Yleisimmät projektinhallinnan puutteet välttää
Jokainen projektipäällikkö tietää, että asiat eivät aina mene sen mukaan, miten haluat, mutta on olemassa tiettyjäProjektinhallinnan puutteetSe voisi pysyä tietoisena.
Tietäen, mitä yhteiset projektinhallinnan hoitajat ovat auttavat sinua ennakoimaan ja tarkkailemaan heitä seuraavassa projektissa.
Kuten, tunnistaa, kun projektinhallinnan puutteet syntyvät, voitKehitä suunnitelmasija käsitellä suunnitelmasi, jotta koko projekti ei vaaranna eikä se johda aEpäonnistunut projekti .
Projektinhallinta käsittelee monimutkaisia hankkeita, joissa on vaihtelevia elementtejä. Mukaan lukien ajan, resurssit ja ihmiset. Onnistuneen hankkeen hallinta edellyttää näiden elementtien sisällyttämistä ja hallintaa tehokkaasti.
Projektinhallinnan luonteen monimutkaisuuden vuoksi projektinhallinnan puutteet voivat nousta mihin tahansa alueen tai projektin kehittämisprosessiin. Siksi olemme määrittäneet tavalliset puutteet, jotka tapahtuvat ja miten voit välttää niitä.
Mitkä ovat yhteiset projektinhallinnan puutteet olla varovainen?
Seuraavassa on tavallisimmat puutteet ja helppokäyttöiset ratkaisut, jotta he voivat käsitellä niitä, varmistaen, että heillä ei ole kestävää kielteistä vaikutusta projekteihisi:
Ilman selkeästi määriteltyjä tavoitteita johtava menestyksekäs projekti johtoryhmä on käytännössä mahdotonta.
Lisäksi ilman määriteltyjä tavoitteita tai tarkemmin määritelty yksityiskohtia hankkeen soveltamisalaan, hankkeet ovat velvollisia johtamaan epäonnistumiseen.
Soveltamisalaon hyvin todellinen. Se viittaa, kun hankkeen vaatimukset kasvavat projektin elinkaaren yli. Tämä voi olla joko lisääntynyt vaatimus ominaisuuksien lukumäärästä tai asiakkaan tarpeiden muutoksesta.
Se on sinun tehtäväsi projektipäällikkönä määritellä jahallita laajuutta. Ja älä tee tätä, on suuri osa projektissasi ja voi johtaa epäonnistumiseen.
Tämä kalaus voi johtaaHankkeen viivästykset, tarve lisääntyäbudjetittai hankkeen yleinen epäonnistuminen.
Projektipäällikkönä sinun on varmistettava, että määrität tavoitteet selvästi. Ilman asetettuja tavoitteita on vaikea tuottaa toimituksia.
Riittävä viestintä sidosryhmien ja asiakkaiden kanssa varmistaa, ettäTavoitteet sovitaanja selkeästi määritelty. Ja nämä tavoitteet on päätettävä ja allekirjoitettava.
Tämä ulottuu myös hankkeen soveltamisalaan. Varmista, että puhut asiakkaallesi yksityiskohtaisesti ennen projektin aloittamista ja määrität, mikä on ja mikä ei kuulu.
Se hyödyttää myös keskustelua siitä, mitä menettely on, jos soveltamisalan kasvu on ja mikä on sallittua. Varmista myös, että asiakkaat ovat tietoisia siitä, että jos tämätapahtuu määräaikojaja budjetit on tarkistettava.
Lisäksi sinun tehtäväsi projektipäällikkönä varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla. Tee tämä tekemällä yksityiskohtainen suunnitelma, että kaikki ovat tietoisia. Näin ollen tavoitteissa tai laajuudessa ei voi olla poikkeamia.
Seuraavat epäselvästi määritelty projektin soveltamisala, toinen yhteinen tahto projektinhallinnassa on huonostiLuotu projektisuunnitelma .
Hankesuunnitelma on projektin ääriviivat. Se määrittelee hankkeen tavoitteet,tavoitteetja tehtävät. Mutta myös siihen, miten nämä tavoitteet täyttyvät, resurssit jaTalousarvio tarvitaanja myös aikataulu.
