Los trampos de gestión de proyectos más comunes para evitar.
Cada gerente de proyecto sabe que las cosas no siempre van de acuerdo a cómo lo deseas, sin embargo, hay ciertosPitfalls de gestión de proyectosque uno podría mantenerse al tanto de.
Saber cuáles son algunos Pitfalls de gestión de proyectos comunes lo ayudarán a anticiparlo y también cuidarlos en su próximo proyecto.
Como, identificando cuándo surgen las trampas de gestión de proyectos, le permiteDesarrolla tu plany abordar su plan para asegurarse de que todo el proyecto no descarrile y no resulta en unproyecto fallido .
Ofertas de gestión de proyectos con proyectos complejos, con elementos variables. Incluyendo los de tiempo, recursos y personas. La gestión de un proyecto exitoso requiere incorporar y administrar estos elementos de manera efectiva.
Debido a la complejidad de la naturaleza de la gestión de proyectos, las trampas de gestión de proyectos pueden surgir en cualquier área o proceso de desarrollo del proyecto. Por lo tanto, hemos establecido las trampas comunes que ocurren y las formas en que puedes pasar por evitarlas.
¿Cuáles son los trampos de gestión de proyectos comunes para ser desconfiados de?
Aquí están los escollos más comunes, y las soluciones fáciles de aplicar para poder abordarlas, asegurando que no tengan un efecto negativo duradero en su proyecto:
Sin objetivos claramente definidos, lo que lleva a un equipo exitoso de gestión de proyectos será prácticamente imposible.
Además, sin objetivos definidos, o más específicamente, detalles definidos del alcance del proyecto, los proyectos están obligados a conducir al fracaso.
Scope flepes muy real Se refiere a cuando los requisitos de un proyecto aumentan sobre el ciclo de vida de un proyecto. Esto podría ser a través de un mayor requisito de la cantidad de características o un cambio en las necesidades del cliente.
Es su trabajo como gerente de proyecto para definir ygestionar el alcance. Y no hacer esto es un trampa importante en su proyecto y podría llevar al fracaso.
Esta trampa podría resultar enretrasos del proyecto, la necesidad de aumentarpresupuestos, o falla general del proyecto.
Como gerente de proyecto, debe asegurarse de que usted defina claramente los objetivos. Sin objetivos establecidos, será difícil producir entregables.
La comunicación adecuada con sus partes interesadas y clientes asegurará quese acuerdan golesy claramente definido. Y estos objetivos deben decidirse y firmarlos.
Esto también se extiende al alcance del proyecto. Asegúrese de que usted hable con su cliente en detalle antes de iniciar un proyecto y establecer lo que es y qué no está dentro del alcance.
También le beneficiará tener discusiones sobre cuál será el procedimiento si existe un aumento en el alcance, y lo que se permite. Además, asegúrese de que los clientes sean conscientes de que si estosucede plazosy los presupuestos deberán ser revisados.
Además, es su trabajo como gerente de proyecto para asegurarse de que todos estén en la misma página. Haga esto haciendo un plan detallado de que todos tengan conocimiento. Por lo tanto, no puede haber discrepancias en los objetivos o el alcance.
Siguiendo de un alcance de proyecto sin precuerda, otro escollo común en la gestión de proyectos es un malPlan de proyecto creado .
Un plan de proyecto es un esquema del proyecto. Define los objetivos del proyecto,objetivos, y tareas. Pero también debe incluir cómo se cumplirán estos objetivos, los recursos yPresupuesto necesario, y también un plazo.
El plan del proyecto debe diseñar cada detalle del proyecto, y también definir las responsabilidades de los involucrados.
Antes de comenzar cualquier proyecto, hágalo un punto para crear un detalladoplan de proyecto.
El plan debe hacerse con anticipación y detalle las respuestas sobre cómo, por qué, qué, quién, y cuándo.
Además, consulte a los miembros del equipo y los patrocinadores de proyectos cuandoFormulación del plan, lo que le permite ser una descripción clara y realista de lo que se debe hacer, y cómo se hará.
Una vez formulado, asegúrese de que el plan se discute con los miembros de su equipo, pero también los clientes y las partes interesadas, para asegurarse de que todos estén en la misma página. Esto también ayudará a evitar que el alcance se arrastre como se mencionó anteriormente.
La gestión de proyectos no es una empresa solista. Se requiere colaboración del equipo para que cualquier proyecto tenga éxito, ycomunicación efectivaEstá en el centro de esto.
