Cele mai frecvente capcane de management de proiect pentru a evita
Fiecare manager de proiect știe că lucrurile nu vor merge întotdeauna în funcție de modul în care doriți, totuși, există anumiteProiecte de management de proiectcă cineva ar putea rămâne conștient de.
Știind ce sunt niște capcane comune de management de proiect vă vor ajuta să anticipați și să le urmăriți, de asemenea, în următorul proiect.
Așa cum se identifică când apar capcane de management de proiect, vă permiteDezvoltați-vă planulși să abordeze planul dvs. pentru a vă asigura că întregul proiect nu se deraază și nu are ca rezultat oProiectul eșuat .
Managementul proiectelor se ocupă de proiecte complexe, cu elemente diferite. Inclusiv cele ale timpului, resurselor și oamenilor. Gestionarea unui proiect de succes necesită încorporarea și gestionarea eficientă a acestor elemente.
Datorită complexității naturii managementului de proiect, capcanele de management de proiect pot apărea în orice zonă sau proces de dezvoltare a proiectului. Prin urmare, am stabilit capcanele comune care apar și modalități prin care puteți să le evitați.
Care sunt capcanele comune de gestionare a proiectului să fie precaut de?
Iată cele mai frecvente capcane și soluții ușoare de a aplica pentru a le putea aborda, asigurând că nu au un efect negativ durabil asupra proiectului dvs.:
Fără obiective clar definite, conducerea unei echipe de management de proiect de succes va fi practic imposibilă.
În plus, fără obiective definite sau mai specific, detalii definite despre domeniul de aplicare al proiectului, proiectele sunt obligate să conducă la eșec.
Domeniul de aplicareeste foarte real. Se referă la faptul că cerințele unui proiect cresc asupra ciclului de viață al unui proiect. Acest lucru ar putea fi fie printr-o cerință sporită a numărului de caracteristici, fie a unei modificări a nevoilor clientului.
Este treaba dvs. ca manager de proiect pentru a defini șiGestionați domeniul de aplicare. Și nu face acest lucru este o capcană majoră în proiectul dvs. și ar putea duce la eșec.
Această capcană ar putea duce laProiect de întârziere, nevoia de creștereBugete, sau eșecul general al proiectului.
În calitate de manager de proiect, trebuie să vă asigurați că definiți în mod clar obiectivele. Fără obiective stabilite, va fi dificil să se producă rezultate.
Comunicarea adecvată cu părțile interesate și clienți va asigura acest lucruObiectivele sunt conveniteși definit clar. Și aceste obiective trebuie să fie decise și semnate.
Acest lucru se extinde, de asemenea, la domeniul de aplicare al proiectului. Asigurați-vă că ați vorbit cu clientul dvs. în detaliu înainte de a începe un proiect și stați ceea ce este și ce nu este în domeniul de aplicare.
De asemenea, vă va aduce beneficii să aveți discuții despre ceea ce va fi procedura dacă există o creștere a domeniului de aplicare și ceea ce este permis. De asemenea, asigurați-vă că clienții sunt conștienți de faptul că, dacă acest lucruse întâmplăiar bugetele vor trebui revizuite.
Mai mult, este treaba dvs. ca manager de proiect pentru a vă asigura că toată lumea se află pe aceeași pagină. Faceți acest lucru făcând un plan detaliat pe care toată lumea îl cunoaște. Astfel, nu pot exista discrepanțe în scopuri sau domenii de aplicare.
În urma unui domeniu de proiect definit neclar, o altă capcană comună în managementul proiectelor este prostCrearea planului de proiect .
Un plan de proiect este o schiță a proiectului. Acesta definește obiectivele proiectului,obiectiveși sarcini. Dar ar trebui să includă, de asemenea, modul în care aceste obiective vor fi îndeplinite, resursele șiBugetul necesar, și, de asemenea, un interval de timp.
Planul de proiect ar trebui să se asigure fiecare detaliu al proiectului și să definească, de asemenea, responsabilitățile celor implicați.
Înainte de a începe orice proiect, faceți un punct pentru a crea o detaliatăplan de proiect.
Planul ar trebui să se facă în avans și să detalieze răspunsurile la întrebările despre cum, de ce, ce, cine, și când.
În plus, consultați membrii echipei și sponsorii de proiect cândFormularea planului, permițându-i să fie o imagine clară și realistă a ceea ce trebuie făcut și cum se va face.
Odată formulate, asigurați-vă că planul este discutat cu membrii echipei dvs., dar și cu clienții și părțile interesate, pentru a vă asigura că toată lumea se află pe aceeași pagină. Acest lucru va contribui, de asemenea, la evitarea câmpului de aplicare așa cum sa discutat mai sus.
Managementul proiectului nu este o aventură solo. Colaborarea echipei este necesară pentru ca orice proiect să aibă succes șicomunicare efectivaeste în centrul acestui lucru.
Comunicarea slabă este un factor major care poate afecta foarte mult succesul unui proiect, punând la risc succesul proiectului.