Hankesuunnitelmassa olisi säädettävä jokaisen hankkeen yksityiskohdasta ja määritellään myös asianomaisten velvollisuudet.
Ennen kuin aloitat projektin, tee se yksityiskohtaisenprojekti suunnitelma.
Suunnitelma olisi tehtävä etukäteen ja yksityiskohtaisesti vastauksia kysymyksiin siitä, miksi, miksi, kuka, ja milloin.
Kysy myös tiimin jäsenistä ja projektin sponsoreista, kunsuunnitelman muotoileminen, jolloin se on selkeä ja realistinen kuva, mitä on tehtävä, ja miten se tehdään.
Kun olet muotoiltu, varmista, että suunnitelmaa käsitellään tiimin jäsenten kanssa, mutta myös asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa, jotta jokainen on samalla sivulla. Tämä auttaa myös välttämään laajuutta hiipistä, kuten edellä on käsitelty.
Projektinhallinta ei ole yksinyritys. Joukkueen yhteistyö tarvitaan onnistuneeksi jatehokas kommunikointion keskellä tätä.
Huono viestintä on tärkeä tekijä, joka voi vaikuttaa suuresti projektin menestykseen, jolloin hankkeen menestys vaarantuu.
Tehokkaan viestinnän puute voi johtaa sekaannukseen, viivästyksiin ja vaikuttaa hankkeeseen osallistuvien työn ja tehtävien laatuun.
Teidän projektipäällikkönä on valita oikea viestintä tiimisi.
Projektipäällikkönä sinun pitäisi tarjota suuntaa jokaisessa vaiheessa projektin kehittämisessä.
Ei vain tehokas viestintä auttaa onnistuneen loppuun, mutta se myös lisää tiimi moraalia. Se, että tiimin jäsenet tietävät, että heillä on sanottavaa, mutta myös, että heillä on keinoja etsiä apua ja ohjausta parantaa voimakkaasti motivaatiota ja osallistumista.
Projektipäällikkönä asetat tiimisi välisen viestinnän taajuuden ja sävyn sekä viestinnän asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa.
Kokeile ja laatia aikataulu palautetta ja check-ins. Se hyödyttää hanketta jatkuvasti ajan tasallaHanke on otsikkoJa onko mitään ongelmia.
Lisäksi varmistaa, että viestintäväline on järkevä tiimisi ja projektisi.
Pitää kokouksiaMutta myös muita keinoja tiimin jäsenille kommunikoida kanssasi tai toistensa kanssa, jolloin he voivat olla avoimia edistymisestä ja etsiä apua, kun he tarvitsevat sitä.
HyödyntäminenProjektinhallintatyökalutAntaa tiimisi jäsenille mahdollisuuden päivittää edistymistä reaaliaikaisessa, post-kyselyissä ja havainnoissa, joten voit vähentää kokouksen määrää ja taajuutta, jota sinun on pidettävä niitä.
Lisäksi laitetaan aikaa ja analysoi, mikä väliaine toimii parhaiten käsiteltävästä hankkeesta. Sinun on ehkä kytkettävä kommunikaatiomenetelmillesi riippuen projektista, jota käsittelet tuolloin.
Esimerkiksi vaikkaSähköpostit on helppo kirjoittaaja vastaanottaa, ne eivät ehkä ole parhaiten sopivia. Käyttämällä sähköposteja keskustella reaaliaikaisesti syntyneistä kysymyksistä tuo viivekkeet viestinnässä ja kyselyissä saattaa eksyä muiden sähköposteihin.
Kuten mainittiin, projektinhallintaottaa tiimityö. Ja se on sinä ja tiimisi, joka vastaa projektin menestyksestä tai epäonnistumisesta.
Sekä avoimuus että viestintä hankkeessa sinun ja tiimisi välillä mahdollistaa vastuun.
Ottaa edistymisen näkyväksi ja palautteen ja raportoinnin hankkeen tilan vaatimuksesta antaa tiimin jäsenille kannustin seurata vastuuta.