La mala comunicación es un factor importante que puede afectar en gran medida el éxito de un proyecto, poniendo en riesgo el éxito del proyecto.
La falta de comunicación efectiva puede llevar a confusión, retrasos y afectar la calidad del trabajo y las tareas involucradas en el proyecto.
Depende de usted como gerente de proyecto que elija el medio de comunicación adecuado para su equipo.
Como gerente de proyecto, debe ofrecer orientación a cada paso en el desarrollo del proyecto.
La comunicación efectiva no solo ayuda a la finalización exitosa, sino que también aumenta la moral del equipo. El hecho de que los miembros del equipo sepan que tienen una opinión, pero también que tienen avenidas para buscar ayuda y orientación mejorará drásticamente su motivación y participación.
Como gerente de proyecto, establece la frecuencia y el tono de la comunicación entre su equipo, así como la comunicación con los clientes y las partes interesadas.
Trate de diseñar un horario para comentarios y check-ins. Beneficiará al proyecto que esté actualizado constantemente donde elEl proyecto se dirigey si surgen problemas.
Además, asegúrese de que el medio de comunicación tenga sentido para su equipo y su proyecto.
Retener reunionesPero también tienen otras avenidas para que los miembros del equipo se comuniquen con usted o entre sí, lo que les permite estar abiertos sobre el progreso y buscar ayuda cuando lo necesitan.
UtilizadoHerramientas de gestión de proyectos.Permitirá que los miembros de su equipo actualicen su progreso en tiempo real, post consultas y observaciones, esto le permitirá reducir la cantidad de reunión y la frecuencia que tendrá que mantenerlas.
Además, ponga en el tiempo y analice qué medio funcionará mejor, con respecto al proyecto en cuestión. Es posible que tenga que cambiar sus métodos de comunicación dependiendo del proyecto que esté manejando en ese momento.
Por ejemplo, aunqueLos correos electrónicos son fáciles de escribirY recibir, es posible que no sean la mejor opción. El uso de correos electrónicos para discutir los problemas que surjan en tiempo real traerá un retraso en la comunicación y las consultas pueden perderse en el revoltijo de otros correos electrónicos.
Como se mencionó, Gestión de Proyectos.toma trabajo en equipo. Y es usted y su equipo lo que es responsable del éxito o el fracaso del proyecto.
Tanto la transparencia como la comunicación en el proyecto entre usted y su equipo permiten la rendición de cuentas.
Tener progreso visible, y la retroalimentación y los informes del estado del proyecto, un requisito le da a los miembros del equipo más incentivos para seguir con responsabilidades.
Como gerente de proyecto, debe asegurarse de que su equipo comprenda claramente sus roles y responsabilidades en el proyecto.
Asegúrese de tener reuniones regulares con su equipo de proyecto. Use una comunicación efectiva para revisar el estado del proyecto y abordar cualquier problema que surja.
ConstanteComentarios e informesAyudará en proyectos futuros, y también permitirá una sensación de rendición de cuentas que garantizará que el proyecto se ejecute sin problemas y en la pista.
Según la responsabilidad, los miembros del equipo deben entender claramente sus roles y responsabilidades para poder seguir con ellos.
Para permitir que los equipos sean más organizados y sean.autogestionado, Como gerente de proyecto, debe asegurarse de que las responsabilidades se aclaren y se definan desde el principio.
Este punto vuelve a tener un plan adecuado. Un plan de proyecto insuficiente no permitirá que los miembros del equipo comprendan plenamente dónde va el proyecto o lo que se espera de ellos. Esta confusión a menudo conducirá a retrasos, fallas de finalización o trabajo inadecuado.
Al iniciar un proyecto y hacer un plan de proyecto, asegúrese de que todos los miembros del equipo y miembros involucrados directamente en el proyecto estén llenados.
Cada miembro del proyecto que tiene alguna parte a jugar debe contarse lo que se espera de ellos. Sus roles y responsabilidades deben resumirse claramente desde el principio.
Además, si hay ciertas formas en que se debe completar una tarea o un procedimiento específico que debe seguirse, también debe transmitirse a los miembros del equipo.
Permita que los miembros del equipo tengan acceso al plan de proyecto o la declaración del proyecto en todo el proyecto para que puedan remitirlo cuando sea necesario.
A enunciado del alcance del proyectodescribe la totalidad del proyecto. Los entregables, características y partes interesadas se mencionan en este documento. Como son los objetivos principales y los objetivos del proyecto que deben cumplirse para que el proyecto se considere un éxito.