Lipsa comunicării eficiente poate duce la confuzie, întârzieri și poate afecta calitatea muncii și a sarcinilor implicate în proiect.
Depinde de dvs. ca manager de proiect pentru a alege mediul potrivit de comunicare pentru echipa dvs.
În calitate de manager de proiect, ar trebui să oferiți direcție la fiecare pas în dezvoltarea proiectului.
Nu numai că comunicarea eficientă ajută la finalizarea cu succes, dar crește și moralul echipei. Faptul că membrii echipei știu că au un cuvânt de spus, dar, de asemenea, că au căi de a căuta ajutor și îndrumare își vor îmbunătăți drastic motivația și implicarea lor.
În calitate de manager de proiect, setați frecvența și tonul pentru comunicarea dintre echipa dvs., precum și comunicarea cu clienții și părțile interesate.
Încercați să elaborați un program de feedback și check-in-uri. Acesta va aduce beneficii proiectului să fie în mod constant până la data în careProiectul se îndreaptăși dacă apar probleme.
Mai mult, asigurați-vă că mediul de comunicare are sens pentru echipa dvs. și pentru proiectul dvs.
Țineți întâlniriDar, de asemenea, alte căi pentru membrii echipei de a comunica cu dvs. sau unul cu celălalt, permițându-i să fie deschisi în ceea ce privește progresul și căutați ajutor atunci când au nevoie de ea.
UtilizândInstrumente de management de proiectVa permite membrilor echipei dvs. să-și actualizeze progresul în timp real, întrebări și observații, acest lucru vă va permite să reduceți cantitatea de întâlnire și frecvența pe care o va trebui să le dețineți.
În plus, puneți în timp și analizați ce mediu va funcționa cel mai bine, cu privire la proiectul la îndemână. Este posibil să trebuiască să schimbați metodele de comunicare în funcție de proiectul pe care îl manipulați în acel moment.
De exemplu, deșiE-mailurile sunt ușor de scrisși să primească, pot să nu fie cea mai bună potrivire. Utilizarea e-mailurilor pentru a discuta problemele apărute în timp real va aduce un decalaj în comunicare, iar întrebările se pot pierde în amestecurile altor e-mailuri.
Așa cum am menționat, managementul de proiectia munca în echipă. Și tu și echipa ta este responsabilă fie pentru succesul, fie de eșecul proiectului.
Atât transparența, cât și comunicarea în cadrul proiectului dintre dvs. și echipa dvs. permit responsabilitatea.
Având progresele vizibile, iar feedback-ul și raportarea statutului proiectului O cerință oferă membrilor echipei mai stimulente să urmeze cu responsabilități.
În calitate de manager de proiect, trebuie să vă asigurați că echipa dvs. înțelege în mod clar rolurile și responsabilitățile acestora în proiect.
Asigurați-vă că aveți întâlniri regulate cu echipa dvs. de proiect. Utilizați o comunicare eficientă pentru a revizui statutul proiectului și pentru a aborda problemele care apar.
ConstantFeedback și raportareVa ajuta la proiectele viitoare și va permite, de asemenea, un sentiment de responsabilitate care să asigure că proiectul se execută fără probleme și pe drumul cel bun.
În urma responsabilității, membrii echipei trebuie să înțeleagă în mod clar rolurile și responsabilitățile lor pentru a putea urma cu ei.
Pentru a permite echipelor să se organizeze mai mult și să fieauto-gestionate, În calitate de manager de proiect, trebuie să vă asigurați că responsabilitățile sunt clarificate și definite încă de la început.
Acest punct se întoarce la un plan adecvat. Un plan de proiect insuficient nu va permite membrilor echipei să înțeleagă pe deplin unde se desfășoară proiectul sau ce se așteaptă de la ei. Această confuzie va duce adesea la întârzieri, defecțiuni de completare sau la o muncă inadecvată.
Când începeți un proiect și un plan de proiect, asigurați-vă că toți membrii echipei și membrii direct implicați în proiect sunt indicate.
Fiecare membru al proiectului care are o parte care să joace ar trebui să fie spus despre ceea ce se așteaptă de la ei. Rolurile și responsabilitățile lor ar trebui să fie clar subliniate de la început.
Mai mult, dacă există anumite modalități, o sarcină trebuie completată sau o procedură specifică care trebuie urmată, aceasta ar trebui, de asemenea, să fie transmisă membrilor echipei.
Permiteți membrilor echipei să aibă acces la planul de proiect sau la declarația de proiect pe tot parcursul proiectului, astfel încât acestea să se refere la acesta ori de câte ori este nevoie.
A Domeniul de aplicare al proiectuluiprezintă întregul proiect. Livrările, caracteristicile și părțile interesate sunt menționate în acest document. La fel ca obiectivele și obiectivele majore ale proiectului care trebuie îndeplinite pentru ca proiectul să fie considerat un succes.
O captare majoră pe care o suferă managementul de proiect este atunci când sunt stabilite obiective nerealiste sau termene nerealiste.