Projektipäällikkönä sinun on varmistettava, että tiimisi ymmärtää selkeästi roolit ja velvollisuudet hankkeessa.
Varmista, että sinulla on säännöllisiä kokouksia projektitiimin kanssa. Käytä tehokasta viestintää projektin tilan tarkistamiseksi ja käsitellä kaikki syntymät ongelmat.
VakioPalaute ja raportointiAuttaa tulevissa projekteissa ja antavat myös vastuuntuntoa, joka varmistaa, että hanke toimii sujuvasti ja radalla.
Vastuullisuuden jälkeen tiimin jäsenten on ymmärrettävä selkeästi roolit ja velvollisuudet voidakseen seurata heidän kanssaan.
Jotta joukkueet voivat saada enemmän järjestäytyneitä ja ollaomahyväinenProjektipäällikkönä sinun on varmistettava, että vastuuta selkeytetään ja määritellään alusta alkaen.
Tämä kohta palaa oikeaan suunnitelmaan. Riittämätön hankesuunnitelma ei salli tiimin jäseniä täysin ymmärtämään, missä hanke on menossa tai mitä heistä odotetaan. Tämä sekaannus johtaa usein viivästyksiin, loppuun epäonnistumisiin tai riittämättömään työn.
Hankkeen käynnistämisessä ja hankesuunnitelman tekemisen varmistaminen varmistaa, että kaikki hankkeeseen suoraan osallistuvat ryhmän jäsenet ja jäsenet ovat kärsineet.
Jokainen projektin jäsen, jolla on jonkin verran osaa pelata, olisi kerrottava siitä, mitä heitä odotetaan. Niiden roolit ja velvollisuudet olisi selvästi esitettävä alusta alkaen.
Lisäksi, jos on olemassa tiettyjä tapoja suorittaa tehtävä tai erityinen menettely, jota on noudatettava, tämä on myös välitettävä tiimin jäsenille.
Jotta joukkueen jäsenet voivat käyttää projektisuunnitelmaa tai projektin lausuntoa koko projektissa, jotta ne voivat viitata siihen aina, kun tarvitset.
A Hankkeen laajuus lausuntohahmotellaan kokonaisuudessaan hankkeen. Tässä asiakirjassa mainitaan kaikki toimitukset, ominaisuudet ja sidosryhmät. Kuten hankkeen tärkeimmät tavoitteet ja tavoitteet, jotka on täytettävä hankkeelle, jota pidetään menestykseksi.
Suuri puute, että projektinhallinta kärsii siitä, kun epärealistisia tavoitteita tai epärealistisia määräaikoja on asetettu.
Hankkeen on viivästynyt tai tapaa epäonnistuminen, jos asetat sen tällaiseen. Hankkeen aloittaminen vuosineljänneksen lopussa on kohtuutonta, on useita muita raportointitaikaisia jaToimitukset usein johtuvat, että projekti aloitetaan, ei vain ole järkeä.
Ei pelkästään epärealistisia määräaikoja haitallisia hankkeen menestykseen, mutta he myös tappaa moraali jaTiimin jäsenten luottamus. Tämä puolestaan tuleeVaikutusten tuottavuus .
Varmista, että harkitset, kun aloitat projektin, mutta myös mitä odotat tiimistäsi. Älä aseta niitä epäonnistumiseen tekemällä määräaikoja siten, että ne ovat mahdottomia, jotta he voivat tavata.
Varmista, että projektin suunnitteluvaiheessa verrataan ohjelmasi yksityiskohtaisia aikatauluja, ehdottamasi määräajat. Jos ne eivät vastaa tätä, asetetaan sinut ongelmiin, jotka ilmenevät projektisi alusta alkaen. Korjaa tämä heti.
Säädä resurssit, määräajat tai leikkaa soveltamisala, jotta voit joko täyttää nykyisen määräajan tai muuttaa määräaikaa projektisuunnitelmaan. Lisäksi aseta sidosryhmien odotukset oikein alusta alkaen.