Un importe importante que sufre la gestión de proyectos es cuando se establecen objetivos poco realistas o plazos poco realistas.
Un proyecto está destinado a retrasarse o cumplir el fracaso si lo configura para tal. Comenzar un proyecto al final de un cuarto no es razonable, hay varios otros plazos de informes yentregables a menudo debido, que tu proyecto comenzó entonces, entonces simplemente no tiene sentido.
No solo son los plazos poco realistas perjudiciales para el éxito de su proyecto, sino que también matan la moral yconfianza de los miembros de su equipo. Esto a su vez seráproductividad de impacto .
Asegúrese de considerar el tiempo que está iniciando un proyecto, pero también lo que está esperando de su equipo. No los establezca por fracaso haciendo plazos de modo que sean imposibles para que puedan cumplir.
Asegúrese de que en la fase de planificación del proyecto, usted compara sus líneas de tiempo detalladas en su plan de proyecto, con los plazos que está proponiendo. Si no coinciden, esto le está configurando para que ocurran problemas en su proyecto desde el principio. Remediar esto de inmediato.
Ajuste sus recursos, plazos o corte de corte para que le permitan cumplir con su fecha límite actual o modificar su fecha límite para adaptarse a su plan de proyecto. Además, establece las expectativas de sus partes interesadas correctamente desde el principio.
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Los riesgos son parte y parcela de cualquier cosa que asuma. YLos riesgos siempre prevalecen en la gestión de proyectos.y son importantes escollos de gestión de proyectos para ser desconfiados de.
Sin embargo, estar desprevenido o ciego por los riesgos es la verdadera amenaza para su proyecto. La falta de un plan de contingencia puede llevar su proyecto al fracaso.
Asegúrese de que trabaje contingencias en su proyecto desde el principio para evitar que se mantiene en su proyecto porque debe evaluar soluciones potenciales.
Identificar los riesgos más probablesEso es ocurrir y crear opciones alternativas para evitarlas, si surgen.
Prepare a los miembros de su equipo y pídales en elcálculos de riesgotu has hecho. Esto no solo les permite estar preparados para que se produzcan tales situaciones, pero también les brinda oportunidades para lograr posibles riesgos que no consideró.
A menudo, es posible que se le solicite que complete un proyecto insuficientemente financiado. Y este es un factor importante que puede hacer que su proyecto falle sea entre los escollos comunes de la gestión de proyectos.
Debe asegurarse de que tiene recursos suficientes disponibles en la mano para completar el proyecto y hacer que el proyecto sea un éxito.
Asegúrese de que usted defina claramente lo que necesita su proyecto yganar la aprobación del presupuestoDesde el inicio del proyecto.
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Las partes interesadas son tan importantes en el éxito de un proyecto como usted, como elgerente de proyecto, o tu equipo es.
Asegúrese de que las partes interesadas estén involucradas en el proyecto. Fomentar la comunicación y la retroalimentación de todas las partes interesadas involucradas.
Como hemos reiterado varias veces,La gestión de proyectos es un esfuerzo de equipo. . Un gran trampa que enfrentan muchos proyectos son gerentes de proyectosNo delegue adecuadamenteTareas a sus equipos, o carecen de confianza en sus equipos.
Para que un proyecto sea exitoso, debe delegar, pero delegarse de manera efectiva. También debe asegurarse de confiar en su equipo para poder cumplir con las responsabilidades que les da.
La falta de delegación retrata a los miembros de su equipo una falta de confianza. Esto a su vez da como resultado una menor productividad y compromiso de ellos como empleados.
Conozca bien a su equipo. Tener recursos suficientes para obtener las tareas de su proyecto realizado de manera efectiva y eficiente.
Conocer a los miembros de su equipo le permite delegarles tareas para que se sobresalgan, esto no solo beneficiará la calidad general de su proyecto, sino que también les permitirá estar motivados y aumentar su confianza.
Además, asegúrese de que no está dictando. Ser unbuen líderY escuche a los miembros de su equipo, considere sus opiniones también. Hacerlo lo beneficiará a ambos y el proyecto.
Conclusión
Cualquier proyecto que realice tendrá problemas, y estos problemas no son lo que determina el éxito de su proyecto.
La forma en que se adelanta los problemas y maneja estos escollos es lo que afectará directamente el éxito de un proyecto.
Tenga en cuenta estas trampas comunes al realizar su próximo proyecto y le aseguramos con la ayuda de los consejos mencionados, usted podrá ocurrir y entregar su proyecto con éxito.