Un proiect este obligat să fie întârziat sau să respecte eșecul dacă îl stabiliți pentru astfel. Pornirea unui proiect la sfârșitul unui sfert este nerezonabilă, există mai multe termene de raportare șilivrarile adesea datorate, că proiectul dvs. a început atunci nu are sens.
Nu numai că sunt termene limită nerealiste în detrimentul succesului proiectului dvs., dar ei ucid și moralul șiÎncrederea membrilor echipei dvs.. Aceasta la rândul său va fiimpactul productivității .
Asigurați-vă că luați în considerare momentul în care începeți un proiect, dar și ceea ce vă așteptați la echipa dvs. Nu le stabili pentru eșec, făcând termene limită, astfel încât aceștia să fie imposibil să se poată întâlni.
Asigurați-vă că în faza de planificare a proiectului, comparați termenele detaliate în planul dvs. de proiect, termenele pe care le propuneți. Dacă nu se potrivesc, acest lucru se stabilește pentru problemele care vor apărea în proiectul dvs. de la început. Remediați acest lucru imediat.
Ajustați resursele, termenele limită sau reducerea domeniului de aplicare pentru a vă permite să vă atingeți fie termenul curent sau să vă modificați termenul limită pentru a vă potrivi planului de proiect. În plus, stabiliți așteptările părților interesate de la început.
Verifică:
Top 12 instrumente de management de proiect pentru agenții și creații
Riscurile sunt parte și parcelă a oricărui lucru. ȘiRiscurile sunt vreodată predominante în managementul proiectelorși sunt o importantă capcane de management de proiect pentru a fi atenți la.
Fiind nepregătiți sau orbiți de riscuri, este totuși adevărata amenințare la adresa proiectului dvs. Lipsa unui plan de contingență poate conduce proiectul dvs. la eșec.
Asigurați-vă că lucrați cu contingențe în proiectul dvs. de la început pentru a evita menținerea în proiectul dvs. deoarece trebuie să evaluați soluțiile potențiale.
Identificați cele mai probabile riscuricare trebuie să apară și să creeze opțiuni alternative pentru a le evita, dacă acestea apar.
Pregătiți-vă membrii echipei și le cunoașteți peCalculații de risctu ai facut. Acest lucru nu numai că le permite să fie pregătiți pentru că vor apărea astfel de situații, dar le oferă și oportunități de a aduce posibile riscuri pe care nu le-ați luat în considerare.
Adesea, puteți găsi că vi se cere să completați un proiect insuficient finanțat. Și acesta este un factor major care poate determina ca proiectul dvs. să eșueze este printre un capcane comune de management de proiect.
Trebuie să vă asigurați că aveți suficiente resurse disponibile la îndemână pentru a finaliza proiectul și a face proiectul un succes.
Asigurați-vă că definiți în mod clar ce are nevoie de proiect șiObțineți aprobarea bugetuluide la începutul proiectului.
Citiți acest blog:
51 cele mai bune instrumente pentru întreprinderile mici în 2022 (gratuit și ieftin)
Părțile interesate sunt la fel de importante în succesul unui proiect așa cum sunteți, ca șimanager de proiect, sau echipa dvs. este.
Asigurați-vă că părțile interesate sunt angajate în proiect. Încurajați comunicarea și feedback de la toate părțile interesate implicate.
Așa cum am reiterat mai multe ori,Managementul proiectului este un efort de echipă . Un capital major se confruntă cu mai multe proiecte sunt managerii de proiectnu delegați în mod adecvatsarcini pentru echipele lor sau lipsa încrederii în echipele lor.
Pentru ca un proiect să aibă succes, trebuie să delegeți, dar delegați eficient. De asemenea, trebuie să vă asigurați că aveți încredere în echipa dvs. pentru a putea îndeplini responsabilitățile pe care le le dați.
Lipsa delegației portrete membrilor echipei dvs. lipsa de încredere. Aceasta, la rândul său, are ca rezultat o productivitate și un angajament mai scăzut de la aceștia ca angajați.
Cunoașteți-vă bine echipa. Aveți suficiente resurse pentru a obține sarcinile proiectului dvs. eficient și eficient.
Cunoașterea membrilor echipei vă permite să le delegați sarcini pentru ei că vor excela, acest lucru nu numai că va beneficia calitatea generală a proiectului dvs., dar și le va permite să fie motivați și să-și sporească încrederea.
Mai mult, asigurați-vă că în delegarea nu dictează. Fi a.bun liderȘi ascultați membrii echipei dvs., ia în considerare și opiniile lor. Acest lucru vă va aduce beneficii și proiectului.
Concluzie
Orice proiect pe care îl întreprindeți va avea probleme, iar aceste aspecte nu sunt ceea ce determină succesul proiectului dvs.
Modul în care veți obține în fața problemelor și gestionați aceste capcane este ceea ce va avea un impact direct pe succesul unui proiect.
Păstrați aceste capcane comune în minte atunci când efectuați următorul proiect și vă asigurăm cu ajutorul sfaturilor menționate că veți putea veni înainte și veți livra proiectul dvs. cu succes.
