lạc giữa nhóm của bạn, cũng như giao tiếp với các khách hàng và các bên liên quan.
Hãy thử và đưa ra một lịch trình cho phản hồi và kiểm tra. Nó sẽ có lợi cho dự án liên tục được cập nhật về nơi Dự án là Heading.[số 8]và liệu có bất kỳ vấn đề nào đang phát sinh.
Hơn nữa, đảm bảo phương tiện truyền thông có ý nghĩa cho nhóm của bạn và dự án của bạn.
Tổ chức các cuộc họp Nhưng cũng có những con đường khác cho các thành viên trong nhóm giao tiếp với bạn hoặc với nhau, cho phép họ cởi mở về tiến trình và tìm kiếm sự giúp đỡ khi họ cần nó.
Hơn nữa, đặt thời gian và phân tích phương tiện nào sẽ hoạt động tốt nhất, liên quan đến dự án trong tầm tay. Bạn có thể phải chuyển đổi các phương thức giao tiếp tùy thuộc vào dự án bạn đang xử lý tại thời điểm đó.
Ví dụ, mặc dù Email dễ viết và nhận, họ có thể không phù hợp nhất. Sử dụng email để thảo luận về các vấn đề phát sinh trong thời gian thực sẽ mang lại sự chậm trễ trong giao tiếp và truy vấn có thể bị mất trong mớ mướp của các email khác.
Như đã đề cập, quản lý dự án mất nhóm . Và đó là bạn và nhóm của bạn chịu trách nhiệm về sự thành công hoặc thất bại của dự án.
Cả trong suốt và giao tiếp trong dự án giữa bạn và nhóm của bạn cho phép trách nhiệm giải trình.
Có thể nhìn thấy tiến độ và phản hồi và báo cáo về tình trạng của dự án Một yêu cầu cung cấp cho các thành viên trong nhóm khuyến khích nhiều hơn để theo dõi với trách nhiệm.
Là người quản lý dự án, bạn cần đảm bảo rằng nhóm của bạn hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ trong dự án.
Hãy chắc chắn rằng bạn có các cuộc họp thường xuyên với nhóm dự án của bạn. Sử dụng liên lạc hiệu quả để xem xét tình trạng dự án và giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh.
Không thay đổi Phản hồi và báo cáo Sẽ giúp đỡ trong các dự án trong tương lai và cũng sẽ cho phép cảm giác trách nhiệm đáp ứng sẽ đảm bảo dự án chạy trơn tru và theo dõi.
Theo trách nhiệm về trách nhiệm, các thành viên trong nhóm cần hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ để có thể theo dõi thông qua họ.
Cho phép các đội có được tổ chức nhiều hơn và được tự quản , Là một người quản lý dự án, bạn cần đảm bảo rằng trách nhiệm được làm rõ và được xác định từ đầu.
Điểm này quay trở lại để có một kế hoạch thích hợp. Một kế hoạch dự án không đủ sẽ không cho phép các thành viên trong nhóm hiểu đầy đủ về dự án đang diễn ra hoặc những gì được mong đợi của họ. Sự nhầm lẫn này thường sẽ dẫn đến sự chậm trễ, thất bại hoàn thành hoặc công việc không đầy đủ.
Khi bắt đầu một dự án và lập kế hoạch dự án, đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm và các thành viên liên quan trực tiếp vào dự án được nêu trong.
Mỗi thành viên của dự án có một phần để chơi nên được kể về những gì được mong đợi của họ. Vai trò và trách nhiệm của họ phải được phác thảo từ đầu.
Hơn nữa, nếu có một cách nhất định, một nhiệm vụ sẽ được hoàn thành hoặc một quy trình cụ thể cần tuân thủ, đây cũng sẽ được chuyển tiếp đến các thành viên trong nhóm.
Cho phép các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào kế hoạch dự án hoặc tuyên bố dự án trong suốt dự án để họ có thể tham khảo lại bất cứ khi nào cần.
MỘT Tuyên bố phạm vi dự án phác thảo toàn bộ dự án. Cung cấp, tính năng và các bên liên quan đều được đề cập trong tài liệu này. Như là mục tiêu và mục tiêu chính của dự án cần được đáp ứng để dự án được coi là thành công.
Một cạm bẫy lớn mà quản lý dự án bị ảnh hưởng là khi các mục tiêu không thực tế hoặc thời hạn không thực tế được đặt.
Một dự án chắc chắn sẽ bị trì hoãn hoặc gặp gỡ thất bại nếu bạn thiết lập nó cho như vậy. Bắt đầu một dự án vào cuối một phần tư là không hợp lý, có nhiều thời hạn báo cáo khác và giao hàng thường xuyên đến hạn , rằng dự án của bạn được bắt đầu sau đó không có ý nghĩa.
Không chỉ là thời hạn không thực tế gây bất lợi cho thành công của dự án của bạn, mà họ cũng giết chết tinh thần và Niềm tin của các thành viên trong nhóm của bạn[số 8]. Điều này lần lượt sẽ năng suất tác động .
Hãy chắc chắn rằng bạn xem xét thời gian bạn đang bắt đầu một dự án nhưng cũng là những gì bạn đang mong đợi về đội của bạn. Không đặt chúng lại vì thất bại bằng cách đưa ra thời hạn sao cho họ sẽ không thể có thể gặp nhau.