Tarkista se:
Top 12 Projektinhallintatyökalut virastoille ja mainoille
Riskit ovat osa mitä tahansa, mitä otat. JaRiskit ovat edelleen yleisiä projektinhallinnassaJa ovat suuret projektinhallinnan puutteet, jotka ovat varovaisia.
Riskillä ei kuitenkaan ole valmis tai sokeutunut riskejä, on kuitenkin todellinen uhka projektisi. Vastaussuunnitelman puute voi johtaa hankkeen epäonnistumiseen.
Varmista, että työskentelet konferenssit projektisi alusta alkaen välttääksesi projektissasi, koska sinun on arvioitava mahdolliset ratkaisut.
Tunnista todennäköisimmät riskitTämä tapahtuu ja luoda vaihtoehtoisia vaihtoehtoja, jotta he voivat välttää, jos ne syntyvät.
Valmista tiimin jäsenet ja kirjoita neRiskien laskelmatolet tehnyt. Tämä ei salli vain niitä valmistaa, jos tällaisia tilanteita esiintyy, mutta ne antavat myös mahdollisuuksia tuoda mahdollisia riskejä, joita et pitänyt.
Usein saatat löytää sinua pyydetään suorittamaan hanke, joka ei ole riittävästi rahoitettu. Ja tämä on tärkeä tekijä, joka voi aiheuttaa projektin epäonnistumisen, on yhteinen projektinhallintakuori.
Sinun on varmistettava, että sinulla on riittävästi resursseja, jotka ovat käytettävissä hankkeen loppuun saattamiseksi ja hankkeen onnistuminen.
Varmista, että määrität selvästi, mitä projektisi tarvitsee jaHanki budjetin hyväksyntäprojektin alusta.
Lue tämä blogi:
51 Paras työkalu pienyrityksille vuonna 2022 (ilmainen ja edullinen)
Sidosryhmät ovat yhtä tärkeitä projektin onnistumisessa kuin sinä olet, kutenprojektipäällikkötai tiimisi on.
Varmista, että sidosryhmät osallistuvat hankkeeseen. Kannustetaan viestintää ja palautetta kaikista asianomaisista sidosryhmistä.
Kuten olemme toistaneet useita kertoja,Projektinhallinta on tiimityö . Suuri osa Monet projektit kasvot ovat projektipäälliköitäÄlä toimi riittävästiTehtävät heidän tiimeilleen tai eivät ole luottamusta heidän tiimissään.
Jotta projekti onnistuu, sinun on siirrettävä, mutta siirtää tehokkaasti. Sinun on myös varmistettava, että luotat tiimisi pystyä täyttämään heille antamia tehtäviä.
Valtuuskuntien puuttuminen tiimisi jäsenille luottamuksen puute. Tämä puolestaan johtaa tuottavuuteen ja sitoutumiseen niistä työntekijöinä.
Tunne tiimisi hyvin. On tarpeeksi resursseja hankkeen tehtävien tekemiseksi tehokkaasti ja tehokkaasti.
Tiimisi jäsenten tunteminen voit siirtää heille tehtäviä, että he erinomaiset, tämä ei vain hyödytä projektin yleistä laatua, vaan myös antaa heille mahdollisuuden motivoida ja lisätä heidän luottamuksensa.
Varmista lisäksi, että lähetät et sanele. Olla ahyvä johtajaJa kuuntele tiimisi jäseniä, harkitse myös mielipiteitään. Näin hyödyttää sinua ja projektia.
Johtopäätös
Kaikki hankkeet, jotka sitoutuvat, ovat ongelmia, ja nämä ongelmat eivät ole se, mikä määrittää projektin onnistumisen.
Tapa, jolla saat etukäteen ongelmia ja käsitellä näitä puutteita, on se, mikä vaikuttaa suoraan projektin menestykseen.
Pidä nämä yhteiset puutteet mielessä, kun suoritat seuraavan projektin ja varmistamme sinulle mainittujen vinkkien avulla voit tulla eteenpäin ja toimittaa projektisi menestykseen.