Đảm bảo trong giai đoạn lập kế hoạch của dự án, bạn so sánh các mốc thời gian chi tiết trong gói dự án của bạn, với thời hạn bạn đang đề xuất. Nếu họ không khớp, đây là thiết lập bạn để gặp sự cố xảy ra trong dự án của bạn ngay từ đầu. Khắc phục điều này ngay lập tức.
Điều chỉnh các tài nguyên, thời hạn hoặc phạm vi cắt của bạn để cho phép bạn đáp ứng thời hạn hiện tại của mình hoặc thay đổi thời hạn của bạn để phù hợp với kế hoạch dự án của bạn. Hơn nữa, đặt kỳ vọng của các bên liên quan chính xác ngay từ đầu.
Kiểm tra nó:
12 công cụ quản lý dự án hàng đầu cho các cơ quan và quảng cáo[số 8]
Rủi ro là một phần và bưu kiện của bất cứ điều gì bạn đảm nhận. Và Rủi ro là ngày phổ biến trong quản lý dự án và là một cạm bẫy quản lý dự án lớn để cảnh giác.
Tuy nhiên, bị rủi ro không chuẩn bị hoặc mù quặc là mối đe dọa thực sự đối với dự án của bạn. Việc thiếu một kế hoạch dự phòng có thể dẫn dắt dự án của bạn thất bại.
Đảm bảo rằng bạn làm việc các dự phòng vào dự án của mình ngay từ đầu để tránh giữ trong dự án của bạn vì bạn phải đánh giá các giải pháp tiềm năng.
Xác định rủi ro nhiều khả năng nhất Điều đó sẽ xảy ra và tạo các tùy chọn thay thế để tránh chúng, nếu chúng phát sinh.
Chuẩn bị các thành viên trong nhóm của bạn và gợi ý họ vào tính toán rủi ro bạn đã làm. Điều này không chỉ cho phép họ chuẩn bị nếu các tình huống như vậy xảy ra mà còn cho họ cơ hội để mang lại những rủi ro có thể xảy ra mà bạn không xem xét.
Thông thường bạn có thể thấy bạn được yêu cầu hoàn thành một dự án được tài trợ không đầy đủ. Và đây là một yếu tố chính có thể khiến dự án của bạn thất bại là một trong những cạm bẫy quản lý dự án chung.
Bạn cần đảm bảo bạn có đủ tài nguyên có sẵn trong tầm tay để hoàn thành dự án và thực hiện dự án thành công.
Đảm bảo rằng bạn xác định rõ ràng những gì dự án của bạn cần và đạt được sự chấp thuận ngân sách. từ đầu dự án.
Đọc blog này:
51 công cụ tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ năm 2022 (miễn phí và không tốn kém)[số 8]
Các bên liên quan cũng rất quan trọng trong sự thành công của một dự án như bạn, như quản lý dự án[số 8], hoặc nhóm của bạn là.
Đảm bảo rằng các bên liên quan đang tham gia vào dự án. Khuyến khích truyền thông và phản hồi từ tất cả các bên liên quan tham gia.
Như chúng ta đã nhắc lại nhiều lần, Quản lý dự án là một nỗ lực của nhóm [số 8]. Một cạm bẫy lớn đối mặt với nhiều dự án là người quản lý dự án không đại biểu đầy đủ nhiệm vụ cho các đội của họ, hoặc thiếu niềm tin vào các đội của họ.
Đối với một dự án sẽ thành công, bạn cần ủy thác nhưng ủy nhiệm hiệu quả. Bạn cũng cần đảm bảo rằng bạn tin tưởng nhóm của mình để có thể thực hiện các trách nhiệm mà bạn cung cấp cho họ.
Thiếu phái đoàn miêu tả đến các thành viên trong nhóm của bạn là sự thiếu tin tưởng. Điều này lần lượt dẫn đến năng suất và sự tham gia thấp hơn từ họ như nhân viên.
Biết nhóm của bạn tốt. Có đủ tài nguyên để có được các nhiệm vụ trong dự án của bạn được thực hiện một cách hiệu quả và hiệu quả.
Biết các thành viên trong nhóm của bạn cho phép bạn ủy thác các nhiệm vụ cho họ rằng họ sẽ xuất sắc, điều này không chỉ sẽ có lợi cho chất lượng tổng thể của dự án mà còn cho phép họ có động lực và tăng cường sự tự tin của họ.
Hơn nữa, hãy chắc chắn rằng trong ủy thác bạn không chỉ đạo. Được A. nhà lãnh đạo tốt Và lắng nghe các thành viên trong nhóm của bạn, hãy xem xét ý kiến của họ. Làm như vậy sẽ có lợi cho cả hai bạn và dự án.
Phần kết luận
Bất kỳ dự án nào bạn thực hiện sẽ có vấn đề và những vấn đề này không phải là những gì quyết định thành công của dự án của bạn.
Cách bạn vượt lên trước các vấn đề và xử lý những cạm bẫy này là những gì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của dự án.
Giữ những cạm bẫy phổ biến này trong tâm trí khi tiến hành dự án tiếp theo của bạn và chúng tôi đảm bảo với bạn sự giúp đỡ của các mẹo được đề cập, bạn sẽ có thể đến trước và gửi dự án của bạn thành công.
